3.2 GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC PHÂN TÍCH TÀI CHÍNH TẠ
3.2.1 Hồn thiện cơng tác tổ chức phân tích tài chính
Để có kết quả phân tích sâu, rộng và chất luợng, phục vụ cho nhu cầu của mọi đối tuợng thì truớc hết công ty cần hoàn thiện bộ máy cũng nhu quy trình tổ chức công tác phân tích tài chính. Các vấn đề cần phải làm là: xác định mục tiêu phân tích, thiết lập quy trình khoa học, đảm bảo đầy đủ nội dung phân tích và đua ra những nhận định chính xác, có cơ sở. Bên cạnh đó, cần bồi duỡng kiến thức, nâng cao trình độ cho các cán bộ phân tích, đua ra những quy định và đảm bảo tuân thủ một cách nghiêm túc.
Thiết lập quy trình phân tích đầy đủ, khoa học, đảm bảo đầy đủ các bước:
* Bước 1: Lập kế hoạch phân tích:
Lập kế hoạch phân tích là xác định truớc về nội dung, phạm vi, thời gian và cách thức tổ chức phân tích. Đây là buớc đầu tiên nhung lại là buớc cần có sự chuẩn
bị một cách kỹ càng vì có tầm ảnh hưởng lớn đến cả q trình phân tích và kết quả phân tích. Nội dung phân tích cần được xác định rõ các vấn đề, xác định rõ mục tiêu, xây dựng chương trình phân tích. Tùy theo yêu cầu và thực tiễn quản lý mà xác định phạm vi phân tích có thể là tồn đơn vị hoặc một số đơn vị được chọn để phân tích. Trong kế hoạch phân tích cần phân công trách nhiệm cho các bộ phận trực tiếp thực hiện và bộ phận phục vụ công tác phân tích nhằm đánh giá đúng thực trạng và phát hiện đầy đủ tiềm năng giúp doanh nghiệp phấn đấu đạt kết quả.
* Bước 2: Thu thập thơng tin và xử lý thơng tin
Trong phân tích tài chính, nhà phân tích phải thu thập, sử dụng mọi nguồn thông tin, thông tin từ nội bộ doanh nghiệp đến những thơng tin từ bên ngồi, từ những thông tin số lượng đến những thơng tin giá trị, từ những thơng tin lượng hóa được đến những thơng tin khơng lượng hóa được.
* Bước 3: Xác định những biểu hiện đặc trưng
Trên cơ sở nguồn thông tin thu thập được, tùy thuộc vào yêu cầu và nội dung phân tích, nhà phân tích cần tính tốn các tỷ số tài chính phù hợp, lập các bảng biểu theo từng nội dung đã đặt ra, so sánh với các chỉ số kỳ trước, các chỉ số của ngành, của các doanh nghiệp khác trong cùng một lĩnh vực hoạt động. Trên cơ sở đó, đánh giá khái quát điểm mạnh, điểm yếu của doanh nghiệp, xác định những vấn đề, những yếu tố trọng tâm cần được phân tích.
* Bước 4: Tiến hành phân tích
Đây là quá trình triển khai, tiến hành thực hiện những công việc đã được xác định ở các bước trên. Nội dung cần được triển khai trong bước này là:
- Xác định các nhân tố ảnh hưởng, xem xét mối liên hệ giữa các nhân tố. - Xác định mức độ ảnh hưởng của các nhân tố đến các chỉ tiêu phân tích. - Từ góc độ ảnh hưởng của mỗi nhân tố, đánh giá các nguyên nhân thành công, nguyên nhân thất bại.
Ở bước này, các nhà phân tích sẽ tổng hợp kết quả phân tích, rút ra nhận xét, dự báo xu hướng phát triển. Từ đó, đề ra các giải pháp tài chính cũng như các giải pháp khác nhằm thực hiện mục tiêu.
Bồi dưỡng kiến thức, nâng cao trình độ cho các cán bộ phân tích
Các cán bộ phịng Tài chính - Kế toán của Công ty Cổ phần Chuyển phát nhanh Bưu điện đều tốt nghiệp chuyên ngành Kế tốn. Vì vậy, trau dồi kiến thức nghiệp vụ, nâng cao trình độ về phân tích tài chính doanh nghiệp cho các cán bộ là một điều cần thiết.
Trước tiên, cần phải tổ chức cá buổi họp, thảo luận, hội thảo cho phòng Tài chính - Kế tốn, thậm chí là cho các cán bộ quản lý và các phòng ban khác để tuyên truyền nâng cao nhận thức của các cán bộ này về tầm quan trọng của việc phân tích tài chính đối với hoạt động quản trị cũng như kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Cần đưa ra những dẫn chứng cụ thể về các doanh nghiệp điển hình khi quan tâm thực hiện phân tích tài chính một cách đúng mực đã đem lại hiệu quả như thế nào. Đồng thời, đưa ra những lợi ích của công ty nếu thực hiện phân tích tài chính một cách thường xuyên và có chất lượng cao.
