2.2.1. Phƣơng pháp kiểm tra
Là quá trình KTV xem xét về sự hiện hữu đối với từng loại tài sản của doanh nghiệp thông qua việc so sánh, đối chiếu số lƣợng cũng nhƣ giá trị giữa sổ sách và thực tế để dựa vào đó làm cơ sở cho KTV đƣa ra những ý kiến của mình.
2.2.2.1. Kiểm kê vật chất
Phƣơng pháp kiểm kê vật chất là quá trình kiểm tra, tính toán lại số lƣợng các loại tài sản của doanh nghiệp. Vì là kiểm tra vật chất do vậy thƣờng áp dụng đối với tài sản tồn tại dƣới dạng vật chất cụ thể nhƣ: hàng tồn kho, tài sản cố định, tiền mặt, giấy tờ thanh toán có giá trị. Đặc điểm nổi bật của phƣơng pháp này là thời gian kiểm tra, có thể kiểm tra đột xuất hay định kỳ và loại hình kiểm kê toàn diện hay chọn mẫu…tùy theo mục đích của từng loại kiểm toán. Nếu là kiểm toán BCTC cả năm thì phải thực hiện kiểm kê toàn diện vào thời điểm cuối năm. Nếu cuộc kiểm kê nhằm mục đích đặc biệt nhƣ chia tách, sát nhập hay giải thể doanh nghiệp thì cuộc kiểm kê có thể đƣợc hiện đột xuất và chỉ kiểm kê điển hình.
KTV thƣờng thực hiện phƣơng pháp này theo quy trình sau đây:
Chuẩn bị kiểm kê: tham gia cuộc kiểm kê với tƣ cách là ngƣời quan sát KTV phải nắm bắt đƣợc quy trình kế hoạch kiểm kê cũng nhƣ quy trình kiểm kê, các đặc điểm về hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ của khách hàng có ảnh hƣởng đến cuộc kiểm kê.
Thực hiện kiểm kê: KTV phải ghi chép lại trình tự kiểm kê, thành phần tham gia các cuộc kiểm kê, nhận định các đối tƣợng hàng hóa đƣợc kiểm kê.
Kết thúc kiểm kê: KTV thu thập biên bản kiểm kê với đầy đủ chữ ký của ngƣời tham gia kiểm kê.
Về ưu điểm:
Cung cấp bằng chứng có độ tin cậy cao, có tính thuyết phục và mang tính khách quan vì chính KTV sẽ tham gia quá trình kiểm kê và chứng kiến kiểm kê để xác minh sự tồn tại của tài sản trong thực tế.
Việc thực hiện phƣơng pháp này đơn giản, phù hợp với chức năng xác minh của kiểm toán.
Về nhược điểm:
Đối với việc kiểm kê một số loại tài sản cố định nhƣ nhà xƣởng, đất đai …thì chỉ cho biết sự hiện hữu của tài sản chứ không cho biết quyền sở hữu của đơn vị đƣợc kiểm toán.
Đối với hàng hóa, vật tƣ tồn kho kiểm kê chỉ cho biết sự tồn tại thực tế về mặt số lƣợng, c n về chất lƣợng, tình trạng kỹ thuật, cách đánh giá tài sản thì chƣa thể biết đƣợc.
Do vậy cần phải kèm theo các bằng chứng khác để có thể biết đƣợc về quyền sở hữu và giá trị của tài sản đó.
2.2.2.2. Kiểm tra tài liệu
Phƣơng pháp kiểm tra tài liệu là quá trình xem xét, kiểm tra, đối chiếu các chứng từ nhƣ: hóa đơn GTGT, hợp đồng kinh tế, phiếu nhập - xuất kho, phiếu thu - chi… với số liệu liên quan có sẵn trên sổ sách trong đơn vị. Có 2 cánh kiểm tra:
Từ một kết luận cho trƣớc, KTV thu thập tài liệu để làm bằng chứng cơ sở cho kết luận.
