5. Kết cấu của luận văn
3.1. Khái quát chung về Kho bạc nhà nước tỉnh Bắc Kạn
3.1.3. Sơ đồ và chức năng, nhiệm vụ bộ máy tổ chức KBNN tỉnh Bắc Kạn
Sơ đồ 3.1 mô tả bộ máy tổ chức hoạt động tại KBNN tỉnh Bắc Kạn, theo đó chức năng nhiệm vụ của các phòng ban dựa theo Quyết định số 1618/QĐ- BTC về Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của kho bạc nhà nước ở tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, cụ thể:
Sơ đồ 3.1. Bộ máy cơ cấu tổ chức KBNN tỉnh Bắc Kạn
(Nguồn: Văn phòng KBNN)
Chỉ đạo, điều hành
HD, kiểm tra, phối hợp thực hiện
GIÁM ĐỐC
Phòng Kế toán nhà nước
KBNN Ba Bể Phòng kiểm soát chi
KBNN Bạch Thông
Phòng Thanh tra Kiểm tra
KBNN Ngân Sơn KBNN Chợ Đồn KBNN Chợ Mới KBNN Na Rì Phòng Tài vụ quản trị Văn Phòng KBNN Pác Nặm CÁC PHÓ GIÁM ĐỐC
3.1.3.1. Chức năng, nhiệm vụ của Ban giám đốc KBNN tỉnh
Giám đốc KBNN cấp tỉnh chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc KBNN và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của KBNN trên địa bàn tỉnh, thành phố.
Phó Giám đốc chịu trách nhiệm trước Giám đốc và trước pháp luật về lĩnh vực công tác được phân công phụ trách.
3.1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng chức năng
a) Phòng Kế toán nhà nước
Tham mưu, giúp Giám đốc KBNN tỉnh trong việc: Dự thảo các văn bản, hướng dẫn, thanh toán, kiểm tra việc thực hiện công tác kế toán nhà nước đối với các đơn vị trực thuộc; Tham gia ý kiến xây dựng chế độ kế toán nhà nước; Tổ chức thực hiện công tác kế toán nhà nước; Tập trung và hạch toán các khoản thu NSNN tại KBNN tỉnh cho các cấp ngân sách theo quy định; Kiểm soát chi NSNN đối với các khoản chi thường xuyên của NSNN theo quy định; Tổ chức thực hiện công tác thanh toán tại KBNN tỉnh; Quản lý các điểm giao dịch thuộc KBNN tỉnh.
Tổ chức thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác đã được phê duyệt. Trực tiếp thực hiện công tác phát hành và thanh toán trái phiếu Chính phủ. Thực hiện kiểm tra, đối chiếu, xác nhận số liệu về thu, chi và quyết toán thu, chi NSNN qua KBNN tỉnh.
Thực hiện công tác thông tin, điện báo; báo cáo, tổng hợp báo cáo theo lĩnh vực liên quan đối với các cấp có thẩm quyền.
Thực hiện việc kiểm tra, đối chiếu định kỳ số dư tài khoản của các đơn vị giao dịch mở tại KBNN tỉnh, tài khoản tiền gửi của KBNN tỉnh mở tại NH.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc KBNN tỉnh giao.
b) Phòng Kiểm soát chi
Tham mưu, giúp Giám đốc KBNN tỉnh trong việc: Dự thảo các văn bản hướng dẫn; hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện công tác kiểm soát thanh toán,
quyết toán vốn NSNN và các nguồn vốn khác; Tham gia ý kiến với các đơn vị có liên quan về cơ chế kiểm soát thanh toán, quyết toán vốn.
Trực tiếp thực hiện công tác kiểm soát thanh toán vốn NSNN và các nguồn vốn khác.
Tổ chức thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác đã được phê duyệt. Tổng hợp báo cáo định kỳ, đột xuất về tình hình kiểm soát, thanh toán vốn NSNN và các nguồn vốn khác.
Xác nhận số thanh toán vốn đầu tư cho dự án theo quy định do phòng Kiểm soát chi NSNN trực tiếp kiểm soát, thanh toán.
Thực hiện quyết toán, tổng hợp báo cáo quyết toán của vốn NSNN và các nguồn vốn khác.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc KBNN tỉnh giao.
c) Phòng Thanh tra - Kiểm tra
Tham mưu, giúp Giám đốc KBNN tỉnh trong việc: Xây dựng kế hoạch và nội dung thanh tra, kiểm toán nội bộ, kiểm tra định kỳ, đột xuất đối với các đơn vị liên quan; Tham gia ý kiến với các đơn vị có liên quan về lĩnh vực công tác được giao; Tham gia với tổ chức liên quan để thực hiện chức năng thanh tra theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền; Hướng dẫn, tổ chức triển khai, tổng kết đánh giá kết quả thực hiện.
