CHƢƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG CHO VAY TIÊU DÙNG
2.1 Giới thiệu chung về Agribank Chi nhánh Nam Sài Gòn
2.1.3 Chức năng và nhiệm vụ các phòng ban ở Agribank Nam Sài Gòn
Giám đốc:
Đảm bảo chiến lƣợc kinh doanh và các hoạt động của Chi nhánh thống nhất với chiến lƣợc và các kế hoạch kinh doanh chung của toàn hệ thống, tuân theo quy trình do Hội sở xây dựng và các chế độ quy định của pháp luật.
Tuân thủ các chịu trách nhiệm về quản lý, điều hành, giám sát và phát triển nhân sự và kết quả kinh doanh tại Chi nhánh.
Hoạch định chiến lƣợc phát triển (ngắn hạn và trung hạn), kế hoạch kinh doanh hàng năm cho Chi nhánh, xác định chỉ tiêu cho các phòng ban tại Chi nhánh.
GIÁM ĐỐC
PHÓ GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC KIỂM TRA KIỂM
SOÁT NỘI BỘ Phòng Kế toán Ngân quỹ Phòng Dịch vụ và Marketing Phòng Tín dụng Phòng Kinh doanh ngoại hối Chi nhánh loại III Phú Mỹ Hƣng Phòng Điện toán Phòng Kế hoạch Tổng hợp Phòng Hành chính Nhân sự Các phòng Giao dịch phụ thuộc
Phó giám đốc:
Giúp việc cho Giám đốc Chi nhánh trong việc tổ chức quản lý, điều hành các hoạt động kinh doanh và chất lƣợng dịch vụ, nhằm tối đa hóa lợi nhuận, chất lƣợng dịch vụ, đảm bảo việc kinh doanh an toàn, hiệu quả, tuân thủ các quy định của pháp luật và các chính sách nội bộ.
Quản lý tổ chức, phát triển quan hệ khách hàng thuộc mảng công việc đƣợc phân công, chăm sóc khách hàng nhƣ tiếp thị, quảng bá hình ảnh theo chƣơng trình của toàn hệ thống và của Chi nhánh nhằm giới thiệu hệ thống các sản phẩm dịch vụ ngân hàng.
Giúp Giám đốc Chi nhánh trong việc tổ chức đánh giá, phân loại khách hàng nhằm có chính sách kinh doanh, quan hệ khách hàng phù hợp.
Phòng Kiểm tra, Kiểm soát nội bộ:
Xây dựng chƣơng trình công tác năm, quý phù hợp với chƣơng trình công tác kiểm tra, kiểm soát của Agribank Việt Nam và đặc điểm cụ thể của đơn vị mình và phải đƣợc Giám đốc Agribank Chi nhánh Nam Sài Gòn duyệt.
Tổ chức thực hiện chƣơng trình công tác kiểm tra, kiểm soát của Agribank Việt Nam cũng nhƣ kế hoạch của đơn vị và báo cáo kịp thời các kết quả kiểm tra, kiểm toán, việc chỉnh sửa các tồn tại thiếu sót kiểm soát tại Hội sở, Chi nhánh loại III, các Phòng giao dịch phụ thuộc nhằm đảm bảo an toàn trong hoạt động kinh doanh. Đầu mối phối hợp với các đoàn kiểm tra của Agribank, các cơ quan thanh tra, kiểm toán để thực hiện các cuộc kiểm tra tại Agribank Chi nhánh Nam Sài Gòn theo quy định.
Tổ chức kiểm tra, xác minh, tham mƣu cho Giám đốc Chi nhánh giải quyết đơn thƣ khiếu nại, tố cáo thuộc thẩm quyền. Làm nhiệm vụ thƣờng trực Ban chống tham nhũng, tham mƣu cho lãnh đạo trong hoạt động chống tham nhũng, tham ô, lãng phí và thực hành tiết kiệm tại Chi nhánh Nam Sài Gòn.
Phòng Kế toán và Ngân quỹ:
Trực tiếp hạch toán kế toán và thanh toán theo quy định của NHNN và Agribank Việt Nam. Xây dựng chỉ tiêu kế hoạch tài chính, quyết toán kế hoạch thu, chi tài chính trình Agribank phê duyệt.
