8. Kết cấu luận văn
1.2. Khái niệm, nội dung và nguyên tắc sử dụng công chức
1.2.1. Khái niệm
- Sử dụng nhân lực: Từ khái niệm nguồn nhân lực, có thể hiểu sử dụng nguồn nhân lực xã hội là quá trình thu hút và khơi dậy và phát huy tất cả những tiềm năng mỗi con người vào hoạt động xã hội (hoạt động lao động trong khu vực sản xuất vật chất và khu vực phi sản xuất vật chất) nhằm tạo ra của cải vật chất, văn hóa đáp ứng nhu cầu của xã hội và mỗi thành viên trong xã hội.
Theo nghĩa hẹp, Sử dụng nguồn nhân lực là quá trình kết hợp sức lao động với tư liệu lao động (máy móc, thiết bị, công cụ) và đối tượng lao động (nguyên, nhiên, vật liệu, đất đai) nhằm tạo ra sản phẩm, dịch vụ có ích đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp, tổ chức.
Từ khái niệm sử dụng nguồn nhân lực nói chung, tác giả cho rằng: Sử dụng công chức là quá trình thu hút và khơi dậy và phát huy những tiềm năng của đội ngũ công chức vào hoạt động tại các cơ quan HCNN nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước và cung ứng dịch vụ công.
Việc quản lý sử dụng nhân lực là một chu trình bao gồm các công đoạn khác nhau, tồn tại suốt từ khi người lao động tham gia tổ chức cho đến khi rời khỏi tổ chức vì lý do nào đó hoặc nghỉ hưu. Quy trình quản lý nhân sự trong tổ chức được mô tả dưới nhiều giai đoạn khác nhau nhưng đều tập trung giải quyết vấn đề sau:
- Tập hợp các hoạt động cần thiết liên quan đến quản lý nhân lực của tổ chức nhằm duy trì hoạt động người làm việc trong tổ chức có chất lượng.
- Là quá trình tìm kiếm, bố trí và duy trì người làm việc cho tổ chức có chất lượng thông qua công tác kế hoạch hóa nguồn nhân lực, tuyển chọn, bố trí, đào tạo bồi dưỡng, phát triển, đánh giá và thiết lập mối quan hệ giữa người lao động và nhà quản lý.
mối quan hệ chặt chẽ với nhau, có thể chia làm bốn khối hoạt động theo chức năng: sử dụng nguồn nhân lực; đào tạo phát triển nguồn nhân lực; duy trì nguồn nhân lực và cung cấp những điều kiện cần thiết để đáp ứng đòi hỏi: y tế, vệ sinh. Trong đó, khối sử dụng nguồn nhân lực bao gồm các hoạt động cơ bản: phân công công việc, đánh giá, đề bạt, luân chuyển, sắp xếp lại [21, tr 24].
Kế hoạch hóa Thu hút người lao động Tuyển chọn
nguồn nhân lực
Hòa nhập người mới vào tổ chức
Bồi dưỡng, sa thải, đề Đánh giá Bồi dưỡng, đào tạo
bạt, thuyên chuyển
Sơ đồ 1.1. Quy trình quản lý nhân lực
Tuy nhiên việc phân chia nói trên cũng chỉ mang tính tương đối, các hoạt động quản lý nhân lực này không tồn tại riêng rẽ, độc lập mà có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, suốt từ khi người lao động tham gia tổ chức cho đến khi rời khỏi tổ chức vì lý do nào đó hoặc nghỉ hưu. Vì vậy, cần phải quan tâm đến các hoạt động khác nằm ngoài khối hoạt động cơ bản như việc sử dụng cần các chính sách, chế độ lương, thưởng, kích thích, động viên, phát triển mối quan hệ lao động; đào tạo, bồi dưỡng nhân lực để duy trì và phát triển nguồn nhân lực.
Đối với công chức, việc quản lý sử dụng cũng không nằm ngoài các hoạt động nói chung của quản lý nguồn nhân lực như trên. Hoạt động sử dụng công chức bao gồm các hoạt động từ bố trí phân công công việc, đánh giá, đề bạt, luân chuyển, đãi ngộ.
Là nguồn lao động đặc biệt trong loại hình tổ chức đặc biệt, việc sử dụng công chức không chỉ dừng lại ở việc sử dụng nguồn nhân lực nói chung mà là nguồn nhân lực làm công việc quản lý đáp ứng nhu cầu và tạo ra sự
chuyển biến đối với xã hội.
Quá trình sử dụng nhân lực ở bất kỳ tổ chức nào cũng hướng đến hai mục tiêu cơ bản:
Một là: sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực nhằm tăng năng suất lao động và nâng cao tính hiệu quả của tổ chức.
