6. Kết cấu
2.2.1. Tình hình về nhân sự thực hiện công tác văn thƣ và tổ chức phòng
2.2.1.1. Tình hình về nhân sự thực hiện công tác văn thư
Cơ cấu của Phòng TC - HC hiện có 08 cán bộ, trong đó có 06 cán bộ biên chế, 01 nhân viên hợp đồng không xác định thời hạn và 01 nhân viên hợp đồng ngắn hạn, đều có trình độ đúng chuyên ngành Văn thƣ - Lƣu trữ. Độ tuổi của cán bộ Phòng Tổ chức – Hành chính từ 25 đến 55. Nhìn chung, đội ngũ cán bộ, nhân viên Phòng Tổ chức – Hành chính đang ngày càng đƣợc trẻ hoá. Số cán bộ, nhân viên từ 24 đến 40 tuổi có tới 06 ngƣời là nữ trong tổng số 08 cán bộ, nhân viên của Phòng.
Cán bộ lãnh đạo Phòng TC - HC gồm có 03 đồng chí: 01 Trƣởng phòng và 02 Phó Trƣởng phòng. Tất cả đƣợc chuyên môn hóa công việc cho từng cá nhân phụ trách, đảm bảo xử lý công việc hiệu quả.
Số lƣợng cũng nhƣ chất lƣợng của cán bộ, nhân viên phòng TC – HC đƣợc tổng hợp qua thống kê sau:
Bảng 1. Cơ cấu lao động phòng Tổ chức – Hành Chính
Cán bộ Phòng TC – HC Số lƣợng Biên chế Hợp đồng lao động Trình độ Sau Đại học Đại học Trung cấp Bồi dƣỡng ngắn hạn Lãnh đạo phòng 03 03 03 Văn thƣ chuyên trách 02 02 02
Nhân viên đánh máy 01 01 01
Nhân viên thông tin liên lạc và nhân viên làm công tác bảo hiểm xã hội.
02 02 01 01
Việc tuyển dụng Cán bộ đƣợc thực hiện trên cơ sở chỉ tiêu biên chế năm đƣợc Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam phân bổ, kế hoạch tuyển dụng biên chế, hợp đồng hằng năm do Trƣởng ban Ban Tổ chức cán bộ chuẩn bị. Do vậy, đội ngũ Cán bộ của Phòng TC – HC đƣợc tuyển dụng trên cơ sở đó nên đã đáp ứng yêu cầu về trình độ, nếu có nhu cầu tuyển dụng cần phải lập kế hoạch xin tuyển dụng.
Để nâng cao trình độ, việc đào tạo Cán bộ, cử nhân tham gia các lớp học ngắn hạn, dài hạn vẫn đƣợc Phòng tổ chức hằng năm.
2.2.1.2. Tình hình về tổ chức phòng làm việc của Văn thư Cơ quan
Về nhân sự, nhƣ đã trình bày ở trên, Phòng Tổ chức - Hành chính gồm 08 Cán bộ đƣợc chia thành các bộ phận sau :
- 01 Trƣởng phòng và 02 Phó Trƣởng phòng - 02 cán bộ văn thƣ chuyên trách
- 01 nhân viên đánh máy
- 01 nhân viên thông tin liên lạc và photo tài liệu - 01 nhân viên làm công tác bảo hiểm xã hội
Nhìn chung, qua khảo sát cho thấy, giữa ngành nghề đƣợc đào tạo của các Cán bộ trong Phòng đã tƣơng đối phù hợp với chức trách đƣợc giao.
Với đặc thù công việc nên Phòng TC - HC đƣợc bố trí ở tầng 01 cùng với Phòng Bảo vệ và Phòng quản lý xe đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc tiếp nhận văn bản đến và tiếp đón khách đến liên hệ công tác và các công việc khác....
