1.4.1. Xác định nhu cầu của người lao động
Trƣớc hết, mỗi tổ chức khi lựa chọn, xây dựng các phƣơng pháp tạo động lực làm việc cần phải xác định nhu cầu của ngƣời lao động. Bởi lẽ hiểu đƣợc ngƣời lao động mong muốn gì thì mới đƣa ra các chính sách phù hợp nhằm mang lại hiệu quả tối ƣu. Ngoài ra, thấu hiểu ngƣời lao động có thể giúp nhà quản trị xác định và có hƣớng giải quyết các vấn đề dẫn đến sự bất mãn của nhân viên, có cơ sở để hoàn thiện công tác tạo động lực lao động.
Nhu cầu là hiện tƣợng tâm lý của con ngƣời, là những mong muốn đƣợc đáp ứng về vật chất hay tinh thần. Con ngƣời ai cũng có nhu cầu nhƣng không phải nhu cầu của ai cũng giống nhau vì còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố nhƣ trình độ nhận thức, văn hóa, môi trƣờng sống… Với ngƣời lao động cũng vậy, có ngƣời sẽ xem trọng vấn đề tiền lƣơng tiền thƣởng, có ngƣời lại quan tâm vấn đề thăng tiến, có ngƣời quan tâm vấn đề khẳng định mình… Vì vậy mà động lực làm việc của mỗi cá nhân sẽ chịu ảnh hƣởng của những tác động khác nhau. Với tổ chức càng nhiều ngƣời thì việc xác định nhu cầu và tạo động lực lại càng khó khăn và phức tạp, cần phải có những phƣơng pháp mềm dẻo và phù hợp.
Tuy phức tạp nhƣng có thể chia nhu cầu của ngƣời lao động thành hai nhóm nhu cầu cơ bản:
- Nhu cầu vật chất hƣớng tới sự thỏa mãn các nhu cầu thiết yếu của ngƣời lao động và gia đình họ nhƣ: lƣơng thƣởng, chế độ phúc lợi, hỗ trợ tài chính khi ngƣời lao động có nhu cầu…
- Nhu cầu tinh thần hƣớng tới thỏa mãn sự tồn tại và phát triển về mặt trí lực: điều kiện làm việc tốt, công việc ổn định và phù hợp, có cơ hội thăng tiến, môi trƣờng làm việc thân thiện, đƣợc học tập phát triển bản thân, các hoạt động đoàn thể phong phú…
Các căn cứ xác định nhu cầu của ngƣời lao động có thể kể đến nhƣ: độ tuổi, giới tính, hoàn cảnh gia đình của ngƣời lao động, thái độ làm việc, tính cách, trình độ chuyên môn, thâm niên…
Để thu thập thông tin xác định nhu cầu của ngƣời lao động có thể sử dụng những phƣơng pháp sau:
- Phƣơng pháp bản hỏi: Ngƣời lao động đƣợc yêu cầu trả lời những câu hỏi có sẵn các câu trả lời quan đến công việc nhƣ: mức độ hài lòng của ngƣời lao động đối với công việc, đối với những chính sách nhân lực của tổ chức hoặc có thể yêu cầu ngƣời lao động đánh số thứ tự ƣu tiên những nhu cầu (nguyện vọng) chủ yếu của họ, từ đó tìm ra những nhu cầu nào đƣợc quan tâm nhất, muốn đƣợc thỏa mãn nhiều nhất.
- Phƣơng pháp phỏng vấn: ngƣời phỏng vấn hỏi ngƣời lao động về những khó khăn thuận lợi trong công việc, mong muốn của họ với tổ chức.
- Thảo luận nhóm: là phƣơng pháp mà nhóm ngƣời lao động đƣợc mời tham gia thảo luận để tìm hiểu nhu cầu của họ. Tùy vào loại nhu cầu doanh nghiệp muốn tìm hiều mà lựa chọn nhóm ngƣời lao động có sự tƣơng đồng về trình độ, độ tuổi, thâm niên công tác hay năng lực thực hiện công việc. Các chủ đề thảo luận thƣờng là những vấn đề liên quan đến nhu cầu nội tại của ngƣời lao động, những khó khăn khi làm nhiệm vụ, những đề xuất với tổ chức nhằm cải thiện điều kiện làm việc… Phƣơng pháp này mất thời gian và tốn kém tiền bạc nhƣng là phƣơng pháp
hiệu quả để xác định cụ thể những nhu cầu nào đã đƣợc thỏa mãn, đang đƣợc thỏa mãn, chƣa đƣợc thỏa mãn của ngƣời lao động trong doanh nghiệp.
