Nguồn: Tổng hợp của tác giả (2017) (4) (6) (6) Bộ phận kế toán Đơn vị sử dụng lao động Bộ phận Chế độ BHXH Bộ phận TN và Trả KQTTHC Người lao động (1) (2) (3) (5) (6) (7) (8) (9) (11) (10)
(1) Người lao động nghỉ việc trước khi sinh con đủ điều kiện hưởng chế độ thai sản nộp hồ sơ trực tiếp tại BHXH huyện thông qua Bộ phận Tiếp nhận và Trả KQTTHC.
(2) Người lao động đang làm việc tại các đơn vị sử dụng lao động khi ốm đau, thai sản, nghỉ DSPHSK nộp hồ sơ theo quy định cho đơn vị sử dụng lao động trong vòng 45 ngày kể từ ngày đi làm trở lại.
(3) Đơn vị sử dụng lao động có trách nhiệm lập danh sách đề nghị giải quyết chế độ ốm đau, thai sản, DSPHSK cho người lao động nộp cơ quan BHXH trong vòng 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ từ người lao động đối với trường hợp ốm đau, thai sản và kể từ ngày người lao động đủ điều kiện nghỉ DSPHSK.
(4) Sau khi tiếp nhận hồ sơ, Bộ phận TN và TKQTTHC chuyển bộ phận Chế độ BHXH xét duyệt. Thời gian thực hiện: 01 ngày làm việc.
(5) Trong vòng 6 ngày làm việc, Bộ phận Chế độ BHXH xét duyệt chuyển Bộ phận Kế toán danh sách đã được duyệt.
(6) Bộ phận Chế độ BHXH huyển Bộ phận TN và TKQTTHC hồ sơ đã được duyệt hoặc hồ sơ sai quy định kèm theo phiếu hướng dẫn bổ sung hồ sơ.
(7) Bộ phận Kế toán thực hiện chi tiền mặt hoặc chuyển tiền qua tài khoản cá nhân cho người lao động theo đề nghị của người lao động.
(8) Hoặc chuyển tiền trợ cấp BHXH cho người lao động thông qua đơn vị sử dụng lao động.
Thời gian cho Bộ phận Kế toán thực hiện nghiệp vụ là: 02 ngày làm việc. (9) Bộ phận TN và TKQTTHC thực hiện vào sổ tiếp nhận, tách hồ sơ trả đơn vị sử dụng lao động và lưu kho theo quy định. Thời gian thực hiện: 01 ngày làm việc.
(10) Hoặc trả hồ sơ cho người lao động đối với trường hợp đề nghị hưởng trợ cấp thai sản trực tiếp.
(11) Sau khi đơn vị sử dụng lao động nhận được tiền trợ cấp BHXH của cơ quan BHXH, thực hiện chi trả cho người lao động. Thời gian thực hiện: 03 ngày làm việc.
Công tác giải quyết và chi trả chế độ ốm đau, thai sản, DSPHSK tại huyện Bình Giang được thực hiện nghiêm túc, đúng quy trình luân chuyển và thời gian thực hiện đảm bảo quyền lợi cho người lao động.
Cũng giống như chi các chế độ BHXH một lần, chi chế độ trợ cấp ốm đau, thai sản, DSPHSK phụ thuộc các yếu tố khách quan, số người lao động trong các đơn vị sử dụng lao động đặc biệt trong các doanh nghiệp không may ốm đau hoặc sinh con. Đơn vị càng phát triển, mở rộng sản xuất kinh doanh càng thu hút nhiều lao động thì tỷ lệ ốm đau, thai sản, DSPHSK phát sinh càng nhiều nhất là với các doanh nghiệp sản xuất, gia công hàng may mặc, giầy da có lực lượng công nhân nữ giới là chủ yếu, sẽ dẫn đến số tiền chi trợ cấp thai sản phát sinh lớn. Thực tế cũng đã chứng minh, ở hầu hết các chế độ đều chi vượt quá kế hoạch ban đầu nhất là chi chế độ thai sản. BHXH huyện hằng quý đều tổng hợp báo cáo BHXH tỉnh về số chi vượt kế hoạch để đề nghị điều chỉnh kế hoạch, cấp bổ sung kinh phí chi BHXH nhằm đảm báo quyền lợi cho người lao động.
