6. Tổng quan nghiên cứu về đề tài
2.1.5.2. Kết quả sản xuất kinh doanh
Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh là chỉ tiêu đánh giá cuối cùng của hoạt động kinh doanh, là khoản lợi nhuận mà Công ty thu được sau khi trừ đi các khoản chi phí. Vì thế, khi thực hiện kinh doanh thì Nhất Phong Vận phải xem xét đến hiệu quả mang lại của hoạt động đó. Dựa vào kết quả đó mà các nhà quản lý sẽ đưa ra các kế hoạch nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Ta có thể phân tích được kết quả kinh doanh tổng hợp của Công ty như sau
Bảng 2.5. Kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2017 - 2019
ĐVT: triệu đồng
TT CHỈ TIÊU NĂM
2017 2018 2019
1 Doanh thu thuần 35.830.018.313 40.600.640.86
2 54.827.853.122 2 Giá vốn CCDV 29.450.357.180 33.902.308.73 9 46.499.356.490 3 Lợi nhuận gộp 6.379.661.133 6.698.332.123 8.328.496.632 4 Doanh thu TC 3.876.268 2.785.840 3.349.695 5 Chi phí tài chính 856.186.374 969.652.715 1.084.393.683 6 Chi phí QLKD 3.426.683.678 5.180.608.345 5.030.542.007
7 Lợi nhuận thuần 2.100.667.349 550.856.903 2.216.910.637
8 Thu nhập khác 9.090.909 63.196.997 1.206.740.430
9 Chi phí khác 183.501.166 138.934.826 2.946.056.062
10 Lợi nhuận khác (174.410.257) (75.737.829) (1.739.315.632)
11 Tổng LNTT 1.926.257.092 475.119.074 477.595.005
12 Thuế TNDN 421.951.652 103.725.703 115.450.623
13 Lợi nhuận sau thuế 1.504.305.440 371.393.371 362.144.382
Qua số liệu trên cho ta thấy, việc thực hiện những chính sách đúng đắn và sáng suốt như tinh giản bộ máy nhân sự, tập trung đào tạo và phát triển nhân viên tại bộ phận kinh doanh cùng với đó là sự nỗ lực cố gắng không ngừng của đội ngũ tài xế và đặc biệt là sự linh hoạt, tích cực tạo mối quan hệ với các đối tác bên ngoài của Công ty đã giúp doanh thu Công ty tăng lên một cách đáng kể, qua đó tạo động lực để Công ty phát huy khả năng và phát triển trong nhiều năm tới, đạt được những mục tiêu đã đề ra.
Tuy vậy, dù doanh thu tăng rất nhanh nhưng bù lại thì chi phí bỏ ra rất nhiều. Đó là do ảnh hưởng của giá các yếu tố đầu vào như giá xăng dầu biến động liên tục, chi phí sửa chữa bảo dưỡng sửa chữa thay thế của phương tiện, tiền đền bù sự cố vận chuyển, lương công nhân viên, chi phí chi mua các thiết bị văn phòng…
2.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NHẤT PHONG VẬN
2.2.1. Thực trạng công tác KSNB chi phí giá vốn hàng bán tại Công ty cổ phần Nhất Phong Vận
2.2.2.1. Đặc điểm của chi phí giá vốn hàng bán tại công ty cổ phần Nhất Phong Vận
Căn cứ vào BCTC các năm 2017-2019, số liệu tổng hợp về tình hình chi phí tại Công ty CP Nhất Phong Vận được thể hiện chi tiết qua bảng 2.7 như sau :
Bảng 2.6. Kết cấu chi phí tại Công ty CP Nhất Phong Vận từ 2017 - 2019
ĐVT: nghìn đồng
Chỉ tiêu
Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019
Số tiền Tỷ trọng Số tiền Tỷ trọng Số tiền Tỷ trọng Chi phí GVHB 29.450.357 86,83 33.902.30 8 84,35 46.499.356 83,69 Chi phí tài chính 856.186 2,52 969.652 2,41 1.084.393 1,96 Chi phí quản lý kinh doanh 3.426.683 10,10 5.180.608 12,89 5.030.542 9,05 Chi phí khác 183.501 0,54 138.934 0,35 2.946.056 5,3 Tổng chi phí 33.916.728 100 40.191.50 4 100 55.560.347 100 Nguồn : BCTC công ty 2017-2019
Căn cứ vào bảng phân tích 2.7 có thể dễ dàng nhận thấy, chi phí GVHB là chi phí chiếm tỷ trọng trên 80% tổng chi phí phát sinh tại công ty. Đây cũng là đặc thù phổ biến tại các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ vận tải mà đặc biệt là vận tải hàng hóa như công ty cổ phần Nhất Phong Vận. Trong cơ cấu chi phí này thì chi phí quản lý kinh doanh (chi phí bán hàng và QLDN) chiếm tỷ trọng từ 10-13% và còn lại là chi phí tài chính (chủ yếu là chi phí lãi vay) và chi phí khác.
