Theo quy định tại Điều 16, Luật Lưu trữ năm 2011 về xác định giá trị tài liệu phải bảo đảm nguyên tắc chính trị, lịch sử, toàn diện và tổng hợp. Xác định giá trị tài liệu được thực hiện theo phương pháp hệ thống, phân tích chức năng, thông tin và sử liệu học. Xác định giá trị tài liệu phải căn cứ vào các tiêu chuẩn cơ bản sau đây: Nội dung của tài liệu; vị trí của cơ quan, tổ chức, cá nhân hình thành tài liệu; ý nghĩa của sự kiện, thời gian và địa điểm hình thành tài liệu; mức độ toàn vẹn của phông lưu trữ; hình thức của tài liệu; tình trạng vật lý của tài liệu. Hội đồng xác định giá trị tài liệu được thành lập để tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ Viện Hàn lâm, lựa chọn tài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III và loại tài liệu hết giá trị.
- Ví dụ: Xác định giá trị tài liệu lưu trữ ở Viện Hàn lâm
STT Tên loại hồ sơ Thời hạn bảo
quản A. TÀI LIỆU QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH
II. Tài liệu về công tác kế hoạch - tài chính, kế toán
33. Hồ sơ về chiến lược, quy hoạch, các chương trình kế
hoạch hàng năm, nhiều năm, các dự án quan trọng Vĩnh viễn 44. Hồ sơ về công tác kế hoạch, thống kê của Viện và
các đơn vị trực thuộc 20 năm Việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị phải được tiến hành theo đúng thủ tục do Điều 28, Luật Lưu trữ năm 2011 quy định và phải đảm bảo tiêu huỷ hết thông tin trong tài liệu đó. Viện Hàn lâm đã xây dựng và ban hành Quyết định số 1601/QĐ-VHL ngày 30 tháng 9 năm 2008 của Chủ tịch Viện Khoa học và Công
nghệ Việt Nam ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam.. Trong quá trình tiến hành xác định giá trị tài liệu để nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử hay để tiêu hủy tài liệu đều có thành lập hội đồng, mời Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước hướng dẫn thực hiện.
Trên đây là những nội dung quan trọng của công tác xác định giá trị tài liệu tại Viện Hàn lâm và cần được thực hiện một cách đồng bộ. Tuy nhiên, với tình hình thực tế ở Viện Hàn lâm hiện nay công tác xác định giá trị tài liệu vẫn còn nhiều điều đáng bàn. Do đó, đội ngũ viên chức lưu trữ cần nắm chắc mục đích, yêu cầu và nội dung của công tác xác định giá trị tài liệu, biết vận dụng linh hoạt trong bối cảnh cụ thể của cơ quan để tham mưu cho lãnh đạo những ý kiến chỉ đạo sát sao, có hiệu quả về công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ cơ quan.