Ví dụ: KTV kiểm tra các tài liệu, hồ sơ pháp lý về quyền sở hữu của tài sản…
KTV kiểm tra các tài liệu của một nghiệp vụ từ khi phát sinh cho đến khi vào sổ sách. Quá trình này tiến hành theo hai hƣớng:
Từ chứng từ gốc lên sổ sách: khi KTV muốn chứng minh nghiệp vụ đã xảy ra có đƣợc hạch toán và ghi sổ là đầy đủ. Mục tiêu cảu phƣơng pháp này là để đạt đƣợc CSDL
“Đầy đủ”.
Từ sổ sách kiểm tra ngược về chứng từ gốc: khi KTV muốn chứng minh về tính có
thật của các nghiệp vụ đƣợc ghi sổ có thực sự phát sinh trên thực tế hay không. Mục tiêu cảu phƣơng pháp này là để đạt đƣợc CSDL “Phát sinh”.
Khi kiểm tra về phƣơng pháp này KTV cần phân biệt quá trình kiểm tra vật chất về tài sản nhƣ: tiền mặt, trái phiếu có giá… với quá trình kiểm tra các chứng từ nhƣ: phiếu chi đã thanh toán và chứng từ bán hàng…Nếu tài liệu đƣợc kiểm toán là một hóa đơn mua hàng, không có giá trị thanh toán nhƣ tiền, thì bằng chứng đó là tài liệu chứng minh. Đối với trái
phiếu, khi chƣa đƣợc ký, nó là một chứng từ, khi đƣợc ký nó là một tài sản, sau khi thanh toán nó là một chứng từ. Phƣơng pháp kiểm tra vật chất áp dụng với trái phiếu khi nó là một tài sản, áp dụng phƣơng pháp kiểm tra tài liệu khi nó là một chứng từ.
Về ưu điểm: cách thực hiện tƣơng đối thuận tiện và dễ dàng do các tài liệu thƣờng có sẵn, chi phí thấp hơn khi sử dụng các phƣơng pháp khác.
Về nhược điểm: là độ tin cậy của tài liệu chứng minh phụ thuộc vào nguồn gốc của nó, hay cụ thể là sự độc lập của tài liệu đối với đơn vị đƣợc kiểm toán. Ngoài ra, các tài liệu thu thập đƣợc có thể bị ngƣời cung cấp sữa chữa, giả mạo… làm mất tính khách quan, do vậy cần phải có sự kiểm tra, xác minh thông qua các phƣơng pháp khác.
2.2.2. Phƣơng pháp phỏng vấn
Phỏng vấn là quá trình KTV thu thập thông tin bằng văn bản hay bằng lời nói thông qua việc thẩm vấn những ngƣời hiểu biết về vấn đề mà KTV quan tâm. Đây là phƣơng pháp giúp KTV nắm bắt những thông tin quan trọng, ảnh hƣởng trọng yếu đến BCTC nhƣ: quy mô đơn vị, tình hình hoạt động, cơ cấu tổ chức, chính sách kế toán, đánh giá rủi ro,…
KTV có thể thực hiện phỏng vấn qua 2 cách:
Trực tiếp: Là phƣơng pháp mà KTV sẽ gặp gỡ và trực tiếp đối thoại với ngƣời đƣợc phỏng vấn.
Gián tiếp: Là phƣơng pháp mà KTV không có điều kiện gặp đƣợc ngƣời đƣợc phỏng vấn, vì thế sẽ gửi cho họ bảng câu hỏi đã chuẩn bị sẵn và yêu cầu họ trả lời.
Sơ đồ 2.1: Quy trình phỏng vấn khách hàng của KTV
(Nguồn: Tài liệu Công ty TNHH Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán Phía Nam (AASCs), lưu hành nội bộ)
Về ưu điểm: là phƣơng pháp đơn giản với chi phí thấp giúp KTV có cái nhìn sâu sắc, toàn diện những vấn đề còn thắc mắc và thu đƣợc những thông tin phản hồi để củng cố kết luận của KTV đối với BCTC.