Tổ chức thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác đã được phê duyệt. Thực hiện thanh tra, kiểm tra, kiểm toán nội bộ thường xuyên và đột xuất các đơn vị liên quan.
Tổ chức thực hiện công tác tiếp công dân tại KBNN tỉnh; là đầu mối giúp Giám đốc KBNN tỉnh giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo theo quy định.
Tổng hợp báo cáo kết quả thanh tra, kiểm tra, kiểm toán nội bộ định kỳ và đột xuất, công tác tiếp dân và giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo trên địa bàn theo quy định. Đề xuất sửa đổi các quy định, quy trình nghiệp vụ KBNN (nếu có).
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc KBNN tỉnh giao.
d) Phòng Tài vụ - Quản trị
Đối với bộ phận tài vụ:
Tham mưu, giúp Giám đốc KBNN tỉnh trong việc: Dự thảo các văn bản hướng dẫn; hướng dẫn, kiểm tra và góp ý công tác quản lý tài chính nội bộ tại KBNN huyện trực thuộc theo chế độ quy định; Hướng dẫn KBNN huyện trực thuộc lập dự toán, xây dựng và tổng hợp dự toán thu, chi hàng năm của KBNN tỉnh để báo cáo KBNN; phân bổ và giao dự toán kinh phí cho các đơn vị trực thuộc sau khi được cấp thẩm quyền phê duyệt.
Tổ chức thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác đã được phê duyệt. Thực hiện công tác kế toán các khoản kinh phí do KBNN cấp và các nguồn kinh phí khác theo chế độ quy định.
Tổng hợp quyết toán kinh phí nội bộ của KBNN tỉnh; quyết toán tình hình sử dụng các khoản kinh phí do KBNN cấp và các nguồn kinh phí khác theo chế độ quy định.
Thực hiện nhiệm vụ quản lý tài chính nội bộ tại văn phòng KBNN tỉnh: thực hiện thanh toán các khoản chi đầu tư XDCB, chi mua sắm tài sản và các khoản chi thường xuyên của văn phòng KBNN tỉnh theo chế độ quy định; tổ chức hạch toán kế toán, thống kê, báo cáo quyết toán kinh phí nội bộ của văn phòng KBNN tỉnh theo chế độ quy định; quyết toán tình hình sử dụng các khoản kinh phí theo chế độ quy định.
Đối với bộ phận quản trị
Dự thảo các văn bản hướng dẫn; hướng dẫn, kiểm tra công tác quản lý đầu tư XDCB nội bộ, công tác quản lý tài sản.
Về công tác quản lý đầu tư XDCB nội bộ: Hướng dẫn, tổng hợp KBNN huyện trực thuộc lập quy hoạch, kế hoạch XDCB nội bộ dài hạn, hàng năm; Thực hiện thẩm tra hoạt động đấu thầu, tiến độ công trình, thanh quyết toán các dự án đầu tư do KBNN tỉnh làm chủ đầu tư theo quy định trình cấp có
thẩm quyền;
Về công tác quản lý tài sản: Hướng dẫn KBNN huyện trực thuộc lập kế hoạch, tổ chức thực hiện và quản lý việc mua sắm, sử dụng, sửa chữa, kiểm kê, thanh lý tài sản xây dựng và tổng hợp kế hoạch của toàn tỉnh trình KBNN phê duyệt.
đ) Văn phòng
Đối với công tác liên quan đến tổ chức cán bộ
Dự thảo đề án kiện toàn tổ chức bộ máy của KBNN tỉnh; lập kế hoạch và chuẩn bị các thủ tục cần thiết để sắp xếp cơ cấu tổ chức, thành lập, giải thể, sáp nhập, chia tách các tổ chức thuộc và trực thuộc KBNN tỉnh;
Thực hiện công tác quản lý cán bộ: quy hoạch, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, kỷ luật, điều động, luân chuyển, nghỉ hưu, thôi việc hoặc giải quyết chế độ, chính sách đối với công chức và lao động hợp đồng
Lập kế hoạch, quy hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ dài hạn và hàng năm của KBNN tỉnh, cử công chức thuộc diện KBNN tỉnh quản lý đi đào tạo,
Xây dựng và tổ chức thực hiện các phong trào thi đua; tổng hợp và xét duyệt kết quả thi đua của các đơn vị thuộc và trực thuộc KBNN tỉnh.
