6. Kết cấu khóa luận
1.2.2. Quy trình kiểmtoán khoản mục hàng tồn kho trong kiểmtoán báo cáo tà
Lập kế hoạch kiểm toán là giai đoạn đầu tiên của một cuộc kiểm toán, có vai trò quan trọng, nó chi phối tới chất lượng và hiệu quả chung của toàn bộ cuộc kiểm toán. Đó không chỉ là quá trình nhằm chuẩn bị những điều kiện cơ bản cho một cuộc kiểm toán mà còn là nguyên tắc cơ bản đã được quy định thành chuẩn mực đòi hỏi các KTV phải tuân thủ khi tiến hành kiểm toán. Lập kế hoạch kiểm toán gồm các bước công việc như sau:
- Xác định mục tiêu và phạm vi kiểm toán hàng tồn kho : Mục tiêu chung của kiểm toán khoản mục HTK là thu thập đầy đủ các bằng chứng thích hợp, từ đó đưa ra lời xác nhận vềmức độ tin cậy của các thông tin vềnghiệp vụ và số dư HTK. Đồng thời, cung cấp những thông tin, tài liệu có liên quan làm cơ sở tham chiếu khi kiểm toán các chu kỳ và khoản mục khác.
Sự hiện hữu hay phát sinh
- Các nghiệp vụ mua hàng đã ghi sổ thể hiện số hàng hóa được mua trong kỳ.
-Các nghiệp vụ kết chuyển hàng đã ghi sổ đại diện cho số hàng tồn kho được chuyển từ nơi này sang nơi khác hoặc từ loại này sang loại khác
-Các nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa đã được ghi sổ đại diện cho số hàng tồn kho đã xuất bán
HTK được phản ánh trên bảng cân đối kế toán là thực sự tồn tại
Tính đầy đủ
Tất cả các nghiệp vụ mua, kết chuyển và tiêu thụ hàng tồn kho xảy ra trong kỳ đều đã được phản
Số dư tài khoản “Hàng tồn kho” đã bao hàm tất cả các nguyên vật liệu, công cụ dụng
ánh trên sổ kế toán và báo cáo kế toán
cụ,...hiện có tại thời điểm lập báo cáo.
Quyền và nghĩa vụ
Trong kỳ doanh nghiệp có quyền đối với hàng tồn kho đã ghi sổ-
Doanh nghiệp có quyền với số dư hàng tồn kho tại thời điểm lập báo cáo
Đo lường và tính giá
Chi phí nguyên vật liệu và hàng hóa thu mua, giá thành sản phẩm, sản phẩm dở dang phải được xác đính chính xác và phù hợp với quy đính của chế độ và các nguyên tắc kế toán hiện hành.
Số dư hàng tồn kho phải được phản ánh đúng giá trí thực hoặc giá trí thuần của nó tuân theo các nguyên tắc chung được thừa nhận
Phân loại và trình bày
Các nghiệp vụ liên quan tới hàng tồn kho phải được xác đính và phân loại đúng đắn trên hệ thống báo cáo tài chính
Số dư hàng tồn kho phải được phân loại và sắp xếp đúng ví trí trên bảng cân đối kế toán. Những khai báo có liên quan tới sự phân loại căn cứ tính giá và phân bổ hàng tồn kho phải thích đáng
Phạm vi kiểm toán: thời gian (tháng, quý, năm), tất cả các nghiệp vụ liên quan đến khoản mục hàng tồn kho hoặc chọn mẫu một số nghiệp vụ.
-Căn cứ kiểm toán: Dựa vào những thông tin thu thập được qua khảo sát thực tế, khách hàng cùng cam kết chung về trách nhiệm của các nhà quản lý, các KTV sẽ xem xét đánh giá tổng thể số tiền ghi trên các chu trình. Những bằng chứng kiểm toán đối với HTK sẽ là những tài liệu trong suốt quá trình hoạt động của công ty như Sổ chi tiết tài khoản hàng tồn kho, biên bản kiểm kê hàng tồn kho, chứng từ kho, chứng từ chuyển kho, phương pháp tính giá hàng tồn kho,...
- Lập kế hoạch kiểm toán hàng tồn kho được thực hiện qua các bước sau: Bước 1: Chuẩn bí cho kế hoạch kiểm toán
Quy trình kiểm toán được bắt đầu từ khi công ty kiểm toán nhận được đơn đặt hàng của khách hàng. Trên cơ sở đã xác đính được đối tượng khách hàng có thể phục vụ trong tương lai, công ty kiểm toán sẽ tiến hành các công việc cần thiết để
chuẩn bị cho việc lập kế hoạch kiểm toán HTK bao gồm: nhận diện các lý do kiểm toán của công ty khách hàng để xác định người sử dụng BCTC và mục đích sử dụng của họ; trên cơ sở đó, công ty kiểm toán ước lượng quy mô phức tạp của cuộc kiểm toán, lựa chọn đội ngũ nhân viên thích hợp để thực hiện cuộc kiểm toán. Và công việc cuối cùng là thực hiện ký kết hợp đồng giữa công ty và khách hàng
Bước 2: Thu thập thông tin cơ sở.
