+ Phiếu xuất kho, Biên bản giao nhận vật tư thiết bị, Phiếu nhập xuất thẳng, hóa đơn, báo giá, phiếu đề nghị cấp vật tư- thiết bị.
Quy trình luân chuyển chứng từ sổ sách: Căn cứ vào hóa đơn, phiếu đề nghị xuất vật tư, công cụ hoặc tờ trình có duyệt của Phòng Quản lý thi công (QLTC) và Giám đốc. Căn cứ việc thực tế nhận hàng tại công trường, Biên bản giao nhận hàng hay phiếu xuất kho của bên bán. Nhân viên Phụ trách vật tư làm Phiếu nhập xuất kho (Nhập kho, hoặc Phiếu nhập xuất thẳng ra công trình, 03 liên chứng từ kèm theo). Nếu nhập kho tại kho Chi nhánh thì phải có chữ ký của Thủ kho. Nếu xuất thẳng ra công trình thì phải có ký nhận đã nhận hàng của thủ kho công trình hay người có trách nhiệm. Sau đó bộ chứng từ chuyển qua Phòng Kế toán tài chính – Lao động tiền lương, kế toán vật tư sẽ kiểm tra toàn bộ chứng từ, và khối lượng vật tư nhập so với dự toán (có vượt dự toán hay không, nếu chi phí phát sinh ngoài dự toán thì phải có xác định của Trưởng phòng QLTC). Sau khi kế toán vật tư đã kiểm tra chuyển cho Kế toán trưởng và Giám đốc xem xét và ký duyệt.
Bộ chứng từ phiếu xuất thẳng hay nhập xuất kho được ghi nhận chi phí. Bộ chứng từ của (Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu nhập xuất thẳng) được lập thành 03 liên cụ thể được lưu:
-Liên 1: Chứng từ gốc lưu kế toán vật tư Phòng. KTTC-LĐTL; -Liên 2: Lưu công trình bên Phòng Quản lý thi công
SVTH: Nguyễn Thị Như Thùy
Trường Đại học kinh tế TPHCM GVHD: TS . Lê Đoàn Minh Đức
- Liên 3: Nhân viên nhập liệu bộ phận vật tư chuyển cho thủ kho.
Sau khi nhận phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, thủ kho xuất kho, nhận hàng và ghi vào sổ, thẻ kho.
Kế toán tổng hợp căn cứ vào cơ sở dữ liệu đã được cập nhật, tiến hành khóa sổ, kết chuyển lập bảng tính giá thành.
Cuối quý in ra sổ cái 621.
Sơ đồ 3.1 : Quy trình luân chuyển chứng từ đối với chi phí NVL trực tiếp (Nguồn : Phòng Kế toán tài chính Công ty cung cấp )