Hình 4.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Doanh nghiệp
(Nguồn: Phòng Hành chính – Tổng Hợp) CHỦ DOANH NGHIỆP GIÁMĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC Bộ Phận Hỗ Trợ Bán Hàng Phòng Hành Chính – Tổng Hợp Phòng Kinh Doanh Phòng Tài Chính – Kế Toán Bộ Phận Marketing Bộ Phận Bán Hàng Bộ Phận Tài Chính Bộ Phận Kế Toán Bộ Phận Lái Xe, Tạp Vụ Bộ Phận Kho Bộ Phận Văn Thư Bộ Phận Nhân Sự
Đội Công Nhân Bốc xếp
* Ban lãnh đạo doanh nghiệp
Đứng đầu doanh nghiệp là Chủ Doanh Nghiệp. Hoạch định chiến lƣợc sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp theo kế hoạch ngắn hạn và dài hạn, tổ chức chỉ đạo thực hiện có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn, chỉ đạo nghiên cứu áp dụng các cơ chế chính sách kinh tế của chính phủ, là ngƣời chịu trách nhiệm cao nhất đối với các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Đồng hành Chủ doanh nghiệp là Giám đốc điều hành ,Phó giám đốc là ngƣời hỗ trợ Chủ doanh nghiệp điều hành một số lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp theo phân công và chịu trách nhiệm trƣớc Chủ doanh nghiệp .
* Phòng Tài Chính – Kế toán
Chức năng:
Tham mƣu cho Lãnh đạo về công tác: - Công tác tài chính,
- Công tác kế toán tài vụ, - Công tác kiểm toán nội bộ, - Công tác quản lý tài sản,
- Công tác thanh quyết toán hợp đồng kinh tế,
- Kiểm soát các chi phí hoạt động của Doanh nghiệp,
Nhiệm vụ:
- Lập kế hoạch thu, chi tài chính hàng năm của doanh nghiệp tham mƣu trực tiếp cho Giám Đốc để báo cáo Chủ doanh nghiệp phê duyệt để làm cơ sở thực hiện.
- Triển khai công tác nghiệp vụ kế toán tài vụ trong toàn doanh nghiệp, - Trực tiếp thực hiện các chế độ, chính sách tài chính, kế toán, thống kê, công tác quản lý thu chi tài chính của doanh nghiệp, thực hiện thanh toán tiền lƣơng và các chế độ khác cho Cán bộ công nhân viên theo phê duyệt của Giám đốc.
- Lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế theo quy định chế độ tài chính hiện hành của Nhà nƣớc phản ánh trung thực kết quả hoạt động của doanh nghiệp,
- Phân tích tình hình tài chính, cân đối nguồn vốn, công nợ trong doanh nghiệp và báo cáo định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của Giám đốc hoặc Chủ doanh nghiệp.
- Chủ trì xây dựng, soạn thảo các văn bản có liên quan đến công tác tài chính, kế toán, các quy định về quản lý chi tiêu tài chính trình Giám đốc ban hành hoặc đề xuất với Chủ doanh nghiệp phê duyệt.
- Lập hồ sơ vay vốn trung hạn, ngắn hạn Ngân hàng, lập kế hoạch và quy định huy động vốn từ các nguồn khác.
- Kiểm tra định kỳ về công tác kế toán, thực hiện chế độ chính sách, kỷ luật thu chi tài chính, kiểm toán vốn và các loại tài sản khác trong toàn doanh nghiệp nhằm thực hiện đúng các chế độ chính sách của Nhà nƣớc đã quy định.
- Tham gia soạn thảo, thẩm định hồ sơ, theo dõi, kiểm tra tiến độ giải ngân, thanh quyết toán đối với các hợp đồng kinh tế trong doanh nghiệp cũng nhƣ nguồn vốn đầu tƣ cho các dự án, các công trình do doanh nghiệp làm chủ đầu tƣ và thực hiện.
- Chủ trì phối hợp các phòng ban thực hiện công tác nghiệm thu thanh quyết toán theo đúng quy định.
- Là đầu mối phối hợp với các phòng, ban tham mƣu, đơn vị thành viên trong việc mua sắm, thanh lý, nhƣợng bán tài sản của doanh nghiệp.
