2016 – 2018
3.2.1 Giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản ngắn hạn
3.2.1.1 Quản lý chặt chẽ ngân quỹ công ty
công ty hiện nay chưa tốt, chưa đáp ứng được nhu cầu tiền mặt trong các hoạt động chi tiêu của đơn vị. Công ty cần cơ cấu lại mô hình quản lý tiền mặt, xây dựng những nội dung, quy định cho các bộ phận, các cá nhân khi tham gia vào quá trình thanh toán. Xây dựng kế hoạch cụ thể về vấn đề thu chi, các khoản tiền gửi ngân hàng cần được phê duyệt bởi các cấp quản lý để mỗi khi có hoạt động thanh toán, sẽ biết trách nhiệm của cá nhân hay bộ phận liên quan trong hoạt động đó. Vừa đảm bảo công tác thanh toán dễ dàng thuận tiện trong nội bộ hay các các tổ chức, cá nhân bên ngoài, vừa đảm bảo được sự yên tâm trong công tác kiểm soát tiền mặt của công ty.
Để tạo được hiệu quả cao trong việc quản lý và sử dụng tiền mặt các cần phải xác định rõ vai trò, trách nhiệm của từ cá nhân, từng bộ phận của công ty. Đối với cá nhân khi được giao trách nhiệm quản lý một tài sản thì không được quản lý sổ sách, giấy tờ pháp lý kế toán của loại tài sản đó, bộ phận kế toán cũng không được đảm nhiệm thêm vai trò thủ quỹ... Lượng tiền mặt xuất ra hay nhập vào công ty luôn phải đi kèm các chứng từ hợp lệ, đảm bảo tính pháp lý, trách nhiệm của các bên có liên quan trong việc thanh toán. Thủ quỹ kiểm soát lượng tiền ra vào, luôn kiểm kê, rà soát lại số tiền thực tế và đối chiếu với số liệu trên giấy tờ ký quỹ hàng ngày. Nếu 2 số liệu đó không khớp nhau phải tìm ra nguyên nhân và đưa ra giải pháp xử lý. Để tránh tình trạng gian lận trong quá trình hoạt động, phòng tài chính kế toán cũng thường xuyên kiểm tra định kỳ cũng như kiểm tra đột xuất lượng tiền mặt đang tồn quỹ. Với lượng tiền gửi ngân hàng thì cũng cần thường xuyên đối chiếu hàng tháng số dư trong sổ sách của doanh nghiệp với sổ phụ ngân hàng, nếu có sự chênh lệch bất thường thì phải tìm hiểu ngay để kịp thời khắc phục. Việc công ty siết chặt công tác quản lý và sử dụng tiền mặt sẽ làm hiệu quả sử dụng tài sản công ty nói chung được gia tăng đáng kể.
3.2.1.2 Nâng cao công tác quản lý hàng tồn kho
“Công ty luôn phải dự trữ một lượng hàng hóa nhất định để đáp đứng cho hoạt động kinh doanh của mình. Tuy nhiên tại thời điểm này công ty chưa có một mô hình cụ thể trong việc quản lý hàng tồn kho mà chỉ quản lý bằng kinh nghiệm, việc mua bán lượng hàng hóa bao nhiêu, lưu trữ trong nhà xưởng bao nhiêu chưa được công ty xử lý một cách khoa học vài bài bản. Vì vậy công ty nên tìm hiểu và
lựa chọn cho mình một phương án quản lý hàng tồn kho một cách phù hợp với đơn vị của mình. Để công tác quản lý hàng tồn kho được thực hiện tốt, công ty cần quản lý thông qua các tiêu chuẩn như mức tiêu hao nguyên vật liệu, mức hàng tồn kho cho nguyên vật liệu và việc mua sắm nguyên vật liệu đúng lúc, đúng thời điểm.
