- Mục tiêu của bảo quản tài liệu điện tử bao gồm: Bảo quản các loại tài liệu điện tử từ nguồn: Được tạo lập từ việc sử dụng bất kỳ loại ứng dụng nào;
1. Tính tất yếu và trách nhiệm của Lƣu trữ lịch sử đối với lƣu trữ tài liệu số
LƢU TRỮ TÀI LIỆU SỐ TRONG CƠ QUAN NHÀ NƢỚC
Lê Thị Vân Quyên
Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai
1. Tính tất yếu và trách nhiệm của Lƣu trữ lịch sử đối với lƣu trữ tài liệu số tài liệu số
Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu chính xác và đóng vai trò hết sức quan trọng trong việc nghiên cứu, hoạch định chính sách, chiến lược phục vụ phát triển kinh tế - xã hội phản ánh toàn bộ lịch sử hình thành, phát triển cũng như đời sống chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội của địa phương. Nhận thấy được công tác văn thư lưu trữ đóng vai trò quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội, Chi cục Văn thư - Lưu trữ (Sở Nội vụ) nói riêng, ngành Văn thư - Lưu trữ của các tỉnh nói chung đã đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin giúp tìm dữ liệu nhanh chóng, cất trữ dữ liệu gọn gàng, lâu dài và an toàn.
Công nghệ thông tin (CNTT) hiện nay đã được ứng dụng trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội và nó đem lại hiệu quả rất cao. Việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư là nhu cầu mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư, từ thủ công sang tự động hoá, góp phần giải quyết một cách nhanh nhất trong khâu chuyển giao và lưu văn bản, hồ sơ, thể hiện được tính khoa học, tính hiện đại trong giải quyết công việc. Ứng dụng CNTT vào công tác văn thư và lưu trữ là một vấn đề được Đảng và Nhà nước ta hết sức quan tâm, vì đây là lĩnh vực mang tính thời đại góp một phần không nhỏ vào quá trình hoạt động của một cơ quan, đơn vị.
Trong quá trình giải quyết công việc cũng như khi chuyển giao tài liệu vào lưu trữ được quản lý, bảo quản theo hồ sơ. Tài liệu điện tử được sản sinh trong quá trình giải quyết công việc cần phải được lập thành các hồ sơ điện tử trong hệ thống thông tin.
Phần lớn nguồn lực thông tin của các lưu trữ lịch sử từ trước đến nay đang tồn tại ở dạng các bản ghi trên giấy như: hồ sơ văn bản hành chính, bản vẽ, bản đồ, bản thiết kế… cùng với những bức ảnh, bộ phim, băng, đĩa truyền
59
thống. Tuy nhiên, để khai thác dạng thông tin này người sử dụng phải trực tiếp đến các lưu trữ để tìm kiếm mà không có sự lựa chọn nào khác. Với sự phát triển của công nghệ thông tin hiện nay lại cho phép tiếp cận thông tin một cách chân thực nhất thông qua các bản số hóa, các thiết bị thông tin (máy tính, điện thoại di động, ipad). Nhu cầu khai thác thông tin của độc giả cũng thay đổi từ việc phải đến trực tiếp sang hình thức khai thác trực tuyến, online .Vì vậy, việc chuyển đổi tài liệu dạng hình thức từ bản giấy sang bản số sẽ thuận tiện và linh hoạt hơn cho nhu cầu tiếp cận tài liệu trực tuyến qua các thiết bị kết nối internet.
Mặt khác với việc ứng dụng công nghệ thông tin trong việc gửi và nhận văn bản điện tử qua trục liên thông văn bản quốc gia, qua các phần mềm quản lý văn bản và điều hành, từ năm 2019 trở đi, hầu hết các cơ quan, tổ chức nhà nước đã sản sinh ra một loại hình tài liệu điện tử nên Lưu trữ lịch sử không thể mãi thu thập hồ sơ, tài liệu giấy mà phải thu thập hồ sơ, tài liệu dưới dạng thức điện tử.
Từ thực tế trên đã đặt ra nhiệm vụ mới, trách nhiệm mới mang tính tất yếu của Lưu trữ lịch sử là lưu trữ tài liệu số, bao gồm :
- Thu thập tài liệu giấy và thực hiện số hóa đối với tài liệu giai đoạn trước. - Thu thập hồ sơ tài liệu điện tử (đối với giai đoạn mới đã sản sinh hồ sơ, tài liệu điện tử).