7. Kết cấu đề tài
3.1. Phƣơng hƣớng, quan điểm và nguyên tắc hoàn thiện tổ chức công tác kế
tác kế toán tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Phú Yên
3.1.1. Phương hướng hoàn thiện công tác kế toán
Với mục tiêu chung “Tiếp tục phát triển ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam theo hướng hiện đại, đảm bảo đủ năng lực và điều kiện để nâng cao chất lượng, hiệu quả phục vụ và tổ chức thực hiện chính sách bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, đáp ứng yêu cầu công nghiệp hóa, hiện đại hóa và hội nhập quốc tế”. Ngành BHXH ƣu tiên nguồn lực đầu tƣ, phát triển ứng dụng công nghệ thông tin vào mọi hoạt động quản lý và nghiệp vụ.
Thứ nhất, đảm bảo nguyên tắc cơ bản
Kế toán với tƣ cách là công cụ phản ánh, đo lƣờng, tính toán, ghi chép mọi hoạt động kinh tế tài chính phát sinh của đơn vị. Thông tin tài chính do kế toán cung cấp sẽ giúp các cơ quan chức năng đánh giá đƣợc tình hình tiếp nhận và sử dụng tài chính, nắm đƣợc tình hình hoạt động của đơn vị nhằm phát huy những mặt tích cực; đồng thời, hạn chế những mặt tiêu cực, giúp cho đơn vị có định hƣớng đúng trong quản lý tài chính, tài sản của đơn vị. Tổ chức công tác kế toán là một khâu quan trọng, nó phải đảm bảo nguyên tắc cơ bản về tính khoa học, hợp lý và phải tuân thủ đầy đủ các quy định.
Thứ hai, đảm bảo tính khách quan
Tài liệu kế toán phải mang tính khách quan, có bằng chứng tin cậy; việc ghi sổ kế toán phải đƣợc tiến hành trên cơ sở nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh, phải dựa vào chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lý, hợp lệ.
Thứ ba, phải mang tính kế thừa
tại, đồng thời sửa đổi những điểm không phù hợp, chƣa hoàn thiện để đƣa công tác kế toán trở thành công cụ đắc lực cho công tác quản lý tài chính của đơn vị và mang tính vĩ mô của Nhà nƣớc.
Ngoài ra, hoàn thiện tổ chức công tác kế toán còn phải đảm bảo tính thống nhất về nội dung và phƣơng pháp lập, phƣơng pháp hạch toán kế toán theo kỳ và niên độ kế toán; đảm bảo các thông tin có thể kiểm tra, đối chiếu và tổng hợp số liệu kế toán. Đồng thời, dựa trên cơ sở ứng dụng công nghệ thông tin để giúp đơn vị đánh giá đúng, kiểm soát đƣợc tình hình tàỉ chính, tình hình sử dụng các nguồn kinh phí và các loại vật tƣ, tài sản.., giúp đơn vị sử dụng có hiệu quả nguồn kinh phí; mặt khác, góp phần cung cấp thông tin kế toán chính xác, đáng tin cậy phục vụ cho việc điều hành các hoạt động của đơn vị nhằm đạt đƣợc các mục tiêu đã đề ra.
Quỹ BHXH do BHXH quản lý hiện nay là rất lớn, các hoạt động thu, chi diễn ra hàng ngày rất nhiều, điều đó đặt ra yêu cầu về tính chính xác, kịp thời, hiệu quả đối với công tác kế toán tại BHXH là rất cao. Hơn nữa, kể từ khi Luật BHXH ra đời và đi vào thực tiễn, trong quá trình áp dụng vẫn còn những vấn đề bất cập. Do vậy, đòi hỏi phải hoàn thiện tổ chức kế toán hiệu quả để giúp cho BHXH tỉnh thực hiện tốt hơn nữa chức năng, nhiệm vụ của mình, đồng thời đảm bảo tối đa quyền lợi ngƣời tham gia BHXH, góp phần đảm bảo an sinh xã hội trên địa bàn tỉnh Phú Yên.
Nâng cao nhận thức của các ngành các cấp và ngƣời dân về nghĩa vụ và quyền lợi trong việc thực hiện luật BHYT: Các cấp ủy Đảng, chính quyền, các cơ quan, tổ chức, các đoàn thể xác định rõ nhiệm vụ và chỉ đạo quyết liệt trong thực hiện pháp luật về BHYT. Các đoàn thể, các tổ chức xã hội theo chức năng, nhiệm vụ tuyên truyền, vận động các hội viên tham gia BHYT, đồng thời tăng cƣờng huy động các nguồn lực của xã hội, của mỗi cá nhân để hỗ trợ cộng đồng tham gia BHYT. Chủ sử dụng lao động nhận thức trách
nhiệm của mình trong việc tham gia BHYT để bảo vệ quyền lợi về sức khỏe ngƣời lao động; Ngƣời dân thấy đƣợc trách nhiệm với cộng đồng, gia đình và với chính bản thân khi tham gia BHYT.