Đối với chi phí giá vốn hàng bán tại công ty, qua tìm hiểu phỏng vấn kế toán trưởng và xem xét sổ chi tiết chi phí TK 154 kết chuyển TK 632. Chi phí giá vốn hàng bán chủ yếu được cấu thành từ các khoản chi phí sau :
- Chi phí tiêu hao nhiên liệu (xăng, dầu) theo hành trình vận chuyển của xe căn cứ vào các hợp đồng vận tải đã ký kết cố định.
- Chi phí lương của bộ phận tài xế, đội điều vận, bốc dỡ hàng hóa tại nơi đi và nơi đến.
- Chi phí khấu hao phương tiện vận tải
- Chi phí sửa chữa hỏng hóc phát sinh trong quá trình vận chuyển. - Các chi phí khác.
Bảng 2.7. Phân tích kết cấu chi phí trong giá vốn hàng bán
ĐVT: nghìn đồng
TT Khoản mục Tỷ trọng TT Khoản mục Tỷ trọng
1 Tiền lương lái xe 13% 7 Chi phí khấu hao 9,2%
2 Chi phí dầu 43% 8 Phí đường bộ 0,5%
3 Chi phí nhớt 1,5% 9 CP nâng hạ cont 0,2%
4 Chi phí xăm lốp 5% 10 Phí quản lý 10%
5 Chi phí vé 11% 11 Phí thuê kho 0,2%
6 Chi phí sửa chữa TX 2% 12 Chi phí khác 4,4%
Nguồn : Phòng kinh doanh công ty
Tiến hành việc phân tích chi tiết chi phí GVHB theo tháng phát sinh trong năm nhận thấy rằng GVHB của công ty có sự biến động liên tục và không có sự cố định. Đây cũng là điều hoàn toàn dễ hiểu bởi việc kinh doanh vận tải phụ thuộc vào các đơn đặt hàng, nhu cầu vận chuyển tại các thời điểm khác nhau.
