5. Kết cấu của đề tài
2.2.4 Phân tích tiêu chuẩn tuyển dụng
Các tiêu chuẩn để tuyển chọn nhân viên cần phải dựa trên chiến lƣợc nhân sự, định hƣớng viễn cảnh của công ty và bầu không khí văn hoá của công ty. Tại công ty Cổ phần Viễn Thông FPT – chi nhánh Kiên Giang, đây là một công ty có các bộ phận nhân sự cũng khá đơn giản và thu gọn, không có nhiều phòng ban nhƣ những doanh nghiệp lớn khác. Tuy nhiên, các bộ phận nhân sự tại công ty đã đi vào hoạt động có quy củ và ổn định, công ty cũng có một số tiêu chuẩn khá cụ thể và rõ ràng để tuyển chọn nhân viên theo từng chức danh, phù hợp với nhu cầu công việc.
Mỗi một chức danh đều có bảng tiêu chuẩn công việc phù hợp tạo điều kiện thuận lợi hơn cho bộ phận nhân sự và ban lãnh đạo công ty trong việc tuyển chọn nhân viên. Cụ thể với một số chức danh nhƣ sau:
Danh mục khối kinh doanh Danh mục khối tổng hợp
Danh mục khối kỹ thuật
- Trƣởng phòng kinh doanh - Nhân viên kinh doanh
- Nhân viên chăm sóc khách hàng
- Nhân viên Marketing
- Trƣởng phòng tổng hợp - Kế toán tổng hợp
- Nhân viên nhân sự - Nhân viên thu ngân
- Kỹ thuật trƣởng - Nhân viên kỹ thuật
Xem biểu mẫu (số 01/TD, số 02/TD).
2.2.5 Quy trình tuyển dụng
(Xem phụ lục)
Bƣớc 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng
Dựa vào mục tiêu, kế hoạch dài hạn của công ty mà các bộ phận xác định nhu cầu tuyển dụng. Cơ sở để xác định nhu cầu là khối lƣợng công việc, sự thay đổi cơ cấu tổ chức, khả năng tài chính… Cụ thể là năm 2015 công ty quyết định tăng 16% nhân sự so với năm 2014, tƣơng đƣơng với 5 ngƣời, trong đó bao gồm:
Bảng 2.10: Kế hoạch phát triển nhân sự năm 2015 so với năm 2014 Phòng/Ban Tỷ lệ tăng (%) Số lƣợng tăng (ngƣời)
Tổng Hợp 6,4 2
Kinh Doanh 3,2 1
Kỹ Thuật 6,4 2
Tổng 16 5
(Nguồn: Phòng Tổng hợp) Căn cứ vào bảng 2.10, ta thấy các bộ phận phải tuân thủ theo kế hoạch của công ty mà quyết định số lƣợng tuyển dụng, đối tƣợng tuyển dụng.
Bƣớc 2: Tổng hợp nhu cầu, lập kế hoạch
Tổng hợp nhu cầu
Các bộ phận tập hợp lại nhu cầu nhân sự rồi chuyển cho phòng Tổng hợp, cụ thể năm 2015 theo kế hoạch công ty chỉ cho phép phòng Tổng hợp và phòng Kỹ thuật tuyển dụng tăng thêm 2 ngƣời còn phòng Kinh doanh thì tăng thêm 1 ngƣời so với năm 2014.
Bảng 2.11: Tổng hợp nhu cầu tuyển dụng nhân sự theo phòng ban
Đơn vị: Ngƣời
Phòng/Ban Năm 2014 Năm 2015
Tổng Hợp 7 9
Kinh Doanh 21 22
Kỹ Thuật 4 5
Tổng 32 37
(Nguồn: Phòng Tổng hợp) Nếu tổng hợp nhu cầu không phù hợp với kế hoạch đặt ra thì phòng Tổng hợp sẽ trao đổi trực tiếp với các phòng ban để thống nhất việc tuyển dụng.
Lập kế hoạch tuyển dụng
Sau khi tổng hợp nhu cầu tuyển dụng, phòng Tổng hợp tiến hành lên kế hoạch tuyển dụng theo biểu mẫu ( Số 03/TD).
Trong kế hoạch tuyển dụng phải đính kèm bảng dự toán chi phí tuyển dụng. Cụ thể là năm 2015 dự toán chi phí tuyển dụng dao động từ 25 đến 35 triệu đồng.
Bƣớc 3: Phê duyệt
Trình GĐ phê duyệt kế hoạch tuyển dụng bao gồm chi phí tuyển dụng. GĐ sẽ phê duyệt dựa trên tình hình tài chính của công ty cũng nhƣ các định hƣớng phát triển nhân sự đặt ra ban đầu.
Bƣớc 4: Thành lập hội đồng tuyển dụng
Đối với các chức danh là quản lý cấp trƣởng phòng, phó phòng trở lên thì bắt buộc phải lập hội đồng tuyển dụng. Hội đồng tuyển dụng có số lƣợng ít nhất là 2 ngƣời, thành phần bao gồm GĐ, trƣởng phòng Tổng hợp, trƣởng phòng Kinh doanh. Hội đồng tuyển dụng có trách nhiệm đánh giá ứng viên và đề nghị tuyển dụng. Các thành viên trong hội đồng đƣợc thảo luận bình đẳng, biểu quyết các quyết định.
Bƣớc 5: Đăng tin tuyển dụng
Sau khi kế hoạch tuyển dụng đã đƣợc duyệt, phòng Tổng hợp tiến hành đăng tin tuyển dụng với các yêu cầu cụ thể (xem phụ lục).
