3. Tinh thần trách nhiệm với công việc và ý thức chấp hành kỷ l ật
2.5 Chi phí tuyển dụng
Tùy vào tình hình ho t động sản x ất và ký kết h p đồng với khách hàng mà Công ty sẽ ho ch định nh cầ ng ồn nhân lực cho phù h p.Từ đó Công ty sẽ lên kế ho ch chi phí cho t yển dụng để đảm bảo việc t yển dụng đ t hiệ q ả cao tương đối phù h p với mục tiệ đ đề ra. Chi phí mà Công ty đ chi cho q á trình t yển dụng nhân sự từ năm 2013 đến năm 2015:
Bảng 2. : Chi hí cho hoạt động tuyển dụng của Công ty Đại Lợi Phát từ năm 2013 đến 2015
Nguồn: Báo cáo tài chính công ty Đ i L i Phát từ năm 2013 đến năm 2015 Bảng 2.7 cho thấy mức phí Công ty phải b ra với mỗi kênh tuyển dụng, tổng chi phí tuyển dụng của Công ty tăng dần q a các năm, trong đó chi phí cho tuyển dụng thông qua quảng cáo trên Website chiếm tỷ lệ cao nhất trong các năm q a là 50%, trong đó kênh bsit t yển dụng đắt hơn nhiều so với kênh tr ng tâm giới thiệ việc làm nhưng số lư ng ứng viên nộp và trúng t yển vào kênh này (bảng 2.6) cao hơn nhiề so với kênh tr ng tâm giới thiệ việc làm nên khả năng Công ty t yển đư c ng ồn nhân lực vẫn cao hơn, như thế tính tổng hồ sơ trên tổng chi phí kênh website tuyển dụng vẫn là lựa chọn tối ư cho Công ty.
T y nhiên, bảng 2.7 ta thấy tổng chi phí tăng dần q a các năm. Đặc biệt năm 2015 tăng 8.000.000 đồng, mức tăng khá cao so với năm 2014 nhưng số lư ng hồ sơ trúng t yển (ở bảng 2.6) l i không tăng mà vẫn giữ mức 10 hồ sơ, từ đó cho thấy chi phí mà công ty chi trong năm 2015 là không hiệ q ả. Vì thế Công ty nên chú trọng về mặt chi phí cho các ng ồn t yển dụng.
2.6 Quy trình tuyển dụng nhân sự tại Công ty CP SX TM DV Đại Lợi Phát
Dựa vào tính chất nghề nghiệp cũng như nh cầu tuyển dụng mà các bước của quy trình tuyển dụng t o ra sự khác biệt trong từng đối tư ng ứng tuyển, nhưng trên cơ bản vẫn dựa vào các bước sau.
Hình 2.5:Sơ đồ quy trình tuyển dụng tại Công ty
Q yết định t yển chọn
Ban giám đốc. Trưởng ph ng. Ph ng HCNS
Hồ sơ ứng viên. Phiế ph ng vấn nhân viên
Ph ng vấn lần 2
Ph ng ban liên q an. Ban giám đốc Danh sách ứng viên. Lý lịch ứng viên. Phiế ph ng vấn nhân viên
Ph ng vấn lần 1
Phòng HCNS. Phòng ban liên quan Danh sách ứng viên. Lý lịch ứng viên. Phiế ph ng vấn nhân viên.
Sắp xếp. Tiến hành ph ng vấn
Phòng HCNS Hố sơ ứng viên. Lý lịch ứng viên. Danh sách ứng viên
Sàn lọc, phân lo i hồ sơ
Phòng HCNS Hồ sơ ứng viên. Lý lịch ứng viên
Thông báo t yển dụng. Tiếp nhận hồ sơ
Phòng HCNS Hồ sơ ứng viên. Lý lịch ứng viên
Phê d yệt
Tổng giám đốc Phiế đề x ất t yển dụng. Kế ho ch t yển dụng
Xem xét
Phòng HCNS Phiế đề x ất t yển dụng
ác định nh cầ t yển dụng
Hình 2.6: Sơ đồ thử việc
Bước 1: ác định nh cầ t yển dụng a. Đánh giá nh cầu tuyển dụng
Căn cứ vào kế ho ch sản xuất kinh doanh của Công ty vào năm tới, trưởng các phòng ban lập kế ho ch tuyển dụng nguồn nhân lực cho bộ phận và điền thông tin vào phiế đề xuất tuyển dụng gửi đến phòng nhân sự chậm nhất là ngày 10 của tháng cuối q ý I. Trong trư ng h p có nhu cầu tuyển dụng đột xuất phải có phê duyệt của Tổng giám đốc.