Bảng 2.8. Kết cấu chi phí GVHB theo tháng phát sinh trong năm tại Công ty CP Nhất Phong Vận từ 2017 - 2019
Tháng 2017 2018 2019 1 1.517.478.826 2.894.706.628 3.907.465.641 2 1.443.434.819 1.861.638.275 2.508.373.806 3 1.732.323.754 2.616.882.557 4.170.164.299 4 1.918.336.654 2.203.723.819 3.739.341.181 5 1.930.189.991 2.615.991.857 4.059.473.604 6 1.957.915.840 2.609.484.946 4.491.184.533 7 2.498.644.017 3.835.735.585 4.106.915.957 8 2.886.587.355 2.582.136.956 4.164.870.968 9 3.003.605.513 2.627.222.124 3.924.555.351 10 3.557.523.876 2.816.158.714 3.338.361.369 11 2.488.244.631 3.083.223.511 3.826.554.384 12 4.516.071.904 4.155.403.767 4.262.095.397 Tổng 29.450.357.180 33.902.308.739 46.499.356.490
Nguồn : Sổ chi tiết TK 154, 632 công ty
2.2.2.2. Các rủi ro có thể xảy ra liên quan đến chi phí GVHB tại công ty cổ phần Nhất Phong Vận
Như đã trình bày trong phân tích kết cấu về chi phí, đối với GVHB tại công ty cổ phần Nhất Phong Vận, thông qua việc phỏng vấn Ban giám đốc, các trưởng bộ phận thì rủi ro có thể xảy ra cơ bản ở một số loại như sau :
- Chi phí tiêu hao nhiên liệu xăng, dầu mặc dù đã được công ty tính toán và có xây dựng hệ thống định mức đầy đủ cho từng loại xe, lộ trình vận chuyển. Tuy nhiên trên thực tế,việc tiêu hao nhiên liệu của phương tiện vận tải còn phụ thuộc rất lớn và ý thức và trình độ điều khiển của lái xe. Chính vì vậy rủi ro lớn nhất trong chi phí GVHB đó là rủi ro về thất thoát nhiên liệu do trong quá trình khai thác, hệ thống định mức của công ty đề ra còn cao hơn so với thực tế sử dụng vì vậy dẫn đến tình trạng lái xe còn rút xăng dầu bán kiếm thêm thu nhập. Đây là thực tế phổ biến xảy ra trong thời gian qua và công ty đã phải xử lý vi phạm của nhiều tài xế trong quá trình khai thác, sử dụng phương tiện.
quản lý và kiểm soát phương tiện, người điều khiển trực tiếp tại nơi đi và nơi đến. Trong quá trình di chuyển bên ngoài địa điểm của công ty dù có nhiều biện pháp kiểm soát như hệ thống định vị giám sát hành trình di chuyển, kiểm tra theo dõi qua điện thoại…Tuy nhiên vẫn xảy ra các trường hợp khi xe xuất bến vận chuyển hàng hóa, tài xế bàn giao xe cho người khác đi giao hàng hóa tại địa điểm đến rồi chờ đến khi xe quay đầu.
- Trong quá trình vận chuyển trên đường đi, nhiều khoản chi phí hư hỏng liên quan đến phương tiện hoàn toàn có thể xảy ra. Tuy nhiên bên cạnh nguyên nhân do rủi ro ngoài ý muốn thì thực tế cho thấy nhiều trường hợp các chi phí sửa chữa liên quan đến hư hỏng như bơm vá, thay thế lốp, các thiết bị máy móc trong xe…là do ý thức của tài xế cố tình nhằm trục lợi chi phí từ công ty. Các khoản chi phí này thường rất khó kiểm soát và mang tính chủ quan do ý thức đạo đức nghề nghiệp của tài xế.
- Để khai thác hiệu quả phương tiện, trước khi xe nhận lệnh điều động vận chuyển hàng hóa đi đến địa điểm giao cho khách hàng. Bộ phận bốc dỡ và điều vận phải thực hiện việc tính toán khối lượng hàng hóa đưa lên xe. Tuy nhiên rủi ro thường xảy ra là nhân viên của các bộ phận này có thể thông đồng với tài xế để chiếm dụng dung lượng vận tải trên xe với các mục đích khác như nhận thêm hàng hóa ngoài dọc đường đi để vận chuyển. Điều này có thể dẫn đến việc chậm lịch trình vận tải, tiêu hao nhiên liệu và phát sinh các chi phí về nhiên liệu, khả năng quay đầu khai thác của phương tiện trong tháng.
