3.3.1. Toi ưu chi phí
a) Th ay đ ổi CO’ cấu tổ chức bộ máy
SHB đang thực hiện cơ cấu tổ chức bộ máy theo mô hình phân tán, do vậy, bộ máy nhân sự ở c ác ĐVKD đầy đủ 16 phòng ban trực thuộc các Khối/Ban/Trung tâm ngành dọc tại Hội sở chính . Theo đó, cơ cấu tổ chức bộ máy tại các chi nhánh bao gồm 16 phòng ban trực thuộc các Khối/Ban/Trung tâm ngành dọc tại Hội sở chính như sau:
- Ban gi m đốc chi nhánh - Phòng Khách hàng cá nhân - Phòng Tư vấn tài chính cá nhân - Phòng Kinh doanh thẻ
- Phòng Khách hàng doanh nghiệp - Phòng Thanh toán quốc tế
- Phòng Dịch vụ khách hàng - Phòng Ngân quỹ
- Phòng Hỗ trợ tín dụng - Phòng Thẩm định - Phòng Ke toán
- Phòng Công nghệ thông tin - Phòng Hành chính QT
- Phòng Marketing và chăm sóc khách hàng - Phòng Xử lý nợ
- Phòng Kiểm toán nội bộ (trực thuộc Hội sở chính)
Cơ cấu nhân sự tại SHB tương đối cồng kềnh, các bộ phận đang có sự trùng lặp trong công việc. Sự cồng kềnh trong cơ cấu tổ chức bộ máy, sự trùng lắp trong các hoạt động của các bộ phận góp phần làm giảm năng suất lao động của các bộ phận . Trong khi đó, SHB vẫn đang phải thực hiện chi trả các CP duy trì các bộ phận này. Đây cũng chính là nguyên nhân khiến cho tổng CP nói chung và CP NV nói riêng của SHB cao hơn . Từ đó dẫn đến hiệu quả sử dụng CP HĐQL của SHB chưa cao. SHB cần phải thực hiện cơ cấu lại tổ chức bộ máy theo hướng tinh giảm gọn nhẹ nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động cũng như nâng cao hiệu quả sử dụng CP HĐQL . Sau đây là một vài biện pháp có thể thực hiện tinh giảm bộ máy của SHB:
- Muốn thay đổi cơ cấu tổ chức bộ máy, trước hết SHB phải thực hiện thay đổi quy trình hoạt động, giảm thiểu các công t c trung gian, hành chính nhưng vẫn phải đảm bảo hiệu quả, giảm thiểu rủi ro trong hoạt động.
- Thực hiện thay đổi cơ cấu tổ chức bộ máy theo hướng tinh giảm, SHB có thể thực hiện giảm thiểu tối đa nhân sự bộ phận hỗ trợ, sáp nhập một số bộ phận, thực hiện tập trung bộ máy nhân sự, từ đó CP NV được giảm thiểu, năng suất lao động được nâng cao, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh, từ đó nâng cao hiệu quả sử dụng CP ĐQL
Để có một cơ cấu tổ chức hợp lý SHB cần phải thuê các tổ chức chuyên gia tư vấn để thực hiện tư vấn cơ cấu tổ chức cho Ngân hàng, từ đó giảm thiểu được chi phí từ bộ máy cồng kềnh như hiện nay.
* Cân nhắc chuyển đ ổi ph ương á n ch i l ương
Hiện nay, SHB đang thực hiện chi trả lương cho người lao động theo phương án chi lương Net . Tức là mức lương của người lao động cũng chính là mức tiền người lao động nhận về hàng tháng. Toàn bộ các khoản CP người lao động phải nộp theo luật định như: thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp... SHB thực hiện đóng thay toàn bộ . Điều này dẫn đến hai hạn chế như sau:
- Thứ nhất, việc chi trả lương theo phương án lương Net, CP SHB phải chịu lớn hơn . Mặc dù các CP phải nộp theo luật định tính trên lương của người lao động mà SHB nộp thay đã được tính to án khi đàm phán mức lương, tuy nhiên CP thuế thu nhập cá nhân, không thể tính đến do yếu tố giảm trừ gia cảnh. Khi SHB thực hiện đóng thay CP này cho người lao động, đồng nghĩa với việc người lao động không thực hiện đăng ký giảm trừ gia cảnh đối với người phụ thuộc . Điều này làm tăng CP NV cũng như làm giảm hiệu quả sử dụng CP HĐQL của SHB.