Phối hợp với phòng Hành chính Nhân sự quyết toán quỹ tiền lƣơng trình Agribank phê duyệt. Thực hiện các khoản nộp ngân sách Nhà nƣớc theo luật định.
Tổng hợp, lƣu trữ hồ sơ tài liệu về hạch toán, kế toán và kho quỹ, quyết toán và các báo cáo theo quy định.
Thực hiện nghiệp vụ thanh toán, ngân quỹ theo quy định nhƣ tiền gửi, thanh toán trong nƣớc, mở tài khoản đối với khách hàng trong và ngoài nƣớc.
Chấp hành quy định về an toàn kho quỹ, định mức tồn quỹ, công tác hậu kiểm và chế độ báo cáo theo quy định của Agribank.
Phòng Dịch vụ và Marketing:
Trực tƣ vấn, tiếp thị giới thiệu các loại sản phẩm dịch vụ ngân hàng cho khách hàng; tiếp nhận các ý kiến phản hồi từ khách hàng về dịch vụ, đề xuất hƣớng dẫn cải tiến nâng cao chất lƣợng, hiệu quả dịch vụ.
Tham mƣu với Giám đốc Chi nhánh về chính sách phát triển sản phẩm dịch vụ mới, cải tiến quy trình giao dịch, phục vụ khách hàng, xây dựng kế hoạch tiếp thị, thông tin, tuyên truyền quảng cáo đặc biệt là các dịch vụ, sản phẩm cung ứng trên thị trƣờng.
Xây dựng kế hoạch quảng bá thƣơng hiệu, thực hiện văn hoá doanh nghiệp, lập chƣơng trình phối hợp với cơ quan báo chí truyền thông, quảng bá hoạt động của Chi nhánh Nam Sài Gòn và của Agribank Việt Nam nhƣ các ấn phẩm catalog, sách, lịch, thiệp, áp phích theo quy định.
Trực tiếp tổ chức triển khai nghiệp vụ thẻ và giải đáp thắc mắc của khách hàng về hoạt động thẻ trên địa bàn, tham mƣu cho Giám đốc Chi nhánh Nam Sài Gòn phát triển mạng lƣới đại lý và chủ thẻ, giám sát nghiệp vụ phát hành và thanh toán thẻ theo quy định của Agribank.
Phòng Tín dụng:
Đầu mối tham mƣu đề xuất với Giám đốc Chi nhánh xây dựng chiến lƣợc khách hàng tín dụng, phân loại khách hàng và đề xuất các chính sách ƣu đãi đối với từng loại khách hàng nhằm mở rộng theo hƣớng đầu tƣ tín dụng khép kín: sản xuất, chế biến, tiêu thụ, xuất khẩu và gắn tín dụng sản xuất, lƣu thông và tiêu dùng.
Thực hiện các nghiệp vụ tín dụng, bảo lãnh. Phổ biến hƣớng dẫn, giải đáp thắc mắc cho khách hàng về các quy định quy trình tín dụng, dịch vụ của ngân hàng.
Thƣờng xuyên phân loại dƣ nợ, trích lập dự phòng rủi ro tín dụng, phân tích nợ quá hạn, nợ tiềm ẩn rủi ro tìm nguyên nhân và đề xuất hƣớng khắc phục.
Chịu trách nhiệm marketing tín dụng bao gồm thiết lập, mở rộng phát triển hệ thống khách hàng, giới thiệu các sản phẩm tín dụng, dịch vụ cho khách hàng, chăm sóc, tiếp nhận yêu cầu và ý kiến phản hồi của khách hàng.
Quản lý (hoàn chỉnh, bổ sung, bảo quản, lƣu trữ, khai thác …) hồ sơ tín dụng, phân tích, quản lý (thu thập, lƣu trữ, bảo mật, cung cấp) thông tin và lập báo cáo về công tác tín dụng theo phạm vi đƣợc phân công.
Phối hợp với các phòng nghiệp vụ khác theo quy trình tín dụng; quản lý rủi ro theo chức năng, nhiệm vụ của phòng. Tiếp nhận và tái thẩm định trình Giám đốc Chi nhánh Nam Sài Gòn những món vay vƣợt quyền phán quyết của Chi nhánh loại III và các Phòng giao dịch phụ thuộc.