- Đối với đặc thù khai thác tại công ty, chủ yếu là vận chuyển hàng hóa đi các tỉnh trên lộ trình từ Đà Nẵng vào thành phố Hồ Chí Minh và ngược lại, Đà Nẵng ra thành phố Hà Nội và ngược lại. Công ty đều cho cố định lộ trình di chuyển và cho tài xế ứng trước các chi phí về vé, phí cầu đường, tải trọng và tài xế sẽ giao toàn bộ chứng từ cho đầu mối kế toán tại chi nhánh công ty
tại thành phố Hồ Chí Minh và Hà Nội. Tuy nhiên rất nhiều tài xế khi giao nộp chứng từ thường thiếu hoặc làm mất, thất lạc gây khó khăn cho công tác tập hợp chi phí và tính giá thành vận chuyển của bộ phận kế toán tại công ty.
- Hiện nay trước khi nhận lệnh điều động, công ty thường cho phép tài xế ứng trước 30% chi phí lương theo chuyến để dự phòng các chi phí hư hỏng sửa chữa nếu có trên đường đi. Tuy nhiên vẫn có các trường hợp, tài xế sử dụng chi phí ứng trước này vào việc riêng nên trong quá trình khai thác phát sinh hư hỏng phải sửa chữa tài xế thường thông đồng với các cơ sở sửa chữa để khai khống chi phí bù đắp vào phần đã ứng trước liên quan đến chi phí lương.
2.2.2.3. Thủ tục kiểm soát chi phí GVHB tại công ty cổ phần Nhất Phong Vận
Như đã trình bày ở trên chi phí GVHB của công ty chủ yếu được hình thành từ chi phí nhiên liệu (xăng, dầu) cho các phương tiện vận tải, chi phí lương của tài xế, đội bốc dỡ và các chi phí khấu hao TSCĐ, CCDC nhà xưởng bốc dỡ, chi phí vé, phí và lệ phí cầu đường, bãi đỗ và một số các chi phí khác. Trong đó tỷ trọng lớn nhất là chi phí nhiên liệu, chi phí thuê ngoài vận chuyển và tiền lương của tài xế, đội bốc dỡ, điều vận. Tác giả trình bày thủ tục kiểm soát đối với một số các khoản chi phí này như sau :
(1) Đối với chi phí nhiên liệu phục vụ cho phương tiện vận tải khai thác
Trước năm 2017, công ty thường ký hợp đồng về sử dụng nhiên liệu đối với các công ty chuyên về kinh doanh xăng dầu tại một số địa điểm trong lịch trình khai thác vận tải từ Đà Nẵng vào Thành phố Hồ Chí Minh và ra Hà Nội. Theo đó khi phương tiện vận tải nhận lệnh điều động từ bộ phận điều vận, tài xế sẽ cầm lệnh điều động để đến các trạm xăng, dầu được chỉ định cho xe tiếp nhiên liệu và thực hiện lịch trình vận chuyển hàng hóa đến địa điểm giao hàng. Khi hoàn thành việc đổ nhiên liệu, tài xế ký nhận số lượng
vào bảng kê của trạm xăng và cuối tháng các trạm xăng tổng hợp, tính toán, xuất hóa đơn về nhiên liệu cho công ty để tính giá thành. Tuy nhiên trong quá trình vận hành quy trình thực hiện này bộc lộ rất nhiều nhược điểm gây thất thoát chi phí nhiên liệu lớn cho công ty. Bởi khả năng thông đồng giữa tài xế với các trạm xăng dầu để khai khống số lượng nhiên liệu. Bên cạnh đó công ty cũng hoàn toàn bị động phụ thuộc vào giá cả và nguồn cung bán lẻ từ phía các đối tác.
Chính vì vậy từ cuối năm 2017 và đầu năm 2018, công ty chủ trương giảm bớt sự lệ thuộc vào bên ngoài bằng cách xin giấy phép của Cảnh sát phòng cháy chữa cháy, xây dựng kho xăng dầu chuyên dụng tại trụ sở chính công ty và các chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh và Hà Nội. Theo đó, việc ký kết mua xăng dầu được ban giám đốc trực tiếp điều hành bộ phận kinh doanh tiến hành việc ký kết hợp đồng mua xăng từ các công ty phân phối lớn, sau đó tiến hành việc dự trữ xăng dầu tại công ty. Khi nhận lệnh điều động, tài xế sẽ cho xe đến bơm nhiên liệu ngay tại trụ bơm xăng dầu trong khuôn viên của công ty và thực hiện việc xuất bến di chuyển theo lộ trình khai thác vận tải. Quy trình kiểm soát này được mô tả tại hình 2.2 dưới đây.