Về mặt chuyên môn nghiệp vụ, giải pháp ngắn hạn là cử các cán bộ tham gia các khóa đào tạo ngắn hạn, vừa đào tạo, vừa làm tại các Trung tâm hay tại các Trường đại học, cao đẳng. Trong quá trình đào tạo, công ty tạo điều kiện về công việc, gia đình, đãi ngộ cho các cán bộ này nhằm khuyến khích họ học tập thật tốt. Cán bộ quản lý trực tiếp là Tổng giám đốc sẽ sắp xếp, bố trí thời gian cho các cán bộ này thực hiện công tác phân tích. Về dài hạn, công ty cần tuyển dụng một đến hai cán bộ có chun mơn sâu về tài chính, phân tích tài chính doanh nghiệp để thực hiện cơng tác phân tích tài chính đạt hiệu quả cao.
Ban hành các quy định về công tác phân tích tài chính và bảo đảm tuân thủ
- Quy định về bộ phận chịu trách nhiệm và cán bộ chịu trách nhiệm cho cơng tác phân tích tài chính.
- Quy định về thời gian tiến hành phân tích, thường thì định kỳ phân tích sau khi có báo cáo tài chính cập nhật của từng quý và sau khi kết thúc niên độ tài chính.
- Quy định về phụ cấp, trợ cấp cho các cán bộ phân tích. - Quy định về khen thưởng, kỷ luật.
- Quy định về việc hợp tác của các bộ phận, phòng ban chức năng,... khác trong công ty.
- Quy định về kiểm tra đánh giá chất lượng trong phân tích.
3.2.2 Tích hợp các thơng tin cần thiết để phục vụ cho cơng tác phân tích
Thơng tin bên trong doanh nghiệp
Để có được những thơng tin bảo đảm đầy đủ, chính xác và cập nhật nhất, Công ty cần tăng cường tiến hành hoạt động kiểm toán nội bộ dưới sự chỉ đạo của Tổng giám đốc và Kế toán trưởng. Các báo cáo tài chính của cơng ty cần được kiểm sốt định kỳ hàng tháng, hàng quý, nếu phát sinh những vấn đề sẽ có biện pháp sửa đổi kịp thời. Ngồi ra, Cơng ty cần tiến hành lập Báo cáo LCTT vì đây là một loại BCTC rất quan trọng và cũng là một trong những cơng cụ rất tốt để cơng ty quản lý dịng tiền, cân đối các khoản thu chi, đồng thời báo cáo LCTT cịn giữ vai trị cung cấp thơng tin cho nhiều đối tượng cần sử dụng đến những thông tin trên báo cáo LCTT. Hiện nay, do các bộ phận, phịng ban trong cơng ty được bố trí gần nhau nên cơng ty chưa có mạng kết nối nội bộ. Vì vậy, để tiết kiệm thời gian một cách tối ưu nhất, đồng thời cũng là nơi giao lưu thuận tiện không cần mất nhiều thời gian, công sức di chuyển giữa các bộ phận, công ty nên thiết kế một hệ thống mạng nội bộ và sử dụng các phần mềm nội bộ cho văn phòng như: Outlook, Chat on,. Hệ thống máy chủ sẽ được kết nối đến máy tính của Tổng giám đốc, hoặc Phó Tổng giám đốc điều hành để giám sát hoạt động cũng như kiểm sốt thơng tin truyền tải của các cán bộ, công nhân viên trong Công ty.
Thơng tin bên ngồi doanh nghiệp
Trên thực tế, Công ty cần đánh giá công tác phân tích trên tình hình chung của các doanh nghiệp và nên so sánh với các doanh nghiệp khác, trong khi hiện nay, Công ty mới đánh giá dựa trên cơ sở thông tin của công ty, chưa so sánh với các
nguồn khác, và chưa chú ý tới lợi ích mang lại với chi phí bỏ ra: lợi ích mà việc phân tích mang lại so với chi phí phải bỏ ra để thực hiện cơng tác này.