Các mẫu tuyển dụng giống nhau qua các phƣơng pháp tuyển dụng khác nhau với mục đích là chiêu mộ ứng viên có tri thức, kỹ năng, năng lực, động cơ phù hợp với yêu cầu công việc.
Bƣớc 6: Nhận hồ sơ
Công ty tiếp nhận hồ sơ qua nhiều hình thức nhƣ tại địa chỉ làm việc, gửi mail, qua trang web của công ty.
Bƣớc 7: Lọc hồ sơ
Phòng Tổng hợp tiến hành sàng lọc hồ sơ của ứng viên theo 2 điều kiện: điều kiện đủ và điều kiện cần. Sàng lọc hồ sơ 3 lần (lần 1, lần 2, lần 3) để tránh sai sót.
Bƣớc 8: Kiểm tra kiến thức chuyên môn (bài kiểm tra viết)
Phòng Tổng hợp tổ chức, sắp xếp cho ứng viên làm bài kiểm tra. Bài kiểm tra này có thể là trắc nghiệm hoặc tự luận, thời gian để ứng viên làm bài là 60 phút. Thời gian để phòng Tổng hợp thông báo kết quả thi cho ứng viên là sau 3 ngày kể từ ngày thi, thông báo đến tin nhắn điện thoại cho ứng viên.
Bƣớc 9: Phỏng vấn
Thƣờng chỉ kéo dài 5 – 10 phút, nhằm loại bỏ một số ứng viên không đạt tiêu chuẩn, hoặc yếu kém rõ rệt hơn các ứng viên còn lại mà khi nghiên cứu hồ sơ chƣa phát hiện ra.
Các hình thức phỏng vấn mà công ty thƣờng sử dụng là phỏng vấn liên tục, phỏng vấn nhóm, phỏng vấn tình huống, phỏng vấn theo mẫu.
Kịch bản của một buổi phỏng vấn tại công ty bao gồm: - Giới thiệu và mở đầu.
- NPV giới thiệu về công ty và giải thích về công việc.
- NPV đặt các câu hỏi nhằm làm rõ các thông tin trong hồ sơ ứng viên.
- Phần chính của cuộc phỏng vấn, NPV đặt các câu hỏi nhằm đánh giá khả năng và sự phù hợp của ứng viên.
- Ứng viên đặt câu hỏi.
- Kết thúc phỏng vấn, NPV tóm tắt lại các thông tin và thông báo với ứng viên. Quá trình phỏng vấn bao gồm: chuẩn bị phỏng vấn, chuẩn bị câu hỏi, thang điểm đánh giá ứng viên, thực hiện phỏng vấn.
Việc đánh giá ứng viên theo thang điểm đƣợc thực hiện theo biểu mẫu (Số 04/TD).
Bƣớc 10: Thƣ mời nhận việc
Công ty thiết kế thƣ mời nhận việc theo phong cách chuyên nghiệp, trang trọng. Thƣ mời vừa giới thiệu đƣợc công ty, vừa thể hiện sự hoan nghênh ứng viên đến với công ty. Thƣ mời đƣợc gửi đƣờng bƣu điện đến từng ứng viên.
Thƣ mời đƣợc lập theo biễu mẫu (Số 05/TD).
Bƣớc 11: Thông báo tuyển dụng
Đây là bƣớc quan trọng, nó có ảnh hƣởng đến lợi ích và sự phát triển của công ty sau này.
Phòng Tổng hợp ra thông báo qua hình thức niêm yết tại công ty, đăng trên trang web của công ty.
Bƣớc 12: Thử việc
Ứng viên đƣợc bố trí thử việc phù hợp với trình độ, năng lực để đáp ứng công việc có hiệu quả, công ty thu nhiều lợi nhuận và thành công hơn.
Việc tiếp nhận và thử việc nhƣ thế nào đƣợc thực hiện theo biểu mẫu (Số 06/TD). Thời gian thử việc tại công ty thƣờng là 30 ngày.
Bƣớc 13: Lƣu hồ sơ
Phòng Tổng hợp sẽ lƣu hồ sơ của các ứng viên bằng hệ thống quản lý hồ sơ của công ty. Việc lƣu trữ đƣợc sắp xếp hợp lý để dễ tìm kiếm và tránh tình trạng thất lạc hồ sơ.
Bƣớc 14: Kết thúc tuyển dụng
Sau 30 ngày thử việc, công ty sẽ ra quyết định tuyển dụng những ứng viên đạt yêu cầu hoặc khai trừ những ứng viên không đạt yêu cầu dựa trên tiêu chuẩn tuyển dụng của công ty.
Trƣờng hợp ứng viên đạt yêu cầu sẽ đƣợc công ty ký hợp đồng dài hạn hoặc ngắn hạn. Cũng trong bƣớc này, công ty sẽ tổng kết lại thực tế tuyển dụng đảm bảo đƣợc bao nhiêu % so với kế hoạch ban đầu.
Bảng 2.12: Tỷ lệ đạt đƣợc giữa kế hoạch và thực tế tuyển dụng
Đơn vị: Ngƣời
Năm Kế hoạch tuyển dụng Thực tế tuyển dụng Tỷ lệ đạt đƣợc
2015 37 35 95%
(Nguồn: Phòng Tổng hợp)
Qua bảng 2.12, ta thấy năm 2015 quy trình tuyển dụng của công ty chƣa đƣợc tiến hành nghiêm túc, khoa học nên tỷ lệ đạt đƣợc chỉ có 95%. Mặt khác có thể là do ban đầu công ty đã đƣa ra kế hoạch chƣa phù hợp.