Chủ động nhắc khách hàng trả nợ đến hạn và nợ đã gia hạn để thu hồi, hạn chế phát sinh nợ quá hạn ở mức thấp nhất. Bằng mọi biện pháp, tích cực thu hồi nợ đã xử lý rủi ro và nợ xấu.
Phòng Kinh doanh Ngoại hối:
Thực hiện các nghiệp vụ kinh doanh ngoại tệ (mua, bán, chuyển đổi…) thanh toán quốc tế trực tiếp tại Chi nhánh theo quy định; hạch toán các nghiệp vụ phát sinh thuộc nhiệm vụ của phòng.
Thực hiện công tác thanh toán quốc tế thông qua mạng SWIFT Agribank Phối hợp với Phòng Tín dụng trong các nghiệp vụ tín dụng liên quan đến thanh toán quốc tế, bảo lãnh có yếu tố nƣớc ngoài. Thực hiện các dịch vụ kiều hối và chuyển tiền nƣớc ngoài.
Thực hiện quản lý thông tin (lƣu trữ hồ sơ phân tích, bảo mật, cung cấp liên quan đến công tác của phòng và lập các báo cáo theo quy định).
Phòng Điện toán:
Tổng hợp, thống kê và lƣu trữ số liệu, thông tin liên quan đến hoạt động của Chi nhánh. Chấp hành chế độ báo cáo, thống kê và cung cấp số liệu, thông tin theo quy định.
Quản lý, bảo dƣỡng và sửa chữa máy móc, thiết bị tin học. Có trách nhiệm trong việc quản lý, sử dụng các tài sản, công cụ dụng cụ, trang thiết bị tin học, vật tƣ đƣợc giao phục vụ cho công tác chuyên môn theo quy định của Agribank.
Phòng Kế hoạch tổng hợp:
Trực tiếp quản lý cân đối nguồn vốn đảm bảo cơ cấu về kỳ hạn, loại tiền tệ, loại tiền gửi. Đề xuất mức lãi suất huy động tiền gửi cũng nhƣ lãi suất cho vay phù hợp, kịp thời và quản lý các hệ số an toàn theo quy định. Tham mƣu cho Giám đốc điều hành nguồn vốn và chịu trách nhiệm đề xuất chiến lƣợc khách hàng, chiến lƣợc huy động vốn tại địa phƣơng và giải pháp phát triển nguồn vốn.
Cân đối nguồn vốn, sử dụng vốn (tính các loại phí, lãi liên quan đến nguồn vốn) và điều hòa vốn kinh doanh đối với Chi nhánh loại III và các Phòng giao dịch phụ thuộc. Tổng hợp, phân tích hoạt động kinh doanh quý, năm. Dự thảo báo cáo sơ kết, tổng kết.
Phòng Hành chính và Nhân sự:
Tƣ vấn pháp chế trong việc thực thi các nhiệm vụ về giao kết hợp đồng, hoạt động tố tụng, tranh chấp dân sự, hình sự, kinh tế, lao động, hành chính liên quan đến cán bộ, nhân viên và tài sản của Chi nhánh. Đầu mối quan hệ với cơ quan tƣ pháp tại địa phƣơng.
Đầu mối giao tiếp với khách đến làm việc, công tác tại Chi nhánh.
Trực tiếp quản lý con dấu của Chi nhánh; thực hiện công tác hành chính, văn thƣ, lễ tân, phƣơng tiện giao thông, bảo vệ, y tế của Chi nhánh.