- Xác định tiêu chuẩn mức tiêu hao nguyên vật liệu
Công ty cần nghiên cứu và xây dựng cho đơn vị một định mức tiêu hao nguyên vật liệu của từng lĩnh vực hoạt động, qua đó xác định được mức tiêu hao nguyên vật liệu cho toàn công ty, giúp công ty dễ dàng xác định được tiêu chuẩn mức tiêu hao nguyên vật liệu mà mình đang cần, giảm thiểu được chi phí phát sinh không đang có, nâng cao hơn nữa hiệu quả sử dụng tài sản của công ty. Sau khi xác định được tiêu chuẩn công ty cũng cần kiểm tra thường xuyên để điều chỉnh cho phù hợp với từng thời điểm, từng hoàn cảnh khác nhau vì thị trường có thể xảy ra những biến động, nhu cầu khách hàng có thể thay đổi theo xu thế chung, vì vậy nếu cân đối được việc này công ty sẽ tiết kiệm được nhiều chi phí mà vẫn có thể đáp ứng được những yêu cần sản phẩm và chất lượng dịch vụ cho khách hàng.
- Xác định mức hàng tồn kho cho nguyên vật liệu
Để đảm bảo tiến độ kinh doanh không bị gián đoạn và không xảy ra tình trạng ứ đọng vốn, công ty cần xác định cụ thể mức hàng tồn kho tối tối đa và tối thiểu, cần kê khai cụ thể rõ ràng về các danh mục nguyên vật liệu cần tích trữ trong kho xưởng, nhu cầu về số lượng và thời gian cụ thể để sử dụng chúng.
Khi xác định được mức hàng tồn kho trong danh mục đã được kê khai, công ty sẽ tiến hành tìm hiểu để lựa chọn ra những nhà cung ứng chất lượng, đàm phán ký hợp đồng mua bán để có thể phục vụ kịp tiến độ sản xuất của nhà xưởng. Trong quá trình tìm hiểu, công ty cũng luôn phải cập nhật thông tin của thị trường để chọn được những nhà cung ứng với chi phí thấp, chất lượng phù hợp với mình để nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản của doanh nghiệp.
- Lên bản kế hoạch dự toán thành phẩm
Dự toán về hàng tồn kho là một trong những dự toán cơ bản nhưng vô cùng quan trọng trong hệ thống dự toán của doanh nghiệp. Dự toán về hàng tồn kho phải
được làm tỉ mỉ, chính xác, phù hợp với tiềm lực doanh nghiệp có thể đáp ứng. Hàng tồn kho của công ty được cấu thành từ 2 nhóm đó là nguyên vật liệu và thành phẩm, 2 nhóm này bị tác động bởi các yếu tố thị trường như giá cả, nguồn hàng dồi dào hay hạn chế, khi để lâu trong kho xưởng nếu không được kiểm tra bảo dưỡng thường xuyên sẽ bị hao mòn, giảm chất lượng. Việc dự toán về hàng tồn kho phải được lên kế hoạch cụ thể chi tiết cho từng nhóm hàng tồn kho bởi đặc điểm và tính chất mỗi mặt hàng là khác nhau.
Đối với Công ty Cổ phần Hùng Hán nên thực hiện công việc lập dự toán hàng tồn kho theo năm và tổng hợp thành 4 quý.
+ Lập dự toán cho các thành phẩm khác
Các thành phẩm khác của công ty thường là các thành phẩm được yêu cầu sản xuất thêm, dự toán lượng thành phẩm khác phụ thuộc vào số lượng đơn đặt hàng của khách hàng, từ kiểm soát được số lượng đầu ra của thành phẩm, đảm bảo tốt quá trình thi công.
+ Lập dự trữ an toàn cho tiến độ thi công
Công ty cần lập kế hoạch dự trữ an toàn để đảm bảo trong quá trình sản xuất tiến độ không bị gián đoạn, nguyên vật liệu phải đủ phục vụ sản xuất, cán bộ trong xưởng phải kiểm tra số lượng nguyên vật liệu được sử dụng trong ngày để xác định mức độ tồn kho của nguyên vật liệu là bao nhiêu, có đủ đáp ứng nhu cầu sản xuất của phân xưởng trong 20 – 25 ngày tiếp theo hay không, rồi thông báo lên phòng kinh doanh nắm bắt tình hình, lên kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu trong 2 tháng tiếp theo, đối riêng với mặt hàng nguyên vật liệu khi công ty đặt hàng thường mất trung bình khoảng 15 ngày để nhận được hàng.