Hai là: Đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của nhân viên, tạo điều kiện cho nhân viên được phát huy tối đa các năng lực cá nhân, được kích thích động viên nhiều hơn và nỗ lực, tận tâm hơn với tổ chức.
1.2.2. Nội dung sử dụng công chức
Xét từ quy trình quản lý sử dụng nguồn nhân lực, hoạt động sử dụng công chức bao gồm các hoạt động sau khi công chức được tuyển chọn chính thức vào bộ máy cho đến khi ra khỏi bộ máy, bao gồm các hoạt động chủ yếu: bố trí phân công công việc; đánh giá; đề bạt; luân chuyển; khen thưởng, kỷ luật. Nội dung sử dụng công chức theo Nghị định số 24/2010/NĐ-CP ngày 15/3/2010 của Chính phủ quy định về tuyển dụng và quản lý công chức, bao gồm:
1.2.2.1. Bố trí, phân công công việc
Bố trí, phân công công việc là hoạt động hết sức quan trọng trong quản lý điều hành công sở. Có thể hiểu, bố trí phân công công việc là sắp xếp ai vào công việc, bộ phận, tổ chức nào đó theo một kế hoạch định trước.
Việc bố trí sử dụng nhân sự nói chung phải căn cứ vào hiệu suất công việc cá nhân đạt được và tăng hiệu suất của tập thể. Vì vậy cần bố trí sử dụng đúng người đúng việc và lập được ekip hỗ trợ lẫn nhau. Để đảm bảo hiệu suất cần :
+ Đảm bảo tính chuyên môn hóa, thống nhất quy trình, nghĩa vụ công chức ;
+ Đảm bảo sự hợp tác giữa cá nhân và nhóm trên quy tắc mục tiêu, nghĩa vụ của mỗi cá nhân, chức năng, vị trí được quy định rõ ràng ;
+ Đảm bảo tầm giá trị phù hợp theo nguyên tắc đúng người, đúng việc, các bộ phận phải đảm bảo phù hợp năng lực nhà quản lý, công chức và kể cả các điều kiện hỗ trợ công việc.
Theo nguyên tắc hiệu suất trên thì sử dụng công chức phải theo chuyên môn và sở trưởng của công chức, cần dựa vào năng lực, phẩm chất, đạo đức để cất nhắc họ vào những vị trí phù hợp dựa đảm bảo nguyên tắc: Đúng người, đúng việc, đúng lúc và đúng thời điểm.
Đồng thời, sử dụng công chức phải cân nhắc giữa lợi ích cá nhân và lợi ích tập thể. Khi sử dụng phải lấy nguyện vọng và lợi ích cá nhân, lợi ích tập thể làm mục đích. Theo đó, cần đảm bảo vị trí việc làm, chức vụ mới chọn người chứ không phải vì cá nhân nào mới đặt ra công việc và chức vụ. Tránh làm lợi cho cá nhân và hại đến tập thể. Đây là việc làm rất quan trọng, bởi công chức có được bố trí đúng khả năng, đúng trình độ thì mới tạo điều kiện phát huy khả năng để hoàn thành nhiệm vụ được giao, để nhận được thù lao xứng đáng với công sức họ bỏ ra. Từ đó, tạo nên sự thoải mái trong lao động, tạo động lực cho công chức hăng say làm việc và là tiền đề nảy sinh sáng tạo trong công việc.
Song song với phân công công việc, người quản lý cần cung cấp những phương tiện, nguồn lực cần thiết nhằm tạo điều kiện thuận lợi nhất cho người được phân công hoàn thành công việc.
Ở nước ta, việc bố trí, phân công công việc đối với công chức được Nghị quyết Trung ương 3 (khóa VIII) nhấn mạnh: Bố trí phải đảm bảo đúng tiêu chuẩn, phù hợp với sở trường. Điều đó có nghĩa là khi sử dụng công chức, nhất là những người làm nhiệm vụ lãnh đạo, quản lý phải xem xét cả
hai yếu tố khách quan (tiêu chuẩn công chức) lẫn chủ quan (phẩm chất, năng lực, nguyện vọng…) [17].
1.2.2.2 Nâng ngạch, chuyển ngạch công chức
Ngạch công chức là tên gọi thể hiện thứ bậc về năng lực và trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của công chức. Khi công chức đáp ứng đủ điều kiện, tiêu chuẩn, trình độ, năng lực để bố trí vào các vị trí cao hơn trong nền công vụ và để nâng cao năng lực và trình độ thì công chức phải thi nâng ngạch công chức. Như vậy, nâng ngạch chính là sự thăng tiến về chuyên môn nghiệp vụ, được thực hiện khi công chức có đủ trình độ, năng lực và thông qua hình thức thi nâng ngạch. Việc nâng ngạch gắn với nâng bậc lương cho công chức.