Vì vậy, Cơng ty cần tích hợp thêm công tác thu thập thơng tin bên ngồi doanh nghiệp. Có rất nhiều thông tin bên ngoài rất hữu ích cho cơng ty trong công tác phân tích tài chính, do đó cơng ty cần có những biện pháp lựa chọn và sử dụng sao cho hiệu quả nhất. Trước hết, nguồn thông tin quan trọng trong việc phân tích tài chính đó là hệ thống chỉ tiêu trung bình ngành. Hiện nay, hệ thống chỉ tiêu trung bình ngành chưa được công bố rộng rãi và chính thống, các thông tin về hệ thống chỉ tiêu trung bình ngành thường được tra cứu tại các website của các cơng ty chứng khốn. Tuy nhiên, các nguồn thông tin này cho các kết quả khác nhau và cũng khơng có gì đảm bảo sự chính xác cho các thơng tin đó. Vì thế, cơng ty cần tiến hành sử dụng các thông tin trên website uy tín hay các công ty chứng khoán lớn như: BSC, FPTS,...đồng thời tiến hành so sánh với nhiều nguồn khác nhau để có được kết quả tương đối chính xác nhất.
Bên cạnh đó, Cơng ty cũng cần cập nhật các tin tức kinh tế, xã hội thường xuyên để nắm được diễn biến xu thế kinh tế trong thời gian tới, cập nhật các chỉ số kinh tế để biết được sự biến động giá cả, lãi suất, từ đó dự báo diễn biến trong tương lai để có cách thức ra quyết định cho phù hợp. Một khiếm khuyết lớn của Công ty là cơng ty ít quan tâm đến các đối thủ cạnh tranh trên địa bàn, từ đó làm giảm hiệu quả trong cơng tác quản trị. Vì vậy, cơng ty cần thường xun điều tra tình hình sản xuất, kinh doanh và các chỉ số tài chính của đối thủ cạnh tranh để đánh giá chính xác vị thế của mình. Việc cập nhật các thơng tin kinh tế, xã hội cịn giúp cho Cơng ty biết được những điều chỉnh của các chính sách nhà nước liên quan đến ngành Bưu chính, giúp Cơng ty có sự điều chỉnh kịp thời với những chính sách đó cho hợp lý.
Ngồi ra, Cơng ty nên tham khảo các báo cáo triển vọng ngành vào cuối mỗi năm của các công ty chứng khốn uy tín như: Công ty chứng khoán Ngân hàng đầu tư và Phát triển (BSC), Công ty chứng khoán FPT (FPTS).. .Nhờ vào những báo cáo này, sẽ giúp cho cơng ty có được cái nhìn tổng quan nhất về diễn biến ngành trong
thời gian tới, giúp ích cho công tác hoạch định chiến lược kinh doanh phù hợp của Công ty.
3.2.3 Sử dụng các phương pháp phân tích tài chính khác để nâng cao hiệu quảphân tích phân tích
Hiện tại, cơng ty đang sử dụng hai phương pháp phân tích là phương pháp so sánh và phương pháp phân tích tỷ lệ. Để nâng cao hiệu quả phân tích, cơng ty cần sử dụng các phương pháp khác, một trong những phương pháp phổ biến đó là phương pháp Dupont. Việc sử dụng phương pháp Dupont sẽ giúp cho công ty thấy được sự liên kết giữa các chỉ tiêu phân tích, khắc phục được hạn chế của các phương pháp mà Công ty sử dụng như: Phương pháp so sánh, phương pháp phân tích tỷ lệ...
Việc sử dụng mơ hình Dupont trong phân tích tài chính có khá nhiều thế mạnh. Mơ hình Dupont rất đơn giản, dễ vận dụng, kết quả đưa ra nhờ sử dụng mơ hình Dupont dễ dàng thuyết phục các nhà quản lý đưa ra quyết định hữu ích nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh. Mặt khác, kết quả phân tích bằng mơ hình Dupont đơi khi cũng giúp các nhà quản lý thấy rõ ràng: Cần nhìn vào thực trạng của cơng ty, thay vì tìm cách thơn tính cơng ty khác, có thể tăng thêm lợi nhuận, bù đắp khả năng sinh lợi của mình bằng cách tận dụng lợi thế nhờ quy mô kinh doanh. Tuy vậy, mơ hình Dupont cũng có nhiều hạn chế trong vận dụng. Trước hết, độ chính xác của mơ hình này phụ thuộc nhiều vào độ chính xác của số liệu do bộ phận kế toán cung cấp tức là phụ thuộc hoàn toàn vào giả thuyết và số liệu đầu vào. Hơn nữa, khi xác định nhân tố ảnh hưởng, các nhà phân không hề đề cấp đến chi phí vốn. Mặt khác, mơ hình Dupont chỉ ra một phương án để tăng ROE: cắt giảm chi phí. Điều này khơng hồn tồn phù hợp trong thời đại ngày nay bởi vì chi phí chưa hẳn là nhân tố quan trọng nhất quyết định đến việc tăng lợi nhuận của doanh nghiệp. Doanh nghiệp sẵn sàng bỏ thêm chi phí để xây dựng kế hoạch phát triển thương hiệu, marketing, xây dựng chiến lược kinh doanh thích hợp trong điều kiện kinh tế cạnh tranh và hội nhập.