- Thứ hai, hiện nay, c ác ngân hàng khác đều thực hiện chi lương theo lương Gross, tức là số tiền người lao động thực nhận về hàng tháng thấp hơn mức lương họ đưa ra cho người lao động; hay nói cách khác toàn bộ các khoản CP người lao động phải nộp theo luật định như: thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp. người lao động phải chịu . Điều này cũng vô hình chung làm cho mức lương khi SHB thỏa thuận với người lao động bất lợi hơn với c ác ngân hàng đối thủ, do bởi những lý do khách quan và chủ quan nhiều người lao động không thể tự tính to án được sự chênh lệch giữa mức lương Net và Gross .
Vậy, SHB có thể cân nhắc việc chuyển đổi phương án chi lương từ chi trả lương Net sang chi trả lương Gross Điều này một mặt giảm tải gánh nặng từ việc chi trả các khoản thuế và trích lập theo lương chi thay người lao động. Mặt khác nâng cao tính cạnh tranh của SHB về lương khi tuyển dụng.
* Th ay đ ổi ph ương á n sử dụ ng xe ô tô phụ c vụ Gi á m đ ốc chi nhánh
SHB có thể cân nhắc chuyển đổi phương n trang bị xe ô tô phục vụ việc đi lại của Gi m đốc chi nh nh sang phương n giao kho n CP đi lại hàng th ng cho đối
tượng này. Điều này vừa thực hiện tiết kiệm CP vận hành xe, giảm thiểu CP đầu tư tài sản cố định để tận dụng nguồn vốn thực hiện kinh doanh, đặc biệt là giảm thiểu công tác quản lý tài sản để thực hiện làm công việc khác nâng cao năng suất lao động.
3.3.2. Hoàn thiện hệ thống chính sách quản lý chi phí
a. Hoàn thiện cơ chế ghi nhận, phân bổ CP hoạt động quản lý * Hoàn thiện công tác ghi nhận Chiphí theo yêu cầu QT CP
SHB cần thực hiện hoàn thiện hệ thống báo cáo QT CP nội bộ theo đa chiều, đi từ tổng quan đến chi tiết, phục vụ công tác phân tích thực trạng và đưa ra c ác quyết định nhanh chóng, chính xác, kịp thời.
Để thực hiện được điều này cần:
- Thực hiện ghi nhận các hạng mục CP chi tiết hơn theo nhu cầu QT CP bằng cách mở bổ sung các tài khoản kế toán chi tiết
- Hướng dẫn các bộ phận hạch toán CP hạch toán các hạng mục CP theo nhu cầu QT nội bộ
- Tổng hợp số liệu, xây dựng báo cáo QT CP tự động phân tích biến động, phục vụ tốt hơn công tác đánh gi á thực trạng và ra quyết định về CP.
* Hoàn thiện công tác phân bổ CP từ các bộ phận hỗ trợ cho các bộ phận kinh doanh
SHB cần thực hiện xây dựng nguyên tắc phân bổ CP từ các bộ phận hỗ trợ cho các bộ phận kinh doanh một cách nhất quán, phù hợp.
Các công việc cần phải thực hiện như sau: - Phân bổ CP đến từng cán bộ NV tại các bộ phận
- Các bộ phận hỗ trợ thực hiện đo hao phí lao động của cán bộ NV tại đơn vị mình, đánh giá xác định mức độ đóng góp của mình đối với các bộ phận kinh doanh. Các bộ phận hỗ trợ có thể thực hiện tính phí nội bộ đối với các yêu cầu hỗ trợ của các bộ phận kinh doanh Điều này vừa có thể đo lường, phân bổ CP cho các bộ phận kinh doanh một cách phù hợp, vừa có thể tạo ra lợi nhuận nội bộ của các bộ phận hỗ trợ. Từ đó có thể giảm thiểu áp lực của các bộ phận hỗ trợ khi lâu nay luôn “bị coi” là bộ phận “ăn b ám” do không thực hiện tạo ra lợi nhuận.
* Hoàn thiện công tác ghi nhận — phân bổ chi phỉ đến từng đối tượng sản phẩm/khách hàng
Hiện tại SHB đang xây dựng mô hình tách bạch giữa khối ngân hàng bán lẻ, khối doanh nghiệp, kinh doanh vốn và thị trường tài chính . Trong đó khối doanh nghiệp thì được tách riêng biệt giữa khối khách hàng doanh nghiệp và khách hàng doanh nghiệp lớn . Để có thể quản trị hiệu quả hoạt động kinh doanh đến từng sản phẩm, khách hàng trong quá trình hoạt động của mình, Ngân hàng SHB cũng cần phải xây dựng một hệ thống tập hợp và phân bổ chi tiết cho từng đối tượng trên . Theo đó SHB cũng cần phải thay đổi cơ chế quản trị chi phí đến từng đối tượng sản phẩm/ kh ách hàng . Điều đó giúp công tác quản trị chi phí được chặt ch ẽ và hiệu quả hơn .
