5. Bố cục của đề tài
2.2.3 Thực trạng về quy trình tuyển dụng nguồn nhân lực
Công tác tuyển dụng nhân sự của công ty CP ô tô Trường Hải –CN Tam Kỳ được tiến hành thông qua các bước như sau :
Sơ đồ 2.2. Quy trình tuyển dụng nhân sự tại Công ty CP Ô tô Trường Hải – CN Tam Kỳ
( Nguồn : Phòng Tổ chức –Hành chính ) Cụ thể các bước là :
Bước 1 : Đề xuất bổ sung nhân sự
Xem xét Đề xuất bổ sung nhân sự
Duyệt Đề xuất bổ sung nhân sự
Đăng tuyển và nhận hồ sơ
Chọn lọc hồ sơ ứng viên
Kiểm tra & Phỏng vấn
Xác minh hồ sơ ứng viên và lập đề xuất tuyển dụng
Duyệt đề xuất tuyển dụng
Thực hiện tuyển dụng và tiếp nhận nhân sự
1. Căn cứ kể hoạch sản xuất, kinh doanh, cấu trúc sơ đồ tổ chức để xác định định biên và nhu cầu tuyển dụng nhân sự . Đơn vị có nhu cầu tuyển dụng lập Đề xuất bổ sung nhân sự chuyển cho Phòng Nhân sự, bao gồm : Chức danh tuyển dụng ,trách nhiệm và tiêu chí – tiêu chuẩn , thời gian cần.
2. Trường hợp đề xuất tuyển dụng ngoài kế hoạch/định biên được duyệt thì Đơn vị để xem xét đề xuất .
Bước 2 : Xem xét Đề xuất bổ sụng nhân sự
1. Phòng Nhân sự PP & BL sự căn cứ kế hoạch tuyển dụng nhân sự của đơn vị để xem xét Đề xuất .
2. Trường hợp các thông tin trên Đề xuất bổ sung nhân sự đầy đủ, phòng Nhân sự PP & BL trình Lãnh đạo phê duyệt ( theo phân cấp ), nếu thông tin chưa đầy đủ , Phòng Nhân sự PP & BL phản hồi đên Đơn vị đề xuất bổ sung nhân sự để điều chỉnh .
3. Thời gian thực hiện : Tối đa 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được Đề xuất bổ sung nhân sự.
Bước 3 : Duyệt Đề xuất bổ sung nhân sự
1. Lãnh đạo (phân theo cấp) xét duyệt Đề xuất bổ sung nhân sự. Trên cơ sở đề xuất bổ sung nhân sự của Phòng PP & BL thì Lãnh đạo sẽ thực hiện việc xem xét để quyết định xét duyệt hay không.
2. Trường hợp Đề xuất được duyệt , Phòng Nhân sự PP & BL sự tiếp tục thực hiện Bước 4 ,nếu Đề xuất không được duyệt , Phòng Nhân sự PP & BL thông tin cho Đơn vị đề xuất bổ sung nhân sự biết.
Bước 4 : Đăng tuyển và nhận hồ sơ
1. Phòng Nhân sự PP & BL rà soát trong nguồn dữ liệu / hồ sơ ứng viên , nếu không có hồ sơ đáp ứng yêu cầu tuyển dụng thì thực hiện đăng tuyển , tìm kiếm ứng viên.
2. Phòng Nhân sự PP & BL lựa chọn các kênh tuyển dụng phù hợp với từng vị trí tuyển dụng và thực hiện việc đăng tuyển , tìm kiếm và nhận hồ sơ ứng viên.
Đối với các vị trí lãnh đạo cần tuyển trên các trang tuyển dụng tính phí như Vietnamworks, Linkedln,… Phòng Nhân sự PP & BL làm đề xuất đăng tuyển trình Phó
Tổng Giám Đốc Thường trực phê duyệt sau đó chuyển Ban Nhân sự để thực hiện hỗ trợ đăng tuyển.
Trường hợp đơn vị đăng tin tại các kênh địa phương, trang tuyển dụng , tất cả thông tin đăng tuyển Phòng Nhân sự PP & BL phải kiểm tra rà soát trước khi duyệt đăng thông tin tuyển dụng.
Bước 5 : Chọn lọc hồ sơ ứng viên
1. Sau khi tiếp nhận hồ sơ ứng viên , Phòng Nhân sự PP & BL / Phòng Nhân sự Đơn vị căn cứ vào tiêu chí – tiêu chuẩn , trách nhiệm của chức danh tuyển dụng để chọn lọc hồ sơ phù hợp nhằm tổ chức kiểm tra / phỏng vấn.
