Xây dựng tiêu chí cho hoạt động lưu trữ là cơ sở để cơ quan, đơn vị, tổ chức tự đánh giá hiệu quả hoạt động lưu trữ tại đơn vị mình nhằm phát huy vai trò, trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị, tổ chức trong hoạt động lưu trữ cơ quan; xác định tính chất và nhiệm vụ cụ thể hoạt động lưu trữ của cơ quan, đơn vị, tổ chức hàng năm; phát huy và nâng cao hiệu lực, hiệu quả trong quản lý về hoạt động lưu trữ.
Có thể nêu lên một số tiêu chí cụ thể để đánh giá hiệu quả hoạt động lưu trữ như sau:
Tiêu chí đánh giá hoạt động thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan: Tiêu chí này tác giả sử dụng tiêu chí xây dựng các văn bản về việc thu thập, bổ sung tài liệu, việc giao nộp có đúng thành phần hồ sơ giao nộp, sử dụng danh mục hồ sơ, tỷ lệ cán bộ, viên chức tiến hành công tác lập hồ sơ và tỷ lệ tiến hành giao nộp hồ sơ, tài liệu vào cơ quan, chất lượng hồ sơ, việc giao nộp có đúng thời gian theo quy định. Đây là những tiêu chí quyết định đến hiệu quả của hoạt động thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
Tiêu chí đánh giá hoạt động chỉnh lý khoa học tài liệu: Quá trình chỉnh lý tài liệu thực chất là quá trình tổ chức khoa học tài liệu, bao gồm: xây dựng và sử dụng phương án phân loại, tỷ lệ hồ sơ được phân loại và hệ thống hóa các phương án phân loại, tỷ lệ tài liệu của toàn cơ quan được tiến hành chỉnh lý theo đúng nghiệp vụ. Xây dựng phương án phân loại để xác định việc phân nhóm và trật tự sắp xếp tài liệu phông lưu trữ. Trên cơ sở đặc trưng của tài liệu mà phương án phân loại được xây dựng và sử dụng hợp lý. Tỷ lệ tài liệu của toàn cơ quan được tiến hành chỉnh lý theo dúng quy trình nghiệp vụ không chỉ phản ánh tính hợp lý của phương án phân loại mà còn phản ảnh hiệu quả thực tiễn của hoạt động chỉnh lý tại cơ quan.
Tiêu chí đánh giá hoạt động xác định giá trị tài liệu lưu trữ. Việc này có ý nghĩa quyết định đối với số phận của tài liệu, kết quả của nó ảnh hưởng trực tiếp
đến chất lượng, nội dung và thành phần tài liệu của phông lưu trữ cơ quan. Nội dung tiêu chí này gồm có các tiêu chí sau: Xây dựng và sử dụng bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu, thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu, lập và lưu trữ hồ sơ các đợt tiêu hủy tài liệu, số lần tiêu hủy tài liệu có đúng quy trình hay không. Mục đích của xác định giá trị tài liệu chính là lựa chọn danh mục những tài liệu có giá trị để bảo quản, xác định thời hạn bảo quản cho tài liệu lưu trữ vĩnh viễn và có thời hạn và loại ra những tài liệu hết giá trị, trùng thừa để tiêu hủy. Vì vậy, xây dựng và sử dụng bảo thời hạn là tiêu chí bộ phận tiên quyết ảnh hướng to lớn đến hiệu quả của hoạt động xác định giá trị tài liệu không những phục vụ ở khâu chỉnh lý tài liệu mà ngay từ khâu các chuyên viên lập hồ sơ, tài liệu cho chính xác.
