Việc tổ chức quản lý hoạt động du lịch tại các DTLSVH về mặt quản lý nhà nước đã được luật hóa bằng các văn bản pháp luật như luật Di sản văn hóa năm 2001, sửa đổi, bổ sung năm 2009, Luật Du lịch và các văn bản dưới luật như Nghị định hướng dẫn thi hành luật của Thủ tướng chính phủ, các quyết định của UBND thành phố, công văn của các cơ quan chuyên môn như Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch (VHTT&DL), Ban Quản lý (BQL) DT&DT, các nguyên tắc về bảo tồn, tôn tạo di tích... Ngoài ra, việc quản lý còn phải tuân theo những điều ước quốc tế mà Việt Nam đã ký kết.
Việc quản lý các DTLSVH Văn Miếu Quốc Tử Giám được thực hiện theo quy định của pháp luật và các hướng dẫn thi hành. Thực hiện sự chỉ đạo của Chính phủ về phân cấp quản lý nhằm quản lý tốt các DTLSVH, UBND thành phố Hà Nội đã thực hiện việc phân cấp và phân quyền quản lý cho các cơ quan cấp dưới, cơ quan chức năng. Thành phố quản lý 12 di tích tiêu biểu trong đó có Văn Miếu Quốc Tử Giám. Theo đó, Văn Miếu – Quốc Tử Giám được phân công quản lý trực tiếp từ UBND Thành phố Hà Nội và giao cho đơn vị cấp dưới tổ chức thực hiện (sơ đồ 3.3).
Hình 3.3: Phân công quản lý di tích trên địa bàn Hà Nội
Nguồn: Sở Văn hoá, Thể thao và Du lịch Hà Nội
Ở cấp quản lý đơn vị, bộ máy quản lý hoạt động du lịch tại di tích Văn Miếu – Quốc Tử Giám chính là Trung tâm hoạt động Văn hóa khoa học Văn Miếu – Quốc Tử Giám trực thuộc Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch Hà Nội. Đây cũng chính là chủ thể quản lý chính các hoạt động du lịch tại di tích Văn Miếu - Quốc Tử Giám. Trung tâm được thành lập ngày 25/4/1988 với chức năng, nhiệm vụ:
- Quản lý khu di tích Văn Miếu – Quốc Tử Giám theo Pháp lệnh bảo vệ và sử dụng DTLSVH.
- Tổ chức các hoạt động văn hoá, khoa học, nghệ thuật phục vụ sự nghiệp xây dựng và phát triển thủ đô.
- Tổ chức hướng dẫn khách tham quan du lịch
- Lập quy hoạch bảo vệ và tôn tạo khu di tích. Trang bị những phương tiện cần thiết nhằm phát huy tác dụng và đáp ứng những yêu cầu hoạt động khoa học.
Cơ cấu tổ chức của Trung tâm bao gồm: Ban Giám đốc Trung tâm và các phòng chuyên môn.
Hình 3.4: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý cấp đơn vị di tích Văn Miếu – Quốc Tử Giám
Nguồn: Phòng Hành chính Tổng hợp Ban Giám đốc gồm có:
- Giám đốcTrung tâm: Giám đốc lãnh đạo mọi mặt công tác của Trung tâm, chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở Văn hóa và Thể thao Hà Nội và trước pháp luật về mọi hoạt động của Trung tâm.
- Phó Giám đốc Trung tâm: Là người giúp Giám đốc Trung tâm, chịu trách nhiệm trước Giám đốc Trung tâm và trước pháp luật về các nhiệm vụ được phân công; khi Giám đốc Trung tâm vắng mặt, một Phó Giám đốc Trung tâm được Giám đốc ủy nhiệm điều hành các hoạt động của Trung tâm.
Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức đối với Giám đốc, Phó Giám đốc Trung tâm thực hiện theo tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ do Bộ VHTT&DL và Thành phố Hà Nội ban hành theo quy định của pháp luật.
Các phòng chức năng nghiệp vụ
Trung tâm hoạt động Văn hóa Khoa học Văn Miếu - Quốc Tử Giám hiện nay có 4 phòng chuyên môn nghiệp vụ:
- Phòng Hành chính -Tổng hợp: có chức năng tham mưu Ban Giám đốc Trung tâm các mặt công tác gồm: công tác xây dựng đề án, quy chế, kế hoạch, chương trình hoạt động; công tác tổng hợp, báo cáo; công tác tổ chức bộ máy; công tác quản trị, hành chính; công tác văn thư lưu trữ; công tác quản lý hậu cần, tài sản; công tác an ninh, bảo vệ, phòng cháy chữa cháy; công nghệ thông tin; tổ chức các hoạt động văn hóa, nghệ thuật và đầu mối triển khai các hoạt động dịch vụ có thu.