Đầu mối trong việc chăm lo đời sống vật chất, văn hoá - tinh thần và thăm hỏi ốm, đau, hiếu, hỷ cán bộ, nhân viên, quản lý hồ sơ cán bộ thuộc Chi nhánh nghỉ hƣu theo quy định của Nhà nƣớc và của ngành Ngân hàng. Trực tiếp thực hiện chế độ tiền lƣơng, bảo hiểm, tính thuế thu nhập cá nhân, quản lý lao động; theo dõi thực hiện nội quy lao động, thoả ƣớc lao động tập thể. Hàng tháng theo dõi rà soát và tổng hợp việc chấm công lao động, phối hợp với phòng Kế toán Ngân quỹ thực hiện quyết toán quỹ tiền lƣơng theo quy định của Agribank Việt Nam. Thực hiện công tác quy hoạch cán bộ, đề xuất cử cán bộ nhân viên đi công tác, học tập trong và ngoài nƣớc theo quy định. Tổng hợp, theo dõi thƣờng xuyên cán bộ, nhân viên đƣợc quy hoạch, đào tạo.
Đề xuất, hoàn thiện và lƣu trữ hồ sơ theo đúng quy định của Nhà nƣớc, Đảng, NHNN, Agribank trong việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thƣởng, kỷ luật cán bộ nhân viên trong phạm vi phân cấp uỷ quyền của Tổng Giám đốc Agribank Việt Nam.
Chi nhánh loại III:
Tổ chức bộ máy kinh doanh; thực hiện theo các cơ chế, quy trình nghiệp vụ kinh doanh của Agribank; công tác cán bộ, đào tạo, tiền lƣơng, thi đua, khen thƣởng…
Quảng bá, tiếp thị thƣơng hiệu, sản phẩm dịch vụ của Agribank đến khách hàng, đối tác và cộng đồng; củng cố, phát triển nâng tầm thƣơng hiệu Agribank; xây dựng và phát triển văn hóa Agribank, đƣa văn hóa Agribank lan tỏa trong cộng đồng; lƣu trữ hình ảnh, tƣ liệu phục vụ cho quảng bá thƣơng hiệu Agribank.
Quản lý và khai thác tài sản Agribank đảm bảo an toàn, hiệu quả.
Thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh và công tác báo cáo, thống kê đƣợc Giám đốc Agribank Chi nhánh Nam Sài Gòn giao hàng năm, hàng quý.
Phòng giao dịch trực thuộc:
Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy của Phòng giao dịch Đô Thị Mới Agribank Chi nhánh Nam Sài Gòn
Nguồn: Phòng giao dịch Đô Thị Mới, Agribank Chi nhánh Nam Sài Gòn
Nhiệm vụ và chức năng của các phòng ban:
Phó Giám Đốc Phụ Trách
Trực tiếp điều hành và thực hiện các nhiệm vụ trong quyền hạn của mình theo phân cấp, ủy quyền của Giám Đốc Agribank Chi nhánh Nam Sài Gòn. Đƣợc kí kết HĐTD, thế chấp tài sản và hợp đồng khác liên quan đến hoạt động kinh doanh của ngân hàng theo quy định.
Tổ tín dụng
Nghiên cứu, xây dựng chiến lƣợc khách hàng tín dụng và các mô hình tín dụng thí điểm. Thực hiện nghiệp vụ cho vay, bảo lãnh bằng VND, ngoại tệ theo đúng thể lệ và quy trình tín dụng của NHNN và NHNo&PTNT. Tổ chức hƣớng dẫn khách hàng về các nghiệp vụ ngân hàng và hƣớng dẫn lập hồ sơ vay vốn. Tổ chức theo dõi nợ vay, thƣờng xuyên kiểm tra việc sử dụng vốn vay và tài sản thế chấp, cầm cố của khách hàng. Tổ chức lƣu trữ hồ sơ tín dụng, bảo lãnh, lập hồ sơ khách hàng, đôn đốc thu hồi nợ và xử lý nợ quá hạn.
Tổ kế toán ngân quỹ
Thực hiện giao dịch thanh toán và ngân quỹ với khách hàng nhƣ tiền gửi, thanh toán trong nƣớc, mở tài khoản đối với khách hàng trong và ngoài nƣớc, thu tiền điện, tiền
PHÓ GIÁM ĐỐC PHỤ TRÁCH
nƣớc, thuế. Kết sổ quỹ vào giữa ngày và cuối ngày cho thủ quỹ. Liệt kê chứng từ, lƣu trữ hồ sơ tài liệu về hạch toán, kế toán và kho quỹ, tiết quỹ từ hội sở về Phòng giao dịch.