Công ty cổ phần quốc tế Nam Thành đã tổ chức thực hiện công tác phân tích công việc để xây dựng bản mô tả công việc và bản mô tả chi tiết tiêu chuẩn công việc; kể từ khi chính thức và đi vào hoạt động. Hoạt động phân tích công việc là một hoạt động được công ty rất quan trọng giúp cho người quản lý xác định được các kỳ vọng của mình một cách cụ thể đối với nhân lực và làm cho họ hiểu được các kỳ vọng đó; nhờ đó mọi
nhân lực trong doanh nghiệp hiểu đước các nhiệm vụ, nghĩa vụ và trách nhiệm của mình để hoàn thành tốt công việc mà mình đã được giao.
Công tác phân tích công việc tại Công ty cổ phần quốc tế Nam Thành đã được thực hiện như sau:
Phòng Hành chính- Nhân sự:
Tham mưu giúp Ban Giám đốc công ty về công tác tiền lương, tuyển dụng nhân lực, sắp xếp và bố trí nhân lực, đào tạo và phát triển nhân lực. Xây dựng kế hoạch nhân lực, phối hợp các phòng ban khác để phân tích công việc, xây dựng nội quy, kỷ luật của công ty, đánh giá nhân lực, xây dựng chế độ thi đua và khen thưởng.
Xây dựng và tổ chức các hoạt động như tham quan; du lịch; nghỉ mát; các hoạt động thể thao; chương trình tổng kết cuối năm và các chương trình, hoạt động khác của công ty.
Soạn thảo và phát hành các văn bản hành chính, tài liệu có trách nhiệm hướng dẫn và truyền đạt thông tin; nội quy của công ty đến các phòng ban, bộ phận khác.
Phòng Tài chính – Kế toán:
Tham mưu, giúp việc cho Ban giám đốc công ty trong các lĩnh vực về công tác tài chính, kế toán, công tác quản lý vốn, tài sản. Lập báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo tài chính và tổng hợp số liệu kế toán. Kiểm soát các báo cáo thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế thu nhập cá nhân và tham gia công tác quyết toán thuế với cơ quan thuế.
Tổ chức việc kiểm tra, kiểm soát nội bộ, quản lý chi phí, kiểm kê tài sản, dòng tiền cũng như các nguồn tài sản khác có liên quan đến hoạt động kinh doanh hoặc quyền lợi của Công ty. Đảm bảo tính hợp pháp, tính kịp thời và chính xác trong việc lập sổ sách kế toán.
Phòng kinh doanh:
Xây dựng và thực hiện các kế hoạch; chiến lược kinh doanh; phát triển và mở rộng thị trường; các phương án phân phối sản phẩm. Xây dựng các chương trình chăm sóc khách hàng và các chương trình khuyến mại vào các dịp lễ lớn trong năm.
Phối hợp với phòng xuất nhập khẩu và bộ phận kho để theo dõi đảm bảo chất lượng sản phẩm cũng như đảm bảo đủ số lượng hàng hóa cung cấp cho các khách hàng đúng thời hạn.
Tham gia các chương trình giới thiệu; quảng bá cho các sản phẩm và nghiên cứu phát triển mở rộng thị trường kinh doanh cũng như thúc đẩy phát triển thương hiệu.
Phòng Marketing:
Xây dựng kế hoạch chiến lược marketing của công ty; xác lập ngân sách, nguồn lực cho chiến lược marketing.
Xây dựng và quản lý tối ưu hóa các kênh quảng cáo trực tuyến của công ty như: Google ads, Youtube, Facebook, e-book, Email marketing (…)
Triển khai kế hoạch, chiến lược marketing; kiểm tra, giám sát, đánh giá toàn bộ hoạt động marketing; đánh giá nghiên cứu khách hàng, tình hình thị trường và đối thủ cạnh trạnh.
Nghiên cứu và xây dựng chiến lược marketing cho sản phẩm nhập khẩu mới của công ty cũng như phát triển thương hiệu, nhãn hiệu cho sản phẩm mà doanh nghiệp đang nhập khẩu và phân phối độc quyền trên thị trường.
Nghiên cứu và phát triển đa dang các kênh phân phối. Ngoài các kênh thương mại truyền thống còn phải thúc đẩy phát triển mạnh mẽ kênh thương mại điện tử.