2. Tùy vị trí tuyển dụng mà Phòng Nhân sự PP & BL / Phòng Nhân sự Đơn vị sẽ phối hợp với Đơn vị đề xuất bổ sung nhân sự để chọn hồ sơ phù hợp .Đối với những hồ sơ không được chọn , Phòng Nhân sự PP & BL/ Phòng Nhân sự Đơn vị lưu hồ sơ.
Bước 6 : Kiểm tra và phỏng vấn
Phòng Nhân sự PP & BL / Phòng Nhân sự Đơn vị :
Phòng Nhân sự PP & BL /Phòng Nhân sự Đơn vị sơ vấn , đánh giá ứng viên theo các yêu cầu cơ bản của tiêu chí , tiêu chuẩn tuyển dụng .
Đối với vị trí tuyển dụng yêu cầu kiểm tra chuyên môn , Phòng Nhân sự PP & BL / Phòng Nhân sự Đơn vịtổ chức kiểm tra và cập nhật kết quả vào hồ sơ phỏng vấn ứng viên . Nững ứng viên có kết quả đạt sẽ được mời phỏng vấn.
Đơn vị đề xuất bổ sung nhân sự :
Phỏng vấn , đánh giá theo 3 cấp : Lãnh đạo đơn vị / bộ phận đánh giá , Lãnh đạo cấp cao hơn thẩm định, Lãnh đạo xem xét phê duyệt theo phân cấp.
Đơn vị đề xuất bổ sung nhân sự tổ chức phỏng vấn , đánh giá ứng viên.Sau 03 ngày kể từ ngày phỏng vấn , gửi nhận xét đánh giá phỏng vấn cho phòng Phòng Nhân sự PP & BL / Phòng Nhân sự Đơn vị để thực hiện công việc tiếp theo . Kết quả đánh giá phỏng vấn tuyển dụng bao gồm các nội dung : đánh giá theo tiêu chí-tiêu chuẩn nhân sự , đánh giá sự phù hợp với vị trí ứng tuyển , đánh giá khả năng phát triển lãnh đạo và định hướng nghề nghiệp.
1. Đối với ứng viên đã phỏng vấn đạt yêu cầu , Phòng Nhân sự PP & BL / Phòng Nhân sự Đơn vị sẽ tiến hành xác định các thông tin về lý lịch , kinh nghiệm làm việc của ưng viên để đảm bảo tính minh bạch , công bằng cũng như đảm bảo việc tuyển dụng đúng nhân sự , cụ thể như sau :
a. Đối với tất cả các vị trí tuyển dụng : yêu cầu ứng viên bổ sung đầy đủ Hồ sơ cá nhân để hoàn chỉnh bộ Hồ sơ tuyển dụng, trong đó bao gồm Thư tham chiếu từ công ty gần nhất (tham chiếu từ 2 cá nhân khác nhau , một là Lãnh đạo quản lí trực tiếp, một là cá nhân độc lập có thể cung cấp thông tin chính xác về ứng viên); Phòng Nhân sự PP & BL / Phòng Nhân sự Đơn vị có nhiệm vụ kiểm tra tính xác thực của hồ sơ đã nhận được từ ứng viên trước khi lập đề xuất tuyển dụng .
b. Tùy theo yêu cầu của Ban lãnh đạo THACO hoặc đối với một số vị trí cần thiết ( liên quan đến an ninh , tài sản ) cần yêu cầu ứng viên cung cấp Lý lịch Tư pháp có thời hạn không qua 06 tháng.
2. Lãnh đạo Bam NVQT đánh giá chuyên môn nghiệp vụ đối với ứng viên NVQT tại Khối & Đơn vị.
3. Phòng Nhân sự PP & BL / Phòng Nhân sự Đơn vị lập Đề xuất tuyển dụng và trình Lãnh đạo phê duyệt ( theo phân cấp ), đính kèm Đề xuất tuyển dụng là Thư mời nhận việc, HĐLĐ thử việc , Hồ sơ ứng viên được đề xuất tuyển dụng, Bảng đánh giá ứng viên , Kế hoạch thử việc , Trách nhiệm công việc & Sơ đồ tổ chức.
a. Tất cả các đánh giá liên quan đến ứng viên đều phải dựa trên trách nhiệm-tiêu chí , tiêu chuẩn của từng vị trí .
b. Kế hoạch thử việc:lãnh đạo đơn vị/ Chi nhánh có trách nhiệm xây dựng & định hướng kế hoạch trong thời gian thử việc cho nhân sự mới và ký duyệt vào kế hoạch thử việc cho từng nhân sự.
c. Thư mời nhận việc :
- Phó Chủ tịch thường trực ký các hồ sơ Nghiệp vụ tại VPĐH & VPKV
- Phó Tổng Giám đốc thường trực ký các hồ sơ Phân phối & bán lẻ Ô tô tại VPĐH , từ cấp Phó Giám đốc trở lên đối với Đơn vị.
d. Hợp đồng thử việc : Căn cứ theo ủy quyền .