- Phân tích thông tin có sẵn: Quá trình thu thập thông tin phục vụ việc tìm hiều nhu cầu của ngƣời lao động doanh nghiệp có thể sử dụng những tài liệu có sẵn nhƣ báo cáo kết quả thực hiện công việc, hồ sơ nhân sự, báo cáo tổng kết của các bộ phận… Những tài liệu này sẽ đƣợc phân tích, xử lý để là cơ sở xác định nhu cầu của ngƣời lao động theo các đối tƣợng lao động khác nhau và theo các bộ phận phòng ban khác nhau.
1.4.2. Thiết kế và tổ chức thực hiện các biện pháp tạo động lực cho người lao động động
Việc thiết kế các biện pháp tạo động lực cho ngƣời lao động dựa trên cơ sở mục tiêu của công tác tạo động lực, đối tƣợng của công tác tạo động lực từ đó xác định chi phí và tổ chức triển khai công tác này. Cụ thể các biện pháp:
1.4.2.1. Tạo động lực thông qua các hình thức khuy n khích tài chính
Tạo động lực thông qua tiền lƣơng, tiền công
Có rất nhiều quan điểm về tiền lƣơng, tiền công theo các học giả và theo từng thời kì khác nhau. Nhƣng chung nhất, nó đƣợc hiểu là số tiền mà ngƣời lao động nhận đƣợc từ ngƣời sử dụng lao động tƣơng ứng với số lƣợng và chất lƣơng lao động mà họ đã tiêu hao trong quá trình tạo ra giá trị, của cải.
Theo giáo trình Kinh tế nguồn nhân lực của Trần Xuân Cầu, Mai Quốc Chánh (2009): “Trong nền kinh tế thị trƣờng, sức lao động là hàng hoá. Cũng nhƣ những hàng hóa khác, hàng hóa sức lao động cũng có giá trị và giá trị sử dụng.”
Đối với doanh nghiệp thì tiền lƣơng, tiền công là chi phí tất yếu để vận hành và sản xuất. Tuy nhiên nhà quản trị doanh nghiệp cần biết sử dụng tiền công, tiền lƣơng nhƣ một công cụ đắc lực nhằm tạo động lực mạnh mẽ cho ngƣời lao động trong tổ chức.
Theo Maslow thì nhu cầu sinh lý là nhu cầu bậc thấp nhất trong hệ thống phân loại năm nhu cầu của con ngƣời, nhƣng cần đáp ứng nhu cầu này trƣớc khi đáp ứng những nhu cầu khác. Tƣơng tự vậy, trong doanh nghiệp thì tiền công, tiền lƣơng chính là hình thức cơ bản nhất để thoả mãn về nhu cầu sinh lý hay nhu cầu vật chất của ngƣời lao
động. Tiền công, tiền lƣơng cần đảm bảo hai yếu tố: nó phải xứng đáng với công sức, trí lực của ngƣời lao động bỏ ra và nó cần đủ để đáp ứng đƣợc mức sống của ngƣời lao động.
Bản thân tiền công, tiền lƣơng thì chƣa phải là động lực lao động. Nó chỉ trở thành động lực khi nó đáp ứng đủ hai yếu tố nhƣ đã nói ở trên, thỏa mãn nhu cầu vật chất của ngƣời lao động, tạo cho họ sự yên tâm về khoản thu nhập của mình. Và ngƣợc lại, nếu tiền lƣơng, tiền công quá thấp, không đủ để họ chi trả mức sống và tái tạo sức lao động thì sẽ bị phản tác dụng, khiến ngƣời lao động xao nhãng công việc và xa rời tổ chức. Vì thế, các cấp lãnh đạo khi thiết lập cơ chế tiền lƣơng cần phải đảm bảo các yếu tố là tính hợp lý và khoa học.
Tạo động lực thông qua tiền thƣởng
Trong công tác thúc đẩy tinh thần làm việc cho nhân viên, bên cạnh tiền lƣơng, các công ty, tổ chức còn sử dụng hình thức tiền thƣởng. Tiền thƣởng là một loại thù lao bổ sung cho lƣơng nhằm tăng thêm thu nhập cho ngƣời lao động, kích thích ngƣời lao động nỗ lực thƣờng xuyên, có tác dụng tích cực đến ngƣời lao động mà tiền lƣơng, tiền công không làm đƣợc.