Qua bảng 4.12 ta thấy rõ khoảng cách giữa kế hoạch ban đầu và thực hiện chi ốm đau, thai sản, DSPHSK. Đáng chú ý là năm 2013, số chi tiền ốm đâu chỉ bằng 85% kế hoạch một phần vì số lượng người ốm đau ít hơn nhiều so với dự kiến. Số tiền chi trợ cấp thai sản lại tăng vọt so với kế hoạch 72%. Nguyên nhân là do Nhà nước điều chỉnh chính sách đối với lao động nữ sinh con. Cụ thể Bộ Luật lao động được thông ngày 18/6/2012, có hiệu lực từ ngày 01/5/2013 đã quy định lao động nữ khi sinh con được nghỉ 6 tháng thay bằng 4 tháng như trước kia. Vì vậy số chi trợ cấp thai sản năm 2013 đã tăng so với kế hoạch một cách bất thường. Năm 2014, trợ cấp DSPHSK cũng tăng nhiều so với kế hoạch (42%) do số lượng người nghỉ hưởng chế độ DSPHSK tăng 52% so với năm 2013 (thể hiện ở bảng 4.5). Sau khi thấy tình hình thực hiện chi trả trợ cấp thai sản, DSPHSK thực tế phát sinh nhiều hơn so với dự toán, BHXH huyện đã báo cáo BHXH tỉnh để BHXH tỉnh tổng hợp toàn tình lập điều chỉnh dự toán trình Bảo hiểm xã hội Việt Nam cấp bổ sung kinh phí. Đồng thời, Bảo hiểm xã hội huyện căn cứ tình hình chi DSPHSK thực tế và tỷ lệ gia tăng so với năm 2013 để có dự kiến chi và lập dự toán cho năm sau được sát hơn. Tuy nhiên số chi trợ cấp DSPHSK năm 2015 không tăng nhiều so với năm 2014. Do đó tỷ lệ thực hiện so với kế hoạch chỉ đạt 73%.
Bảng 4.12. Kết quả thực hiện chi chế độ ốm đau, thai sản, DSPHSK
STT Chỉ tiêu
Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015
Thực hiện (Triệu đồng) Kế hoạch (Triệu đồng) Thực hiện/kế hoạch (%) Thực hiện (Triệu đồng) Kế hoạch (Triệu đồng) Thực hiện/kế hoạch (%) Thực hiện (Triệu đồng) Kế hoạch (Triệu đồng) Thực hiện/kế hoạch (%) 1 Ốm đau 586 688 85 692 644 107 737 708 104 2 Thai sản 11.650 6.776 172 14.133 12.815 110 16.403 15.097 109 3 Dưỡng sức phục hồi sức khỏe 470 518 91 741 517 143 785 1,071 73 Tổng 12.706 7.982 159 15.566 13.976 111 17.925 16.876 106 Nguồn: BHXH huyện Bình Giang (2013, 2014, 2015)
Từ tháng 6/2016 Bảo hiểm xã hội Việt Nam đã quy định thêm hình thức chi trợ cấp ốm đau, thai sản, DSPHSK trực tiếp cho người lao động qua tài khoản cá nhân người lao động. Tùy theo tình hình thực tế của đơn vị và nguyện vọng của người lao động mà đơn vị sử dụng lao động có thể đăng ký một trong hai hình thức chi trả trợ cấp ốm đau, thai sản, DSPHSK. Tuy nhiên ở hầu hết các đơn vị vẫn đề nghị hình thức chi trả qua đơn vị sử dụng lao động. Đây chính là nguyên nhân chính trong việc chi trả tiền trợ cấp ốm đau, thai sản, DSPHSK cho người lao động bị chậm so với quy định.