Để công việc đạt hiệu quả cao nhất, không chỉ cần phải phân công lao động khoa học mà việc bố trí các vị trí làm việc hợp lý cũng có ảnh hƣởng đến chất lƣợng của công việc. Để thực hiện đƣợc chức năng, nhiệm vụ của mình một cách đồng bộ, thống nhất và có hiệu quả, Phòng TC - HC đã rất chú ý đến việc sắp xếp vị trí làm việc của các cán bộ trong phòng:
ra vào của trụ sở làm việc bên trong là bộ phận đánh máy và phòng photo, việc bố trí bộ phận văn thƣ riêng biệt nhƣ vậy nhằm đảm bảo văn bản giấy tờ không bị thất lạc và đƣợc bảo quản tốt, con dấu đƣợc bảo vệ an toàn, cẩn thận và đặc biệt là thông tin đƣợc đảm bảo bí mật hơn....Trƣởng phòng TC – HC đƣợc bố trí một phòng gần bộ phận văn thƣ cùng với 01 nhân viên làm công tác bảo hiểm và các công việc khác do Trƣởng phòng giao.
2.2.2. Sự chỉ đạo của Lãnh đạo Viện và tình hình ban hành văn bản chỉ đạo, hƣớng dẫn nghiệp vụ về công tác Văn thƣ chỉ đạo, hƣớng dẫn nghiệp vụ về công tác Văn thƣ
2.2.2.1. Sự chỉ đạo của Lãnh đạo Viện đối với công tác văn thư
Nhìn chung, trong những năm gần đây, công tác Văn thƣ của Viện HL KHXH VN đã có sự phát triển và hoàn thiện hơn so với trƣớc. Sở dĩ có đƣợc kết quả này là nhờ có sự quan tâm, chỉ đạo từ phía lãnh đạo Viện và Lãnh đạo Văn phòng đã tạo điều kiện cho Phòng Tổ chức – Hành chính tiến hành nghiên cứu chuyên đề: “Thực trạng và giải pháp đối với công tác hành chính văn thư tại Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam” vào năm 2014. Chuyên đề đã đánh giá một cách nghiêm túc về tình hình thực hiện công tác văn thƣ của Viện và từ đó đƣa ra nhiều giải pháp xác đáng để khắc phục những tồn tại của các mặt còn hạn chế, không những vậy chuyên đề cũng đƣa ra đề xuất ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thƣ nhằm hiện đại hóa công tác văn thƣ.
Ngoài ra, Viện đã tạo điều kiện cho các nhân viên văn thƣ tại Văn phòng, cơ quan chức năng và văn thƣ tại các đơn vị trực thuộc tham dự các buổi đào tạo ngắn hạn và các buổi tập huấn về công tác văn thƣ do Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam tổ chức nhằm nâng cao trình độ chuyên môn. Các buổi tập huấn này thƣờng đƣợc tổ chức vào các dịp cuối năm. Ví dụ: tháng 12 năm 2015 Văn phòng Viện tạo điều kiện cho cán bộ văn thƣ chuyên trách, cán bộ văn thƣ kiêm nhiệm của toàn Viện tham gia tập huấn về công tác văn thƣ đƣợc tổ chức tại Hải Phòng. Nhìn chung, thƣờng niên năm nào
Văn phòng Viện cũng tổ chức các lớp tập huấn về công tác văn thƣ cho các cán bộ làm công tác văn thƣ của Viện tham gia để nâng cao nghiệp vụ.
Nhƣ vậy, có thể nói rằng lãnh đạo Viện HL KHXH VN đã có những quan tâm nhất định về công tác văn thƣ.
2.2.2.2. Tình hình ban hành văn bản chỉ đạo hướng dẫn về công tác văn thư
Hiện nay, công tác văn thƣ của Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam đã thực hiện dựa trên những văn bản sau:
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thƣ.
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/2/2010 của Chính phủ về Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thƣ.
- Văn bản hợp nhất số 01/VBHN-BNV ngày 25/2/2014 của Bộ Nội vụ hợp nhất Nghị định về Công tác văn thƣ.
- Thông tƣ số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hƣớng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
- Thông tƣ số 07/2012/TT-BNV về hƣớng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan.
- Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ quy định về quản lý và sử dụng con dấu.
Ngoài ra, để cụ thể hóa các quy định trên Viện đã ban hành những văn bản sau về công tác văn thƣ:
- Quyết định số 2316/QĐ-KHXH ngày 14 tháng 11 năm 2016 của Chủ tịch Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội VN về việc ban hành quy chế công tác văn thƣ và lƣu trữ của Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam.
- Công văn số 1136/VP-THTTBT ngày 14 tháng 6 năm 2016 của Chánh Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội VN về việc ban hành một
số mẫu văn bản của Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam.
- Quyết định số 1000/QĐ-KHXH ngày 09 tháng 9 năm 2008 của Chủ tịch Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội VN về việc ban hành quy trình quản lý văn bản gửi đi của Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam.
2.2.3. Tình hình thực hiện nghiệp vụ công tác văn thƣ
2.2.3.1. Soạn thảo và ban hành văn bản
2.2.3.1.1.Các quy định của Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội VN về soạn thảo và ban hành văn bản
Hiện nay, về cơ bản công tác soạn thảo và ban hành văn bản đƣợc thực hiện đảm bảo các bƣớc theo quy định của Nhà nƣớc:
- Thông tƣ số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hƣớng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
- Thông tƣ số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ trƣởng Bộ Nội vụ hƣớng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
- Quyết định số 2316/QĐ-KHXH ngày 14 tháng 11 năm 2016 của Chủ tịch Viện Hàn lâm KHXH VN về việc ban hành quy chế công tác văn thƣ và lƣu trữ của Viện KHXH VN.
- Công văn số 1136/VP-THTTBT ngày 14 tháng 6 năm 2016 của Chủ tịch Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội VN về ban hành một số mẫu văn bản của Viện Hàn lâm Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam.
2.2.3.1.2. Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội VN
- Chủ tịch Viện HL KHXH ký tất cả các văn bản của cấp Viện. Thủ trƣởng các đơn vị có thẩm quyền ký các văn bản thuộc đơn vị mình ban hành. Chủ tịch Viện hoặc Thủ trƣởng các đơn vị có thể giao cho cấp phó của mình ký thay (KT.)
- Chủ tịch Viện hoặc Thủ trƣởng các đơn vị có thể ủy quyền cho cán bộ phụ trách dƣới mình một cấp ký thừa ủy quyền (TUQ.) một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền phải bằng văn bản và giới hạn thời gian cụ thể. Ngƣời đƣợc ủy quyền không đƣợc ủy quyền cho ngƣời tiếp theo.
- Chủ tịch Viện có thể giao cho Chánh Văn phòng, Trƣởng các ban chức năng ký thừa lệnh (TL.) một số văn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ đƣợc giao.
- Chánh Văn phòng, Thủ trƣởng các đơn vị trực thuộc có thể giao cho Trƣởng phòng Tổ chức - Hành chính, Trƣởng các phòng chức năng ký thừa lệnh một số văn bản thuộc chức năng nhiệm vụ đƣợc giao.
2.2.3.1.3. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội VN
Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hay chủ trì soạn thảo. Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:
- Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo.
+ Văn bản chuyên ngành.
+ Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nƣớc ngoài. - Thu thập, xử lý thông tin liên quan.
- Soạn thảo văn bản. Trong trƣờng hợp cần thiết đề xuất với lãnh đạo việc tham khảo ý kiến của các cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân có liên quan, nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo.
- Trình duyệt dự thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan, có ý kiến đề xuất của chuyên viên, đơn vị soạn thảo và ý kiến xử lý của lãnh đạo Viện HL KHXH VN.
Đặc biệt, việc kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày đƣợc thực hiện ngày càng đảm bảo chất lƣợng. Đối với các văn bản của Viện HL
KHXH VN trƣớc khi đƣợc phát hành thì thủ trƣởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản.
Việc xem xét văn bản ban hành phải đảm bảo các yêu cầu sau: đầy đủ về nội dung, tính hợp pháp, diễn đạt nội dung rõ ràng, chính xác, đầy đủ về thể thức: trích yếu số, ngày, tháng, năm, chức danh, thẩm quyền ký, nơi nhận văn bản. Văn bản sau khi đƣợc duyệt thì chuyển đến bộ phận đánh máy, in ấn văn bản của cơ quan để thực hiện việc nhân bản.
Trƣớc khi trình văn bản cho lãnh đạo Viện HL KHXH VN ký chính thức, lãnh đạo đơn vị chức năng phải ký nháy vào ngay sau dấu chấm hết “./.” ở phần nội dung văn bản. Chánh văn phòng phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Văn phòng chịu trách nhiệm thẩm định về mặt pháp lý đối với các văn bản có phạm vi điều chỉnh chung trong toàn Viện. Dự thảo các văn bản do đơn vị soạn thảo và tài liệu có liên quan (nếu có) trƣớc khi trình Chủ tịch Viện ký ban hành phải gửi về văn phòng chậm nhất là 5 ngày để thẩm định.
Với các văn bản do lãnh đạo các ban ký thừa lệnh theo chức năng đƣợc giao hay đƣợc ủy quyền, lãnh đạo Viện phải có chữ ký nháy vào vị trí cuối cùng trong nơi nhận của lãnh đạo văn phòng, để đảm bảo hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Do đặc thù công tác của Viện Hàn lâm KHXH VN thƣờng xuyên phải soạn thảo các văn bản bằng tiếng nƣớc ngoài. Đối với những văn bản sao dịch ra tiếng nƣớc ngoài thì Chủ tịch Viện sẽ ủy quyền cho Trƣởng Ban hợp tác quốc tế ký.
Việc đóng dấu cơ quan lên văn bản chỉ đƣợc thực hiện sau khi văn bản đã có chữ ký hợp lệ của ngƣời có thẩm quyền.
2.2.3.1.4. Các loại văn bản và số lượng văn bản Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội VN ban hành giai đoạn 2013-2017
Viện Hàn lâm KHXH VN đƣợc ban hành 03 loại văn bản sau:
+ Văn bản hành chính gồm: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), quy chế, quy định, thông báo, hƣớng dẫn, chƣơng trình, kế hoạch, phƣơng án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản cam kết, bản thỏa thuận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy xác nhận, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đƣờng, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển thƣ công… Các văn bản hành chính đƣợc thực hiện theo quy định tại Thông tƣ số 01/2011/TT-BNV ngày 19/1/2011 của Bộ Nội vụ hƣớng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và đƣợc cụ thể hóa bằng các mẫu văn bản chi tiết.
+ Văn bản chuyên ngành.
+ Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nƣớc ngoài. Thống kê số lƣợng văn bản đã ban hành của từ năm 2013 đến 2017 nhƣ sau:
Bảng 2. Số lƣợng văn bản ban hành của Viện (2013-2017)
STT Tên loại văn bản Năm 2013 2014 2015 2016 2017 1 Quyết định 1 725 1 874 1 840 1 978 2 054 2 Công văn 1 589 1 614 1 803 1 835 1 820 3 Hợp đồng 436 85 91 108 87 Tổng số 3 750 3 573 3 734 3 921 3 961
(Nguồn: Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam)
Viện Hàn lâm KHXH VN tiến hành kiểm tra, rà soát, hệ thống hóa văn bản của Viện theo định kỳ vào tháng 8 hàng năm. Theo đó, văn bản đƣợc kiểm tra chặt chẽ và đƣợc hệ thông hóa, giúp cho việc quản lý bản của cơ quan đƣợc thuận tiện hơn và đảm bảo văn bản của cơ quan đƣợc quản lý có hệ thống.
2.2.3.1.5. Nhận xét về công tác soạn thảo và ban hành văn bản
a) Về thẩm quyền ban hành văn bản
Cán bộ nhân viên phụ trách việc soạn thảo văn bản đƣợc đào tạo đúng chuyên ngành, có trình độ kinh nghiệm, việc xác định thẩm quyền ban hành văn bản, phân biệt thẩm quyền ban hành văn bản của Viện Hàn lâm KHXH VN hay của các đơn vị chức năng, các đơn vị trực thuộc Viện,..chính xác theo đúng quy định đem lại hiệu quả trong công việc ban hành văn bản.
b) Về quy trình soạn thảo văn bản Ƣu điểm:
Đơn vị, cá nhân soạn thảo văn bản đã thực hiện theo đúng trình tự các bƣớc soạn thảo văn bản đã quy định trong quy chế công tác văn thƣ, lƣu trữ Quyết định số 2316/QĐ-KHXH:
- Phân công soạn thảo; - Thảo văn bản;
- Duyệt bản thảo; - Đánh máy, nhân bản;
- Kiểm tra văn bản trƣớc khi ký ban hành;