Nâng cao hiệu quả trong việc quản lý và sử dụng hàng tồn kho nghĩa là công ty cần phải quan tâm, dành thời gian cho việc kiểm kê, phân loại nguyên vật liệu một cách cụ thể và rõ ràng nhất. Bên cạnh đó khi theo dõi tình hình kho xưởng, nếu phát hiện ra những mặt hàng không còn sử dụng, chất lượng kém, phải đưa ra phương án giải quyết, xử lý kịp thời để thu hồi lại vốn và giúp hiệu quả sử dụng tài sản được nâng cao hơn.”
những mặt hàng, nguyên vật liệu thường xuyên nhập để lên kế hoạch trích lập dự phòng để giảm giá hàng tồn kho được tích trữ tại xưởng. Đây sẽ là lúc các bộ phận phòng ban trong công ty sẽ cùng nhau phối hợp chặt chẽ, đồng bộ kế hoạch để kiểm tra, rà soát thường xuyên, tránh gây ảnh hưởng, thất thoát công tài sản của công ty.
3.2.1.3 Nâng cao công tác quản lý các khoản phải thu
Việc khách hàng mua chịu trong kinh doanh là điều không thể tránh khỏi, nhưng việc khách hàng đó có độ uy tín, tin tưởng cao trong việc trả nợ không, đó là điều mà bất cứ doanh nghiệp nào khi kinh doanh cũng cần phải quan tâm. Vì vậy khi kết nối với một khách hàng cụ thể công ty sẽ phải đánh giá chính xác, khách quan nhất về thông tin, mức độ tin cậy của khách hàng để đưa ra chính sách áp dụng thời gian bán chịu sao cho hợp lý, giúp công ty sẽ tránh gây thất thoát trong việc quản lý và sử dụng hiệu quả khoản phải thu.
- Xác định rõ các điều kiện khi thanh toán
Công ty cần có yêu cầu rõ ràng cho thời hạn thanh toán và tỷ lệ chiết khấu khi thanh toán. Trong đó tỷ lệ chiết khấu khi thanh toán là việc công ty sẽ giảm trừ một số tiền cụ thể cho khách hàng nếu khách hàng đồng ý thanh toán trước khi đến thời hạn phải thanh toán. Mức chiết khấu thanh toán được công ty quy định bằng một tỷ lệ phần trăm cụ thể, được tính với doanh số mua hàng ghi trên hóa đơn của khách hàng. Hành động này sẽ giúp cho khách hàng cảm thấy thu hút hơn, thúc đẩy khách hàng đến đẩy nhanh quá trình thanh toán sớm hơn cho công ty, từ đó làm tăng doanh thu nhanh hơn, giảm thiểu được nhiều chi phí thu hồi nợ, tuy nhiên thực tế số tiền thực thu sẽ bị giảm đi.
- Quản lý chặt chẽ các khoản nợ phải thu
Công ty cần lên kế hoạch theo dõi, bám sát từng khoản nợ của khách hàng. Để thực hiện tốt nhiệm vụ này công ty cần chuẩn bị cho mình đội ngũ cán bộ, nhân viên có chuyên môn năng lực tốt để chuyên đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng trước khi thực hiện giao dịch mua bán, để xem khách hàng nào đạt yêu cầu, loại bỏ khách hàng không đạt tiêu chuẩn của công ty đề ra, tránh gây rủi ro, thiệt hại cho công ty. Sau khi giao dịch mua bán công ty lại phải theo dõi nghiêm ngặt, cẩn
thận các khoản nợ này để thời gian thu hồi nợ được đảm bảo, bắt đầu từ ngày nào, hạn chót là ngày nào, thời gian trả chậm áp dụng cho từng đối tượng khách hàng. Đối với các khoản nợ quá hạn, công ty phải chủ động tìm hiểu nguyên nhân dẫn đến nợ quá hạn, có thể chia các khoản nợ quá hạn thành các giai đoạn nhỏ hơn để có biện pháp thu hồi triệt để nhất, tránh tình trạng bị ứ đọng vốn.
Việc thực hiện tốt những nghiệp vụ trên sẽ giúp Công ty có được cái nhìn tổng quan, bao quát nhất về từng khoản nợ, danh sách khách hàng nợ lâu hơn quy định, khi đến thời hạn thu tiền để chuẩn bị các biện pháp thu hồi hợp lý nhất, giảm thiểu được tối đa các thất thoát hay vô tình bỏ sót những khoản phải thu. Công ty cũng nên áp dụng cách thức để khách hàng thực hiện công việc thanh toán nợ cho mình qua ngân hàng để tiếp kiệm được thời gian cho cả 2 bên và giúp công ty quản lý, sử dụng tiền thuận tiện hơn.