Bảng 4.13. Thời điểm NLĐ nhận trợ cấp ốm đau, thai sản, DSPHSK qua điều tra năm 2016
STT Chỉ tiêu Số người chọn
(Người)
Tỷ lệ
(%)
1 Trong vòng 20 ngày kể từ ngày nộp hồ sơ 1 3
2 Từ 21 đến 23 ngày kể từ ngày nộp hồ sơ 7 20
3 Sau 23 ngày kể từ ngày nộp hồ sơ 27 77 Nguồn: Thông tin thu thập từ phiếu điều tra (2016) Theo quy định, sau khi người lao động nộp chứng từ ốm đau, thai sản cho đơn vị sử dụng lao động 10 ngày, đơn vị sử dụng lao động phải lập danh sách đề nghị thanh toán chế độ ốm đau, thai sản, DSPHSK lên cơ quan BHXH để giải quyết. Sau khi nhận được hồ sơ đề nghị thanh toán chế độ ốm đau, thai sản, DSPHSK cơ quan BHXH thực hiện xét duyệt và chuyển tiền trợ cấp cho đơn vị trong vòng 10 ngày làm việc để đơn vị chi trả cho người lao động trong vòng 03 ngày kể từ ngày nhận được trợ cấp từ cơ quan BHXH. Như vậy tổng thời gian từ khi người lao động nộp hồ sơ cho đơn vị sử dụng lao động đến khi nhận được trợ cấp theo quy định tối đa là 23 ngày làm việc. Tuy nhiện chỉ có 8/35 người chiếm 23% số người được hỏi nhận được trợ cấp đúng thời gian quy định, còn lại 27/35 chiếm 77% số người được hỏi nhận trợ cấp muộn so với quy định.
Nguyên nhân một phần do cơ quan BHXH chuyển tiền trợ cấp muộn so với quy định, một phần do đơn vị sử dụng lao động nhận được tiền trợ cấp BHXH không chi trả ngay cho người lao động hoặc lạm dụng tiền trợ cấp BHXH để sử dụng vào công việc khác trước rồi mới thực hiện chi trả cho người lao động.
Bảng 4.14. Tình hình thực hiện chế độ BHXH tại đơn vị sử dụng lao động điều tra năm 2016
Chỉ tiêu Số người chọn
(Người)
Tỷ lệ
(%)
1 Thời điểm đơn vị sử dụng lao động lập danh sách đề nghị giải quyết chế độ ngắn
hạn cho người lao động sau khi nhận đủ hồ sơ từ người lao động
1.1 Trong vòng 10 ngày 12 40
1.2 Sau 10 ngày 18 60
2 Thời điểm đơn vị SDLĐ nhận được tiền trợ cấp BHXH và danh sách duyệt từ cơ
quan BHXH kể từ ngày nộp hồ sơ lên cơ quan BHXH
2.1 Trong vòng 10 ngày 21 70
2.2 Từ 11 đến 15 ngày 9 30
2.3 Sau 15 ngày -
3 Thời điểm đơn vị SDLĐ chi trả tiền trợ cấp BHXH cho người lao động
3.1 Trong vòng 3 ngày 3 10
3.2 Từ 3 đến 10 ngày 18 60
3.3 Sau 10 ngày 9 30 Nguồn: Thông tin thu thập từ phiếu điều tra (2016) Qua điều tra trong 30 nhân viên làm công tác BHXH ở các đơn vị sử dụng lao động thì có 21/30 người chiếm 70% số người được điều tra phản ánh cơ quan BHXh đã thực hiện xét duyệt và chuyển tiền trợ cấp BHXH cho đơn vị đúng quy định về thời gian, 30% còn lại bị chậm so với quy định từ 01 đến 5 ngày. Trong khi đó, sau khi nhận được danh sách xét duyệt chế độ ngắn hạn và tiền trợ cấp từ cơ quan BHXH thì chỉ có 3/30 đơn vị được hỏi chi trả cho người lao động đúng thời hạn quy định, 18/30 đơn vị chi trả chậm từ 01 đến 7 ngày và 9/30 đơn vị còn lại chiếm 30% chi trả chậm cho người lao động quá 7 ngày. Như vậy việc phần lớn người lao động không nhận được tiền trợ cấp ốm đau, thai sản, DSPHSK kịp thời theo quy định chủ yếu do đơn vị sử dụng lao động chậm trễ trong vấn đề thanh toán cho người lao động.
