8. Cấu trúc dự kiến của đề tài
2.2.1. Thực trạng tổ chức bộ máy văn phòng
2.2.1.1. Tổ chức nhân sự
Sự tồn tại và phát triển của một cơ quan phụ thuộc rất lớn vào việc khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực: vốn, cơ sở vật chất, tiến bộ khoa học kỹ thuật, người lao động, các yếu tố này có mối quan hệ mật thiết với nhau và tác động lại với nhau. Những yếu tố như: máy móc thiết bị, của cải vật chất, công nghệ kỹ thuật đều có thể mua được, học hỏi được, sao chép được, nhưng con người thì không thể. Vì vậy có thể khẳng định rằng hoạt động tổ chức nhân sự có vai trò thiết yếu đối với sự tồn tại và phát triển của các cơ quan. Đặc biệt, đối với những cơ quan Nhà nước nói chung và bộ phận Văn phòng nói riêng, xây dựng, bố trí nguồn nhân lực bảo đảm về số lượng và cơ cấu có phẩm chất tốt, có kiến thức và kỹ năng làm việc đáp ứng được yêu cầu của công việc là một nhiệm vụ thường xuyên và tất yếu. Nắm bắt được tầm quan trọng đó,
trong những năm qua công tác tổ chức nhân sự tại Văn phòng UBND huyện Thủy Nguyên đang từng bước được hoàn thiện, đáp ứng cơ bản yêu cầu công việc. Cụ thể:
* Cơ cấu nhân sự
Cơ cấu nhân sự của Văn phòng UBND huyện Thủy Nguyên bao gồm tổng hợp nhân sự của các bộ phận khác nhau, được chuyên môn hóa và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, được bố trí theo những cấp nhằm bảo đảm thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng phục vụ có hiệu quả mục tiêu chung đã xác định. Dựa vào cơ cấu tổ chức của Văn phòng, Chánh Văn phòng sẽ xem xét quy định số lượng nhân viên làm việc cho từng bộ phận, sắp xếp đúng người vào đúng việc, tránh được tình trạng mất cân đối nhân sự ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.
STT Bộ phận Số lượng Trình độ Độ tuổi Dưới 35 Từ 35- 50 Trên 50 ĐH CĐ TC LĐPT 01 Chánh Văn phòng 1 1 1 02 Phó Chánh Văn phòng 3 3 1 2 03 Bộ phận Một cửa 3 1 1 1 2 1
04 Văn thư, Lưu trữ 2 2 2
05 Quản Trị mạng 2 1 1 1 1 06 Kế toán 1 1 1 07 Tổng hợp 3 2 1 2 1 08 Lái xe 4 1 3 2 2 09 Bảo vệ 4 4 2 2 10 Tạp vụ 2 2 1 1 11 Tổng số 25 8 6 2 9 8 12 5 12 Tỷ trọng 100% 32 % 24 % 8 % 36 % 32% 48% 20%
Bảng 2. 1. Cơ cấu nhân sự của Văn phòng UBND huyện Thủy Nguyên ( Nguồn: Văn phòng UBND huyện Thủy Nguyên)
Văn phòng UBND huyện Thủy Nguyên là một tổ chức thống nhất, làm việc theo chế độ thủ trưởng, có chánh văn phòng, phó chánh văn phòng (3 người). Chánh văn phòng và phó chánh văn phòng do tỉnh trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo phân cấp và theo quy định của pháp luật. Trong tổng số 25 CBCC, nhân viên của Văn phòng UBND huyện Thủy Nguyên có 22 người đã thuộc biên chế của Văn phòng, 03 người đang làm việc theo hợp đồng lao động. Trong đó, 02 người thuộc bộ phận tổng hợp, 01 người phụ trách công tác lưu trữ, đa số có độ tuổi lao động từ 35- 50 tuổi.
