8. Cấu trúc dự kiến của đề tài
2.2.2. Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ Văn phòng
2.2.2.1. Tổ chức thông tin phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo.
Theo cách hiểu truyền thống, khi nhắc đến Văn phòng, người ta thường nghĩ đến đó là một bộ phận liên quan đến công tác văn thư, thiên về chức năng thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại công văn giấy tờ hình thành trong hoạt động của cơ quan nhưng thực chất đó là cách hiểu làm hẹp chức năng, nhiệm vụ hoạt động của Văn phòng vì bên cạnh đó, Văn phòng còn đảm nhiệm nhiều công việc khác, trong đó nhiệm vụ thu thập, xử lý và cung cấp thông tin (gọi tắt là tổ chức thông tin) cho lãnh đạo là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của Văn phòng.
Mục tiêu tổ chức thông tin của Văn phòng UBND huyện Thủy Nguyên là đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo, từ đó tạo điều kiện giúp cho các quyết định quản lý của lãnh đạo trở nên chính xác và khoa học. Nhận thức được tầm quan trọng đó, UBND huyện Thủy Nguyên đã ban hành một số văn bản trong đó có nội dung đề cập đến nhiệm vụ tổ chức thông tin của Văn phòng UBND huyện. Các văn bản được ban hành hướng dẫn toàn bộ các đơn vị, phòng ban trong UBND huyện nói chung và Văn phòng nói riêng thực hiện các quy định trong công tác thông tin, báo cáo.
- Quyết định số 01/2016/QĐ-UBND của UBND huyện Thủy Nguyên ban hành ngày 15 tháng 7 năm 2016 về việc ban hành quy chế làm việc của UBND huyện Thủy Nguyên, nhiệm kỳ 2016- 2021 (phụ lục số 01).
- Quy chế làm việc và phân công nhiệm vụ số 01/ QCLV ban hành ngày 07 tháng 9 năm 2015 của Văn phòng UBND huyện Thủy Nguyên (phụ lục số 05).
- Quy trình quản lý công văn đi- đến (Mã số QT.VP.01)- Phụ lục số 12
Xuất phát từ đặc điểm và nhu cầu của đối tượng dùng tin là lãnh đạo cơ quan, Văn phòng UBND huyện Thủy Nguyên tổ chức thu thập các thông tin có nội dung chủ yếu sau:
- Thông tin pháp lý: đường lối, chiến lược, chính sách, chủ trương của Đảng và Nhà nước có liên quan đến lĩnh vực hoạt động của cơ quan.
- Thông tin phản ánh tình hình kinh tế, chính trị văn hóa, xã hội trong nước và trên thế giới có liên quan đến lĩnh vực hoạt động của cơ quan.
- Thông tin về tình hình triển khai, thực hiện công việc theo quyết định quản lý do các bộ phận cấp dưới trực thuộc gửi báo cáo về kết quả thực hiện công việc được gian được giao, những phát sinh cần được điều chỉnh, cần có ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan.
- Thông tin về những yêu cầu, nguyện vọng, đề đạt của cấp dưới, của nhân dân trong lĩnh vực cơ quan quản lý cần xem xét, giải quyết.
Tại UBND huyện Thủy Nguyên, công tác tổ chức thông tin được Văn phòng UBND huyện Thực hiện theo các bước sau
Hình 2.2. Quy trình tổ chức thông tin
Theo đó, Văn phòng UBND huyện Thủy Nguyên là nơi tiếp nhận tất cả các thông tin từ bên ngoài vào, đây cũng là nơi xử lý, phân loại thông tin từ các kênh khác nhau để đề xuất các biện pháp, chon lọc thông tin trợ giúp cho lãnh đạo. Sau khi nhận Phân tích và xử lý
thông tin
Cung cấp và phổ biến thông tin Bảo quản và lưu trữ
thông tin Xây dựng và tổ chức
nguồn tin
Thu thập thông tin từ các nguồn
được các thông tin từ Văn phòng, lãnh đạo sẽ đưa ra quyết định cho các hoạt động của UBND huyện. Các quyết định đưa ra sẽ được chuyển tới đối tượng thực hiện, nếu thấy cần thiết và quan trọng các thông tin sẽ được CBCC lưu giữ và bảo quản bằng các phương pháp khác nhau.
Để tiến hành công tác đầy khó khăn và phức tạp này một cách có hiệu quả, Văn phòng UBND huyện Thủy Nguyên đã phân công nhiệm vụ cụ thể cho các bộ phận như sau: - Bộ phận tổng hợp: Giúp Chánh Văn phòng thực hiện công tác tham mưu cho lãnh đạo UBND huyện trong việc điều hành các hoạt động của cơ quan.
