7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.4. THỰC TRẠNG CÔNG QUẢN LÝ CỦA SỞ TƢ PHÁP ĐỐI VỚ
CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP TRỰC THUỘC
* Giai đoạn tổng hợp và giao dự toán: Định kỳ vào quý 3 của năm hiện hành, tuỳ theo cơ chế tài chính đã và đang áp dụng, các đơn vị sự nghiệp thuộc Sở Tƣ pháp tiến hành lập dự toán thu, chi năm kế hoạch theo đúng quy định, trƣờng hợp đơn vị đƣợc giao tự chủ về tài chính phải kèm theo phƣơng án tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ tài chính gửi Sở Tƣ pháp tổng hợp báo cáo Sở Tài Chính thẩm định trình Ủy ban nhân dân TP Đà
Nẵng ra quyết định phê duyệt giao dự toán vào 31/12 năm hiện hành. Căn cứ dự toán thu chi ngân sách đƣợc Uỷ ban nhân dân thành phố giao, Sở Tƣ pháp ra quyết định phân bổ dự toán cho các đơn vị sử dụng đồng thời các đơn vị sự nghiệp phải gửi quyết định này đến Kho bạc Nhà nƣớc nơi các đơn vị sử dụng ngân sách mở tài khoản giao dịch để phối hợp thực hiện.
Đối với dự toán của các đơn vị sự nghiệp trực thuộc, Phòng kế toán Sở chỉ thực hiện tổng hợp theo số liệu của các đơn vị báo cáo. Vì vậy dự toán giao so với dự toán lập không thay đổi nhiều, Phòng kế toán chỉ theo dõi quản lý trên báo cáo, không thực hiện kiểm tra tình hình thực tế có phù hợp với dự toán đã lập hay không?
* Giai đoạn quyết toán
- Cuối năm tài chính, các đơn vị sự nghiệp lập báo cáo tài chính đề nghị quyết toán gửi Sở Tƣ pháp thực hiện kiểm tra quyết toán và ra thông báo kết quả quyết toán. Đồng thời Sở Tƣ pháp thực hiện tổng hợp báo cáo của các đơn vị sự nghiệp trực thuộc cùng báo cáo quyết toán năm của Sở Tƣ Pháp gửi Sở Tài chính kiểm tra, thẩm định. Sau khi thực hiện kiểm tra quyết toán Sở Tƣ pháp, Sở Tài chính ra thông báo thẩm định xét duyệt quyết toán đối với các đơn vị sự nghiệp và thông báo kết quả quyết toán đối với Sở Tƣ pháp
- Phòng kế toán Sở chỉ tiến hành kiểm tra công tác kế toán tại các đơn vị sự nghiệp trực thuộc khi đã kết thúc năm tài chính và đƣợc thực hiện vào quý 1 năm sau, mục đích là kiểm tra việc sử dụng nguồn tài chính của đơn vị so với dự toán đã lập, lập chứng từ đầy đủ theo nội dung thanh toán, các khoản chi đƣợc ghi nhận đúng theo mục lục NSNN, phản ánh đúng vào tài khoản tƣơng ứng, ghi nhận số liệu trên sổ sách, báo cáo chính xác, phù hợp. Tuy nhiên công tác này chỉ tiến hành khi các đơn vị đã hoàn thành tài chính năm vì vậy nếu có sai sót cũng không thể điều chỉnh kịp thời chỉ rút kinh nghiệm cho năm tiếp theo.
59
Sơ đồ 2.6: Quy trình quản lý tài chính trong các đơn vị sự nghiệp thuộc Sở Tư pháp TP ĐN
Đơn vị lập dự toán thu chi Chức năng, nhiệm vụ Tình hình thực hiện năm kế hoạch Các khoản chi theo mục lục NSNN Sở Tƣ pháp tổng hợp, phân phối, quyết toán Quy chế quản lý tài chính Đơn vị thực hiện dự toán Quyết toán
UBND, Sở Tài chính phê duyệt dự toán và thẩm định quyết toán Kho bạc (giao dịch, đối chiếu)
2.5. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP THUỘC SỞ TƢ PHÁP
2.5.1 N ững ết quả đạt đƣợ trong ng tá ế toán
Thực hiện Nghị định 16/2015/NĐ-CP ngày 14/2/2015 của Chính phủ, trong những năm qua các đơn vị sự nghiệp thuộc Sở Tƣ pháp TP Đà Nẵng đã đạt đƣợc kết quả:
- Chủ động xây dựng và ban hành quy chế hoạt động, quy chế chi tiêu bộ tƣơng ứng với đặc điểm, cơ chế tài chính của mình làm cơ sở cho đơn vị tăng cƣờng công tác quản lý và đơn vị cấp trên kiểm soát. Đối với các đơn vị đƣợc giao quyền tự chủ nhƣ Phòng công chứng số 2 đã xây dựng phƣơng án tự chủ tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ tài chính kèm theo dự toán lập hằng năm giúp các đơn vị sử dụng có hiệu quả các nguồn tài chính, kiểm soát thu chi chặt chẽ, rõ ràng, minh bạch.