“Mƣời đồng tiền công không bằng một đồng tiền thƣởng”. Tiền thƣởng sẽ là một công cụ đắc lực cho nhà quản trị tạo động lực cho ngƣời lao động nếu xác định đúng đắn mối quan hệ giữa tiền thƣởng với mức cống hiến của lao động hay tập thể lao động. Tiền thƣởng trả cho mỗi cá nhân cần phải tuân theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo công bằng và hợp lý giữa các cá nhân, tránh gây mất niềm tin, mất đoàn kết, đồng thời khoản tiền này phải đủ bù đắp và có ý nghĩa tài chính nhằm giúp cho nhân viên thấy phấn khởi, có động lực để tích cực làm việc hơn nữa…
Tạo động lực thông qua phụ cấp, phúc lợi và dịch vụ
Phụ cấp là khoản tiền mà ngƣời sử dụng lao động trả thêm cho ngƣời lao động ngoài tiền lƣơng, tiền thƣởng để bù đắp các yếu tố về điều kiện lao động không bình thƣờng hoặc không ổn định., mức độ phức tạp của công việc, điều kiện sinh hoạt hoặc do họ đảm nhận thêm trách nhiệm.
Nâng cao thu nhập cho ngƣời lao động: Các khoản phụ cấp thêm sẽ giúp tăng thu nhập cho ngƣời lao động, có tính chất bù đắp cho diều kiện làm việc đặc thù hoặc những trách nhiệm nặng nề hơn mà họ đảm nhận. Ngoài ra, trợ cấp có tác dụng thúc đẩy đối với ngƣời lao động do họ nhận thấy tổ chức, ngƣời quản lý hiểu và quan tâm đến sự vất vả trong công việc của họ.
Tạo sự công bằng giữa những ngƣời lao động trong tổ chức. Làm việc trong điều kiện khó khăn, môi trƣờng làm việc độc hại sẽ gây nguy hại cho ngƣời lao động. Họ cần có trợ cấp để cảm thấy công sức mình bỏ ra là xứng đáng và để đề phòng những rủi ro về sức khỏe, bất ổn trong tƣơng lai. Nếu không có trợ cấp, tổ chức khó có thể phân công công việc cho những lao động hợp lý vì sẽ có sự tị nạnh ngầm hoặc phản đối công khai.
Phúc lợi là một trong những quyền lợi của ngƣời lao động đƣợc pháp luật bảo hộ, là phần thù lao gián tiếp nhƣng đƣợc trả dƣới dạng hỗ trợ cuộc sống. Có hai loại phúc lợi là phúc lợi bắt buộc nhƣ trợ cấp ốm đau, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, thai sản, hƣu trí và tử tuất và phúc lợi tự nguyện. Phúc lợi tự nguyện là phúc lợi riêng do mỗi tổ chức đƣa ra dựa trên điều kiện, khả năng của tổ chức và sự quan tâm của lãnh đạo tổ chức.
Phúc lợi tốt sẽ mang lại lợi ích cho cả tổ chức và ngƣời lao động. Với ngƣời lao động, họ sẽ cảm thấy yên tâm hơn về vấn đề an sinh và tự hào khi làm việc trong tổ chức, điều này sẽ giúp họ gắn bó với tổ chức hơn. Với tổ chức, phúc lợi tốt là một công cụ tác động đến động lực lao động, giúp tăng năng suất và quản trị rủi ro. Đây là công cụ giúp tổ chức, doanh nghiệp thu hút và giữ chân nhân tài, tạo động lực lao động, tăng cƣờng uy tín của trên thƣơng trƣờng…
1.4.2.2. Tạo động lực thông qua các hình thức khuy n khích phi tài chính
Ngoài việc sử dụng các hình thức khuyến khích tài chính, hầu hết các công ty, tổ chức còn áp dụng những hình thức khuyến khích phi tài chính, những hình thức này là không thể thiếu nếu nhƣ doanh nghiệp muốn thực hiện công tác tạo động lực cho ngƣời lao động đạt hiệu quả một cách toàn diện. Nếu các hình thức khuyến khích tài chính nhằm để thỏa mãn các nhu cầu vật chất cần thiết trong cuộc
sống thì những hình thức khuyến khích phi tài chính đƣợc áp dụng để đáp ứng nhu cầu về tinh thần đang ngày càng cao của nhân viên, từ đó có tinh thần cống hiến cho công việc.
Phân tích và đánh giá thực hiện công việc
Phân tích công việc nhằm mục đích làm rõ bản chất của từng công việc, nó là quá trình thu thập tƣ liệu và đánh giá các tƣ liệu đó một cách có hệ thống, phân loại những thông tin quan trọng có liên quan, ảnh hƣởng đến các công việc cụ thể trong tổ chức. Nhờ có nó mà nhà quản trị có thể xác định đƣợc kỳ vọng đối với công việc và giúp ngƣời lao động có thể hiểu đƣợc chính xác các nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn cụ thể của mình với công việc. Phân tích công việc rõ ràng, chi tiết sẽ giúp tổ chức tuyển chọn đúng ngƣời vào đúng việc, đánh giá chính xác mức độ hoàn thành nhiệm vụ và có cơ sở để khen thƣởng hoặc khiển trách. Bảng phân tích công việc càng chi tiết thì đánh giá càng chính xác.