Như vậy, qua phân tích ta thấy số người hưởng, số tiền chi trợ cấp ốm đau, thai sản, DSPHSK tại huyện Bình Giang ngày càng tăng, công tác xét duyệt đã đảm bảo đúng chế độ... đã góp phần ổn định cuộc sống cho người lao động khi không may gặp rủi ro ốm đau, thai sản phải nghỉ việc. Tuy nhiên ở một số đơn vị sử dụng lao động còn chưa chi trả tiền trợ cấp ốm đau, thai sản, DSPHSK kịp thời.
4.1.3.3. Thực trạng công tác kiểm tra, giám sát
Hằng năm, ngay từ đầu năm BHXH huyện Bình Giang đã xây dựng kế hoạch kiểm tra thường xuyên việc thực hiện chính sách BHXH, BHYT tại các đơn vị sử dụng lao động, đại lý chi trên địa bàn huyện và tự kiểm tra nội bộ việc thực hiện nhiệm vụ chuyên môn của các bộ phận. Qua công tác kiểm tra thường xuyên các đơn vị sử dụng lao động đã thấy được về cơ bản các đơn vị đều thực hiện đề nghị xét duyệt chế độ cho người lao động kịp thời, đúng chế độ. Tuy nhiên việc chi tiền trợ cấp ốm đau, thai sản, DSPHSK ở hầu hết các đơn vị đều chậm so với quy định.
Kiểm tra nội bộ cơ quan BHXH huyện cho thấy các bộ phận nghiệp vụ cơ bản đã thực hiện đúng quy trình về luân chuyển và thời gian quy định. Tuy nhiên, một số hồ sơ giải quyết còn chậm, muộn so với quy trình. Nguyên nhân chủ yếu do khối lượng công việc ngày tăng, hồ sơ phân cấp giải quyết ngày càng rộng nhưng biên chế CBVC, LĐHĐ không tăng dẫn đến quá tải công việc; một số hồ sơ có tính phức tạp phải chờ xin ý kiến của BHXH tỉnh.
Công tác chi trả lương hưu và trợ cấp BHXH hằng tháng được BHXH huyện đặc biệt quan tâm. Hằng tháng vào hai ngày chi trả, BHXH huyện đều phân công CBVC, LĐHĐ đi kiểm tra, giám sát công tác chi trả tại các điểm chi trả. Qua kiểm tra, giám sát hằng năm đều phát hiện một số trường hợp đã chết nhưng Bưu điện không báo giảm kịp thời.