Ban Giám đốc Phòng Hành chính tổng hợp Phòng Nghiên cứu Sưu tầm Phòng Giáo dục truyền thông Phòng Duy tu Môi trường
- Phòng Nghiên cứu - Sưu tầm: sưu tầm các tài liệu, hiện vật về lịch sử di tích Văn Miếu –Quốc Tử Giám và nền giáo dục Nho học Việt Nam; tổ chức nghiên cứu về lịch sử Di tích Văn Miếu – Quốc Tử Giám phù hợp với chức năng, nhiệm vụ được giao thông qua các tài liệu, hiện vật của Trung tâm và tài liệu hợp pháp được sưu tầm khác.
- Phòng Giáo dục - Truyền thông: tham mưu giúp Ban Giám đốc Trung tâm trong việc phát huy giá trị di tích; Tổ chức và tuyên truyền giới thiệu cho khách trong và ngoài nước tham quan khu di tích Văn Miếu- Quốc Tử Giám.
- Phòng Duy tu - Môi trường: tham mưu và tổ chức thực hiện các kế hoạch được duyệt nhằm đảm bảo kỹ thuật duy trì chăm sóc vườn hoa cây cảnh, thảm cỏ và vệ sinh môi trường toàn bộ khu di tích Văn Miếu - Quốc Tử Giám phục vụ cho việc tham quan
Cán bộ nhân viên tại Trung tâm đều phải chịu trách nhiệm quản lý hoạt động du lịch ở di tích Văn Miếu – Quốc Tử Giám với sự phân cấp và phân công nhiệm vụ rõ ràng.
Hình 3.5: Số lượng cán bộ nhân viên tại Trung tâm hoạt động Văn hóa khoa học Văn Miếu – Quốc Tử Giám
Nguồn: Phòng Hành chính Tổng hợp
Cán bộ nhân viên tại các phòng chức năng của Trung tâm phân bố không đều. Theo thống kê của Phòng Hành chính - tổng hợp, tổng số cán bộ nhân viên quản lý hoạt động du lịch tại di tích Văn Miếu – Quốc Tử Giám là 102 người, trong
55 9 8 27 3 0 10 20 30 40 50 60 Hành chính tổng hợp Giáo dục truyền thông
Nghiên cứu sưu
đó phòng Hành chính Tổng hợp đông nhất là 55 người (chiếm 54,5%), sau đó là phòng Duy tu môi trường (chiếm 26,7%), phòng Nghiên cứu sưu tầm và phòng Giáo dục truyền thông đều có số lượng người gần như nhau và khoảng 8%.
Tại Văn Miếu - Quốc Tử Giám có 07 thuyết minh viên đều có trình độ đại học trong đó 01 thuyết minh viên đào tạo chuyên ngành du lịch, 04 thuyết minh viên đào tạo chuyên ngành ngoại ngữ, 02 thuyết minh viên chuyên ngành bảo tồn bảo tàng tại trường Đại học Văn hóa. Họ thuộc phòng Giáo dục – truyền thông. Số lượng thuyết minh viên đã không tăng lên trong suốt giai đoạn 2010 – 2018 là bởi Trung tâm đã triển khai phát triển hình thức thuyết minh tự động để phục vụ hiệu quả hơn nhu cầu chủ động tìm hiểu di tích, văn hoá Văn Miếu – Quốc Tử Giám của các cá nhân tham quan. Các thuyết minh viên chỉ làm nhiệm vụ bảo quản, trưng bày và giới thiệu các tài liệu, hiện vật về di tích Văn Miếu - Quốc Tử Giám, tham gia tổ chức các hoạt động kỷ niệm, giới thiệu các danh nhân văn hóa, danh nhân khoa học của Việt Nam và thế giới, giới thiệu và phổ biến các công trình khoa học có giá trị của Việt Nam và thế giới, giới thiệu các tác phẩm văn học, nghệ thuật, ưu tiên loại hình nghệ thuật dân tộc; phối hợp tổ chức các cuộc trao giải thưởng cho các công trình văn hóa khoa học của Thành phố và quốc gia; Tổ chức các hoạt động tôn vinh văn hóa dân tộc, trưng bày ngành nghề truyền thống, giao lưu văn hóa hay tổ chức phục vụ khách tham quan du lịch và các đoàn ngoại giao của Đảng và Nhà nước.