- Bộ phận Văn thư: Giúp Chánh Văn phòng quản lý công tác hành chính văn thư của UBND huyện và quản lý nghiệp vụ hành chính, văn thư của các đơn vị, phòng, ban thuộc UBND huyện.
- Bộ phận lưu trữ: Giúp Chánh Văn phòng thực hiện công tác lưu trữ của UBND huyện và quản lý nghiệp vụ lưu trữ đối với các đơn vị thuộc UBND huyện.
=> Việc phân công nhiệm vụ rõ ràng, hợp lý giữa các bộ phận thuộc Văn phòng trong công tác tổ chức thông tin phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo UBND huyện không chỉ giúp cho CBCC ý thức được vị trí và vai trò của mình mà còn đảm bảo chất lượng của thông tin cung cấp cho lãnh đạo.
Để đánh giá chất lượng công tác tổ chức thông tin của Văn phòng, tôi đã khảo sát 25
CBCC, nhân viên bằng cách xây dựng 25 phiếu điều tra. Nội dung và kết quả khảo sát như sau: có tới 76% số người được hỏi đánh giá tốt; 20% số người được hỏi đánh giá khá; 4% đánh giá trung bình và 0% có ý kiến nào đánh giá kém (Phiếu khảo sát 02). Như vậy, có thể khẳng định, dưới sự lãnh đạo, quan tâm đúng đắn của lãnh đạo UBND huyện và lãnh đạo Văn phòng Văn phòng đã thực hiện tương đối tốt công tác tổ chức thông tin, đảm bảo chất lượng phục vụ hoạt động lãnh đạo, điều hành của lãnh đạo cơ quan.
2.2.2.2. Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, tổ chức
Thực hiện Quyết định số 75/2006/ QĐ- TTg ngày 08/3/2006 của Thủ tướng Chính phủ về ban hành quy chế làm việc mẫu của UBND quận, huyện, thị xã…Văn
phòng UBND huyện Thủy Nguyên đã thực hiện chức năng tham mưu cho lãnh đạo UBND huyện xây dựng và ban hành các quy chế sau:
- Quyết định số 01/2016/QĐ-UBND của UBND huyện Thủy Nguyên ban hành ngày 15 tháng 7 năm 2016 về việc ban hành quy chế làm việc của UBND huyện Thủy Nguyên, nhiệm kỳ 2016- 2021. (phụ lục số 01)
- Quy chế làm việc và phân công nhiệm vụ số 01/ QCLV ban hành ngày 07 tháng 9 năm 2015 của Văn phòng UBND huyện Thủy Nguyên (phụ lục số 05).
Văn phòng UBND huyện Thủy Nguyên xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế trên theo quy trình sau:
Hình 2.3. Quy trình xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế
- Tổ chức thực hiện, giám sát: Lãnh đạo Văn phòng thường xuyên tiến hành tự kiểm tra, kiểm tra, đồng thời làm tốt công tác sơ kết, tổng kết hàng năm để đánh giá việc thực hiện Quy chế, nhằm chấn chỉnh kịp thời những hạn chế, thiếu sót của CBCC, nhân viên trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, công vụ được giao.
2.2.2.3. Công tác xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch
Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác là một nhiệm vụ quan trọng của Văn phòng. Đó là xác định rõ mục tiêu công việc, các biện pháp tiến hành, lộ trình thời gian thực hiện và trách nhiệm của từng đơn vị cá nhân liên quan. Căn cứ vào tình hình hoạt động, đặc thù công tác và chức năng, nhiệm vụ của UBND huyện Thủy Nguyên, Văn phòng sẽ xây dựng chương trình, kế hoạch cụ thể cho từng năm, quý, tháng, tuần cho cả cơ quan và từng bộ phận. Trên cơ sở những chương trình, kế hoạch công tác đó
Thu thập, xử lý thông tin Dự thảo xây dựng quy chế Lấy ý kiến đóng góp Hoàn thiện, trình lãnh đạo UBND huyện ký ban hành Tổ chức thực hiện quy chế
mà các phòng, ban đơn vị, cá nhân có liên quan chỉ đạo hoàn thành nhiệm vụ của mình để đạt được hiệu quả tối ưu. Cũng qua đó mà việc chỉ đạo thực hiện kế hạch chung của cả UBND huyện và các bộ phận liên hệ, phối hợp với nhau, mật thiết đồng bộ hơn. Thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình Văn phòng UND huyện Thủy Nguyên đã xây dựng chương trình làm việc thể hiện rõ các mục tiêu, nhiệm vụ, biện pháp và tiến độ cụ thể đối với từng công việc cụ thể mà UBND huyện và các đơn vị cần thực hiện, theo trình tự sau:
- Chương trình, kế hoạch công tác năm: Chương tình công tác năm có vai trò quan trọng, là căn cứ để cơ quan xây dựng các chương trình công tác quý và tháng. Hàng năm, căn cứ vào việc đăng ký chương trình, kế hoạch công tác năm kế tiếp của cán bộ nhân viên, trưởng các đơn vị/phòng ban tổng hợp thành kế hoạch công tác chung của đơn vị/phòng ban và gửi kế hoạch đó cho Văn phòng chậm nhất là ngày 31/10 hàng năm để đăng ký chương trình công tác năm sau.