Hình 2.2. Quy trình kiểm soát công tác xuất nhiên liệu tại kho công ty Ký lệnh điều động xe Y Nhận đơn đặt hàng Sổ kho Phiếu xuất nhiên liệu Ghi sổ kế toán Nhập vào máy, Tính toán lịch trình, KL vận chuyển theo đơn
hàng để điều động Duyệt Phiếu bàn giao xe Lệnh điều động xe và phiếu xuất nhiên liệu N Nhu cầu sử dụng xe Phiếu bàn giao xe Nhận xe Kiể m tra xe Tài xế Phòng
Điều hành Trưởng đội xe Ban giám đốc TC-KTPhòng
Lệnh điều động xe và phiếu xuất nhiên liệu Kho Phiếu xuất nhiên liệu
- Tài xế đã được công ty giao trách nhiệm về quản lý theo đầu xe cố định khi hoàn thành lịch trình vận chuyển hàng hóa tiến hành việc giao nhận xe cho phòng điều hành khi xe về đến công ty hoặc chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh và Hà Nội.
- Phòng điều hành sẽ tiến hành nhận xe đồng thời kết hợp với trưởng đội xe để kiểm tra tình trạng xe đặc biệt là tình trạng kỹ thuật, các hư hỏng sửa chữa trên đường đi, tình trạng xăng dầu còn lại sau hành trình. Sau khi kiểm tra đội trưởng đội xe và đại diện phòng điều hành ký vào phiếu bàn giao xe từ phía tài xế.
- Sau khi nhận thông tin từ phòng kinh doanh về lịch trình khai thác, phòng điều hành sẽ tính toán lịch trình vận chuyển, dự toán chi phí cố định và khối lượng khai thác hàng hóa trên xe để chuẩn bị lệnh điều động xe trình ban giám đốc ký duyệt.
- Ban giám đốc trong đó chủ yếu là phó giám đốc phụ trách kinh doanh kiểm tra lại các thông tin về đơn hàng, dự toán chi phí, tình trạng kỹ thuật của xe, khối lượng hàng hóa khai thác để tiến hành ký duyệt lệnh điều động xe.
- Tài xế sẽ nhận lệnh điều động được ban giám đốc ký duyệt để đánh xe đến kho xăng của công ty thực hiện việc bơm nhiên liệu và ký vào phiếu xuất nhiên liệu với số lượng thực tế và tiến hành xuất xe khai thác theo lịch trình được điều động.
- Thủ kho xăng căn cứ phiếu xuất nhiên liệu để ghi sổ kho theo dõi về khối lượng xăng, dầu sử dụng trong ngày và ban giao phiếu ghi số lượng này cho phòng Tài chính kế toán để kế toán tiến hành việc tính toán đơn giá xuất, hạch toán ghi sổ chi phí nhiên liệu phục vụ vận chuyển.
Tuy nhiên với đặc thù dung tích chứa nhiên liệu của xe, công ty vẫn phải thực hiện việc tiếp nhiên liệu cho xe trong quá trình di chuyển khai thác. Cụ thể quy trình này được kiểm soát tại công ty được trình bày tại hình 2.3 như sau :
Hình 2.3. Quy trình kiểm soát chi phí nhiên liệu tại các cửa hàng ngoài công ty
- Tài xế căn cứ vào chỉ số báo hiệu nhiêu liệu sử dụng trên xe để thực hiện việc đưa xe vào cửa hàng xăng dầu đã ký kết hợp đồng với công ty theo