5. Kết cấu của luận văn
3.2.8 Giải pháp hoàn thiện công tác thủ tục chứng từ
Trong quá trình nhận bộ chứng từ, nhân viên chứng từ cần phải kiểm tra đối chiếu kỹ lưỡng giữa các chứng từ với nhau, nếu có sai lệch thông tin về hàng hóa giữa các chứng từ thì cần phải tìm hiểu những nguyên nhân nào gây ra sai lệch đó Vấn đề này được giải quyết một cách tốt nhất là khi:
Xây dựng một trình tự làm việc và chia nhỏ công việc trong trình tự đó, mỗi cán bộ, nhân viên sẽ đảm nhận một công đoạn trong trình tự đó, như vậy mỗi người sẽ có thời gian chuyên sâu nghiên cứu nhiều hơn và thành thạo hơn trong lĩnh vực đó, đẩy nhanh được tiến độ công việc.
Trong quá trình lập một số chứng từ cần thiết, thì cần phải có sự cập nhật thông tin, các văn bản hướng dẫn của cấp trên cũng như của các cơ quan hữu quan có liên quan phải tuyệt đối tuân theo những quy định mẫu đã có sẵn.
Trong quá trình kiểm tra đối chiếu giữa chứng từ và thực tế nếu phát hiện có sự sai lệch giữa chứng từ và thực tế thì phải yêu cầu đại diện Hải quan lập “Biên bản chứng từ” đó theo luật định của Hải quan.
Và một trong những biện pháp khắc phục sự chậm trễ trong quá trình giao nhận đó là vấn đề lưu chuyển và lưu trữ chứng từ.
Trong quá trình giao nhận Công ty là trung tâm tập trung các loại chứng từ, và cũng từ Công ty các chứng từ được lưu chuyển đến Hải quan, Cảng.
Đồng thời với quá trình tập trung hoàn thành bộ chứng từ thì Công ty cần bảo quản và lưu trữ chứng từ một cách an toàn, cẩn thận. Để việc bảo đảm chứng từ của Công ty được tốt thì Công ty phải có một kế hoạch lưu trữ chứng từ tốt, nội dung cụ thể bao gồm:
₊Trước hết phải phân loại từng bộ chứng từ theo từng nhóm loại hàng hóa. ₊Có thể trong cùng một thời gian Công ty thực hiện một lúc có nhiều hợp đồng, do vậy các bộ chứng từ này Công ty cần đánh số theo hợp đồng kinh doanh hoặc theo thời gian ký kết hoặc theo một quy luật thứ tự nào đó để tiện trong việc tìm kiếm tra cứu khi có trục trặc xảy ra và tiện cho việc sắp xếp sau này. Cũng có thể dùng máy tính, máy quét (scanner) để quản lý bộ chứng từ theo từng tiêu mục để khi kiểm tra được nhanh chóng hơn.
₊Công ty nên lập sổ theo dõi thực hiện hợp đồng, một sổ theo dõi chứng từ và nên kiểm tra thường xuyên các bộ chứng từ. Giao cho một nhân viên có trách nhiệm bảo quản lưu trữ các bộ chứng từ này.
-Nâng cao cơ sở hạ tầng kho bãi, đầu tư thêm phương tiện vận chuyển
Công ty cần trang thiết bị hiện đại hơn cho việc bốc dỡ, bảo quản, vận chuyển hàng hóa… đồng thời đưa hệ thống máy tính vào kho để tạo thuận lợi trong quá trình thực hiện các nghiệp vụ ở kho.
Tận dụng tối đa thể tích và trọng tải của phương tiện vận tải nhằm giảm thiểu các chi phí, tạo ra lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.
Định kỳ sửa chữa thay thế trang thiết bị, máy móc kho hàng cũng như kiểm tra chất lượng vận tải của xe, nâng cấp đội xe chở hàng để phục vụ tận nơi cho khách hàng nhanh chóng, đúng hạn, tránh tình trạng hư hỏng xảy ra trong quá trình vận chuyển hàng hóa.
Nâng cấp, tu bổ nền kho hàng để việc bảo quản hàng hóa hiệu quả hơn.
Tận dụng tối đa diện tích kho hàng, đối với những lô hàng lẻ nên có cách bố trí diện tích hợp lý, đầu tư thêm kệ xếp hàng lẻ, như vậy vừa tiết kiệm được diện tích tối đa vừa mang lại cảm giác an toàn cho khách hàng khi hàng hóa được bảo quản tốt.
Tránh được áp lực công việc cho toàn thể nhân viên công ty, tạo môi trường làm việc thỏa mái nhưng vẫn mang lại hiệu quả cao.