3.1.2. Quan điểm và nguyên tắc hoàn thiện
Hoàn thiện tổ chức hợp lý công tác kế toán, đảm bảo cung cấp thông tin nguồn tài chính một các kịp thời, trung thực, hợp lý để giúp các cấp lãnh đạo có những định hƣớng kịp thời, nâng cao chất lƣợng, hiệu quả hoạt động. Hoàn thiện tổ chức kế toán phải dựa trên cơ sở tính kế thừa, tiếp tục phát huy những điểm mạnh trong tổ chức kế toán hiện tại, đồng thời sửa đổi những điểm chƣa phù hợp, phải tiến hành ở tất cả các phần hành, các yếu tố cấu thành kế toán, đáp ứng yêu cầu quản lý tài chính. Bên cạnh đó, BHXH Việt Nam cũng có cơ sở để đánh giá năng lực của BHXH tỉnh Phú Yên, để từ đó có những chính sách phù hợp. Việc hoàn thiện tổ chức kế toán tại BHXH tỉnh Phú Yên phải đáp ứng đƣợc các yêu cầu sau đây:
Một là, phù hợp với cơ chế quản lý tài chính hiện hành và có khả năng thích ứng trong tương lai. Việc hoàn thiện công tác kế toán ở BHXH tỉnh là yêu cầu tất yếu khách quan; song việc hoàn thiện này phải đảm bảo phù hợp với các chính sách, chế độ quản lý của Nhà nƣớc. Tuy nhiên trong điều kiện hội nhập đa phƣơng hóa, đa dạng hóa quan hệ quốc tế, các chính sách, chế độ Nhà nƣớc thƣờng xuyên đƣợc cập nhật, sửa đổi cải tiến cho phù hợp với điều kiện kinh tế xã hội. Do đó, ý nghĩa quan trọng trong công tác quản lý, hoàn thiện kế toán hoạt động thu chi cũng đƣợc đặt ra cấp bách và đòi hỏi phải tính đến những thay đổi chính sách, chế độ trong tƣơng lai.
Hai là, phù hợp với thực trạng của của BHXH tỉnh Phú Yên. Hệ thống chế độ kế toán áp dụng cho các đơn vị SNCL đƣợc xây dựng phù hợp với yêu cầu quản lý tài chính của Bộ Tài chính, tôn trọng và vận dụng có chọn lọc các nguyên tắc và chuẩn mực kế toán quốc tế, phù hợp với chế độ kế toán HCSN
nói chung. Do đó, hoàn thiện công tác kế toán phải phù hợp với quy mô nội dung hoạt động của BHXH tỉnh Phú Yên.
Ba là, trên cơ sở tiết kiệm và hiệu quả. Việc hoàn thiện công tác kế toán tại BHXH tỉnh Phú Yên phải đảm bảo tính khả thi, nghĩa là những giải pháp hoàn thiện phải thực hiện đƣợc. Đồng thời, việc thực hiện các giải pháp đó phải tính đến hai yêu cầu là hiệu quả và tiết kiệm, cụ thể nhƣ sau: Kế toán phải cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời về toàn bộ hoạt động giáo dục của đơn vị chi tiết theo thời gian, địa điểm, quy mô của nghiệp vụ, từ đó đề ra đƣợc các quyết định hợp lý. Việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phải đảm bảo tính khoa học và phù hợp với đơn vị, nghĩa là thực hiện đơn giản và hiệu quả cao.
3.2. Một số giải pháp hoàn thiện công tác kế toán tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Phú Yên
Để hoàn thiện công tác tổ chức kế toán, dựa theo quá trình phỏng vấn (Phụ lục 2.6) các cán bộ nhân viên phòng Kế hoạch – Tài chính (Phụ lục 2.7) và kết quả phỏng vấn (Phụ lục 2.8), BHXH tỉnh Phú Yên cần thực hiện một số giải pháp sau:
3.2.1. Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán đóng vai trò rất quan trọng trong đơn vị và vấn đề nhân sự để thực hiện kế toán có ý nghĩa quan trọng hàng đầu trong tổ chức kế toán tại đơn vị.
Để thực hiện tốt nhiệm vụ thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tƣợng, nội dung công việc kế toán, theo chuẩn mực và chế độ kế toán; kiểm tra giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp, thanh toán nợ.
Kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản; phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán; cung
cấp thông tin, số liệu kế toán...chính xác, kịp thời thì giải pháp nâng cao chất lƣợng và trình độ chuyên môn của nhân viên kế toán và phân công, phân nhiệm các phần hành kế toán rõ ràng là rất cần thiết.
