5. Kết cấu của đề tài
3.2.2. Tiến hành kiểm tra, kiểm soát chi vốn đầu tưxây dựng cơ bản
3.2.2.1. Quy định về thành phần hồ sơ
a. Đối với tài liệu gửi 1 lần (tài liệu cơ sở)
Tài liệu gửi 1 lần (tài liệu cơ sở) gồm bản chính hoặc sao y bản chính, riêng hợp đồng kinh tế phải là bản chính. Tuỳ thuộc vào loại dự án đầu tư, các tài liệu cơ bản phục vụ kiểm soát thanh toán vốn đầu tư gửi 1 lần bao gồm:
- Cơ sở pháp lý của dự án đầu tư: tuỳ thuộc loại hình dự án đầu tư, tài liệu cơ sở thuộc nhóm này có thể là: dự án đầu tư xây dựng công trình (hoặc báo cáo kinh tế - kỹ thuật đối với dự án chỉ lập báo cáo kinh tế kỹ thuật) và quyết định đầu tư của cấp có thẩm quyền, các quyết định điều chỉnh dự án (nếu có); dự án giải phóng mặt bằng, tái định cư là văn bản phê duyệt dự án giải phóng mặt bằng, tái định cư, phương án bồi thường, hỗ trợ và tái định cư được duyệt.
- Các văn bản, tài liệu liên quan đến dự toán chi phí: dự toán chuẩn bị đầu tư được duyệt, dự toán chi phí bồi thường, hỗ trợ và tái định cư được duyệt; dự toán và quyết định phê duyệt dự toán của từng công việc, hạng mục công trình, công trình đối với trường hợp chỉ định thầu hoặc tự thực hiện và các công việc thực hiện không thông qua hợp đồng; phương án bồi thường, hỗ trợ và tái định cư được duyệt; dự toán chi phí bồi thường, hỗ trợ và tái định cư được duyệt; dự toán chi phí tổ chức thực hiện bồi thường, hỗ trợ và tái định cư được duyệt.
- Văn bản phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu theo quy định của Luật Đấu thầu (gồm đấu thầu, chỉ định thầu, mua sắm trực tiếp, chào hàng cạnh tranh, tự thực hiện và lựa chọn nhà thầu trong trường hợp đặc biệt, lựa chọn nhà thầu tư vấn thiết kế kiến trúc công trình xây dựng).
- Hợp đồng giữa chủ đầu tư và nhà thầu, các tài liệu kèm theo hợp đồng theo quy định của pháp luật (trừ các tài liệu mang tính kỹ thuật); hợp đồng
mua nhà phục vụ tái định cư của chủ đầu tư; văn bản giao việc hoặc hợp đồng nội bộ đối với các hoạt động tự thực hiện. Đối với chi phí phá và tháo dỡ các vật kiến trúc cũ, chủ đầu tư còn gửi thêm hợp đồng giữa chủ đầu tư và đơn vị nhận phá và tháo dỡ các vật kiến trúc cũ.
Cán bộ kiểm soát chi đầu tư XDCB sau khi nhận hồ sơ từ cán bộ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả phải kiểm tra ngay sự đầy đủ của tài liệu theo quy định, tính hợp pháp, hợp lệ của từng tài liệu, sự logic về thời gian các văn bản, tài liệu. Nếu phát hiện hồ sơ còn thiếu hoặc chưa đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ thì dự thảo văn bản và báo cáo trưởng bộ phận kiểm soát chi NSNN ký gửi chủ đầu tư đề nghị chủ đầu tư bổ sung, hoàn thiện tài liệu còn thiếu hoặc điều chỉnh hoặc thay thế tài liệu chưa hợp pháp, chưa hợp lệ.
b. Đối với tài liệu bổ sung hàng năm
- Nhận thông báo kế hoạch vốn đầu tư hàng năm.
- Bộ phận kiểm soát chi NSNN nhận thông báo kế hoạch vốn đầu tư hàng năm do KBNN huyện Định Hóa thông báo.
- Công tác kế hoạch hoá nguồn vốn ứng trước: những năm qua, KBNN huyện Định Hóa thông qua việc thực hiện kiểm soát thanh toán ứng trước từ ngân sách Trung ương cho dự toán ngân sách năm sau đối với vốn đầu tư XDCB đã giải quyết được được một số mục tiêu sau đây:
+ Giải quyết vốn cho một số dự án cấp bách.