Văn phòng căn cứ Nghị quyết của Huyện ủy về phương hướng, nhiệm vụ, giải pháp từng năm, Kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, Chương trình công tác năm của UBND thành phố và đăng ký chương trình công tác năm của các đơn vị xây dựng dự thảo Chương trình công tác năm của UBND huyện; gửi các thủ trưởng các đơn vị tham gia góp ý trước 10/11; sau bảy (07) ngày làm việc, kể từ ngày nhận được dự thảo Chương trình công tác năm của UBND huyện, cơ quan được hỏi ý kiến có trách nhiệm trả lời bằng văn bản, gửi lại Văn phòng hoàn chỉnh, trình Chủ tịch UBND huyện xem xét, quyết định và thông qua vào phiên họp thường kỳ cuối năm.
(Lưu đồ Quy trình xây dựng chương trình công tác năm của UBND huyện Thủy Nguyên- tham khảo phụ lục số 06)
=> Về cơ bản, chương trình công tác năm của UBND huyện Thủy Nguyên do Văn phòng phối hợp và trực tiếp xây dựng đã đảm bảo tính khả thi và chất lượng. Cụ thể, tham khảo Chương tình công tác năm 2016 của UBND huyện Thủy Nguyên (Ban
hành kèm theo Quyết định số 71/ QĐ- UBND ngày 15/01/2016 của UBND huyện Thủy Nguyên)- (phụ lục số 07) có thể thấy nội dung của chương trình đã xác định rõ những mục tiêu, nhiệm vụ của từng đơn vị cần phải thực hiện trong năm 2016. Chương trình còn nêu rõ nguồn lực thực hiện, cơ quan phối hợp thực hiện, thời gian triển khai cũng
như thời gian hoàn thành từng nhiệm vụ. Điều này là cơ sở để các đơn vị triển khai thực hiện nhiệm vụ theo đúng kế hoạch, hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho công tác theo dõi, đôn đốc các đơn vị trong quá trình thực hiện đảm bảo tiến độ và chất lượng.
- Chương trình công tác quý: Tháng cuối của mỗi quý, các đơn vi chủ động đánh giá tình hình thưc hiện kế hoạch công tác 6 tháng và xem xét các vấn đề mới phát sinh để đề nghị điều chỉnh kế hoạch công tác quý sau (chậm nhất là ngày 15 của tháng cuối quý, các đơn vị gửi đề nghị điều chỉnh kế hoạch công tác quý sau đến Văn phòng). Căn cứ vào kế hoạch công tác 6 tháng, đề nghị điều chỉnh kế hoạch công tác quý của đơn vi và chỉ đạo của lãnh đạo UBND huyện, Văn phòng xây dựng chương trình công tác quý chậm nhất vào ngày 20 của tháng cuối quý, trình chủ tịch UBND huyện phê duyệt.
- Chương trình công tác tháng: Hàng tháng, các đơn vị căn cứ chương trình công tác quý và chương trình công tác của tháng trước để xây dựng và triển khai thực hiện chương trình công tác tháng tiếp theo, gửi Văn phòng chậm nhất vào ngày 20 hàng tháng. Văn phòng tổng hợp chương trình công tác tháng sau trình lãnh đạo xem xét, quyết định và thông báo cho các đơn vị chậm nhất là ngày 25 hàng tháng. Chương trình công tác tháng đầu quý được thể hiện cụ thể trong chương trình công tác quý.
(Lưu đồ quy trình xây dựng chương trình công tác tháng của UBND huyện Thủy Nguyên- tham khảo phụ lục 08)
- Chương trình công tác tuần/ lịch công tác tuần: Chương trình công tác tuần bao gồm các việc mà Lãnh đạo UBND huyện giải quyết trong tuần. Từ chương trình công tác tháng, lịch công tác tuần của lãnh đạo UBND huyện và yêu cầu công việc thực tế được giao, Lãnh đạo, Trưởng các đơn vị và CBCC cơ quan tiến hành đăng ký Lịch công tác tuần của Lãnh đạo tuần sau qua mạng hoặc đăng ký trực tiếp tại Văn phòng chậm nhất là vào 15h thứ 6 hàng tuần. Lịch công tác tuần của lãnh đạo do cán bộ Văn thư cập nhật vào phần mềm điện tử E- office và đăng trên cổng thông tin điện tử của UBND huyện Thủy Nguyên.