- Sắp xếp lại hệ thống bộ máy tổ chức theo hƣớng tinh gọn, nâng cao chất lƣợng chuyên môn, chất lƣợng công vụ, ý thức thực hành tiết kiệm, chống lãng phí của đội ngũ CBVC nhƣng vẫn đảm bảo hoàn thành tốt công tác của đơn vị, vì chi tiêu hợp lý và hiệu quả sẽ đem lại kết quả cao về nguồn kinh phí tiết kiệm, từ đó nâng cao mức tăng thu nhập cải thiện đời sống cho nhân viên, trích lập các quỹ đầy đủ
- Nâng lực của nhân viên kế toán không ngừng đƣợc nâng cao về trình độ chuyên môn, phong cách làm việc chuyên nghiệp đã dần dần thích nghi với cơ chế tài chính mới, đi vào nề nếp, năng động hơn, làm việc có khoa học hơn.
- Công tác lập dự toán đã đi vào chi tiết cụ thể từng nội dung thu, chi theo hƣớng dẫn.
- Hầu hết các đơn vị đều vận dụng đúng hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ kế toán và báo cáo kế toán theo quy định, một số đơn vị đã có những thay đổi
kịp thời cho phù hợp với đặc thù hoạt động và cơ chế tài chính vận dụng tại đơn vị.
+ Về chứng từ, trong phần hành kế toán thu phí lệ phí, dịch vụ, đơn các chứng từ có sự vận dụng linh hoạt cho phù hợp với thực tế tại đơn vị, quy trình luân chuyển chứng từ gọn nhẹ, nhƣng vẫn kiểm soát chặt chẽ, làm giảm thời gian cũng nhƣ việc lập nhiều chứng từ gây lãng phí không cần thiết nhƣ việc tổng hợp các biên lai thu phí từ Thủ quỹ, kế toán lập phiếu thu phản ảnh, đồng thời Thủ quỹ ghi sổ và đối chiếu kiểm kê quỹ trong ngày.
+ Các đơn vị hành chính sự nghiệp thuộc Sở Tƣ pháp TPĐN đã vận dụng hệ thống tài khoản, hệ thống sổ sách, hệ thống báo cáo quyết toán theo đúng nhƣ quy định về số lƣợng, hình thức phù hợp với các phần hành kế toán và phƣơng pháp ghi chép theo đúng quy định.
- Do các đơn vị hầu hết vận dụng kế toán trên máy vi tính do đó tận dụng đƣợc các chức năng của phần mềm nên các mẫu biểu đƣợc cập nhật liên tục theo hƣớng dẫn mới đảm bảo cung cấp đủ thông tin kịp thời
Những kết quả đạt đƣợc nhƣ trên trên góp phần làm cho công tác kế toán tại các đơn vị sự nghiệp tại Sở Tƣ pháp TPĐN đi vào vào nề nếp, thực hiện tốt các chức năng, nhiệm vụ của hệ thống kế toán theo yêu cầu của quản lý nói chung. Mặt khác những ƣu điểm trên cũng tác động tích cực tới công tác quản lý tài chính tại các đơn vị: việc vận dụng đúng các quy định hiện hành về chứng từ, tài khoản, sổ kế toán và báo cáo kế toán làm cho thông tin kế toán mang giá trị pháp lý cao. Theo đó các nguồn thu và chi phí cũng đƣợc giảm sát chặt chẽ theo quy chế tài chính hiện hành. Bên cạnh đó, đội ngũ lao động có trình độ phù hợp với công việc và các điều kiện trang bị vật chất đáp ứng kịp thời cho bộ máy kế toán góp phần thực hiện tốt các mục tiêu đặt ra của quản lý tài chính và công tác kế toán tại các đơn vị.