Bảng 4.15. Số người, số tiền thu hồi do chi sai
STT Loại chế độ
Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015
Số người (Người) Số tiền (Triệu đồng) Số người (Người) Số tiền (Triệu đồng) Số người (Người) Số tiền (Triệu đồng) 1 Lương hưu - - 2 6,1 7 34,8 2 Trợ cấp Tuất hằng tháng 3 60,0 8 9,0 3 Trợ cấp BHXH một lần 3 3,1 1 0,2 4 Ốm đau 2 0,6 1 0,7 Cộng 8 64,0 3 7 16 44,0
Các trường hợp hưởng lương hưu, trợ cấp tuất hàng tháng bị thu hồi ở bảng 4.15 trên là do người hưởng chết mà không báo giảm kịp thời. Khi người hưởng chết thì tiền lương hưu hay trợ cấp BHXH hàng tháng chỉ được nhận đến hết tháng người hưởng chết. Đại diện chi trả phải báo giảm để cắt lương hưu hay trợ cấp BHXH hàng tháng từ tháng sau tháng người hưởng chết. Tuy nhiên trong quá trình quản lý người hưởng, một số Đại diện chi trả ở các xã, thị trấn không bám sát đối tượng, không nắm bắt kịp thời nên đã báo giảm chậm. Một số trường hợp do Đại diện chi trả chi trả không đúng nguyên tắc “đến tận tay người hưởng” nên có những trường hợp người hưởng chết, hàng tháng trước đó không có giấy ủy quyền cho người khác lĩnh thay nhưng khi thân nhân người hưởng không nắm được quy định về cắt giảm người hưởng đến nhận hộ lương hưu, trợ cấp Đại diện chi trả vẫn thực hiện chi trả mà không yêu cầu xuất trình giấy ủy quyền. Sau một vài tháng mới biết người hưởng đã chết từ trước đó và phải thu hồi tiền lương hưu hay trợ cấp BHXH của các tháng chi sai. Đặc biệt năm 2013, khi BHXH huyện thực hiện kiểm tra, rà soát đối tượng hưởng lương hưu và trợ cấp BHXH cao tuổi trước khi thay đổi Đại diện chi trả từ Cán bộ LĐTB&XH xã sang Bưu điện đã phát hiện 2 trường hợp người hưởng đã trợ cấp tuất ĐSCB đã chết cách đó 20 năm mà vẫn chi trả. Nguyên nhân là do người hưởng ủy quyền cho con dâu (gái) nhận tiền trợ cấp để nuôi các cháu còn nhỏ. Người này không thường trú trên địa bàn huyện và nhờ một một CB trong ngành BHXH nhận hộ trợ cấp. Qua nhiều lần UBND xã thay đổi người làm Đại diện chi trả cho cơ quan BHXH không nắm rõ về người hưởng nên khi người hưởng chết Đại diện chi trả không biết để hướng dẫn gia đình làm thủ tục báo giảm và dẫn đến phải thu hồi gần 20 năm trợ cấp tuất hàng tháng do chi sai.
Qua công tác kiểm tra nội bộ theo kế hoạch kiểm tra thường xuyên cũng phát hiện một số trường hợp chi BHXH một lần và ốm đau sai do cán bộ BHXH khi tác nghiệp đã xét duyệt chế độ sai quá trình lương hoặc mức lương tham gia BHXH của người lao động dẫn đến số tiền trợ cấp BHXH một lần, ốm đau được hưởng của người lao động bị sai, kế toán đã chi trả nên buộc phải thu hồi. Năm 2014, một người lao động bị thu hồi tiền trợ cấp ốm đau do hưởng trùng chế độ ốm đau và tai nạn lao động. Khi người lao động bị tai nạn lao động sau khi điều trị tại bệnh viện, đơn vị đã đề nghị giải quyết chế độ ốm đau nhưng sau đó lại lập hồ sơ đề nghị giải quyết chế độ tai nạn lao động cho người lao động vì tai nạn xẩy ra trong giờ làm việc, tại nơi làm việc. Do vậy chi ốm đau là sai chế độ,
BHXH huyện đã thực hiện thu hồi và chuyển hồ sơ lên BHXH tỉnh giải quyết chế độ tai nạn lao động cho người lao động.
Công tác kiểm tra, giám sát được đánh giá là khâu hết sức quan trọng để công tác quản lý chi BHXH được đúng quy định và nguyên tắc của nó. Là khâu nắn những người làm công tác quản lý chi BHXH thực hiện đúng quy định của