Sau khi ký kết hợp đồng kiểm toán, KTV bắt đầu thu thập hiểu biết về ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh của khách hàng, tìm hiểu về hệ thống kế toán, kiểm soát nội bộ và các bên liên quan. Trên cơ sở đó, đưa ra những đánh giá về sai sót trọng yếu, mức trọng yếu và thực hiện các thủ tục phân tích để xác định thời gian cần thiết thực hiện việc kiểm toán và việc mở rộng các thủ tục kiểm toán khác. Trong kiểm toán HTK, KTV thực hiện các công việc sau:
+ Xem xét lại hồ sơ kiểm toán năm trước và hồ sơ kiểm toán chung, trao đổi với KTV tiền nhiệm hoặc trao đổi trực tiếp với nhân viên, ban giám đốc của khách hàng vềcác vấn đề liên quan đến HTK của khách hàng.
+ Tham quan nhà xưởng, kho bãi: tìm hiểu về sản phẩm tồn kho, dây truyền công nghệ, cách thức tổ chức sản xuất và phương thức quản lý HTK của khách hàng, giúp KTV đánh giá tình trạng bảo quản, nhập và xuất hàng tồn kho, từ đó đánh giá khả năng của bộ phận mua hàng và những gian lận sai sót có thể xảy ra trong quá trình mua hàng.
Bước 3: Thu thập thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng và thực hiện các thủ tục phân tích
Những thông tin này được thu thập trong quá trình tiếp xúc với Ban Giám đốc của khách hàng, bao gồm các loại sau:
+ Giấy phép thành lập và điều lệ thành lập của công ty khách hàng.
+ Các BCTC, Báo cáo kiểm toán, Biên bản thanh tra, kiểm tra của năm hiện hành hoặc một vài năm trước.
+ Biên bản họp hội đồng cổ đông, hội đồng quản trịvà Ban Giám đốc, đối chiếu kết quả thu được trong quá trình kiểm toán với các quyết định trong cuộc họp.
+ Các hợp đồng và cam kết quan trọng như hợp đồng mua bán hàng... giúp KTV hình dung khía cạnh pháp lý ảnh hưởng tới tình hìnhtài chính và kết quả hoạt động của khách hàng.
+ Thông tin về mã số thuế, tờ khai thuế, quyết toán thuế... Bước 4: Nghiên cứu hệ thống KSNB của khách hàng
Các thông tin về KSNB với HTK được thu thập là thông tin về quản lý HTK trên cả 2 phương diện vật chất và giá trị. Việc nghiên cứu đánh giá hệ thống KSNB của đơn vị đối với HTK cũng được triển khai thực hiện để đánh giá trên hai giác độ: việc thiết kế hệ thống có phù hợp, đảm bảo khả năng kiểm soát của khách hàng hay không; quá trình tổ chức thực hiện có đảm bảo tính liên tục nhằm duy trì tính hiệu lực của hệ thống trong quá trình hoạt động của đơn vị hay không.
Các kỹ thuật khảo sát thường được áp dụng là: kiểm tra các tài liệu, các quy định của đơn vị về việc xây dựng và duy trì sự hoạt động của hệ thống; quan sát quá trình vận hành của hệ thống; phỏng vấn những người có trách nhiệm với việc xây dựng và duy trì sự hoạt động của hệ thống; kiểm tra các tài liệu và dấu hiệu chứng minh cho các thủ tục kiểm soát nội bộ đã được thực hiện. Để mô tả lại hệ thống KSNB đối với HTK, KTV sử dụng Bảng mô tả, các lưu đồ hoặc bảng câu hỏi. Trên cơ sở đó, KTV có thể đánh giá sơ bộ ban đầu về hệ thống trên cả hai giác độ: việc thiết kế và quá trình vận hành của hệthống.
