6. Cấu trúc của đề tài nghiên cứu
4.2.2. Hoàn thiện quy trình lập kế hoạch tồn kho dự trữ an toàn
Nguyên nhân chủ yếu đang gặp phải trong quản lý hoạt động tồn kho là không có kế hoạch tồn kho an toàn. Đồng thời chế độ kiểm soát kế hoạch tiêu thụ hàng hóa không chặt chẽ và thường xuyên nên nhiều lúc kho rơi vào tình trạng cháy hàng, hết hàng mới bắt đầu gọi nhà cung cấp; nhà cung cấp không đủ hàng cung ứng kịp cho nên kho để trống, cửa hàng không có hàng để bán gây lãng phí chi phí kho bãi và giảm hiệu suất doanh thu bán hàng
Do đó cần phải thực hiện các chế độ kiểm soát nhập-xuất sau:
- Kế hoạch dự báo bán hàng này được cập nhật hàng tháng từ khả năng tiêu thụ của các cửa hàng trên hệ thống phần mềm HTSoft. Phòng Cung ứng cần phải liên lạc thường xuyên với nhà cung cấp để nắm bắt tình hình sản xuất cũng như cung cấp của họ. Nếu tại thời điểm Kids đặt hàng mà năng lực sản xuất và cung cấp đã hết thì chuyển kế hoạch nhập đơn hàng sang nhà cung cấp dự phòng, tránh trường hợp kho để không và các cửa hàng của công ty Kids không có hàng để bán.
- Sau khi tính toán ra được số lượng tồn kho an toàn cụ thể cho từng mã hàng hóa thông qua quá trình phân tích dựa trên các số liệu tài chính từ dữ liệu Excel, nhân viên thu mua sẽ cài đặt con số này vào hệ thống HTSoft, khi tính toán quá trình đặt hàng, tồn kho hiện tại sẽ trừ đi một lượng tương ứng với con số an toàn. Do đó, những yêu cầu mua hàng sẽ xuất hiện sớm hơn với thực tế thiếu hàng, đảm bảo một khoảng thời gian an toàn cho hàng hóa về.
- Mỗi lần nhập hàng, dựa theo cung-cầu trên thị trường, đơn hàng của công ty có thể thay đổi, nhân viên kế hoạch cần cập nhật lại thay đổi và đưa số vào hệ thống. Việc cập nhật kế hoạch giúp cho số liệu đặt hàng của nhân viên thu mua đạt được độ chính xác cao hơn.