Để đạt được các mục tiêu trên cần phải hướng tới:
- Đ ánh giá hiệu quả mang lại cho Ngân hàng của từng sản phẩm/ dịch vụ/ khách hàng thông qua đó s ẽ xác định được kênh nào mang lại hiệu quả sinh lời tốt nhất hoặc kênh nào đang thua lỗ để có hướng đầu tư đúng đắn, giúp tiết kiệm chi phí, tăng quy mô lợi nhuận của Ngân hàng.
- Kế hoạch kinh doanh, kế hoạch ngân s ách được xây dựng chi tiết đến từng đối tượng cụ thể, từ đó giúp cho việc xây dựng kế hoạch được sát với thực tế hơn đồng thời giúp cho Ban l ãnh đạo chủ động hơn trong quá trình điều hành, định hướng đúng đắn cho hoạt động kinh doanh của Ngân hàng.
- Định giá sản phẩm, dịch vụ của ngân hàng thông qua c ác định mức chi phí, lợi nhuận.
Các công việc cần phải thực hiện để có thể xây dựng được cơ chế quản trị chi phí đến từng đối tượng khách hàng/ sản phẩm/ dịch vụ:
- Xác định cụ thể danh mục đối tượng cần quản lý ( khách hàng, sản phẩm , dịch vụ)
- Xác định danh mục các hoạt động tạo ra sản phẩm/dịch vụ . Để xác định được hiệu quả kinh doanh của một đối tượng quản lý, cần phải chỉ rõ, đối tượng này được tạo ra từ các hoạt động nào. Nhiều hoạt động liên quan đến không chỉ một mà nhiều
c ác đối tượng tính toán thu nhập chi phí khác nhau, chính vì thế việc xác định các đầy đủ các hoạt động liên quan khi tạo ra một sản phẩm, dịch vụ hay khi phục vụ một khách hàng là cần thiết. Từ đó mới có thể tính to án được đầy đủ các chi phí cho hoạt động đó .
- Xác định hệ thống tài khoản kế toán chuẩn theo nhu cầu quản trị chi phí, hỗ trợ cho việc cung cấp dữ liệu về thu nhập, chi phí đối với từng đối tượng tập hợp và phân bổ thu nhập - chi phí.
- Xây dựng công thức chung cho việc tập hợp và phân bổ thu nhập - chi phí, xác định lợi nhuận tới từng đối tượng quản lý (là các khách hàng/sản phẩm/khối kinh doanh).
Với việc xác định chi phí tới từng đối tượng quản lý, SHB s ẽ có căn cứ để xác định
hiệu quả kinh doanh tới từng sản phẩm/khách hàng/khối kinh doanh .
b. Đổi mới công tác lập kế hoạch CP
Việc lập kế hoạch phải mang tính khả thi và phù hợp với thực tế hoạt động của ngân hàng. Kế hoạch CP quá cao hay quá thấp đều ảnh hưởng đến lợi nhuận của ngân hàng. Kế hoạch CP quá cao dẫn đến không triệt để tiết kiệm . Khi đó, lợi nhuận thực tế và kế hoạch có sự khác biệt s làm ảnh hưởng tới việc đ nh gi thực trạng hoạt động kinh doanh cũng như việc định hướng mục tiêu kinh doanh c ác năm tiếp theo của Ngân hàng .
Để hoàn thiện công tác lập kế hoạch CP cần:
- Xây dựng nhiều phương án cho các dự đoán diễn biến của thị trường
Biến động của thị trường luôn là yếu tố bất ngờ trong kinh doanh vì vậy cần phải chuẩn bị c ác phương án dự đo án diễn biến của thị trường để khi có bất lợi xảy ra thì Đơn vị hoàn toàn có thể chủ động ứng biến và giảm thiểu được các rủi ro xảy đến với trong hoạt động kinh doanh của mình.