- Phân công, phân nhiệm công việc cho các kế toán một cách hợp lý, khoa học, đảm bảo trình độ chuyên môn của từng ngƣời, phát huy đƣợc thế mạnh của từng cán bộ, tránh trƣờng hợp ngƣời làm quá nhiều công việc, ngƣời thì quá nhàn rỗi.
Quy định rõ mức độ trách nhiệm rõ ràng nhằm đánh giá, kiểm soát quá trình thực hiện nhiệm vụ của từng cán bộ;
- Thƣờng xuyên mở lớp tập huấn về nghiệp vụ kế toán cũng nhƣ phổ biến những quy định mới về chế độ kế toán của Ngành cho cán bộ, nhân viên kế toán; đảm bảo việc cập nhật các văn bản pháp luật mới về BHXH, chế độ kế toán đƣợc cập nhật thƣờng xuyên và liên tục;
- Cán bộ, nhân viên kế toán phải cần tăng cƣờng tính chủ động học hỏi, cập nhật thƣờng xuyên các chế độ chính sách, chế độ kế toán mới, không ngừng cải thiện hiệu quả công việc nhất là việc ứng dụng tin học hóa trong kế toán, đáp ứng nhu cầu tham mƣu cho Lãnh đạo trong quản lý tài chính.
3.2.2. Hoàn thiện quy định về chứng từ kế toán
Hoàn thiện hệ thống chứng từ là nội dung cần thiết và cấp bách hiện nay tại đơn vị. Ngoài danh mục chứng từ bắt buộc đƣợc quy định trong Thông tƣ số 107/2017/TT-BTC, BHXH Việt Nam đang từng bƣớc hoàn thiện hệ thống chứng từ áp dụng tại đơn vị cho phù hợp với đặc điểm hoạt động, nội dung nghiệp vụ phát sinh trong toàn hệ thống theo Thông tƣ số 102/2018/QĐ-BTC của Bộ Tài chính ban hành ngày 14/11/2018.
Chứng từ kế toán sau khi đƣợc kiểm tra và phân loại cần tiến hành tổ chức lƣu trữ chứng từ, đơn vị cần phân loại chứng từ theo thời gian lƣu: 5 năm, 10 năm, 20 năm hay vĩnh viễn; cần phải lập sổ theo dõi thời gian lƣu
của chứng từ kế toán để từ đó xác định mức độ lƣu trữ của từng loại chứng từ. Mẫu chứng từ in sẵn phải đƣợc bảo quản cẩn thận, không đƣợc để hƣ hỏng, mục nát, séc và giấy tờ có giá phải đƣợc quản lý nhƣ tiền.
Chứng từ kế toán trƣớc khi đƣa vào lƣu trữ phải phân theo từng lĩnh vực thu, chi BHXH, BHYT, BHTN, chi quản lý bộ máy và đánh số theo thứ tự hoặc theo báo cáo hàng tháng, quý, năm.
Thứ nhất, đối với khâu lập chứng từ
Đơn vị nên quy định bằng văn bản hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán áp dụng. Đối với chứng từ bắt buộc, Nhà nƣớc tiêu chuẩn hóa về quy cách, biểu mẫu, chỉ tiêu phản ánh trong chứng từ, mục đích và phƣơng pháp lập chứng từ nên khi thực hiện lập phải theo đúng mẫu, đảm bảo lập theo đúng các yếu tố cơ bản của bản chứng từ để bản chứng từ đó phản ánh trung thực nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tránh tình trạng mẫu chứng từ lập tùy tiện không thống nhất về hình thức, nội dung trên chứng từ không phản ánh rõ ràng gây khó khăn cho việc thanh tra, kiểm soát các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Đối với yếu tố nội dung trên bản chứng từ cần đƣợc ghi cụ thể, rõ ràng, không ghi chung chung để dễ dàng cho việc phân loại đối tƣợng kế toán và hạch toán chi tiết theo từng đối tƣợng kế toán. Quy định rõ chứng từ thu BHXH, BHYT, BHTN phải bao gồm danh sách các đối tƣợng tham gia BHXH, BHYT, BHTN, các chứng từ chi trả các chế độ BHXH, BHYT, BHTN đối với mỗi loại chế độ nên quy định riêng từng biễu mẫu để tiện cho việc theo dõi.
Các chứng từ cùng loại, kế toán nên lập thành các bảng tổng hợp chứng từ cùng loại để hạch toán vào sổ kế toán một lần nhằm giảm nhẹ công tác kế toán tại đơn vị và thuận lợi cho việc kiểm tra, kiểm soát.