Bước 5: Đánh giá tính trọng yếu và rủi ro kiểm toán
Đánh giá tính trọng yếu: Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam VSA 320: “Trọng yếu là thuật ngữ dùng để thể hiện tầm quan trọng của một thông tin (một số liệu kế toán) trong báo cáo tài chính. Thông tin được coi là trọng yếu có nghĩa là nếu thiếu thông tin đó hoặc thiếu tính chính xác của thông tin đó sẽ ảnh hưởng đến các quyết định của người sử dụng báo cáo tài chính. Mức trọng yếu tùy thuộc vào tầm quan trọng và tính chất của thông tin hay của sai sót được đánh giá trong hoàn cảnh cụ thể. Mức trọng yếu là một ngưỡng, một điểm chia cắt chứ không phải là nội dung của thông tin cần phải có. Tính trọng yếu của thông tin phải xem xét trên cả phương diện định lượng và định tính.” Bao gồm ba bước cơ bản: ước lượng ban đầu
về tính trọng yếu; phân bổ ước lượng ban đầu về tính trọng yếu cho các khoản mục kiểm toán trong đó có khoản mục HTK; ước tính sai sốvà so sánh với quy mô về tính trọng yếu đã được phân bổ cho từng khoản mục.Do đó, đối với phần hành kiểm toán HTK, KTV sẽ ước tính mức trọng yếu cần phân bổ cho từng HTK căn cứ vào tầm quan trọng, tỷ trọng HTK trong BCTC và mức độ rủi ro của các khoản mục HTK theo đánh giá sơ bộ của KTV và chi phí kiểm toán cho từng khoản mục.
Đánh giá rủi ro kiểm toán: Các loại rủi ro trong kiểm toán bao gồm: Rủi ro tiềm tàng, rủi ro kiểm soát và rủi ro phát hiện.
Mối quan hệ giữa các loại rủi ro được biểu hiện theo công thức tính sau đây: AR=IR x CR x DR
Trong đó: AR là rủi ro kiểm toán (Audit Risk) IR là rủi ro tiềm tàng (Inherent Risk)
CR là rủi ro kiểm soát (Control Risk) DR là rủi ro phát hiện (Detection Risk)
Với mức rủi ro kiểm toán dự kiến có thể chấp nhận được đã được KTV xác định từ ban đầu theo sự chỉ đạo kết hợp với mức độ rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát đã được KTV đánh giá và dự kiến khi đã tìm hiểu ở đơn vị được kiểm toán thì mức độ rủi ro phát hiện do KTV dự kiến sẽ được xác định theo công thức:
DR dự kiến = AR
• IR*CR
Kết quả rủi ro phát hiện dự tính được sẽ là căn cứ để KTV dự kiến về quy mô, phạm vi khối lượng công việc cần kiểm toán thích hợp.
Bước 6: Thiết kế chương trình kiểm toán
Chương trình kiểm toán về HTK bao gồm các trình tự, các bước công việc cần phải thực hiện để đạt mục tiêu kiểm toán v Hàng tồn kho. Như vậy việc chuẩn bị kiểm toán là công việc đầu tiên không thể thiếu, nó là tiền đề cho toàn bộ cuộc kiểm toán, giúp tăng cường hiệu quả hợp tác giữa công ty kiểm toán với khách hàng để giữ
cho phí kiểm toán ở mức hợp lý, tăng cường khả năng cạnh tranh của công ty kiểm toán.
1.2.2.2.Thực hiện kiểm toán
a. Thực hiện các thử nghiệm kiểm soát
Tìm hiểu, đánh giá các chính sách kiểm soát, các quy định về kiểm soát nội bộ đối với hàng tồn kho: KTV yêu cầu đơn vị cung cấp các văn bản quy định về KSNB có liên quan như:
-Quy định về chức năng, trách nhiệm, quyền hạn và nghĩa vụ của các cá nhân, bộ phận trong quá trình mua hàng; tổ chức kiểm nhận nhập kho hàng mua; tổ chức quản lý và bảo quản hàng trong kho; tổchức xuất kho và sửdụng cho hoạt động SXKD...
-Quy định về trình tự thủ tục KSNB trong quá trình mua hàng; tổ chức kiểm nhận nhập kho hàng mua; tổ chức quản lý và bảo quản hàng trong kho...Sau khi nghiên cứu các quy định này, KTV sẽ xem xét, đánh giá tính đầy đủ, chặt chẽ và phù hợp của các quy chế KSNB đối với HTK.
- Khảo sát về sự vận hành của các quy chế kiểm soát nội bộ: -Đối với các nghiệp vụ tăng, giảm HTK:
+ Nhập kho HTK do mua ngoài: KTV kiểm tra việc xửlý các nghiệp vụmua hàng, đơn đặt hàng, hợp đồng, hóa đơn bán hàng của bên bán. Đặc biêt, KTV cần chú ý đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm
+ Nhập kho HTK được sản xuất ra: KTV nghiên cứu việc thực hiện các quy định liên quan đến việc tuân thủquy trình kiểm tra chất lượng được HTK trước khi nhập kho và việc đánh giá giá trịsản phẩm nhập kho.
+ KTV cần kiểm tra việc tuân thủcác thủtục xuất kho đối với cảviệc xuất kho đểsửdụng và xuất bán ra ngoài của các bộphận có liên quan và thủkho.
+ KTV kiểm tra các dấu hiệu KSNB trên các chứng từ, tài liệu liên quan đến từng nghiệp vụ nhập-xuất kho hàng, xem có đầy đủ các chứng từhợp lý không.