Về nhược điểm : là độ tin cậy của bằng chứng không cao do đối tƣợng chủ yếu là các nhân viên trong công ty khách hàng nên thiếu tính khách quan, chất lƣợng bằng chứng phụ
thuộc vào trình độ và sự hiểu biết của ngƣời đƣợc hỏi. Bằng chứng thu thập đƣợc vì vậy nên thu thập thêm các bằng chứng khác kèm theo.
Bằng chứng kiểm toán khi thu đƣợc khi áp dụng phƣơng pháp này đƣợc gọi là kiểu mẫu
phỏng vấn. Phỏng vấn giúp KTV nắm bắt đƣợc những thay đổi trong HTKSNB hoặc nhằm
để điều tra về các nghiệp vụ và các sự kiện của khách hàng không thƣờng niên nhƣ: các nghiệp vụ đột xuất, đặc biệt xảy ra vào cuối niên độ kế toán có tác động đến doanh thu, chi phí, kết quả. Các nghiệp vụ hoặc các phƣơng pháp xử lý kế toán phức tạp.
2.2.3. Phƣơng pháp quan sát
Phƣơng pháp quan sát là phƣơng pháp để đánh giá một thực trạng hay hoạt động của đơn vị đƣợc kiểm toán. Ví dụ KTV có thể đi thị sát đơn vị đƣợc kiểm toán để có ấn tƣợng chung về máy móc thiết bị của đơn vị, quan sát tính cũ mới cũng nhƣ sự vận hành của máy móc, hay quan sát các cá nhân thực hiện nhiệm vụ để đánh giá về hoạt động của đơn vị…
Về ưu điểm là rất hữu ích trong nhiều phần hành của cuộc kiểm toán, bằng chứng thu đƣợc có độ tin cậy cao.
Về nhược điểm là chỉ có tính chất thời điểm, chỉ đúng vào lúc thực thi công việc ở thời điểm quan sát, không chắc chắn ở thời điểm khác có đúng hay không. Ngoài ra, phƣơng pháp này khó có thể tự cung cấp đầy đủ bằng chứng nên phải kết hợp với các phƣơng pháp khác.
2.2.4. Phƣơng pháp gửi thƣ xác nhận
Xác nhận là quá trình thu thập các bản xác nhận của bên thứ ba, xác minh tính chính xác của thông tin mà KTV còn nghi vấn. Các đối tƣợng mà KTV có thể gửi thƣ xác nhận đƣợc khái quát qua bảng sau:
Bảng 2.2 Đối tƣợng KTV có thể gửi thƣ xác nhận
Thông tin Nơi xác nhận
Tài sản
Tiền gửi ngân hàng Ngân hàng
Khoản phải thu Khách nợ
Phiếu nợ phải thu Ngƣời lập phiếu
Hàng tồn kho gửi trong công ty lƣu kho Công ty lƣu kho Giá trị bằng tiền của bảo hiểm nhân thọ Công ty bảo hiểm
Công nợ
Khoản phải trả Chủ nợ
Phiếu nợ phải trả Ngƣời cho vay
Trả trƣớc của khách hàng Khách hàng
Cầm cố phải trả Ngƣời nhận cầm cố
Trái phiếu phải trả Ngƣời giữ trái phiếu
Vốn chủ sở hữu Ngƣời giữ sổ đăng ký và đại lý chuyển nhƣợng
Cổ phần dang lƣu hành Cổ đông
Các loại thông tin khác
Loại bảo hiểm Công ty bảo hiểm
Nợ ngoài ý muốn Luật sƣ của công ty, ngân hàng
Vật ký quỹ cho chủ nợ Chủ nợ
(Nguồn: Tài liệu Công ty TNHH Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán Phía Nam (AASCs), lưu hành nội bộ)
Thƣ xác nhận sau khi đã có ký duyệt của đơn vị đƣợc kiểm toán có thể đƣợc KTV gửi trực tiếp tới bên thứ ba để nhờ xác nhận thông tin theo yêu cầu và sau đó đƣợc gửi trở lại KTV. Có 2 hình thức lấy thƣ xác nhận:
Dạng phủ định: KTV yêu cầu có thƣ phản hồi nếu có chênh lệch giữa thực tế với thông tin KTV cần xác nhận. Độ tin cậy của thƣ xác nhận này thấp hơn, thƣờng áp
dụng cho những khoản mục có rủi ro mà KTV đánh giá thấp và không trọng yếu. Dạng khẳng định, KTV yêu cầu ngƣời nhận thƣ phản hồi cho dù số liệu là đúng
hay là sai. Hình thức thứ hai độ tin cậy cao hơn nhƣng chi phí từ đó cũng cao hơn.