+ Kịp thời bố trí vốn cho các dự án ODA đã ký hiệp định nhưng cũng thiếu một số thủ tục đầu tư trong nước cần phải thực hiện ngay trong năm, hoặc một số dự án thiếu vốn đối ứng để thực hiện cho kịp tiến độ với việc giải ngân vốn nước ngoài. Ngoài các tài liệu của dự án nêu trên khi tạm ứng chủ đầu tư còn gửi đến KBNN các tài liệu sau: giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư; giấy rút vốn đầu tư; bảo lãnh khoản tiền tạm ứng của nhà thầu (nếu trong hợp đồng chủ đầu tư và nhà thầu thoả thuận có bảo lãnh tiền tạm ứng).
3.2.2.2. Thanh toán khối lượng hoàn thành a. Thanh toán theo hợp đồng
- Tài liệu chứng thực khối lượng công việc hoàn thành theo điều khoản hợp đồng hoặc văn bản giao việc: bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành theo hợp đồng (quy định tại phụ lục số 2 Thông tư số 09/2016/TT- BXD ngày 10/3/2016 của Bộ Xây dựng về hướng dẫn hợp đồng thi công xây dựng công trình, bắt đầu từ ngày 01/5/2016 thực hiện theo phụ lục số 03.a Thông tư số 86/2016/TT-BTC ngày 18/01/2016); Bảng xác định giá trị công việc phát sinh ngoài hợp đồng (quy định tại phụ lục số 4 Thông tư số 09/2016/TT- BXD ngày 10/3/2016 của Bộ Xây dựng về hướng dẫn hợp đồng trong hoạt động xây dựng, bắt đầu từ ngày 01/5/2016 thực hiện theo phụ lục số 04 Thông tư số 86/2016/TT-BTC ngày 18/01/2016).
- Đối với chi phí phá và tháo dỡ các vật kiến trúc cũ: chủ đầu tư gửi thêm biên bản thanh lý vật tư thu hồi (nếu có).
- Đối với thanh toán vốn đền bù giải phóng mặt bằng: bảng kê xác nhận khối lượng đền bù giải phóng mặt bằng đã thực hiện theo phụ lục số 03b Thông tư số 86/2016/TT-BTC ngày 18/01/2016. Đối với hợp đồng mua nhà phục vụ tái định cư: phải có biên bản bàn giao nhà.
- Các chứng từ kế toán phục vụ hoạch toán: giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư, giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có thanh toán tạm ứng); giấy rút vốn đầu tư.
b. Thanh toán không theo hợp đồng
Đối với trường hợp thanh toán khối lượng hoàn thành không theo hợp đồng thì tài liệu gồm:
- Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư (trường hợp có nhiều nội dung chi không thể ghi hết trong giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư thi chủ đầu tư có thể lập bảng kê nội dung chi đề nghị thanh toán kèm theo).
- Giấy đề nghị thanh toán vốn tạm ứng vốn đầu tư (nếu có thanh toán tạm ứng).
- Giấy rút vốn đầu tư.
Cán bộ thanh toán căn cứ hồ sơ đề nghị thanh toán của chủ đầu tư thực hiện kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ, tài liệu (bao gồm cả việc kiểm tra mẫu dấu, chữ ký), sự phù hợp mã đơn vị sử dụng ngân sách, nguồn vốn, niên độ kế hoạch vốn; việc lựa chọn nhà thầu theo quy định (thuộc đối tượng chỉ định thầu, đấu thầu hay hình thức lựa chọn nhà thầu khác). Ngoài ra cần kiểm tra chi tiết như sau:
- Trường hợp dự án thuộc đối tượng chỉ định thầu, tự thực hiện hoặc khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng: đối chiếu đảm bảo số vốn đề nghị thanh toán phù hợp với từng loại hợp đồng, giá hợp đồng, các điều kiện trong hợp đồng và theo dự toán được duyệt.
- Trường hợp dự án thuộc đối tượng đấu thầu: đối chiếu đảm bảo số vốn đề nghị thanh toán phù hợp với từng loại hợp đồng, giá hợp đồng, các điều kiện trong hợp đồng.
- Đối với công việc thực hiện không theo hợp đồng: đối chiếu đảm bảo số vốn đề nghị thanh toán theo dự toán được duyệt.
Nếu số chấp nhận thanh toán có sự chênh lệch so với số đề nghị của chủ đầu tư, cán bộ thanh toán dự thảo văn bản báo cáo trưởng bộ phận Kế toán lãnh đạo KBNN ký gửi chủ đầu tư thông qua cán bộ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả về kết quả chấp nhận thanh toán. Nếu số chấp nhận thanh toán không có sự chênh lệch so với đề nghị của chủ đầu tư thì thực hiện các bước luân chuyển hồ sơ chứng từ theo quy trình đã quy định.