Đối với công tác liên quan đến hành chính
Dự thảo các văn bản hướng dẫn; hướng dẫn, kiểm tra công tác công tác hành chính, văn thư lưu trữ, quản lý con dấu, công tác bảo vệ tại các đơn vị trực thuộc theo chế độ quy định;
Tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ; quản lý con dấu tại KBNN tỉnh. Thực hiện công tác hành chính, quản trị tại KBNN tỉnh: xây dựng và tổ chức thực hiện nội quy cơ quan; quản lý công tác trật tự, nội vụ và văn minh, văn hoá công sở; tổ chức thực hiện công tác bảo vệ; quản lý và điều hành đội xe ô tô và các công tác hành chính quản trị khác.
trong cơ quan.
e, KBNN cấp huyện
Quản lý quỹ ngân sách cấp thành phố, thị xã, ngân sách xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh lỵ và các quỹ tài chính khác được giao quản lý: quản lý và hạch toán các khoản thu cho các cấp ngân sách; kiểm soát thanh toán các khoản chi NSNN.
Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ giao dịch, thanh toán theo quy định: Mở và quản lý tài khoản tại KBNN tỉnh và ngân hàng thương mại trên địa bàn; Hướng dẫn các đơn vị trong việc mở và sử dụng tài khoản tại phòng Giao dịch; Thực hiện thanh toán liên kho bạc trong hệ thống KBNN.
Thực hiện hạch toán kế toán về thu, chi NSNN, các quỹ tài chính được giao quản lý, các khoản vay nợ, trả nợ của Chính phủ theo quy định của pháp luật.
Tổ chức thực hiện nhiệm vụ phát hành và thanh toán trái phiếu Chính phủ. Kiểm tra, đối chiếu và xác nhận số liệu về thu, chi NSNN qua phòng Giao dịch.
Thực hiện công tác thống kê, thông tin, báo cáo theo chế độ áp dụng cho KBNN huyện.
Thực hiện quyết toán các hoạt động nghiệp vụ KBNN theo quy định. Lưu giữ, bảo quản hồ sơ, tài liệu, con dấu do phòng Giao dịch quản lý theo quy định.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc KBNN tỉnh giao.
3.1.4. Quy trình thực hiện kiểm soát chi TX ngân sách qua KBNN
Quy trình kiểm soát chi TX qua KBNN được thực hiện chủ yếu ở khâu kiểm soát trong khi chi, bao gồm các bước cụ thể sau (Vũ Tươi, 2019):
Sơ đồ 3.2. Quy trình thực hiện kiểm soát chi TX ngân sách qua Kho bạc Nhà nước
(Nguồn: KBNN Tuần Giáo)
Bước 1. Tiếp nhận hồ sơ chứng từ:
- Khách hàng gửi hồ sơ, chứng từ cho cán bộ kiểm soát của phòng Kế toán Nhà nước thuộc KBNN. Tùy theo từng phương thức cấp phát, hình thức thanh toán và nội dung chi NSNN, khách hàng cung cấp hồ sơ, chứng từ phù hợp.
- Kiểm soát sơ bộ hồ sơ: Cán bộ kế toán tiếp nhận và kiểm tra sơ bộ hồ sơ, chứng từ phải đảm bảo: Tính đầy đủ của các loại tài liệu và chứng từ kế toán phải đảm bảo đúng mẫu, đầy đủ số liên theo quy định, có dấu, chữ ký trực tiếp trên các liên chứng từ
Bước 7: Chi quỹ tiền mặt
Bước 6: Trả tài liệu và chứng từ cho khách Bước 5: Thực hiện thanh toán
Thanh toán bằng tiền mặt Thanh toán bằng chuyển khoản Bước 4: Giám đốc ký
Bước 3: Kế toán trưởng ký chứng từ Bước 2: Thực hiện kiểm soát chi
Kiểm soát các điều kiện chi Kiểm soát nội dung các khoản chi Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ
- Phân loại hồ sơ và xử lý: có 3 trường hợp gồm: công việc phải giải quyết ngay, công việc có thời hạn giải quyết trên một ngày, các trường hợp bổ sung hồ sơ. Mỗi trường hợp đều phân loại, quy định rõ ràng về thời hạn giải quyết, nội dung và giấy tờ liên quan.
Bước 2. Thực hiện kiểm soát chi (Phạm Văn Khoan, 2010): - Kiểm soát các điều kiện chi
Trong bước này, cán bộ kế toán của Kho bạc phải đảm bảo kiểm soát đầy đủ các điều kiện hồ sơ liên quan đến nội dung chi. Nếu hồ sơ đáp ứng đủ điều kiện chi NSNN theo quy định sẽ được chuyển toàn bộ hồ sơ, chứng từ cho Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) theo quy định. Nếu khoản chi không đủ điều kiện chi ngân sách nhà nước theo chế độ quy định cán bộ kế toán lập thông báo từ chối thanh toán trình lãnh đạo ký gửi khách hàng.
- Kiểm soát nội dung các khoản chi: có 4 trường hợp cụ thể gồm: lệnh chi tiền, rút dự toán, tài khoản tiền gửi của đơn vị dự toán, tài khoản tiền gửi dự toán khác. Trong đó tùy vào từng mục đích chi KBNN sẽ có cách thức xử lý khác nhau.
