9. Cấu trúc của đề tài
1.2.4.6. Tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình tổ chức khai thác thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử và yêu cầu nghiên cứu giải quyết những nhiệm vụ hiện hành của các cơ quan, tổ chức và cá nhân.
Ý nghĩa
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm biến các thông tin trong quá khứ thành thông tin, tư liệu phục vụ bổ ích cho đời sống, kinh tế, văn hóa, xã hội;
Tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ sẽ có tác dụng thiết thực tiết kiệm nguồn lực, vật lực cho doanh nghiệp, nhân dân, quốc gia;
Tổ chức sử dụng tài liệu là cầu nối giữa lưu trữ với xã hội, các công dân, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp thấy được tầm quan trọng của lưu trữ qua đó ý thức được trách nhiệm bảo về tài liệu lưu trữ;
Tổ chức sử dụng tài liệu là động lực thúc đẩy công tác nghiệp vụ lưu trữ phát triển.
Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu
Sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc:
Hình thức sử dụng tài liệu tại phòng đọc là hình thức được tiến hành thường xuyên và phổ biến nhất. Hình thức này mang lại nhiều lợi ích cho cả độc giả và cơ quan lưu trữ. Tại đây, độc giả có thể nghiên cứu được nhiều tài liệu cùng một lúc; có thể gặp gỡ, tư vấn và được giải đáp trực tiếp với các cán bộ lưu trữ, đồng thời có thể gặp gỡ, giao lưu, trao đổi kinh nghiệm sử dụng tài liệu với các đối tượng độc giả khác; có thể sử dụng nhiều loại công cụ tra cứu, tài liệu tham khảo và có thể sao chụp những tài liệu cần thiết. Ở đây cán bộ lưu trữ dễ theo dõi, nắm bắt được nhu cầu của độc giả để đề xuất những hình thức và biện pháp phục vụ thích hợp; tài liệu lưu trữ được bảo quản, hạn chế mất mát và hư hại.
Thông báo giới thiệu tài liệu lưu trữ:
Thông báo tài liệu lưu trữ là một hình thức sử dụng tài liệu mang tính chủ động và được áp dụng phổ biến trong các Lưu trữ quốc gia. Mục đích của công việc này là giới thiệu, thông tin cho các cơ quan, cá nhân các tài liệu hiện đang bảo quản trong kho lưu trữ. Thông qua hình thức này người nghiên cứu nắm được thành phần và nội dung tài liệu đang bảo quản tại cơ quan lưu trữ, từ đó chủ động sử dụng, nghiên cứu để phục vụ công tác.
Cấp bản sao và chứng thực lưu trữ:
Cung cấp bản sao và chứng thực lưu trữ cũng là một việc làm thường xuyên của Lưu trữ lịch sử. Chứng thực lưu trữ là một văn bản có giá trị pháp lí do Lưu trữ lịch sử cấp theo yêu cầu của cơ quan hay cá nhân, trong đó xác nhận một vấn đề, một sự việc được ghi trong tài liệu lưu trữ có kèm theo kí hiệu tra tìm tài liệu đó. Hình thức này giúp cho các cơ quan và cá nhân xác minh được
vấn đề đã xảy ra trong quá khứ, nhưng bị mất chứng cứ, cần phải dựa vào tài liệu lưu trữ làm bằng chứng.
Triển lãm tài liệu lưu trữ:
Đây là một hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ đa dạng, có ảnh hưởng sâu rộng đến xã hội. Với hình thức này có thể giới thiệu cùng một lúc nhiều loại hình tài liệu lưu trữ khác nhau đến nhiều đối tượng công chúng.
Công bố tài liệu lưu trữ:
Nhân dịp các ngày lễ, ngày kỉ niệm những sự kiện lịch sử lớn của đất nước, tài liệu lưu trữ thường được lựa chọn, xác minh sử liệu để viết bài công bố, giới thiệu trên các phương tiện thông tin đại chúng (đăng trên báo, tạp chí).
Quản lý việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.
Lưu trữ cơ quan, tổ chức phải có Nội quy phòng đọc, gồm các nội dung cần quy định sau:
Quy định thời gian phục vụ độc giả, các giấy tờ độc giả cần xuất trình khi đến khai thác tài liệu, những vật dụng được và không được mang vào phòng đọc;
Quy định độc giả phải thực hiện các thủ tục nghiên cứu và khai thác tài liệu theo hướng dẫn của nhân viên phòng đọc;
Quy định độc giả không được tự ý sao, chụp ảnh tài liệu, dữ liệu trên máy tính và thông tin trong công cụ tra cứu khi chưa được phép;
Ngoài các quy định trên, độc giả cần thực hiện nghiêm chỉnh các quy định có liên quan trong Nội quy ra, vào cơ quan; Quy định về sử dụng tài liệu; Quy định về phòng chống cháy nổ của cơ quan, tổ chức.
Công chức, viên chức lưu trữ cơ quan, tổ chức phải lập các sổ nhập, xuất tài liệu, sổ đăng ký mục lục hồ sơ và sổ đăng ký độc giả để quản lý tài liệu lưu trữ và phục vụ khai thác tài liệu.
*Tiểu kết chƣơng 1:
Chương này tập trung trình bày cơ sở lý luận về công tác văn thư, lưu trữ. Đồng thời qua đó ta hiểu được vai trò, ý nghĩa của công tác văn thư lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Trên cơ sở lý luận này giúp cho chương 2 làm sáng tỏ vấn đề công tác văn thư, lưu trữ ở phần thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh.
Chƣơng 2
THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ, LƢU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ MAI LINH