Đánh giá thực hiện công việc đƣợc xây dựng và thực hiện theo trình tự, nó bao gồm các yếu tố: tiêu chuẩn thực hiện công việc, đo lƣờng theo cơ sở là các tiêu chuẩn và thông tin phản hồi giữa ngƣời thực hiện với nhà quản lý. Đối với ngƣời lao động: công tác đánh giá cung cấp thông tin về tình hình thực hiện nhiệm vụ và giúp họ biết đƣợc khả năng của mình trong quá trình làm việc để rút kinh nghiệm và cải thiện nhằm đạt đƣợc hiệu quả công việc cao nhất. Đối với ngƣời quản lý: công tác đánh giá giúp nắm đƣợc tình hình thực hiện nhiệm vụ của nhân viên, từ đó có thể đƣa ra những quyết định đào tạo và phát triển, thù lao, thăng tiến…
Bố trí, sử dụng nhân lực phù hợp
Mỗi cá nhân sẽ có khả năng, thế mạnh và hạn chế riêng. Nếu ngƣời lao động đƣợc bố trí và đƣợc sử dụng hợp lý vào đúng công việc phù hợp sẽ thúc đẩy động lực làm việc, đem lại hiệu quả lao động rất cao. Tuy nhiên, đây vẫn là một thử thách với tổ chức, doanh nghiệp khi có quá nhiều yếu tố độc lập ảnh hƣởng tới công tác này nhƣ khả năng, trình độ chuyên môn, nguyện vọng, bằng cấp... Đặc biệt, tình trạng làm việc trái ngành, trái nghề hiện nay diễn ra ngày càng phổ biến.
Bởi vậy, các cấp lãnh đạo khi thực hiện công tác tuyển chọn và bố trí lao động cần phải dựa trên yêu cầu trực tiếp của công việc và đòi hỏi chuyên môn phù hợp. Dựa vào đây, công ty sẽ kích thích đƣợc tinh thần làm việc và những đóng góp từ đội ngũ nhân sự ở mức cao nhất.
Điều kiện, môi trƣờng làm việc
Điều kiện làm việc cũng là yếu tố tổ chức cần quan tâm và cải thiện theo từng giai đoạn phát triển. Các điều kiện quy định về không khí, tiếng ồn, độ ẩm… là tất cả những yếu tố đƣợc tính đến trong điều kiện và môi trƣờng làm việc của ngƣời lao động. Trong thực tế, có thể ngƣời lao động sẽ chấp nhận điều kiện làm việc không tốt trong một thời điểm chứ không muốn gắn bó lâu dài. Nhà quản trị cần sát sao để cải thiện cho phù hợp, giúp ngƣời lao động yên tâm làm việc và gắn bó.
Tạo cơ hội học tập và phát triển, cơ hội thăng tiến
Công tác đào tạo phát triển hoặc đề bạt thăng tiến cần phải dựa vào nhiều yếu tố: nguồn lực của doanh nghiệp, định hƣớng phát triển trong tƣơng lai, khả năng và thái độ của ngƣời lao động. Việc lựa chọn ai thuộc bộ phận nào đƣợc đi đào tạo không những có tác động tới động lực lao động của ngƣời lao động đó mà còn tác động rất lớn tới những lao động khác, có thể theo chiều tích cực hoặc tiêu cực. Nếu tổ chức chọn đúng ngƣời xứng đáng, đƣợc các cá nhân khác công nhận thì không những sẽ mang lại lợi ích lớn cho tập thể mà còn tạo cho ngƣời lao động đó động lực làm việc rất lớn. Điều này sẽ thúc đẩy những ngƣời lao động khác nỗ lực phấn đấu để đƣợc ghi nhận và đƣợc trao cơ hội phát triển, thăng tiến.
Chính sách đào tạo và thăng tiến công khai và rõ ràng sẽ kích thích đƣợc ngƣời lao động làm việc hiệu quả, nâng cao hiệu quả hoạt động của cả tổ chức. Vì thế, doanh nghiệp cần kết hợp công cụ đào tạo, thăng tiến với các công cụ khác để thỏa mãn nhu cầu của ngƣời lao động toàn diện nhất, công tác tạo động lực làm việc cho ngƣời lao động đạt kết quả tốt nhất.
Các phong trào đoàn thể
Thi đua lao động tạo ra sự cạnh tranh lành mạnh trong tổ chức, kích thích các cá nhân, bộ phận so sánh năng lực với nhau và cùng nỗ lực để nâng cao năng suất
lao động, hiệu quả làm việc. Ngoài việc thúc đẩy ngƣời lao động học hỏi lẫn nhau và hoàn thiện bản thân, thi đua còn giúp tạo ra bầu không khí sôi nổi trong tổ chức,