Phòng xuất nhập khẩu:
Xây dựng quy trình nhập khẩu cho tất cả các sản phẩm của từng nhà cung cấp sản phẩm ở nước ngoài như: đặt hàng, đàm phán, ký kết hợp đồng, giao nhận hàng hóa, thanh toán quốc tế (…)
Phối hợp với bộ phận kho và phòng kinh doanh để đặt hàng với nhà cung cấp để đảm bảo luôn đáp ứng đủ số lượng hàng cho hoạt động kinh doanh và phân phối độc quyền hàng hóa nhập khẩu của Công ty.
Nghiên cứu các chính sách thuế, pháp luật, Luật Hải quan, các hiệp định thương mại song và đa phương của Việt Nam với các nước trên thế giới liên quan
đến những mặt hàng, nhóm mặt hàng mà công ty đang nhập khẩu và phân phối để từ đó xây dựng quy trình nhập khẩu của từng mặt hàng, nhóm mặt hàng đó.
Lập kế hoạch, báo cáo cho Giám đốc về cơ cấu mặt hàng/ nhóm hàng nhập khẩu mới tại công ty.
Bộ phận kho hàng và giao nhận:
Quản lý lượng hàng nhập, xuất, tồn kho và sắp xếp hàng hóa trong kho một cách khoa học cũng như theo quy định của Công ty.
Bảo quản và kiểm tra chất lượng hàng hóa cũng như kiểm kê lượng hàng hóa trong kho, lập báo cáo cho Ban Giám đốc, phòng kinh doanh, phòng xuất nhập khẩu để lên kế hoạch đặt hàng, nhập khẩu hàng hóa bổ sung đảm bảo cho hoạt động kinh doanh của Công ty.
Bảng 3.6. Bản mô tả công việc
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ NAM THÀNH
Phòng ban Phòng tài chính – kế toán Chức danh Kế toán kho
Nhiệm vụ và trách nhiệm
-Tiếp nhận các đơn hàng do admin gửi.
-Lên đơn hàng cho nhân viên phụ kho sắp xếp đơn hàng. -Theo dõi số lượng nhập kho, xuất kho, tồn kho hằng ngày. -Sắp xếp hàng hóa trong kho một cách khoa học.
-Quản lý lượng hàng nhập kho, xuất kho, tồn kho theo quy định của công ty.
-Chịu trách nhiệm tổ chức và quản lý chứng từ đầy đủ theo quy định.
-Nộp chứng từ và báo cáo kế toán theo quy định của công ty. -Tổ chức thực hiện việc kiểm kê hàng hóa định kỳ theo quy định hoặc đột xuất theo yêu cầu của Ban Giám đốc.
nếu có chênh lệch giữa số liệu sổ sách so với số liệu thực tế. -Thực hiện các công việc khác theo chỉ đạo của Ban Giám đốc Mối quan hệ -Phối hợp với các bộ phận khác liên quan trong việc điều động
hàng tại kho.
Quyền hạn -Đề xuất các vấn đề liên quan đến nghiệp vụ mình phụ trách.
Quyền lợi
-Được hưởng lương tháng 13 và các chế độ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định.
-Được thưởng các ngày lễ lớn: Tết Nguyên Đán, Tết dương lịch… -Được tham gia các hoạt động ngoại khóa hằng năm: tham quan, du lịch, team building…
-Làm giờ hành chính từ thứ 2 đến hết sáng thứ 7 hằng tuần. Môi trường làm việc chuyên nghiệp, Cơ hội thăng tiến chia đều cho các ứng viên có năng lực.
-Được cung cấp đầy đủ các trang thiết bị văn phòng phục vụ nhu cầu công việc.
Tiêu chuẩn công việc
-Học chuyên ngành Kế toán.
-Có ít nhất 1 – 2 năm kinh nghiệm ở vị trí kế toán kho.
-Am hiểu về mỹ phẩm, hóa mỹ phẩm và cách bảo quản các loại mỹ phẩm và hóa mỹ phẩm.
-Cẩn thận, chịu khó, nhanh nhẹn, trung thực, trách nhiêm. -Khả năng chịu được áp lực công việc.
-Sức khỏe tốt.
(nguồn: Phòng Hành chính - Nhân sự)