Mục đích:
-Bổ s ng đủ nhân lực phục vụ kế ho ch kinh doanh trong năm.
Kết thúc, báo cáo, lư hồ sơ
Phòng HCNS Hồ sơ ứng viên. Báo cáo thử viêc. Bảng đánh giá thử việc. HĐLĐ
Ký HĐLĐ
Phòng HCNS HĐLĐ
Q yết định chính thức
Ban giám đốc Báo cáo thử việc. Bảng đánh giá thử việc
Thử việc và đánh giá
Trưởng ph ng Báo cáo thử việc. Bảng đánh giá thử việc
Hướng dẫn hội nhập và thử việc
Ph ng HCNS. Trưởng ph ng Thư trúng t yển. Biên bản th a th ận thử việc. Bảng mô tả công việc
Lập thư m i nhận việc
-Tuyển dụng thay thế cho nhân viên thôi việc, bị sa thải hoặc điều chuyển công tác,… để đảm bảo tính liên tục của công việc.
-Tuyển dụng dự ph ng cho trư ng h p biến động nguồn nhân lực hoặc trư ng h p Ban giám đốc giao thêm chức năng, nhiệm vụ cho các phòng ban.
b. Th i gian tuyển dụng
-Định kì thực hiện tuyển dụng tho kế ho ch từ tháng 4 đến tháng 6 hàng năm. Hoặc Công ty tuyển dụng đột xuất khi phát sinh, đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty.
c. Xây dựng cơ sở tuyển dụng
Tiê ch ẩn cơ sở đối chiế , so sánh để lựa chọn ứng viên là hệ thống bao gồm: -Bảng mô tả công việc.
-Bảng yêu cầu công việc. -Phiế đánh giá ph ng vấn. -Phiế đánh giá thử việc.
Bước 2: Xét duyệt là lậ kế hoạch tuyển dụng nguồi nhân lực
Phòng nhân sự trực tiếp x m xét đề xuất nguồn nhân lực: dựa trên kế ho ch và dự án, cách tổ chức, khối lư ng công việc của phòng ban, bộ phận có nhu cầu và trình Tổng giám đốc phê duyệt:
-Đồng ý: phê duyệt nhu cầu tuyển dụng.
-Không đồng ý: chuyển trả cho phòng ban có nhu cầ và trao đổi tìm biện pháp phù h p.
-Căn cứ nhu cầu tuyển dụng đ đư c Ban giám đốc phê duyệt, phòng hành chính nhân sự phân nhiệm vụ cán bộ lập kế ho ch tuyển dụng, trình Ban giám đốc Công ty phê duyệt. Kế ho ch tuyển dụng phải đư c so n thảo chi tiết về các nội cung sau:
-Tổng h p nhu cầu tuyển dụng: căn cứ vào phiế đề xuất tuyển dụng từ các phòng ban, bộ phận trong Công ty, phòng hành chính nhân sự tổng h p, cập nhất đầy đủ thông tin cần thiết.
-Thông báo tuyển dụng: căn cứ tình hình thực tế của Công ty cũng như sự đánh giá, so sánh các nhà c ng cấp dịch vụ, phương tiện thông tin để lựa chọn đăng tin hiệu quả.
ét d yệt kế ho ch t yển dụng:
-Đồng ý: giám đốc phê duyệt kế ho ch tuyển dụng.
-Không đồng ý: chuyển trả cho ph ng ban, đơn vị lập kế ho ch tuyển dụng để xem xét l i.
Bước 3: Thông báo tuyển dụng và tiế nhận hồ ơ
-Nhân viên tiến hành thông báo nội dung tuyển dụng đến các nguồn ứng viên q a các đơn vị, phương tiện truyền thông theo kế ho ch.
-Nội dung thông báo tuyển dụng phải thể hiện đầy đủ các yếu cầu của Công ty về các tiêu chuẩn chức danh tuyển dụng và một số hồ sơ mà các ứng viên cần phải đáp ứng và đư c Trưởng phòng Hành chính nhân sự phê duyệt.
-Th i h n: kể từ ngày kế ho ch tuyển dụng đư c phê duyệt, phòng Hành chính nhân sự phải phổ biến thông tin tuyển dụng trên bảng thông báo của Công ty chậm nhất là sa 5 ngày, đối với các phương tiện khác chậm nhất là sau 7 ngày.
Bước 4: Tiếp nhận, sàn lọc hồ ơ ứng viên
-Nhân viên tuyển dụng phòng Hành chính hân sự, phòng ban có trách nhiệm tiếp nhận kiểm tra tính đầy đủ và h p lệ của hồ sơ ứng viên. Nế chưa đ t thì đề nghị các ứng viên bổ sung thêm.