Tiêu chí đánh giá hoạt động bảo quản tài liệu: Nhiệm vụ của công tác bảo quản tài liệu lưu trữ là nghiên cứu các nguyên nhân dẫn đến sự hư hỏng, mất mát tài liệu từ đó tìm ra các biện pháp nhằm bảo vệ có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Cụ thể các nội dung tiêu chí này gồm: Bố trí địa điểm, diện tích phòng, kho lưu trữ và các trang thiết bị phục vụ cho bảo quản tài liệu, nội quy ra vào kho, chế độ phòng cháy, chữa cháy và chế độ môi trường trong kho lưu trữ, vệ sinh kho tàng. Để công tác bảo quản tại lưu trữ cơ quan được hiệu quả thì hệ thống cơ sở vật chất của cơ quan phụ vụ công tác này được quan tâm đúng mức nhằm ngăn chặn kịp thời, thường xuyên và lâu dài các tác động của yếu tố môi trường.
Tiêu chí đánh giá hoạt động thống kê và tra tìm tài liệu lưu trữ. Đây chính là quá trình ghi chép số lượng, tình trạng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu vào các phương tiện thống kê phục vụ cho yêu cầu quản lý. Cụ thể các nội dung tiêu chí này gồm: Số lượng các công cụ thống kê và tra tìm và vệ sinh kho tàng trong một năm, số lần thống kê, kiểm tra. Trên cơ sở thực tế tình hình tài liệu lưu trữ tại cơ quan để xây dựng công cụ thống kê và tra tìm. Từ đó tiến hành đo tần suất sử dụng các công cụ này trong một năm để đánh giá tính thực tiễn và hiệu quả của công tác thống kê và tra tìm tài liệu lưu trữ tại cơ quan.
Tiêu chí đánh giá hoạt động tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ. Cụ thể các nội dung tiêu chí này gồm: Xây dựng quy chế khai thác sử dụng tài liệu, tỷ lệ tài liệu được phục vụ so với số liệu được bảo quả trong lưu trữ, tỷ lệ công tác sử dụng tài liệu phục vụ so với số liệu được bảo quản trong lưu trữ, tỷ lệ công chức, viên chức sử dụng tài liệu lưu trữ so với tổng số công chức, viên chức trong cơ quan, các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ. Quy định về khai thác, sử dụng tài liệu là một quy định không thể thiếu được mỗi kho lưu trữ nhằm đảm bảo nguyên tắc quản lý chặt chẽ tài liệu, bảo vệ bí mật thông tin trong quá trình khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Trên cơ sở quy định đối tượng khai thác, thẩm quyền của các cá nhân, tổ chức có liên quan sẽ đánh giá được hiệu quả của hoạt động khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trên cơ sở phân tích các số liệu thống kê về tỷ lệ độc giả, tài liệu được khai thác.
Tiểu kết chương 1
Trải qua hơn 40 năm hình thành và phát triển, Viện Hàn lâm không ngừng lớn mạnh cả về quy mô và chất lượng nghiên cứu khoa học về khoa học tự nhiên và công nghệ, trong quá trình hoạt động Viện Hàn lâm và các đơn vị trực thuộc sản sinh ra khối tài liệu rất lớn, tài liệu lưu trữ của Viện Hàn lâm có giá trị đặc biệt đối với hoạt động quản lý, hoạt động khoa học và công nghệ. Những tài liệu này là cơ sở để cung cấp những thông tin cho việc dự báo, phát hiện ra những quy luật trong phát triển nền khoa học và công nghệ, cung cấp cho Đảng và Nhà nước những thông tin để có những kế hoạch phát triển trong tương lai, cũng như việc quản lý hoạch định trong Viện Hàn lâm.
Trong chương 1, tác giả khái quát về lý luận chung về việc nâng cao hoạt động lưu trữ tại Viện Hàn lâm như các khái niệm hiệu quả, lưu trữ, hoạt động lưu trữ, hiệu quả hoạt động lưu trữ; vai trò của hiệu quả hoạt động lưu trữ, nội dung hiệu quả hoạt động lưu trữ, các yêu cầu của hiệu quả, tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động lưu trữ.
Chương 2
THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TẠI VIỆN HÀN LÂM