(Lưu đồ quy trình xây dựng chương trình công tác tuần của UBND huyện Thủy Nguyên- tham khảo phụ lục 09)
Hình 2.4. Lịch công tác tuần được đăng trên cổng thông tin điện tử
Hình 2.5. Lịch công tác tuần được cập nhật trên phần mềm điện tử E- office
Phối hợp Lịch công tác tuần của Lãnh đạo UBND huyện, chuyên viên tổng hợp xây dựng Lịch công tác tuần của Lãnh đạo Văn phòng tuần sau, trình Chánh Văn phòng phê duyệt trước 16 giờ 30 ngày thứ sáu.
Việc quản lý tiến độ thực hiện của các đơn vị, phòng ban sẽ được Văn phòng trực tiếp theo dõi chất lượng, tiến độ thực hiện, đánh giá kết quả thực hiện công việc.
2.2.2.4. Tổ chức công tác Văn thư, lưu trữ
* Tổ chức quản lý công tác Văn thư, lưu trữ cho cơ quan
- Tổ chức nhân sự Văn thư, lưu trữ
phòng, 01 Phó Chánh Văn phòng theo dõi công tác Văn thưu, lưu trữ và 02 công chức thuộc Văn phòng UBND huyện làm chuyên trách công tác Văn thư, lưu trữ. Chức năng, nhiệm vụ của bộ phận Văn thư, lưu trữ Văn phòng UBND huyện Thủy Nguyên được quy định tại Mục II- Quy chế số 01/ QCLV ban hành ngày 07 tháng 9 năm 2015
(phụ lục số 04) về việc phân công nhiệm vụ của Văn phòng UBND huyện Thủy Nguyên. Trình độ chuyên môn nghiệp vụ của CBCC làm công tác Văn thư, lưu trữ và tình trạng trang thiết bị phục vụ công tác Văn thư lưu trữ được cụ thể hóa trong “Báo
cáo thống kê công tác Văn thư năm 2016 (Ban hành kèm theo Thông tư số 09/2013/ TT- BNV ngày 31/10/2013 của Bộ Nội vụ)”- Phụ lục số 10.
- Xây dựng và ban hành văn bản về Văn thư, lưu trữ
Theo “Báo cáo thành tích công tác Văn thư, lưu trữ số 213/BC- UBND ban hành ngày 26 tháng 12 năm 2014 của UBND huyện Thủy Nguyên”- (phụ lục số11) thì từ tháng 01/2012 đến tháng 01/2014 UBND huyện Thủy Nguyên đã ban hành các văn bản hướng dẫn chỉ đạo về công tác Văn thư- lưu trữ trong đó có một số văn bản sau: Quyết định1450/2012/QĐ- UBND ngày 3/5/2012 về việc ban hành Danh mục hồ sơ, tài liệunăm 2012; Kế hoạch số 38/KH- UBND ngày 15/3/2012 về việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2012; Kế hoạch số 59/ KH- UBND ngày 16/5/2013 về việc thực hiện công tác Văn thưu, lưu trữ năm 2013; Công văn số 1175/ UBND- VP ngày 29/11/2013 về hướng dẫn lập hồ sơ năm 2014; Quyết định số 750/ QĐ- UBND ngày 25/01/2014 về việc ban hành danh mục hố sơ năm 2014; Kế hoạch số 38/ KH- UBND ngày 27/3/2014 về việc triển khai thực hiện công tác Văn thư, lưu trữ năm 2014.
Ngoài ra, trong những năm gần đây, Văn phòng còn xây dựng một số văn bản khác như:
+ Nhằm quy định phương pháp thống nhất cho việc quản lý công văn đi- đến của UBND huyện, CB Văn thư đã xây dựng Quy trình quản lý công văn đi- đến (Mã số QT.VP.01)- Phụ lục số 12
+ Báo cáo thống kê cơ sở công tác Văn thư, lưu trữ hàng năm. Tham khảo
“Báo cáo thống kê cơ sở công tác Văn thư, lưu trữ hàng năm 2016 (Ban hành kèm theo Thông tư số 09/2013/ TT- BNV ngày 32/10/2013 của Bộ Nội vụ) - Phụ lục số 10.”
UBND huyện Thủy Nguyên về công tác Văn thư, lưu trữ (phụ lục số 13) đã quy định