4. Trường hợp ứng viên đã từng làm việc tại THACO , Phòng Nhân sự PP & BL / Phòng Nhân sự Đơn vị có trách nhiệm kiểm tra lý lịch và quá trình công tác tại THACO trước đó ,ghi rõ vào Đề xuất tuyển dụng.
5. Thời gian thực hiện : Không quá 15 ngày đối với các vị trí yeu cầu bổ sung Lý lịch Tư pháp và không quá 07 ngày đối với các vị trí còn lại kể từ ngày hoàn tất phỏng vấn.
Bước 8 : Duyệt đề xuất tuyển dụng
Lãnh đạo ( theo phân cấp ) xem xét hồ sơ đề xuất tuyển dụng ,Trường hợp ứng viên đáp ứng yêu cầu tuyển dụng thì Lãnh đạo ( theo phân cấp )ký duyệt . Trường hợp không đáp ứng yêu cầu thì Lãnh đạo ( phân theo cấp ) chuyển hồ sơ đề xuất lại cho Phòng Nhân sự PP & BL, trong trường hợp này , Phòng Nhân sự PP & BL / Phòng Nhân sự Đơn vị thông báo kết quả tuyển dụng cho Đơn vị đề xuất tuyển dụng và ứng viên , đồng thời tiếp tục tìm kiếm hồ sơ và tổ chức phỏng vấn .
Bước 9 : Thực hiện tuyển dụng và tiếp nhận nhân sự
Sau khi Lãnh đạo (theo phân cấp )ký , Phòng Nhân sự PP & BL / Phòng Nhân sự Đơn vị thực hiện :
a. Gửi thư mời nhận việc cho ứng viên và yêu cầu bổ sung đủ Hồ sơ cá nhân (nếu còn thiếu).
b. Thông báo đến Đơn vị có nhu cầu bổ sung nhân sự về thời gian nhân sự nhận việc , các thủ tục tuyển dụng đã hoàn tất/ đang thực hiện. Đơn vị đề xuất bổ sung nhân sự có trách nhiệm sắp xếp chỗ ngồi, trang thiết bị làm việc cho nhân sự mới trước ngày nhận việc ít nhất là 01 ngày làm việc.
c. Thông báo đến Ban /Phòng Công nghệ Thông tin dạo địa chỉ email cho nhân sự mới trước ngày nhận việc (nếu nhân sự mới cần được cấp email).
d.
Bước 10 : Tiếp nhận nhân sự, lưu hồ sơ
a. Giới thiệu các thông tin THACO ; quy định làm việc / nội quy công ty , trang web THACO và thông tin , tài liệu liên quan.
b. Giới thiệu nhân sự đến lãnh đạo đơn vị tiếp nhận.
c. Thực hiện giới thiệu nhân sự mới tại đơn vị hoặc gửi thông báo tiếp nhận nhân sự mới qua email, kênh truyền thông nội bộ vào ngày nhân sự nhận việc .
d. Quản lý thông tin nhân viên và hồ sơ nhân sự.
e. Phòng Nhân sự PP & BL / Phòng Nhân sự Đơn vị tổ chức huấn luyện hội nhập ( tổ chức định kỳ).
Đơn vị tiếp nhận nhân sự mới thực hiện :
f. Tiếp nhận nhân sự mới ,Phối hợp với Ban CNTT, Phòng Hành chính –Môi trường chuẩn bị trang thiết bị , công cụ , địa chỉ email; hướng dấn sử dụng trang thiết bị & các quy định tại nơi làm việc .
g. Hướng dẫn nội dụng “quản trị hệ thống THACO”.
h. Hướng dân nhân sự hiểu rõ cấu trúc SĐTC, chức năng nhiệm vụ đơn vị, trách nhiệm của vị trí , kế hoạch công việc và quy trình tác nghiệp để hoàn thành nhiệm vụ được giao.
i.Giới thiệu và yêu cầu tìm hiểu thông tin / tài liệu có liên quan. j.Bố trí nhân sự phụ trách hướng dẫn cho nhân sự mới .