Sơ đồ 2.2: Quy trình gửi thư xác nhận của KTV
(Nguồn: Tài liệu Công ty TNHH Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán Phía Nam (AASCs), lưu hành nội bộ)
Các thƣ xác nhận cần đảm bảo các yêu cầu sau: Nội dung thƣ xác nhận đƣợc lập bởi KTV. KTV tự lựa chọn đối tƣợng để gửi thƣ. Xác nhận phải đƣợc thể hiện bằng văn bản.
Thƣ xác nhận phải có chữ ký và dấu của công ty cần xác nhận.
Thƣ xác nhận phải đƣợc gửi trực tiếp đến công ty kiểm toán, trƣởng nhóm kiểm toán.
Về ưu điểm: Phƣơng pháp này đƣợc áp dụng trong hầu hết trong tất cả các cuộc kiểm toán, thƣ xác nhận đƣợc kiểm soát bởi KTV từ lúc chuẩn bị gửi đi cho đến khi chúng đƣợc gửi lại. Bằng chứng thu đƣợc có độ tin cậy cao, vì chúng có nguồn gốc độc lập với khách hàng.
Về nhược điểm: Chi phí thực hiện khá lớn và phạm vi áp dụng là tƣơng đối giới hạn nhất là khi đơn vị đƣợc kiểm toán có quy mô lớn, quan hệ rộng, đa quốc gia…Nhiều trƣờng hợp KTV không nhận đƣợc thƣ xác nhận vì nhiều nguyên nhân nhƣ: bân thứ ba không chịu hợp tác với KTV, bị thất lạc hay có sự thông đồng giữa khách hàng và bên thứ ba làm giảm độ tin cậy của thƣ xác nhận.
2.2.5. Phƣơng pháp tính toán
Phƣơng pháp tính toán là quá trình KTV kiểm tra chính xác về mặt số học của việc tính toán và ghi sổ, bao gồm việc kiểm tra lại mẫu các tính toán và kiểm tra sự dịch chuyển thông tin do khách hàng thực hiện trong kỳ đƣợc kiểm toán.
Kiểm tra lại mẫu các tính toán: bao gồm có việc tính lại các hóa đơn bán hàng, hàng tồn kho, cộng các sổ nhật ký và sổ phụ, tính toán lại giá thành, chi phí khấu hao… Kiểm tra lại quá trình tuyển dịch thông tin: gồm việc rà soát lại các số tiền để tin
rằng khi cùng một thông tin đó đƣợc ghi vào nhiều nơi thì các thông tin đó đƣợc ghi sổ với cùng một số tiền nhƣ nhau trong mỗi lần ghi.
Phƣơng pháp này chỉ quan tâm đến tính chính xác số học mà không chú ý đến các phƣơng pháp tính đƣợc sử dụng. Do đó phƣơng pháp này thƣờng đƣợc sử dụng với các phƣơng pháp khác nhƣ kiểm tra tài liệu, kiểm tra vật chất, phân tích…
Về ưu điểm : là cung cấp bằng chứng có độ tin cậy cao nhất, xét về mặt số học, vì do chính KTV thực hiện việc tính toán lại.
