vụ về hoạt động lưu trữ.
Thứ nhất, một trong những giải pháp cấp thiết cần thực hiện nhằm nâng cao hiệu quả quản lý về hoạt động lưu trữ là việc hoàn thiện hệ thống văn bản quy định và hướng dẫn về lưu trữ. Các văn bản quy định và hướng dẫn nghiệp vụ về lưu trữ ở Viện Hàn lâm còn thiếu, chưa có hệ thống là một trong những nguyên nhân dẫn đến hoạt động lưu trữ chưa đạt hiệu quả trong thời gian vừa
qua. Để khắc phục hạn chế này, Viện Hàn lâm nghiên cứu, soạn thảo và ban hành các văn bản chuẩn hóa hệ thống công cụ hướng dẫn nghiệp vụ và thể chế hóa những quy định của pháp luật về hoạt động lưu trữ, cụ thể:
- Về chuẩn hóa hệ thống các công cụ hướng dẫn về lưu trữ:
+ Hướng dẫn nội dung, thành phần hồ sơ tài liệu cần nộp vào Kho Lưu trữ Viện Hàn lâm (Phụ lục 2 kèm theo).
+ Xây dựng mới Bảng lịch sử đơn vị hình thành phông và Bản lịch sử phông khi tiến thành thu nộp tài liệu để chuẩn bị cho hoạt động chỉnh lý.
+ Xây dựng Bảng hướng dẫn phân loại tài liệu đối với những tài liệu thuộc nguồn nộp lưu vào Kho Lưu trữ Viện Hàn lâm.
- Về thể chế hóa những quy định của pháp luật về lưu trữ. Việc này cần tiến hành có kế hoạch theo từng nhóm nội dung, bám sát các nội dung quy định của Bộ Nội vụ, gồm các văn bản sau:
+ Sửa đổi, bổ sung hoặc xây dựng mới Quy chế về bảng thời hạn bảo quản.
+ Quy chế khai thác sử dụng tài liệu + Xây dựng danh mục hồ sơ hàng năm
+ Hướng dẫn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Kho Lưu trữ Viện Hàn lâm + Lập kế hoạch thu thập hàng năm;
+ Hướng dẫn về việc chỉnh lý tài liệu. + Hướng dẫn về bảo quản tài liệu
Thứ hai, cần phân định rõ giữa tài liệu khoa học và công nghệ nộp lưu kết quả nghiên cứu khoa học tại bộ phận Phòng Lưu trữ tư liệu khoa học thuộc Trung tâm Thông tin - Tư liệu theo Luật Khoa học và Công nghệ năm 2013 với tài liệu khoa học và công nghệ được hình thành trong quá trình hoạt động của một đề tài, nhiệm vụ, đề án để đưa vào lưu trữ các cơ quan, đơn vị theo quy định tại Luật Lưu trữ năm 2011. Áp dụng cho trường hợp Viện Hàn lâm để có chế độ bảo quản, khai thác loại hình tài liệu đặc thù này.
Thứ ba, tham gia tư vấn cho Bộ Nội vụ và Bộ Khoa học và Công nghệ cần xây dựng và ban hành thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ chuyên ngành về khoa học và công nghệ để cơ quan quản lý và cơ quan nghiên cứu về khoa học và công nghệ xác định giá trị tài liệu về tài liệu khoa học và công nghệ.
Thứ tư, tham gia tư vấnBộ Nội vụ và Bộ Khoa học và Công nghệ cần xây dựng tiêu chí để thu thập tài liệu các nhà khoa học tiêu biểu nói chung và của Viện Hàn lâm nói riêng.
Thứ năm, tổ chức hướng dẫn cụ thể việc quản lý tài liệu điện tử bao gồm: Xác định định giá trị tài liệu lưu trữ điện tử, tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào, thu thập tài liệu điện tử, lập hồ sơ về việc nộp tài liệu lưu trữ điện tử vào lưu trữ cơ quan, bảo quản tài liệu điện tử, sử dụng tài liệu điện tử, bảo quản an toàn và bảo mật tài liệu lưu trữ điện tử và hủy tài liệu điện tử hết giá trị.