Nhận xét quy trình tuyển dụng của Công ty :
- Qua quy trình tuyển dụng trên ta thấy : Tất cả các bước của một quy trình tuyển dụng đều có sự quan trọng và sự ảnh hưởng đối với việc tuyển dụng được những nhân sự có chất lượng cho công ty. Mỗi bước đều thực hiện một nhiệm vụ và đạt được những mục đích nhất định để có thể thực hiện được các bước tiếp theo của quy trình tuyển dụng. Vì vậy ,khi nói bước nào quan trọng nhất trong quy trình tuyển dụng trên thì không thể đánh giá được bước nào quan trọng hơn bước nào trong quy trình tuyển dụng mà điều này còn phụ thuộc vào sự đánh giá của mỗi công ty.
- Tuy nhiên, ta có thể lưu ý bước phỏng vấn ứng viên. Trong bước phỏng vấn, bạn sẽ có cơ hội làm việc bước đầu với ứng viên và có những tìm hiểu sơ bộ về họ. Ngoài ra việc lựa chọn được những hồ sơ thích hợp cũng sẽ giúp các
doanh nghiệp lưu giữ được một số lượng hồ sơ cần thiết để thực hiện tiếp các công việc bước sau và khi có yếu tố bất ngờ xảy ra, doanh nghiệp sẽ có sẵn nguồn hồ sơ ứng viên để không phải thực hiện việc tuyển dụng lại từ đầu, tránh mất thời gian và chi phí.
- Về Bộ phận / Phòng ban. Thông thường, việc tuyển dụng nhân sự cho công ty sẽ do bộ phận/phòng ban nhân sự của công ty đó phụ trách. Tuy nhiên, bộ phận/phòng ban nhân sự không phải là bộ phận/phòng ban giữ vai trò quan trọng trong quy trình tuyển dụng. Một quy trình tuyển dụng hiệu quả, đạt kết quả tốt sẽ có sự đóng góp phối hợp của các bộ phận/phòng ban liên quan trong một doanh nghiệp.
- Mỗi phòng ban/bộ phận sẽ giữ vai trò chủ yếu ở mỗi bước khác nhau trong quy trình tuyển dụng. Ví dụ như: trong quy trình trên ở bước 1 là đề xuất bổ sung nhân sự thì phòng nhân sự và phòng ban nào có nhu cầu tuyển dụng thêm nhân viên sẽ giữ vai trò chủ yếu; qua bước 2 và bước 3 là xem xét,duyệt đề xuất thì Phòng Nhân sự PP & BL sẽ giữ vai trò chủ yếu nhưng phải tham mưu với lãnh đạo ; bước 4,bước 5 sẽ là viết tin đăng tuyển dụng và thu nhận, chọn lọc hồ sơ thì lúc này bộ phận nhân sự PP & BL/ Phòng Nhân sự Đơn vị sẽ thực hiện vai trò chủ yếu nhưng vẫn cần có sự tham khảo thông tin từ các phòng ban liên quan; đến bước 6 kiểm tra, phỏng vấn ứng viên thì bộ phận nhân sự vẫn tham gia nhưng lúc này vẫn cần có sự phối hợp với các bộ phận/phòng ban liên quan để có thể đưa ra những câu hỏi phù hợp đánh giá được năng lực của ứng viên…
- Nói tóm lại, một quy trình tuyển dụng tốt chính là có sự phối hợp làm việc hiệu quả giữa các phòng ban/bộ phận trong công ty nhằm đem lại kết quả cuối cùng là tuyển chọn được những ứng viên có năng lực cho doanh nghiệp. -Đối với thời gian để thực hiện một quy trình tuyển dụng hoàn chỉnh thì thường phụ thuộc vào các vị trí tuyển dụng và quy mô của từng đợt tuyển dụng nhân sự nên khó có thể trả lời một cách mặc định về thời gian để thực hiện quy trình tuyển dụng. Tuỳ theo yêu cầu tuyển dụng của các vị trí là cần gấp hay không gấp, vị trí nào cần tuyển dụng
phương pháp tuyển dụng như thế nào mà thời gian dành cho quy trình tuyển dụng sẽ được xác định cho phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp không chỉ đối với Công Ty CP Ô tô Trường Hải –CN Tam kỳ mà hầu hết tất cả các doanh nghiệp đều sẽ có sự luân chuyển về thời gian thực hiện quy trình tuyển dụng.