Việc chuyển ngạch công chức được thực hiện khi công chức thay đổi vị trí việc làm hoặc theo quy định phải chuyển đổi vị trí công tác mà ngạch công chức đang giữ không phù hợp với yêu cầu ngạch công chức của vị trí việc làm mới. Công chức chuyển ngạch phải đáp ứng tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ của ngạch được chuyển.
1.2.2.3. Bổ nhiệm, đề bạt công chức
Bổ nhiệm hiểu một cách chung nhất là hình thức được sử dụng để thiết lập đội ngũ công chức lãnh đạo (quản lý, điều hành), tuyển dụng công chức, nâng ngạch, chuyển ngạch, thăng chức, điều động công chức. Theo đó, có ba loại bổ nhiệm:
- Bổ nhiệm vào ngạch: là việc chính thức đưa người lao động (công chức) vào thụ ở một ngạch nhất định. Bổ nhiệm vào ngạch gồm có bổ nhiệm sau tập sự và bổ nhiệm vào ngạch sau khi nâng ngạch hoặc chuyển ngạch. Bổ nhiệm sau tập sự là hình thức công nhận chính thức sau thời gian tập sự, người tập sự đó hoàn thành công việc được giao.
- Bổ nhiệm chính trị: là hình thức bổ nhiệm gắn liền với các chức vụ trong bộ máy hành chính. Bổ nhiệm chính trị mang ý nghĩa của bầu cử và phê chuẩn của các cơ quan quyền lực nhà nước.
- Bổ nhiệm vào vị trí lãnh đạo, quản lý: là bổ nhiệm công chức vào chức vụ lãnh đạo trong một thời gian nhất định. Do đó, thuật ngữ này có thể được hiểu tương tự như thuật ngữ "đề bạt" công chức lên một chức vụ mới, cao hơn.
Việc bổ nhiệm phải xuất phát vào yêu cầu công việc và các tiêu chuẩn để lựa chọn công chức có đủ năng lực, trình độ và kinh nghiệm đảm đương và thực hiện các công việc gắn liền với vị trí được phân công. Theo đó, trong bổ nhiệm, đề bạt công chức cần quan tâm thực hiện các vấn đề sau:
- Bổ nhiệm phải trên cơ sở xây dựng cơ cấu nhân lực của tổ chức. - Bổ nhiệm trên cơ sở đòi hỏi của công vụ và nguồn nhân lực hiện có
(đúng người, đúng việc, đúng nơi).
- Bổ nhiệm phải tuân thủ nguyên tắc khách quan, vô tư và công bằng. Đây là căn cứ quan trọng để thực hiện chính sách sử dụng cán bộ.
- Đề bạt, cất nhắc phải đúng lúc, đúng người, đúng việc. Bố trí, đề bạt không đúng lúc có thể dẫn đến thừa, thiếu cán bộ, công chức không phát huy được năng lực hoặc không đáp ứng được yêu cầu công việc dẫn đến công việc kém phát triển, tiềm lực không được phát huy.
- Ngoài ra, trong bổ nhiệm cần chú ý đảm bảo sự cân đối giữa các vị trí trong một cơ quan, giữa đội ngũ công chức HCNN với đội ngũ cán bộ Đảng, đoàn thể trong phạm vi các cơ cấu của hệ thống chính trị.
1.2.2.4. Điều động, luân chuyển, biệt phái công chức
Là các hoạt động xuất phát từ phân tích công việc, đánh giá lại nhằm sắp xếp, bố trí lại đội ngũ công chức nhằm đáp ứng những mục tiêu của tổ chức HCNN từ đó tiến đến sử dụng một cách có hiệu quả nhất đội ngũ công chức.
Đây là một trong những phương tiện cơ bản giảm thiểu sự chênh lệch cơ bản về lượng và chất giữa nhu cầu và thực tế sử dụng nhân lực trong tổ chức.
Nghị định 24/2010/NĐ – CP, quy định cụ thể việc điều động, luân chuẩn, biệt phái công chức hiện nay ở nước ta như sau:
- Điều động công chức trong trường hợp: + Theo yêu cầu, nhiệm vụ cụ thể;
+ Chuyển đổi vị trí công tác theo quy định của pháp luật;
+ Theo quy hoạch, kế hoạch sử dụng công chức trong cơ quan, tổ
chức, đơn vị và giữa các cơ quan, tổ chức, đơn vị theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền.