* Phòng Kinh doanh
Chức năng:
Tham mƣu cho lãnh đạo doanh nghiệp xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh doanh ngắn hạn và dài hạn, tìm hiểu khai thác thị trƣờng, đầu tƣ phát triển, liên danh liên kết trong và ngoài doanh nghiệp. Giao dịch với khách
Nhiệm vụ:
- Xây dựng chiến lƣợc đầu tƣ phát triển ngắn hạn, trung hạn.
- Tổng hợp và báo cáo kết quả sản xuất - kinh doanh toàn doanh nghiệp cho Ban lãnh đạo.
- Xây dựng phƣơng án và theo dõi tiến độ sản xuất, phân công và giao kế hoạch cho các phân xƣởng. Tổ chức tham gia nghiên cứu thị trƣờng trong và ngoài nƣớc, xây dựng mối quan hệ với khách hàng.
- Cùng các phòng ban trong doanh nghiệp để xây dựng đồng bộ các kế hoạch sản xuất kinh doanh, nhu cầu vốn, kế hoạch tiếp thị và liên kết kinh tế. Tham mƣu cho Lãnh đạo doanh nghiệp xây dựng kế hoạch hợp tác, liên doanh đầu tƣ trong và ngoài nƣớc.
- Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, đề xuất biện pháp xử lý các vấn đề phát sinh.
- Cập nhật, phân tích và tổng hợp các số liệu để giúp Giám đốc chỉ đạo điều hành sản xuất kinh doanh đƣợc kịp thời.
- Đề xuất các vấn đề liên quan đến việc đầu tƣ xây dựng các công trình mới, cải tạo các công trình đã xây dựng.
* Phòng Hành Chính – Tổng Hợp
Chức năng:
Tham mƣu cho lãnh đạo doanh nghiệp trong việc điều hành công tác tổ chức, nhân sự, tiền lƣơng, giải quyết các chế độ chính sách, tuyển dụng, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực.
Đại diện doanh nghiệp trong việc kiểm tra, giám sát việc thực hiện các chủ trƣơng, nghị quyết, định hƣớng của doanh nghiệp trong công tác tổ chức – lao động – đào tạo – phát triển nguồn nhân lực nhằm ngăn chặn và xử lý kịp thời các vụ việc vi phạm xảy ra, đồng thời có biện pháp tổ chức và xây dựng
hệ thống quản lý thống nhất trong doanh nghiệp.
Nhiệm vụ:
Công tác tổ chức: Chủ trì việc nghiên cứu, xây dựng đề án, phƣơng án sắp xếp tổ chức, bộ máy quản lý, xây dựng các quy chế, quy định nội bộ phù hợp với mô hình tổ chức của doanh nghiệp.
Công tác cán bộ: Xây dựng phƣơng án quy hoạch, đào tạo, sử dụng, quản lý đội ngũ cán bộ chủ chốt của doanh nghiệp theo yêu cầu nhiệm vụ, đề xuất với lãnh đạo doanh nghiệp phƣơng án sắp xếp, bố trí nhân sự.
Công tác tuyển dụng, đào tạo, bồi dƣỡng và phát triển nguồn nhân lực: Xây dựng tổng định biên lao động và phƣơng án bổ sung nhân lực hàng năm, xây dựng chiến lƣợc đào tạo và phát triển nguồn nhân lực trong từng thời kỳ.
Công tác quản lý tiền lƣơng và thực hiện chế độ chính sách: Quản lý quỹ tiền lƣơng của doanh nghiệp, thực hiện nâng bậc, nâng ngạch lƣơng hàng năm đối với cán bộ công nhân viên, trực tiếp giải quyết chế độ chính sách đối với ngƣời lao động.
Công tác thống kê báo cáo, tổng hợp, lƣu trữ và phát hành văn bản: Thực hiện chế độ thống kê, báo cáo kết quả đăng ký định mức lao động, tăng giảm lao động, chất lƣợng lao động, tiền lƣơng và thu nhập của ngƣời lao động.
Công tác thanh tra kiểm tra: kiểm tra việc giải quyết các đơn vị thƣ khiếu nại, tố cáo liên quan đến lĩnh vực tổ chức – lao động – đào tạo – phát triển nguồn nhân lực.