Đồng thời,cần phải xem xét các dấu hiệu KSNB xem các chứng từ đó có sự phê chuẩn không
- Đối với giá trị hàng trong kho:
KTV quan sát cơ sở vật chất, hệ hống kho bãi, hàng rào, chống cháy, chống ẩm, nghiên cứu tính hợp lý của các quy định liên quan đến việc quản lý, kiểm soát hàng trong kho (tiêu chuẩn thủ kho, thủ tục nhập xuất kho), xem xét trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, tinh thần, trách nhiệm, tính trung thực của thủ kho. KTV có thể phỏng vấn thủ kho và những người có liên quan vềviệc thực hiện các thủ tục KSNB đã được quy định, kiểm tra xem xét doanh nghiệp có thực hiện nguyên tắc bất kiêm nhiệm hay không
-Đối với việc ghi chép các nghiệp vụ: KTV phải kiểm tra xem xét việc tổ chức hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ kế toán liên quan xem có đầy đủ, hợp lý, hợp thức hay không; quá trình ghi sổcác nghiệp vụliên quan có đầy đủ, đúng đắn, kịp thời hay không.
b. Thực hiện các thử nghiệm cơ bản - Thủ tục phân tích
Quá trình kiểm toán HTK cũng bắt đầu từ các thủ tục phân tích nhằm đánh giá sơ bộ đối với các ch ỉtiêu có liên quan đến nội dung kiểm toán,phát hiện những dấu hiệu bất thường, từ đó có thể xét đoán sơ bộ khả năng có thể có của các sai phạm đối với các nghiệp vụ liên quan. Thủ tục phân tích bao gồm:
Phân tích các thông tin tài chính:
• Kỹ thuật phân tích ngang (Phân tích xu hướng):
+Rà soát mối quan hệ giữa số dư hàng tồn kho với sốhàng mua trong kỳ, lượng sản xuất ra, lượng hàng tiêu thụ trong kỳ nhằm đánh giá mức độ chính xác sựthay đổi hàng tồn kho;
+So sánh số dư của các loại HTK cuối kỳ so với kỳ trước;
+ So sánh tổng giá vốn hàng bán và giá vốn của từng loại hàng bán kỳnày với các kỳ trước;
+ So sánh các loại HTK định mức so với dự rữ mà đơn vị đã xác định cho từng loại HTK...Việc so sánh cũng có thể được tiến hành từng tháng, từng quý trong niên độ kế toán. Quá trình phân tích ngang thường được sử dụng để xem xét xu hướng biến động của các chỉ tiêu nhằm xác định các biến động bất thường để dự đoán trước khả năng các loại rủi ro có thể xảy ra. Trong quá trình so sánh, KTV phải lưu ý loại trừ sự ảnh hưởng của nhân tố giá cả và xem xét trong mối quan hệ với sự biến động của nhân tố khối lượng sản phẩm sản xuất, mua vào và tiêu thụ trong kỳ...
• Kỹ thuật phân tích dọc (Phân tích tỷ suất):
+ So sánh Số vòng luân chuyển HTK kỳ này với các kỳ trước và với số liệu bình quân của ngành.
+ So sánh tỷ lệ lãi gộp với các kỳ trước và với số liệu bình quân của toàn ngành.
Việc so sánh hai tỷ suất trên có thể được thực hiện cho toàn bộ HTK hoặc từng loại HTK của đơn vị. Việc so sánh cho phép KTV đánh giá được các biến động có liên quan đối với HTK, đánh giá sự hợp lý của giá vốn hàng bán so với biến động của doanh thu và khả năng sai sót có thể liên quan đến HTK cuối kỳ của doanh nghiệp. Phân tích các thông tin phi tài chính: Nhân tố tác động đương nhiên như: Sự thay đổi về quy mô, kế hoạch Sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, thực tế sản xuất kinh doanh của DN; sự biến động của giá cả vật tư; sự biến động chung của cung cầu đối với từng loại HTK của DN; tỷ giá ngoại tệ biến động, thuế suất các mặt hàng trong kỳ thay đổi; chính sách bán hàng của nhà cung cấp, chính sách bán hàng của DN thay đổi...Nhân tố tác động không đương nhiên: Gồm nhân tố sức ép và công tác quản lý yếu kém dẫn đến thông tin về HTK có thể sai tăng hoặc sai giảm như: ghi khống, tính toán, đánh giá sai, ghi trùng nghiệp vụ, bỏ sót nghiệp vụ, ghi sớm, ghi muộn, cộng dồn sai, hạch toán sai tài khoản..
Trước hết, KTV tiến hành đối chiếu giữa bút toán ghi sổ tăng giảm HTK trên sổ tổng hợp và sổ chi tiết HTK với các chứng từ chứng minh theo từng nghiệp vụ