* Trình độ chuyên môn
CBCCVC Văn phòng phải là người có các kỹ năng nghề nghiệp, có thể tự chủ động xử lý, tham vấn các thông tin cho lãnh đạo Văn phòng, tương đương như vị trí một người trợ lý, giúp việc hoàn chỉnh cho lãnh đạo. Với môi trường hội nhập như hiện nay thì những yêu cầu cơ bản và tất yếu đối với nhân viên văn phòng là phải đạt được những yêu cầu về ngoại ngữ, có khả năng giao tiếp tốt, có khả năng xử lý các vấn đề phát sinh, xử lý thông tin nhanh chóng, có phong cách làm việc chuyên nghiệp…hay nói cách khác đó chính là trình độ chuyên môn nghiệp vụ. Căn cứ vào bảng cơ cấu nhân sự của Văn phòng UBND huyện Thủy Nguyên, có thể thấy thực trạng về trình độ chuyên môn của CBCC, nhân viên Văn phòng như sau:
Biểu đồ . Trình độ chuyên môn của CBCC, NV Văn phòng UBND huyện Thủy Nguyên
tổng số cao hơn hẳn so với số lượng có trình độ cao đẳng, trung cấp. Tuy nhiên, nhìn vào biểu đồ và so sánh với một vị trí công tác quan trọng như Văn phòng thì có thể thấy được sự mâu thuẫn khi tỷ lệ CBCC, nhân viên là lao động phổ thông lại là đa số. Thực tế là, nếu như căn cứ vào bảng cơ cấu nhân sự ở trên, thì những lao động phổ thông này lại phụ trách công tác tạp vụ, bảo vệ, lái xe…yêu cầu công việc không đòi hỏi bằng cấp hay trình độ chuyên môn mà chủ yếu dựa vào kinh nghiệm và kỹ năng có được nên có sự mâu thuẫn trên cũng là điều dễ hiểu.
* Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận, CBCC, nhân viên của Văn phòng UBND huyện Thủy Nguyên
Chức năng, nhiệm vụ từng bộ phận, CBCC, nhân viên của Văn phòng UBND huyện Thủy Nguyên được quy định chi tiết tại Quy chế làm việc và phân công nhiệm vụ số 01/ QCLV ban hành ngày 07 tháng 9 năm 2015 của Văn phòng UBND huyện Thủy Nguyên (phụ lục số 04).
2.2.1.2. Điều kiện làm việc
* Trang thiết bị của Văn phòng
Để có được những thành tích đáng ghi nhận trong công tác Văn phòng ngoài việc có được một đội ngũ Cán bộ, chuyên viên giỏi, có trình độ thì Văn phòng UBND huyện Thủy Nguyên cũng đã chú trọng đầu tư xây dựng hệ thống cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại và tiện nghi- đảm bảo năng suất và chất lượng công việc.
Trang thiết bị văn phòng là yếu tố vật chất cần thiết cho hoạt động văn phòng, bảo đảm năng suất, chất lượng của công tác văn phòng, đồng thời cũng là một trong các yếu tố giúp cho CBCC hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. Nhận thức rõ và sâu sắc vấn đề này nên UBND huyện Thủy Nguyên kết hợp với Văn phòng đã có sự quan tâm cũng như đầu tư đầy đủ, hợp lý cho mua sắm và trang bị các trang thiết bị thiết yếu phục vụ công tác Văn phòng.Tùy theo tình hình tài chính và nhu cầu thực tiễn của công tác văn phòng mà Văn phòng UND huyện Thủy Nguyên đã có những trang bị máy móc, đồ dùng cần thiết khác nhau:
STT Các loại trang thiết bị Văn phòng Số lượng (ĐVT)
Tình trạng I Bộ phận Văn thư, lưu trữ
1. Bàn, ghế làm việc 2 (bộ)
2. Tủ đựng tài liệu 4 (chiếc) Đã cũ
3. Giá đựng công văn đi, đến 2 (bộ)
4. Máy scan 1 (chiếc)
5. Máy in 1 (chiếc)
6. Máy fax 1 (chiếc) Hỏng
7. Điện thoại cố định 1 (chiếc)
8. Các Văn phòng phẩm (giấy, bút, tài liệu)
9. Máy vi tính 2 (chiếc) Hỏng
(1 chiếc)
10. Két sắt 1 (chiếc)
II Bộ phận một cửa
1. Bàn, ghế làm việc 1 (bộ)
2. Tủ đựng tài liệu 3 (chiếc)
3. Máy photocoppy 1 (chiếc)
4. Máy vi tính 4 (chiếc) Hỏng
(2 chiếc)
5. Điện thoại cố định 1 (chiếc)