2.5.2 N ững tồn tạ trong ng tá ế toán
Bên cạnh những kết quả đạt đƣợc nêu trên, công tác kế toán tại các đơn vị sự nghiệp thuộc Sở Tƣ pháp TP Đà Nẵng còn tồn tại một số hạn chế sau:
- Các đơn vị dù đã đƣợc giao quyền tự chủ hay chƣa tự chủ hiện tại bộ máy kế toán còn đơn giản, thƣờng do một ngƣời đảm nhiệm nên việc kiểm soát không khách quan, khó phát hiện nếu sai sót xảy ra và nếu nhân viên đó nghỉ đột xuất thì không có ngƣời làm phần công việc đó dẫn đến tình trạng công việc bị ngừng trệ do không có ngƣời thay thế. Mặt khác do hoạt động của đơn vị chịu sự quản lý, chi phối của Nhà nƣớc nên ngoài công việc chuyên môn, nhân viên kế toán còn kiêm nhiệm thêm các nhiệm vụ về chính trị, công tác đoàn thể khối lƣợng công việc ngày càng nhiều nên tiến độ công việc kế toán đôi khi bị chậm trễ, không tránh khỏi sai sót. Đồng thời công tác kế toán thƣờng ít đƣợc chú trọng, không thƣờng xuyên đƣợc bồi dƣỡng tập huấn, chế độ đãi ngộ đối với nhân viên kế toán còn hạn chế và có sự phân biệt với các công việc khác, điều này dễ gây ra tình trạng cán bộ kế toán luôn muốn thay đổi dẫn đến việc họ không tâm huyết với nghề, không nghiên cứu tìm hiểu sâu chỉ làm việc theo quán tính, phƣơng thức làm vẫn theo lối mòn, theo cách làm, sự hƣớng dẫn của ngƣời đi trƣớc.
- Công tác lập dự toán của các đơn vị nhất là đơn vị tự chủ về kinh phí chƣa chủ động. Việc lập dự toán các đơn vị còn thụ động, chỉ dựa vào số liệu năm trƣớc chƣa gắn với kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, chƣa thực sự đổi mới, nên giữa lập dự toán NSNN và kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội chƣa thực sự có sự gắn kết chặt chẽ. Các đơn vị thƣờng căn cứ vào chỉ tiêu, số liệu của năm trƣớc xác định cho năm hiện hành, chƣa đề ra các mục tiêu về số lƣợng và chất lƣợng dịch vụ từ đó xác định nguồn thu trong năm hiện hành đơn vị cần đạt đƣợc, từ đó đơn vị mới xây dựng các phƣơng hƣớng hoạt động, thu hút khách hàng và nâng cao chất lƣợng hiệu quả làm việc của đơn vị. Tuy
các đơn vị đƣợc giao tự chủ đã xây dựng phƣơng án tự chủ nhƣng còn sơ sài chƣa phù hợp với tình hình hoạt động, điều kiện thực tế của đơn vị; quy chế chi tiêu nội bộ nhƣng chƣa đầy đủ các khoản phát sinh, nhiều nội dung và mức chi chƣa phù hợp với thực tế. Trong việc sử dụng nguồn kinh phí đƣợc quy định một số khoản chi quy định chung chung trên tinh thần tiết kiệm; không nêu cụ thể mức tối thiểu, tối đa đƣợc chi để kiểm soát và đôi khi có một số khoản phát sinh không quy định cụ thể trong quy chế chi tiêu nội bộ mà thực hiện theo quyết định của thủ trƣởng đơn vị dẫn đến hạn chế về tính công khai, dân chủ, kiểm soát chi phí của kế toán trong quá trình sử dụng tài chính.
- Hệ thống chứng từ, sổ sách các đơn vị tự chủ vẫn chỉ sử dụng theo mẫu chung, chƣa tự thiết kế mẫu phù hợp với đặc điểm tài chính thu chi của đơn vị mình.
- Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng chƣa đúng, tài khoản kế toán chi tiết mở chƣa đầy đủ dẫn đến thông tin về đối tƣợng kế toán bị phản ánh lệch lạc, không phản ánh đúng đối tƣợng gây khó khăn cho công tác kiểm tra và tổng hợp thu, chi ngân sách nhà nƣớc, ảnh hƣởng đến chất lƣợng các quyết định điều hành của nhà quản lý nhƣ một số đơn vị chƣa vận dụng đầy đủ tài khoản để phản ánh đối tƣợng kế toán ở đơn vị nhƣ TK 004, TK 005, các tài khoản chi tiết cấp 2 TK 211 về tài sản.