- Tiếp tục tiết kiệm CP
Để đạt được kế hoạch lợi nhuận đề ra, thì CP quản lý kinh doanh phải được luôn được chú trọng tiết kiệm.Việc thực hiện tiết giảm CP quản lý kinh doanh góp phần tăng lợi nhuận, đồng thời thực hiện nghiêm túc theo chương trình hành động
thực hành tiết kiệm chống lãng phí của Chính phủ, của Ngành và của Ngân hàng .
SHB cần tiếp tục tổ chức theo dõi, đánh gi á tình hình thực hiện tiết kiệm CP HĐQL; định kỳ rà soát, kiểm tra, báo cáo tình hình thực hiện và có các biện pháp chấn chỉnh kịp thời .
Thực hiện rà so át đến từng khoản mục CP, giảm thiểu tối đa những khoản chi không cần thiết, đặc biệt đối với những khoản chi SHB vẫn chưa thật sự tiết kiệm như chi xăng dầu, chi công tác phí, chi điện nước vệ sinh ...
- Về kế hoạch CP NV
Khi xây dựng kế hoạch CP NV, bên cạnh việc tính to án trên cơ sở định biên còn thiếu, cần tính to án đến mức độ khả thi của kế hoạch định biên.
Ngoài ra, cần xây dựng kế hoạch trên định hướng giảm tỷ lệ CP NV của các bộ phận hỗ trợ/bộ phận kinh doanh.
- về kế hoạch chi tài sản
Việc xây dựng kế hoạch phát triển hệ thống, xây dựng cơ bản, mua sắm tài sản/công cụ lao động, sửa chữa, bảo dưỡng tài sản cần phải tính to án đến độ trễ cũng như tính khả thi hoàn tất công tác thanh quyết toán.
- về kế hoạch CP quảng cáo, tiếp thị
Đối với hoạt động quảng cáo tiếp thị cần nghiên cứu kỹ, chú ý đến phương thức thực hiện sao cho hiệu quả để đảm bảo gắn với hiệu quả kinh doanh
- về hoạt động đào tạo và nghiên cứu khoa học
SHB cần nghiên cứu phương án thuê tư vấn xây dựng chiến lược đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, đảm bảo nguồn nhân lực có chất lượng cao. Tổ chức nghiên cứu thực trạng chất lượng, trình độ chuyên môn từng bộ phận. Từ đó từng bước hoàn thiện, cải tiến c ác chương trình đào tạo .
Cần xây dựng c ác tiêu chí, định mức chi trả thù lao giáo viên phù hợp, nghiên cứu phương thức đào tạo hiệu quả nhưng tiết kiệm CP. Đặc biệt, cần khuyến khích, nâng cao công tác đào tạo nội bộ .
c. Chỉnh sửa định mức CP
Hội sở chính cũng như đơn vị kinh doanh, phù hợp với biến động về giá cả thị trường. Cần thiết phải sửa đổi, bổ sung một số định mức CP quản lý:
- Định mức CP tài sản
Hiện nay SHB đã có định mức trang thiết bị tài sản, tuy nhiên việc kiểm soát CP sửa chữa bảo dưỡng tài sản chưa được chặt chẽ. SHB cần xây dựng bổ sung định mức CP sửa chữa, bảo dưỡng đối với các tài sản có giá trị lớn
- Định mức CP công vụ
SHB cần phải rà soát và sửa đổi một số định mức CP không còn phù hợp như:
+ Định mức vật dụng văn phòng: Sửa đổi theo hướng giao định mức CP đến từng bộ phận khác nhau tại Hội sở chính và c ác đơn vị kinh doanh theo mức độ sử dụng khác nhau của các bộ phận
+ Định mức CP điện: Thực hiện sửa đổi định mức theo hướng giao định mức theo mức tiêu hao điện năng . Không thực hiện giao định mức theo số tiền nguyên nhân do đơn giá điện từng đơn vị khác nhau (có đơn vị đơn giá theo giá của nhà nước, có đơn vị đơn gi á theo gi á điện kinh doanh...)
+ Định mức CP công tác phí: Cần thực hiện phương án giao định mức CP công tác phí gắn liền với hiệu quả kinh doanh theo phương án khoản.
+ Định mức giấy in, mực in: Cần phải xác định được bộ phận nào là bộ phận phát sinh nhiều chi phí giấy in, mực in. Từ đó đứa ra các biện pháp tiết giảm chi phí nhưng đồng thời cũng ban hành một định mức có hệ số khác nhau giữa các phòng ban. Từ đó sẽ giúp cho việc xây định mức giấy in, mực in được sát với thực tế hơn thay vì như hiện nay là chi giấy in, mực in đang đồng nhất tất cả các phòng