7. Tổng quan tình hình nghiên cứu
2.2.2. Tổ chức thực hiện quy trình kiểm soát thanh toán vốn đầu tƣ
XDCB tại KBNN Krông Ana
Quy trình kiểm soát thanh toán vốn đầu tƣ XDCB qua KBNN thực hiện theo nguyên tắc “một cửa”, có nghĩa là việc giải quyết công việc từ khâu hƣớng dẫn, tiếp nhận hồ sơ chứng từ và trả kết quả đƣợc thực hiện tại một đầu mối là bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của KBNN.
Sơ đồ 2.1. Quy trình giao dịch kiểm soát và luân chuyển hồ sơ thanh toán vốn đầu tư XDCB tại KBNN Krông Ana
(1) Chủ đầu tƣ gửi hồ sơ đến cán bộ kiểm soát chi Kho bạc.
(2) Cán bộ KSC kiểm tra, trình lãnh đạo phụ trách ký duyệt xong trả lại hồ sơ cho cán bộ KSC.
(3) Cán bộ KSC chuyển chứng từ cho KTV.
(4) KTV kiểm tra, ký chứng từ xong trình kế toán trƣởng ký chứng từ (5) Sau khi Kế toán trƣởng ký xong, toàn bộ chứng từ đƣợc trình lãnh đạo phụ trách bộ phận kế toán ký, xong chứng từ đƣợc chuyển lại cho kế toán viên nhập vào hệ thống Tabmis, kế toán nhập xong chuyển các liên chứng từ còn lại cho cán bộ KSC để lƣu và trả lại chủ đầu tƣ.
Nhận xét:
- KBNN Krông Ana thực hiện quy trình một cửa với hình thức một chủ đầu tƣ chỉ gặp một cán bộ kiểm soát chi KBNN trong việc giải quyết hồ sơ.
Chủ đầu tƣ Kế toán viên Lãnh đạo phụ trách KSC Lãnh đạo phụ trách Kế toán Cán bộ KSC (Tổ TH-HC) Kế toán trƣởng (1) (3) (4) (5) (2)
Phƣơng thức này tạo thuận tiện cho các cá nhân, tổ chức trong giải quyết công việc; theo dõi, thanh toán, lƣu trữ hồ sơ và kiểm tra hồ sơ đăng ký mẫu dấu chữ ký của đơn vị một cách nhanh chóng. Quy trình này đã tạo điều kiện thuận lợi hơn trong giao dịch của chủ đầu tƣ, tránh hồ sơ đã nhận nhƣng chƣa đủ điều kiện phải trả lại nhiều lần, gây phiền hà cho chủ đầu tƣ khi đến thanh toán tại kho bạc.
- Bên cạnh đó, việc giao nhận hồ sơ giữa chủ đầu tƣ và KBNN cũng đƣợc quy định tại mẫu biểu số 01/KSC (Phiếu giao nhận hồ sơ) của quy trình là rất chặt chẽ, tránh việc thất lạc hồ sơ và dễ quy trách nhiệm cụ thể khi có việc hồ sơ bị thất lạc, mất mát.
- Đối với các trƣờng hợp chủ đầu tƣ gửi hồ sơ qua đƣờng công văn, hiện nay quy trình chƣa có hƣớng dẫn giao nhận, trả hồ sơ.
- Quy trình quy định, hàng ngày tổ trƣởng tổ Tổng hợp - Hành chính phải kiểm soát đƣợc số lƣợng hồ sơ đã nhận, số hồ sơ đã giải quyết, số hồ sơ còn lại chƣa giải quyết đã đến hạn và số hồ sơ đã trễ hạn để phục vụ cho công tác quản lý điều hành và kiểm tra tình hình xử lý hồ sơ của từng cán bộ. Hiện nay, việc theo dõi số lƣợng tiếp nhận hồ sơ đang đƣợc thực hiện trên chƣơng trình ĐTKB-LAN và thực hiện thủ công trên máy vi tính. Nên việc theo dõi mất nhiều thời gian, phần nào ảnh hƣởng đến thời gian xử lý hồ sơ của đơn vị.
Thời gian kiểm soát, thanh toán:
Khi nhận đủ hồ sơ theo quy định, thời gian kiểm soát, làm thủ tục chuyển tiền cho đơn vị thủ hƣởng theo quy định. Tổng thời gian thực hiện kiểm soát chi và chuyển tiền trong nội bộ hệ thống KBNN chậm nhất là 03 ngày làm việc. Đối với hồ sơ, chứng từ do Chủ đầu tƣ gửi đến sau thời điểm 15 giờ, hoặc chứng từ do phòng, bộ phận kiểm soát chi gửi cho phòng, bộ phận kế toán nhà nƣớc sau thời điểm 15 giờ thì đƣợc tính sang ngày hôm sau.
nhiều thuận tiện cho chủ đầu tƣ nhƣng quy trình giao dịch này vẫn tồn tại một vấn đề, cụ thể:
- Do đặc điểm của hoạt động kiểm soát thanh toán của KBNN rất đa dạng, phức tạp; hệ thống cơ chế chính sách chế độ, văn bản thƣờng xuyên bổ sung thay đổi, nên trong thực tế thƣờng phát sinh một số tình huống, trƣờng hợp chƣa đƣợc hƣớng dẫn đầy đủ, chi tiết trong các văn bản chế độ hiện hành. Từ đó đòi hỏi phải có sự trao đổi đề xuất giữa các đơn vị với KBNN để cùng thống nhất biện pháp giải quyết vƣớng mắc phát sinh, nên chủ đầu tƣ theo thói quen muốn giao dịch trực tiếp với cán bộ xử lý công việc để đƣợc giải thích thỏa đáng, bỏ qua khâu trung gian để rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ.
- Nhiều chủ đầu tƣ, ban QLDA (nhất là những chủ đầu tƣ, ban QLDA không chuyên ngành), chƣa nắm rõ hết các quy trình chi tiết về các điều kiện, thủ tục thanh toán vốn đầu tƣ nên hồ sơ chứng từ gửi đến KBNN thƣờng thiếu và sai nhiều, phải trả lại để chỉnh sửa nhiều lần. Khi tập trung giao dịch tại bộ phận nhận hồ sơ “một cửa” thì cán bộ nhận hồ sơ chịu áp lực về thời gian, phải tiếp nhận xử lý hồ sơ của nhiều khách hàng nên việc hƣớng dẫn khó đảm bảo chi tiết, cụ thể; mặt khác, do không nắm chắc thông tin về các dự án, đơn vị nên cán bộ ở bộ phận “một cửa” hƣớng dẫn không đầy đủ, chính xác.
- Cán bộ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả chỉ có thể kiểm tra sự đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ chứng từ gửi đến, không thể đối chiếu, phát hiện đƣợc sai sót chi tiết về nội dung hồ sơ, đến khi chuyển về bộ phận nghiệp vụ mới kiểm tra chi tiết, phát hiện sai sót phải trả lại hồ sơ cho khách hàng, tạo tâm lý không tốt cho khách hàng vì phải đi lại nhiều lần và kéo dài thời gian hoàn chỉnh hồ sơ.
- Khi thực hiện quy trình “một cửa” trong kiểm soát thanh toán, việc giao nhận hồ sơ cũng nhƣ trả kết quả phải thực hiện theo nhiều bƣớc giữa khách hàng - cán bộ nhận hồ sơ - cán bộ xử lý nghiệp vụ và đều phải thực
hiện đối chiếu, ký nhận hồ sơ giữa các bộ phận nên mất rất nhiều thời gian .