Về nhược điểm : là ở chỗ là các phép tính và phân bổ đôi khi quá phức tạp, tốn thời gian, đặc biệt là đối với các công ty khách hàng có quy mô lớn, loại hình kinh doanh đa dạng, lƣợng tiền ra vào rất lớn…
Bằng chứng kiểm toán thu đƣợc khi áp dụng phƣơng pháp này gọi là kiểu mẫu chính xác số học.
2.2.6. Phƣơng pháp phân tích
Thủ tục phân tích là quá trình so sánh, đánh giá các mối quan hệ để xác định tính hợp lý của các số dƣ trên các tài khoản. Các mối quan hệ bao gồm quan hệ giữa các thông tin tài chính và các thông tin phi tài chính. Do đó, phƣơng pháp phân tích gồm ba nội dung: Dự đoán, so sánh, đánh giá.
Dự đoán: là việc đƣa ra những dự đoán về số dƣ tài khoản, tỷ suất hoặc xu hƣớng. So sánh: là so sánh dự đoán này với ƣớc lƣợng đƣợc báo cáo.
Đánh giá: là việc sử dụng các đánh giá chuyên môn, các phƣơng pháp phỏng vấn và quan sát để phân tích và kết luận cho các chênh lệch khi phân tích.
Thủ tục phân tích đƣợc sử dụng để thu thập bằng chứng gồm ba loại: Kiểm tra tính hợp
lý, phân tích ngang (phân tích xu hƣớng) và phân tích dọc (phân tích tỷ suất).
Kiểm tra tính hợp lý : thƣờng bao gồm những bƣớc cơ bản nhƣ sau -So sánh giữa các số liệu thực tế với số liệu kế hoạch, dự toán.
- So sánh giữa các chỉ tiêu của đơn vị với các chỉ tiêu bình quân trong ngành. - Nghiên cứu mối quan hệ giữa các thông tin tài chính và thông tin phi tài chính.
Phân tích ngang : là sự phân tích về thay đổi theo thời gian của các số dƣ tài khoản, hay nghiệp vụ. Phân tích ngang thƣờng đƣợc KTV sử dụng qua so sánh thông tin tài chính kỳ này với thông tin kỳ trƣớc hay so sánh thông tin giữa các tháng trong kỳ hoặc
so sánh số phát sinh của các tài khoản cần xem xét, nhằm phát hiện những biến động bất thƣờng để tập trung kiểm tra, xem xét.
Phân tích dọc : là cách thức so sánh những số dƣ tài khoản hoặc loại hình nghiệp vụ. Phƣơng pháp này cũng giúp cho việc so sánh tình hình tài chính giữa của một công ty này với công ty khác trong cùng một ngành. Và phải xét tới xu hƣớng của tỷ suất đó. Trong ba loại hình trên thì kiểm tra tính hợp lý có độ chính xác và tin cậy cao nhất.
Phân tích dọc cũng có thể cung cấp thông tin có giá trị. Phân tích ngang đƣợc xem la loại hình có độ tin cậy thấp nhất vì phƣơng pháp này chủ yếu là xem xét các dữ liệu năm trƣớc.
Khi áp dụng phƣơng pháp phân tích kiểm toán viên cần lƣu ý các vấn đề sau:
Chọn loại hình phân tích phù hợp. Các phƣơng pháp phân tích áp dụng hiệu quả hơn trong các báo cáo kết quả kinh doanh và các loại nghiệp vụ hơn là trên bảng cân đối kế toán. Các khoản mục trên báo cáo kết quả kinh doanh thƣờng dễ dự đoán hơn, các tài khoản trên bảng cân đối kế toán thƣờng phức tạp. Khi lựa chọn loại hình phân tích KTVcó thể dựa vào bảng sau:
Bảng 2.3 Loại hình phân tích
Đối tƣợng kiểm toán Phân tích ngang Phân tích dọc Kiểm tra tính hợp lý