- Luân chuyển công chức (chỉ thực hiện đối với công chức giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý và trong quy hoạch vào các chức vụ lãnh đạo, quản lý cao hơn), trong trường hợp:
+ Theo yêu cầu nhiệm vụ, quy hoạch, kế hoạch sử dụng công chức của cơ quan, tổ chức, đơn vị;
+ Luân chuyển giữa Trung ương và địa phương, giữa các ngành, các lĩnh vực theo quy hoạch nhằm tiếp tục rèn luyện, đào tạo, bồi dưỡng công chức lãnh đạo, quản lý.
- Biệt phái công chức trong trường hợp: + Theo nhiệm vụ đột xuất, cấp bách;
+ Để thực hiện công việc trong một thời gian nhất định.
1.2.2.5. Đánh giá công chức
Đánh giá công chức là một trong các biện pháp quản lý thông qua việc sử dụng những tiêu chí và phương thức nhất định nhằm làm rõ phẩm chất chính trị, đạo đức, năng lực, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, kết quả thực hiện nhiệm vụ của công chức. Đánh giá là một khâu quan trọng, căn bản trong quá trình quản lý và sử dụng công chức, được tiến hành thường xuyên hàng
năm hoặc trước khi xem xét đề bạt, chuyển công tác đối với công chức. Mục đích của hoạt động đánh giá nhằm cung cấp thông tin cho công tác quản lý, làm cơ sở cho các quyết định quy hoạch, đào tạo, bố trí sử dụng, đề bạt, lương, thưởng đối với công chức. Đồng thời, hoạt động đánh giá sẽ cung cấp thông tin phản hồi để công chức biết rõ về năng lực và việc thực hiện công việc của họ hiện tại đang ở mức độ nào, giúp họ phấn đấu tự hoàn thiện bản thân và hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao. Đánh giá đúng, chính xác kết quả làm việc của công chức là căn cứ để lựa chọn, sắp xếp, bố trí, đề bạt, sử dụng đúng với năng lực, sở trường, từ đó chủ động trong việc đào tạo, bồi dưỡng, rèn luyện và bổ nhiệm cán bộ. Kết quả đánh giá công chức có thể sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau, là cơ sở cho việc sử dụng công chức được tốt hơn, mối quan hệ hệ các khâu sử dụng công chức và kết quả đánh giá công chức thể hiện như sau:
Quy hoạch
Sắp xếp lại
Đánh giá
Đào tạo, bồi dưỡng Khen thưởng,
xử phạt Đề bạt, bổ
nhiệm
Sơ đồ 1.2: Mối liên hệ đánh giá công chức với sử dụng công chức
Đánh giá công chức có tác động trên nhiều phương diện đối với công tác quản lý và sử dụng công chức. Trong đó, Phương pháp đánh giá công chức
quan hệ trực tiếp đến kết quả đánh giá. Làm thế nào để lựa chọn phương pháp đánh giá, học hỏi tính khoa học của các loại phương pháp nhằm xây dựng phương pháp đánh giá phù hợp với thực tế là một vấn đề quan trọng được các nước quan tâm. Công tác đánh giá công chức bao gồm nhiều nội dung như: phân chia thứ bậc đánh giá, trình tự đánh giá, sử dụng kết quả đánh giá,… những điều này đều có ảnh hưởng quan trọng đến sự công bằng và minh bạch của công tác đánh giá. Với mỗi một quốc gia, đánh giá công chức có những điểm khác biệt trong phương pháp hay trình tự đánh giá. Tùy vào mục đích mà có thể lựa chọn phương pháp và tiêu chuẩn khác nhau; ví dụ như Hoa kỳ chú trọng đánh giá hiệu quả công việc bao gồm năng lực công tác; trách nhiệm; năng lực tổ chức; mức độ hợp tác; tuân thủ kỷ luật; số lượng và chất lượng công việc; tính sáng tạo; Ở Anh chủ yếu là xem xét về thái độ cần cù làm việc và đánh giá thành tích định kỳ, đồng thời lấy đánh giá thành tích làm trọng điểm; Ở Nhật, bên cạnh đánh giá kết quả công việc, năng lực còn đánh giá tính cách và tính thích ứng của công chức; trong khi đó ở Singapore, đánh giá công chức tập trung vào đánh giá biểu hiện công tác và đánh giá tiềm năng.
Ở Việt Nam hiện nay, việc đánh giá công chức thực hiện theo quy định