- Do tác động của cơ chế bao cấp trong một thời gian dài nên công tác kế toán ở các đơn vị sự nghiệp công lập có thu hiện chỉ dừng lại ở kế toán tài chính. Việc tổ chức, vận hành công tác kế toán quản trị; lập báo cáo nội bộ trên cơ sở phân tích so sánh kết quả hoạt động thực tế với số liệu dự báo, dự đoán chƣa đƣợc chú trọng, chƣa mang tính hệ thống và khoa học ở các đơn vị sự nghiệp công lập có thu, gây khó khăn cho các nhà quản lý trong việc lập kế hoạch, điều hành kiểm soát các hoạt động trong đơn vị, thiếu thông tin cần
thiết cho mỗi quyết định, nhất là các quyết định về tài chính để có thể đƣa ra đƣợc những giải pháp kịp thời tốt nhất để kiểm soát nguồn thu và chi phí. Hệ thống báo cáo tài chính còn nặng tính pháp lý, thuyết minh báo cáo đơn giản, chƣa cụ thể; chƣa đƣa ra đƣợc các giải pháp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả quản lý tài chính theo cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm. Báo cáo tài chính chƣa phản ảnh đầy đủ tình hình tài chính - tài sản của đơn vị, chƣa lập báo cáo kiểm kê tài sản cuối năm. Thời hạn lập và nộp báo cáo tài chính còn bị chậm so với quy định cũng làm cho việc cập nhật thông tin tài chính không kịp thời. Tuy nhiên, ngoài phần số liệu phản ánh trong báo cáo tài chính còn chƣa có các lời văn để diễn giải và những kiến nghị có tính khả thi cho yêu cầu quản lý của lãnh đạo đơn vị.
- Công tác quản lý, sử dụng tài sản công trong đơn vị chƣa chặt chẽ. Cuối niên độ các đơn vị không thực hiện kiểm kê đúng quy định vào ngày 31/12 mà đƣợc thực hiện qua đầu quý 1 năm sau.
- Công tác tự kiểm tra nội bộ công tác kế toán của các đơn vị dƣờng nhƣ không đem lại hiệu quả, không khách quan; hơn nữa công tác kiểm tra của đơn vị cấp trên là Phòng Kế toán Sở cũng chƣa đƣợc diễn ra thƣờng xuyên, thƣờng kết thúc niên độ ngân sách, thời điểm đó các đơn vị đã sử dụng xong kinh phí chỉ chờ kiểm tra quyết toán. Bên cạnh đó việc thực hiện các kiến nghị kiểm toán nhà nƣớc còn mang tính đối phó chƣa thực sự sâu sắc để cải thiện công tác cải cách tài chính công trong các đơn vị sự nghiệp.
- Hầu hết các đơn vị chƣa khai thác đƣợc hiệu quả của công nghệ thông tin trong công tác kế toán, phần mềm kế toán đƣợc sử dụng tại các đơn vị sự nghiệp thuộc Sở Tƣ pháp chƣa hoàn chỉnh nên chƣa giảm thiểu đƣợc khối lƣợng công việc cần xử lý trong mỗi giai đoạn của hạch toán.
KẾT LUẬN CHƢƠNG 2
Trong Chƣơng hai, tác giả đã giới thiệu khái quát về Sở Tƣ Pháp và vai trò của Sở trong việc theo dõi, quản lý, kiểm tra, quyết toán NSNN đối với các đơn vị sự nghiệp trực thuộc Sở; đồng thời tác giả đã khái quát đƣợc thực trạng đặc điểm hoạt động, công tác quản lý tài chính, công tác kế toán của các đơn vị sự nghiệp thuộc Sở. Trên cơ sở đó nhận định những kết quả đạt đƣợc cũng nhƣ các mặt tồn tại, đó là nền tảng cơ sở để tác giả đƣa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán ở các đơn vị sự nghiệp thuộc Sở Tƣ pháp TP. Đà Nẵng ở chƣơng 3.
CHƢƠNG 3
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP THUỘC SỞ TƢ PHÁP TP ĐÀ NẴNG
3.1 SỰ CẦN THIẾT HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP THUỘC SỞ TƢ PHÁP THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
Với cơ chế quản lý tài chính đƣợc quy định tại Nghị định 16/2015/NĐ- CP ngày 14/2/2015 của Chính phủ, các đơn vị sự nghiệp thuộc Sở Tƣ pháp TP Đà Nẵng đƣợc định hƣớng phát triển theo hƣớng tự chủ, tự chịu trách nhiệm về tài chính, điều này giúp đơn vị ngày càng chủ động hơn trong việc tạo lập nguồn thu và chi tiêu kinh phí, tăng cƣờng giao quyền quyết định thu chi cho thủ trƣởng và đƣợc quy định trong quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị. Tuy nhiên thông tin tài chính, kế toán; cơ chế quản lý tài chính hiện nay áp dụng còn nhiều bất cập từ quan điểm đến tổ chức thực hiện nên cần có những giải pháp hoàn thiện trong điều kiện đơn vị đang triển khai thực hiện tự chủ,