6. Các loại văn phòng phẩm(giấy, bút, tài liệu)
III Bộ phận Tổng hợp
1. Bàn, ghế làm việc 2 (bộ)
2. Máy photocoppy 1 (chiếc)
3. Máy vi tính 2 (chiếc)
4. Tủ đựng văn bản, tài liệu 2 (chiếc) 5. Các loại Văn phòng phẩm (giấy, bút, tài liệu...)
IV Lãnh đạo Văn phòng (phòng CVP, các Phó.CVP)
1. Bàn, ghế làm việc 1 (bộ)
2. Bàn, ghế tiếp khách 1 (bộ)
3. Máy vi tính 1 (chiếc)
4. Máy in 1 (chiếc)
5. Các loại Văn phòng phẩm (bút, giấy, tài liệu....)
Bảng 2.2. Thống kê trang thiết bị Văn phòng tại Văn phòngUBND huyện Thủy Nguyên (Nguồn: Văn phòng UBND huyện Thủy Nguyên)
Nhìn chung các trang thiết bị đã phục vụ và hỗ trợ khá tốt cho hoạt động của Văn phòng. Tuy nhiên, đã có một số loại thiết bị do được sử dụng lâu năm nên đang
trong tình trạng bị hao mòn, thường xuyên bị hỏng...gây gián đoạn công việc, công tác bảo trì, sữa chữa lại tốn nhiều kinh phí.
* Môi trường làm việc
Môi trường làm việc tốt là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến sự phát triển của CBCC cũng như quyết định đến chất lượng, hiệu quả hoạt động của công tác Văn phòng. Chính vì vậy, xây dựng môi trường làm việc tốt là một trong những nội dung, nhiệm vụ hàng đầu mà Văn phòng UBND huyện Thủy Nguyên quan tâm thực hiện.
Văn phòng UBND huyện đã bảo đảm đầy đủ các điều kiện về cơ sở vật chất như phòng làm việc, bàn, ghế, điện thoại, máy vi tính… và các văn phòng phẩm khác phục vụ cho việc thực hiện nhiệm vụ chuyên môn. Để phát huy năng lực của CBCC Văn phòng thực hiện các chế độ, chính sách theo đúng quan điểm của Đảng, chính sách của Nhà nước và pháp luật về tiền lương, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo, bồi dưỡng, đề bạt, bổ nhiệm cán bộ; thường xuyên tổ chức cho CBCC, nhân viên đi tham dự các lớp tập huấn và học tập để nâng cao trình độ, chuyên môn, nghiệp vụ.
Bên cạnh đó, Văn phòng cũng không ngừng chăm lo đời sống tinh thần cũng như vật chất của các CBCC, nhân viên; lãnh đạo Văn phòng quan tâm đến đời sống, hoàn cảnh của mỗi CBCC trong Văn phòng và hỗ trợ kịp thời khi có khó khăn. Văn phòng cũng thường xuyên tổ chức cho CBCC, nhân viên đi du lịch tạo bầu không khí vui vẻ, hòa đồng vì mục tiêu “xây dựng một tập thể đoàn kết”.
Theo kết quả điều tra các CBCC, nhân viên Văn phòng UBND huyện Thủy nguyên có 40% số người khảo sát cảm thấy “rất hài lòng” với môi trường làm việc hiện tại; 48% cảm thấy “hài lòng”, 12% cảm thấy “tương đối hài lòng” và không có ai cảm thấy “không hài lòng”(Phiếu khảo sát 01).
2.2.1.3. Mối quan hệ giữa các bộ phận trong và ngoài Văn phòng
Khi xây dựng bộ máy Văn phòng, Lãnh đạo UBND huyện Thủy Nguyên đã rất chú trọng đến việc thiết lập các mối quan hệ về tổ chức giữa các phòng, ban trong toàn ủy ban nói chung và giữa các bộ phận trong Văn phòng nói riêng. Với mô hình tổ chức trực tuyến chức năng, quản lý theo chế độ một thủ trưởng, Chánh Văn phòng tổ chức ra quyết định quản lý, điều hành (mang tính hành chính) thông qua các hình thức như
quyết định, mệnh lệnh, thông báo (bằng văn bản hoặc truyền miệng). Căn cứ trên các chỉ thị, quyết định của, kế hoạch của lãnh đạo UBND huyện dựa vào trách nhiệm của mình điều khiển các CBCC, nhân viên của mình triển khai thực hiện. Đây là mối quan hệ theo chiều dọc trong hệ thống tổ chức bộ máy của UBND huyện Thủy Nguyên.
Ngoài ra, để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình, Văn phòng còn phối hợp- cộng tác (mối quan hệ theo chiều ngang) với các phòng, ban chuyên môn khác. Các phòng, ban có trách nhiệm phối hợp với Văn phòng trong các nhiệm vụ công tác theo chỉ thị giao việc của lãnh đạo UBND huyện tạo mối liên hệ chặt chẽ, mật thiết trong quan hệ công việc cũng như quan hệ xã hội nội bộ UBND huyện, làm tăng hiệu quả hoạt động.