Bước 3. Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) ký chứng từ
Cán bộ kế toán trình Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) hồ sơ, chứng từ được kiểm soát đã đảm bảo đủ điều kiện tạm ứng/thanh toán kinh phí NSNN;
Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) kiểm tra nếu đủ điều kiện tạm ứng/thanh toán sẽ ký (trên chương trình máy tính, trên giấy) và chuyển hồ sơ, chứng từ cho cán bộ kế toán để trình Giám đốc (hoặc người được ủy quyền).
Bước 4. Giám đốc (hoặc người được ủy quyền) ký.
Giám đốc (hoặc người được ủy quyền) xem xét, nếu đủ điều kiện thì ký chứng từ giấy và chuyển cho cán bộ kế toán. Trường hợp, Giám đốc (hoặc người được ủy quyền) không đồng ý tạm ứng/thanh toán, thì chuyển trả hồ sơ
cho cán bộ kiểm soát chi để dự thảo văn bản thông báo từ chối tạm ứng/thanh toán gửi khách hàng (theo mẫu tại phụ lục 03 - Thông tư số 79/2003/TT-BTC của Bộ Tài chính).
Bước 5. Thực hiện thanh toán (Vũ Tươi, 2019)
- Trường hợp thanh toán bằng chuyển khoản: Cán bộ kế toán thực hiện tách tài liệu, chứng từ kiểm soát chi và chuyển chứng từ cho thanh toán viên. Căn cứ loại hình thanh toán áp dụng tại đơn vị, thanh toán viên thực hiện các hình thức thanh toán như sau: thanh toán bù trừ thông thường, thanh toán bù trừ điện tử, thanh toán điện tử trong hệ thống kho bạc.
- Trường hợp thanh toán bằng tiền mặt, cán bộ kế toán đóng dấu kế toán lên các liên chứng từ; chuyển các liên chứng từ chi tiền cho thủ quỹ theo đường nội bộ.
Bước 6. Trả tài liệu, chứng từ cho khách hàng
- Cán bộ kế toán tiến hành lưu hồ sơ kiểm soát chi theo quy định gồm: liên chứng từ kế toán lưu, bảng đăng ký biên chế - quỹ lương, học bổng, sinh hoạt phí; hợp đồng mua bán hàng hóa, thiết bị, sửa chữa tài sản; quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu; quyết định chỉ định thầu; bảng kê thanh toán.
- Cán bộ kế toán trả tài liệu, chứng từ cho khách hàng ngay sau khi thực hiện xong thủ tục thanh toán đối với trường hợp hồ sơ phải giải quyết ngay; trả lại tài liệu, chứng từ cho khách hàng theo thời gian hẹn trên Phiếu giao nhận đối với loại hồ sơ giải quyết trên 01 ngày làm việc.
- Riêng đối với chứng từ chi tiền mặt, thủ quỹ đóng dấu đã chi tiền lên các liên chứng từ, trả 1 liên chứng từ chi cho khách hàng (liên báo nợ cho khách hàng).
Bước 7. Chi tiền mặt tại quỹ
- Thủ quỹ nhận và kiểm soát chứng từ chi tiền mặt.
- Lập bảng kê chi tiền; nhập sổ quỹ trên chương trình máy tính; chi tiền cho khách hàng và yêu cầu khách hàng ký vào bảng kê chi và chứng từ chi;
- Thủ quỹ trả các liên chứng từ còn lại cho kế toán theo đường dây nội bộ.
3.1.5. Số lượng và trình độ cán bộ nhân viên tại hệ thống Kho bạc nhà nước tỉnh Bắc Kạn
Hiện nay KBNN Bắc Kạn có văn phòng KBNN tỉnh với 05 phòng chuyên môn và 07 đơn vị KBNN trực thuộc; tổng số công chức và người lao động hợp đồng là 151 người.
Bảng 3.1. Số lượng và trình độ nhân viên KBNN tỉnh Bắc Kạn giai đoạn 2016 – 2018 Đơn vị tính: Người Năm Chỉ tiêu 2016 2017 2018 So sánh 2017/2016 (%) 2018/2017 (%) 1. Số lượng 158 153 151 96,8 98,7 - Nam 57 55 54 96,5 98,2 - Nữ 101 98 97 97,0 99,0 2. Trình độ 158 153 151 96,8 98.,7 - Trên Đại học 3 3 3 100,0 100,0 - Đại học 133 131 129 98,5 98.5 - Cao đẳng, trung cấp 22 19 19 86,4 100.0 (Nguồn: Văn phòng KBNN tỉnh Bắc Kạn)
Số lượng lao động có sự biến động giảm do Kho bạc đang thực hiện sắp