-Phòng Hành chính nhân sự có trách nhiệm thẩm định, xác minh l i quá trình công tác và thôi việc từ nhân thân, đồng nghiệp của ứng viên bằng nhiề phương pháp. Cụ thể như gọi điện tho i đến những đồng nghiệp cũ của ứng viên hoặc đơn vị, phòng Hành chính nhân sự của Công ty cũ.
-Trư ng h p hồ sơ đ t yêu cầu theo tiêu chuẩn, chức danh dự tuyển thì phòng Hành chính nhân sự và phòng ban có nhu cầu tuyển dụng sẽ sắp xếp th i gian và thông báo đến ứng viên về th i gian ph ng vấn.
Bảng 2.8: Thống kê số lượng hồ ơ đạt yêu cầu
Năm 2013 2014 2015
Số hồ sơ đ t 42 56 58
Nguồn: Phòng Hành chính nhân sự
Số lư ng hồ sơ đ t yêu cầu còn thấp so với tổng hồ sơ đ nộp cho thấy các yêu cầu trong tin tuyển dụng vẫn chưa cụ thể hóa để có thể sàn lọc lập tức các ứng viên.
-Nhân viên tuyển dụng phòng Hành chính nhân sự và các phòng ban phối h p với Trưởng ph ng, Giám đốc bộ phận liên quan tiến hành ph ng vấn ứng viên để đánh giá về năng lực, trình độ, phẩm chất, mức độ đáp ứng nhu cầu phát triển của Công ty,… th o tiê chí trong phiếu ph ng vấn tuyển dụng.
-Trong buổi ph ng vấn nhân viên tuyển dụng giới thiệ sơ nét cho ứng viên về Công ty và quy trình tuyển dụng của Công ty.
-Đối với các ứng viên đ t yêu cầu thì phòng Hành chính nhân sự trình hồ sơ của ứng viên và Phiếu ph ng vấn tuyển dụng cho Ban giám đốc xem xét và quyết định tiếp nhận hay không tiếp nhận.
-Phòng hành chính nhân sự kiểm tra bước một về tư cách, ngo i hình, sức kh e, bằng cấp và 1 số yếu tố pháp lý khác liên q an đến ứng viên.
-Trưởng ph ng, Giám đốc bộ phận, phòng Hành chính nhân sự có trách nhiệm th a thuận về mức lương thử việc, chính thức và các chế độ lương thưởng của Công ty và ch đ o của Tổng giám đốc.
-Tất cả nội d ng đánh giá đư c ghi chép đầy đủ và cập nhật trên tiêu chí của phiếu ph ng vấn tuyển dụng.
Dựa trên phiế đánh giá ph ng vấn và các tiê chí mà Trưởng ph ng, Giám đốc bộ phân, ph ng Hành chính nhân sự đánh giá để đưa ra đề x ất. Ngoài những tiê chí đánh giá c n dựa vào những đánh giá khác như cảm nhận, tính cách, … để có kết l ận đề x ất một cách khách q an nhất.
Những vị trí chủ chốt như: Trưởng ph ng, ch yên viên, Giám đốc bộ phận, Kế toán trưởng, … thì phải trình trực tiếp Tổng giám đốc đánh giá và kết l ận.
Bước 6: Thông báo kết quả cho ứng viên
Căn cứ kết q ả phê d yệt của cấp thẩm q yền:
-Đối với ứng viên đ t yêu cầu: phòng Hành chính nhân sự thông báo cho ứng viên về th i gian nhận việc, đề nghị bổ sung hồ sơ (nếu còn thiếu).
-Đối với ứng viên không đ t yêu cầu: nhân viên tuyển dụng thông báo cho ứng viên ngay sau buổi ph ng vấn hoặc thông báo q a mail sa đó.
Bước : Thử việc và đánh giá kết quả
a. Tiếp nhận thử việc
Ph ng nhân sự thực hiện các thủ tục: -Ký biên bản th a thuận thử việc.
-Ký cam kết thực hiện công tác, cam kết thực hiện nội quy. Ngoài ra nếu nhân viên chưa bổ sung hồ sơ đầy đủ thì yêu cầu nhân viên ký cam kết bổ sung hồ sơ, th i h n bổ sung chậm nhất là 15 ngày (kể từ ngày tiếp nhận thử việc).
-Phòng Hành chính nhân sự cập nhật thông tin của nhân viên thử việc vào chương trình q ản lý nguồn nhân lực và tiền lương, th i gian cập nhất không quá 5 ngày.
