B. PHẦN NỘI DUNG
3.8. Hoàn thiện cơ sở vật chất kỹ thuật, trang thiết bị văn phòng
Để hỗ trợ kỹ năng nhà QTVP thì cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng đóng vai trò như công cụ đắc lực cho con người thực hiện công việc.
- Về cơ sở vật chất – kỹ thuật:
+ Lãnh đạo doanh nghiệp cần tạo điều kiện vật chất để nhà QTVP có thể phát huy hết năng lực của bản thân. Để phục vụ cho việc tự học, mượn tài liệu, tìm kiếm và tra cứu thông tin một cách thuận lợi, các doanh nghiệp nên bố trí một phòng đọc riêng cho cán bộ, nhân viên.
+ Cần mua sắm thêm một số trang thiết bị cho hội trường phòng họp như: máy chiếu, máy ghi âm, … đây là những thiết bị phục vụ đắc lực trong mỗi hội nghị, tạo điều kiện thực hiện các kỹ năng để công việc diễn ra nhanh chóng và tốt đẹp.
- Về trang thiết bị văn phòng:
+ Công ty cần thường xuyên theo dõi, kiểm tra kỹ thuật các máy móc thiết bị có chế độ bảo dưỡng định kỳ máy móc, trang thiết bị văn phòng, hạn chế tối đa tình trạng hỏng hóc gây ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện công việc của cán bộ, nhân viên văn phòng.
+ Đẩy nhanh tiến độ lắp đặt sửa chữa các trang thiết bị văn phòng, cần quy định rõ ràng về thời gian sửa chữa tránh tình trạng kéo dài thời gian gây ảnh hưởng đến tiến độ công việc.
* Tiểu kết
Kỹ năng nhà QTVP có vai trò rất quan trọng đối với thành công của doanh nghiệp. Thông qua khảo sát thực tế, tác giả mạnh dạn đưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện kỹ năng của lãnh đạo văn phòng. Để nhà QTVP hoàn thiện được những kỹ năng yêu cầu, cần phải tập trung giải quyết một số vấn đề như: thay đổi nhận thức của lãnh đạo doanh nghiệp về vai trò của nhà QTVP; đẩy mạnh công tác huấn luyện, đào tạo, bồi dưỡng; các chế độ chính sách với nhà QTVP,… Khi giải quyết được những vấn đề trên, lãnh đạo văn phòng sẽ được trang bị đầy đủ những kỹ năng cần thiết để đáp ứng cho yêu cầu quản lý văn phòng hiệu quả.
KẾT LUẬN
Qua việc nghiên cứu kỹ năng nhà QTVP, tác giả đã đưa ra cơ sở lý luận về kỹ năng nhà QTVP. Trên cơ sở đó làm nền tảng cho khảo sát thực tế việc sử dụng các kỹ năng của nhà QTVP tại INTRACOM và đã rút ra được những nhận xét, đánh giá về kết quả đạt được, cũng như các mặt còn hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế đó. Từ thực trạng trên, tác giả đề xuất những một số giải pháp nhằm củng cố và hoàn thiện những kỹ năng nhà QTVP tại INTRACOM.
Nhà QTVP tại INTRACOM về cơ bản đã được trang bị những kỹ năng cần thiết để lãnh đạo văn phòng một cách hiệu quả. Tuy nhiên, trong bối cảnh hội nhập hiện nay, nhà QTVP còn cần phải chủ động hơn nữa đối với việc hoàn thiện các kỹ năng còn hạn chế như: Kỹ năng xây dựng nhóm làm việc hiệu quả, kỹ năng tổ chức công tác văn thư – lưu trữ. Đây đều là những kỹ năng hết sức quan trọng, nếu như nhà QTVP không nắm vững được sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả công việc của bộ máy văn phòng.
Kỹ năng của nhà quản trị văn phòng có phạm vi đề tài khá rộng, nội dung mang tính tổng hợp cao, mà trình độ chuyên môn và nhận thức còn hạn chế nên đề tài không tránh khỏi những thiếu sót. Bởi vậy, tác giả rất mong nhận được sự góp ý của các thầy cô để đề tài được hoàn thiện hơn.
Cuối cùng, tác giả xin gửi lời cảm ơn đến công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông INTRACOM đã tạo mọi điều kiện thuận lợi giúp đỡ tác giả trong quá trình khảo sát. Tác giả cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến các thầy cô giáo trong Khoa Quản trị văn phòng và đặc biệt là ThS. Đinh Thị Hải Yến – Giảng viên Khoa Quản trị văn phòng đã tận tình hướng dẫn giúp tác giả hoàn thành đề tài này.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Trần Thị Kim Dung (2011), giáo trình Quản trị nhân sự, NXB Thống Kê.
2. Nguyễn Thành Độ, GVC Nguyễn Thị Thảo (2005), Giáo trình Quản trị Văn phòng, NXB Lao động – Xã hội.
3. Mike Harvey (Cao Xuân Đỗ dịch) (2001), Giáo trình Quản trị Hành chính văn phòng, NXB Thống Kê.
4. Nguyễn Ngọc Hiến (2006), Khóa học kỹ năng quản lý văn phòng, NXB Học viện hành chính quốc gia.
5. Phạm Hưng (1995), Quản trị văn phòng Doanh nghiệp, NXB Chính trị Quốc gia.
6.Trần Thị Thu Hương (2008), Nghiệp vụ hành chính văn phòng, NXB Tổng hợp TP HCM.
7. Hoàng Phê (1992), Từ điển Tiếng Việt.
8. Nguyễn Hải Sản (1998), Quản trị học, NXB Thống kê.
9. Vương Thị Kim Thanh (2009), Giáo trình Quản trị Hành chính văn phòng, NXB Thống kê.
10. Nguyễn Hữu Thân (2007), Giáo trình Quản trị Hành chính văn phòng, NXB Thống.
11. Nguyễn Hữu Tri (2005), Quản trị văn phòng, NXB Khoa học và kỹ thuật.
12. Website công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông INTRACOM http://intracom.com.vn/.
PHỤ LỤC
Một số hình ảnh về hoạt động của văn phòng