Thứ hai, đối với khâu kiểm tra chứng từ
Để hạn chế tối đa những sai sót về mặt chứng từ thì kế toán cần tăng cƣờng kiểm tra đối với tất cả các loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh kể cả thu
BHXH, BHYT, BHTN và chi trả các chế độ BHXH, BHYT, BHTN trong đơn vị.
Chứng từ kế toán phát sinh liên quan đến bộ phận nào thì bộ phận đó phải có trách nhiệm kiểm tra và công việc kiểm tra phải đƣợc thực hiện một cách thƣờng xuyên, liên tục và phải coi là một khâu bắt buộc trong khi lập và tiếp nhận chứng từ. Kiểm tra về mặt hình thức của chứng từ thì kế toán còn phải chú trọng đến việc kiểm soát nội dung trên chứng từ xem việc thu, chi có đúng theo dự toán, theo kế hoạch, các khoản chi xem có đúng định mức, đúng mục đích sử dụng và theo từng khoản mục chi tiết của Mục lục ngân sách Nhà nƣớc hay không.
Thứ ba, đối với khâu luân chuyển chứng từ
Đơn vị quy định rõ do đặc thù của Ngành là thực hiện chi trả trợ cấp thƣờng xuyên, liên tục thì khâu trình ký chứng từ theo quy định nên thực hiện đầy đủ sau khi lập Phiếu chi, khi có đầy đủ theo đúng quy định thì mới chuyển đến Thủ quỹ chi tiền tránh tình trạng thiếu sót chữ ký, cùng một nội dung chi cho nhiều lần, nhằm hạn chế tối đa sai sót của chứng từ.
Cần tiến hành xây dựng kế hoạch luân chuyển chứng từ riêng cho từng loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh thƣờng xuyên liên tục để có thể xác định quyền lợi cũng nhƣ trách nhiệm của các đối tƣợng có liên quan đến nghiệp vụ, kế toán phụ trách mảng nghiệp vụ kế toán nào thì xây dựng kế hoạch luân chuyển chứng từ cho mảng kế toán đó đó nhƣ: mảng chi trả các chế độ BHXH, mảng chế độ BHYT, mảng chi trả BHTN, mảng kế toán thanh toán,...
Cần quy định rõ nội dung luân chuyển chứng từ phải chi tiết cho từng bƣớc công việc nhƣ từ khâu lập, kiểm tra, ghi sổ và lƣu trữ chứng từ, cần xác định rõ đối tƣợng thực hiện, các bƣớc công việc thực hiện, cách thức, thời gian ghi sổ kế toán và tổ chức lƣu trữ, các chứng từ đƣợc lƣu trữ tại đâu, ai là ngƣời chịu trách nhiệm lƣu trữ để đảm bảo thống nhất thực hiện nhƣng phải
theo đúng quy định của Luật Kế toán.
Bảng 3.1: Mẫu bảng mô tả quy trình luân chuyển chứng từ kế toán
(Nguồn: Tác giả đề xuất)
3.2.3. Hoàn thiện quy định về tài khoản kế toán
Tài khoản kế toán và hệ thống tài khoản kế toán là công cụ để thu thập thông tin cần thiết từ các số liệu trên chứng từ kế toán và xử lý chúng để cung cấp thông tin kế toán theo nhu cầu của ngƣời sử dụng. Hệ thống tài khoản kế toán tại đơn vị cần phải đƣợc xây dựng lại cho phù hợp với quy định mới tại Thông tƣ số 107/2017/TT-BTC và Thông tƣ số 102/2018/QĐ-BTC của Bộ Tài chính ban hành ngày 14/11/2018 nhƣng đồng thời cũng dựa trên nguyên tắc đơn giản, dễ làm, dễ vận dụng đồng thời phù hợp với trình độ chuyên môn của kế toán trong đơn vị.
Hệ thống tài khoản và phƣơng pháp ghi chép trên tài khoản đầy đủ, đúng đắn là điều kiện quan trọng để tổ chức kế toán đáp ứng đƣợc yêu cầu cung cấp thông tin trung thực, chính xác và là công cụ đắc lực để đơn vị thực hiện
1. Mã nghiệp vụ: Đƣợc ghi khi quy định mã nghiệp vụ
2. Tên nghiệp vụ: Là nội dung đƣợc diễn giải trong các nghiệp vụ kế toán. 3. Căn cứ quy định: Các quy định về bộ chứng từ mà kế toán viên căn cứ
để xử lý nghiệp vụ.
4. Ngày áp dụng: Ngày áp dụng quy trình 5. Ngƣời thực hiện: Kế toán viên phụ trách
6. Bộ chứng từ: Liệt kê tất cả các chứng từ cần phải có từ khi nghiệp vụ