Hướng dẫn nhân viên thử việc:
-Phòng HCNS giới thiệu các vấn đề cơ bản về nội q y lao động, văn hóa Công ty, chủ trương chiến lư c của Công ty. Giới thiệu về sự hình thành và phát triển, các chính sách kh n thưởng – phúc l i – đ i ngộ của Công ty.
-Phòng HCNS giới thiệu nhân viên thử việc với trưởng phòng ban, Trưởng phòng tiếp nhận sẽ thực hiện bảng mô tả công việc chuyển sang lư hồ sơ ở phòng HCNS.
b. Đánh giá thử việc
-Trong quá trình thử việc, Trưởng phòng có trách nhiệm theo dõi quá trình thử việc của nhân viên tân tuyển.
-Khi hết h n thử việc, phụ trách nguồn nhân lực kết h p với trưởng phòng liên quan lập bảng đánh giá q á trình thử việc của nhân viên mới.
-Tuần cuối cùng của th i h n thử việc, nhân viên mới sẽ phải làm báo cáo thử việc của bản thân và đưa ra những đề xuất.
-Trưởng ph ng, Giám đốc bộ phận căn cứ vào kết quả đ t đư c của ứng viên, nhận xét, đánh gái và kết luận (bao gồm đề xuất: chấm dứt tuyển dụng, ký HĐLĐ th i v , ký HĐLĐ chính thức) chuyển đến phòng HCNS kiểm tra x m xét trước khi trình Tổng giám đốc phê duyệt. Trong th i gian thử việc nhân viên thử việc vi ph m kỷ luật mức chấm dứt h p đồng, không đ t yêu cầu về chuyên môn, vi ph m phẩm chất đ o đức và không có khả năng phát triển Trưởng phòng hoặc Giám đốc bộ phận đề nghị chấm dứt h p đồng thử việc trước th i h n.
Căn cứ vào nội d ng đánh giá của Trư ng ph ng, Giám đốc bộ phận, Ph ng HCNS trình Tổng giám đốc phê d yệt:
-Ký HĐLĐ th i vụ hoặc chính thức đối với nhân viên trúng tuyển nế đ t yêu cầu. Phòng HCNS tiến hành thủ tục ký kết HĐLĐ và phải trình bày cho Tổng giám đốc ký phê duyệt.
-Chấm dứt thử việc nế không đ t yêu cầu.
Bước 9: Lưu hồ ơ
-Phòng HCNS tiến hành cập nhật kết quả đào t o của cá nguồn nhân lực theo hồ sơ th o dõi.
-Tất cả hồ sơ, biểu mẫu, biên bản, … sẽ đư c lư th o q y định kiểm soát hồ sơ của Công ty và danh mục hồ sơ t i phòng HCNS. Hoàn tất quá trình tuyển dụng.
2.6.4 Kết quả tuyển dụng trong ba năm gần đây
Q á trình t yển dụng của Công ty CP S TM DV ĐẠI LỢI PHÁT trong những năm gần đây đ có những bước đáng kể. Công tác t yển dụng ngày càng hoàn thiện hơn về chất lư ng và số lư ng t yển dụng, đội ngũ lao động của Công ty đủ về số lư ng với trình độ ch yên môn, nghiệp vụ, tay nghề cao. Khi có những thay đổi Công ty đ kịp th i bổ s ng và bố trí lao động một cách nhanh chóng, đáp ứng nhanh nh cầ của q á trình sản x ất kinh doanh biến động của thị trư ng.
Bảng 2.9: ết quả tuyển dụng nhân ự của Công ty Đại Lợi Phát từ năm 2013 đến năm 2015
ĐVT: Người
Ng ồn: Báo cáo nhân sự công ty Đ i L i Phát từ năm 2013 đến năm 2015 Q a bảng 2.8 ta thấy việc t yển dụng nhân sự q a các năm của Công ty có sự khác nha giữa hai ng ồn t yển dụng. Cụ thể là: việc t yển dụng ở ng ồn t yển ngoài tăng q a các năm với năm 2013 là 10 ngư i đến 2015 đ t 15; c n ng ồn t yển dụng đề b t, th yên ch yền thay đổi ổn đề nhưng có giảm vào năm 2015 ch c n t yển đư c 1 ngư i. Sự biến động này là hoàn toàn phù h p với tình hình Công
ty cũng như hiện tr ng của x hội, vì ng ồn t yển ngoài mang sự phong phú, đa d ng của nhân sự và thể hiện đư c tính minh b ch của công ty.
2.7 Nhận xét thực trạng về công tác tuyển dụng nhân sự tại Công ty 2.7.1 Ưu điểm
Về nguồn tuyển dụng:
Đối với nguồn tuyển dụng bên trong Công ty: