8. Bố cục của đề tài
3.4 Đầu tƣ cơ sở vật chất, trang thiết bị cho tổ chức hội họp
- Phòng họp: Phòng họp hay phòng hội nghị, phòng hội đàm, phòng nghị sự là một phòng trong tòa nhà đƣợc thiết kế bố trí để làm nơi tổ chức các sự kiện, các nội dung liên quan đến các cuộc họp, hội nghị, tọa đàm, các cuộc nghị sự, hội đàm hay tiếp xúc liên quan đến công việc, công tác, kinh doanh..
Phòng họp nên đƣợc trang bị đồ nội thất tiện nghi và thƣờng đơn giản hơn so với các phòng có chức năng trang trí khác. Các bàn ghế dành cho việc hội họp (gồm bàn hội nghị các loại) cần đƣợc lựa chọn kĩ lƣỡng, ngoài ra các nội thất khác nhƣ bản đồ, bảng, tủ tài liệu cũng cần đƣợc bố trí một cách hợp lí. Bố trí sử dụng máy chiếu, máy vi tính, dàn âm thanh, ánh sáng, micro sử dụng tại các phòng họp khoa học, thuận tiện để hỗ trợ cho nội dung cuộc họp, cho các bài trình bày, báo cáo, diễn thuyết, tham luận...
Phòng họp đóng một vai trò quan trọng, là nơi đƣa ra những ý tƣởng, những định hƣớng cho công việc của mọi ngƣời, đây là nơi mọi ngƣời có thể đề xuất ý kiến của bản thân mình. Vì vậy, phòng họp thƣờng đƣợc các công ty quan tâm, thiết kế văn phòng để có đƣợc một không gian làm việc hiệu quả.
- Chuẩn bị các trang thiết bị, máy chiếu, máy tính, loa , mocro,nƣớc, hoa, thẻ đại biểu,... hội trƣờng cẩn thận, chu đáo, có các phƣơng án dự phòng nếu trong quá trình cuộc họp xảy ra trục trặc phải linh động khắc phục đƣợc ngay.
- Chuẩn bị tài liệu, các giấy tờ văn bản có liên quan đến cuộc họp, phải phát trƣớc 30p trƣớc khi cuộc họp diễn ra. Tài liệu phải đƣợc chuẩn bị đầy đủ, đúng trọng tâm của cuộc họp. Tùy vào từng nội dung, tính chất và quy mô của cuộc họp để chuẩn bị tài liệu hội họp phù hợp.
- Dự trù những tình huống xấu xảy ra để có thể chuẩn bị những phƣơng án dự phòng, nhằm đảm bảo cho cuộc họp diễn ra một cách thuận lợi, tránh đƣợc những tổn thất không đáng có.
- Do công ty ngày càng mở rộng về quy mô cũng nhƣ số lƣợng nhân sự trong công ty nên việc đầu tƣ, mở rộng hội trƣờng, phòng họp là một điều nên làm, để việc triển khai công việc đƣợc thuận lợi hơn, có môi trƣờng làm việc tốt hơn, hiệu quả, chất lƣợng cuộc họp sẽ đƣợc cải thiện.
- Đồng thời công ty cũng nên đầu tƣ máy móc, trang thiết bị hoặc mua một số phần mềm họp trực tuyến để tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí đi lại cho nhân viên mà vẫn đảm bảo đƣợc hiệu quả công việc.