Tóm lại, phương pháp Dupont đã chỉ ra cho các nhà quản lý cách thức nâng cao ROE một cách hữu hiệu. Đó là để tăng ROE, cơng ty có thể tăng mức lợi nhuận trên doanh thu thuần (ROS) hoặc tăng mức doanh thu thuần trên tài sản hay tăng
tổng mức tài sản trên vốn chủ sở hữu. Vận dụng mơ hình Dupont trong phân tích tài chính trong bối cảnh kinh tế lạm phát nhu hiện nay, sẽ thấy đuợc ROE của công ty tăng chủ yếu do giá bán tăng, kéo theo doanh thu thuần tăng, làm tăng số vòng quay của tài sản.
3.2.4 Hoàn thiện nội dung phân tích tài chính của Cơng ty Cổ phần chuyển phát nhanh Bưu điện
3.2.4.1 Phân tích cơ cấu tài sản và cơ cấu nguồn vốn
Hiện tại, công ty mới chỉ phân tích đến các chỉ tiêu lớn trong cơ cấu tài sản nhu tài sản ngắn hạn, tài sản dài hạn và cơ cấu nguồn vốn nhu nợ phải trả, vốn chủ sở hữu mà chua đi sâu vào phân tích chi tiết cụ thể cũng nhu chua thể hiện đuợc mối quan hệ giữa tài sản và nguồn vốn thông qua vốn luu động ròng, nhu cầu vốn luu động, ngân quỹ ròng để thấy rõ hơn nhu cầu về vốn cũng nhu hiệu quả sử dụng vốn của công ty. Công ty cần bổ sung phân tích cụ thể nhu sau:
* Tài sản:
8 8 1. Nhà cửa, vật kiến trúc 16.40
2 17.623 -1.221
Dựa vào bảng 2.1 và biểu đồ 3.1, có thể thấy trong tổng tài sản của Công ty, tài sản ngắn hạn luôn chiếm tỷ trọng lớn chủ yếu lên đến 86% trong ba năm và tỷ trọng này tăng dần từ năm 2013 đến năm 2015.
Năm 2014, tỷ trọng tài sản ngắn hạn tăng từ 84,55% lên 85,6% vào năm 2013. Sự tăng lên này chủ yếu là sự gia tăng các khoản tiền và tương đương tiền, tăng 35.181 triệu đồng (tức là tăng 11,05%). Ngoài ra, khoản tài sản ngắn hạn khác cũng tăng 3.867 triệu đồng (tức là tăng 1,21%). Trong khi đó các khoản mục khác lại giảm: các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn, các khoản phải thu ngắn hạn đều giảm 0,33%.
Sang năm 2015, tỷ trọng tài sản ngắn hạn vẫn tiếp tục tăng nhẹ tăng 1,37%. Trong đó khoản phải tăng chủ yếu là khoản phải thu ngắn hạn (tăng 45.80 triệu đồng tức là tăng 0,06%).
Các khoản phải thu thực chất là đồng vốn mà Công ty bị các đối tác chiếm dụng, vì thế về ngun tắc quy mơ các khoản phải thu sẽ càng nhỏ càng tốt. Tuy nhiên với chiến lược hoạt động kinh doanh của công ty mở rộng với các bưu điện tỉnh/thành phố, việc gia tăng “Các khoản phải thu ngắn hạn” là hoàn toàn hợp lý. Việc gia tăng “Các khoản phải thu ngắn hạn” là điểm rất đặc thù của một cơng ty trong ngành bưu chính, ngồi việc thúc đẩy mở rộng hoạt động kinh doanh, chỉ tiêu này tăng cịn do ngun nhân bắt nguồn từ quy trình đối sốt sản lượng và doanh thu giữa Cơng ty với các Bưu điện tỉnh/thành phố. Quy trình đối sốt cũng tác động tới thời gian thanh tốn cơng nợ của các Bưu điện tỉnh/thành phố. Tuy nhiên, dựa vào bảng 2.1 có thể thấy “Vịng quay các khoản phải thu” tăng lên qua các năm chứng tỏ tình hình quản lý cơng nợ của cơng ty khá là tốt. Ngồi ra, trong khoản phải thu ngắn hạn, khoản phải thu Tổng công ty Bưu điện Việt Nam về tiền dịch vụ COD và các khoản chi hộ là tăng nhiều nhất, tăng 38.280 triệu đồng, đây là dấu