3.2.2.3. Trích chuyển kinh phí quản lý dự án vào tài khoản tiền gửi
- Các Ban Quản lý dự án được giao quản lý từ 2 dự án trở lên hoặc có kinh phí quản lý dự án được hưởng từ nhiều nguồn khác nhau phải mở tài khoản tiền gửi chi phí quản lý dự án tại một KBNN nơi thuận tiện cho giao dịch của Ban Quản lý dự án. Trường hợp chủ đầu tư được hưởng chi phí quản lý dự án và được lập, phê duyệt dự toán chi chí quản lý dự án riêng cho chủ
đầu tư thì tùy theo yêu cầu quản lý mà chủ đầu tư được mở một tài khoản tiền gửi (ngoài tài khoản tiền gửi của ban quản lý dự án) tại một KBNN nơi thuận tiện cho việc giao dịch của chủ đầu tư để tiếp nhận kinh phí quản lý dự án do ban quản lý dự án trích chuyển đến (hồ sơ mở tài khoản được thực hiện theo quy định hiện hành). Đối với hồ sơ tài liệu để trích chuyển kinh phí quản lý dự án vào tài khoản tiền gửi thì ngoài các hồ sơ tài liệu ban đầu của dự án, chủ đầu tư, ban quản lý dự án gửi đến KBNN các hồ sơ sau:
+ Quyết định phê duyệt dự toán chi phí quản lý dự án và Bảng tính kinh phí quản lý dự án sử dụng trong năm kế hoạch.
+ Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư. + Giấy rút vốn đầu tư.
Khi tạm ứng hoặc thanh toán chi phí quản lý dự án, chủ đầu tư hoặc ban quản lý dự án gửi đến KBNN những hồ sơ, tài liệu sau:
+ Ủy nhiệm chi hoặc giấy rút tiền mặt từ tài khoản tiền gửi. + Bảng kê thanh toán chi phí quản lý dự án từ tài khoản tiền gửi. + Bảng kê chứng từ chi phí quản lý dự án.
Trường hợp có hưởng lương, bao gồm cả lương theo hợp đồng, phụ cấp kiêm nhiệm từ kinh phí quản lý dự án phải gửi kèm bảng tính lương năm; các khoản thanh toán mua sắm trang thiết bị phục vụ quản lý dự án có hợp đồng thì gửi hợp đồng đã ký, trường hợp có đoàn ra thì gửi quyết định của cấp có thẩm quyền cử cá nhân đi công tác nước ngoài kèm dự toán chi phí được duyệt. Chủ đầu tư, ban quản lý dự án chịu trách nhiệm về các khoản chi đề nghị thanh toán, nên không gửi hóa đơn, chứng từ chi đến KBNN.
Sau khi nhận đủ hồ sơ, cán bộ kiểm soát chi đầu tư XDCB thực hiện kiểm soát theo dự toán chi phí quản lý dự án của chủ đầu tư và của ban quản lý dự án được duyệt làm thủ tục tạm ứng, thanh toán, ghi đầy đủ các chỉ tiêu trên bảng kê thanh toán chi phí quản lý dự án và trình lãnh đạo KBNN huyện phê duyệt.Sau đó chuyển bảng kê thanh toán chi phí quản lý dự án từ tài
khoản tiền gửi kèm ủy nhiệm chi, giấy rút tiền mặt đã được lãnh đạo phê duyệt cho Bộ phận kế toán để tạm ứng, thanh toán cho chủ đầu tư, ban quản lý dự án. Thời gian và trình tự luân chuyển hồ sơ giữa các bộ phận theo quy trình kiểm soát thanh toán vốn đầu tư hiện hành.
- Kiểm soát thanh toán chi phí quản lý dự án từ tài khoản thanh toán vốn đầu tư: áp dụng đối với chủ đầu tư, ban quản lý dự án chỉ quản lý một dự án hoặc được giao kế hoạch vốn năm để thực hiện quản lý dự án, không phải mở tài khoản chi phí quản lý dự án. Việc tạm ứng, thanh toán chi phí quản lý dự án được thực hiện trực tiếp từ tài khoản thanh toán vốn đầu tư của dự án. Hồ sơ tài liệu thanh toán ngoài các hồ sơ tài liệu cơ sở ban đầu của dự án đã gửi theo quy định, chủ đầu tư, ban quản lý dự án còn gửi đến KBNN các hồ sơ tài liệu sau: quyết định phê duyệt dự toán chi phí quản lý dự án (đối với trường hợp phải lập dự toán) và gửi 1 lần trừ trường hợp bổ sung, điều chỉnh.Khi tạm ứng cần có giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư, giấy rút vốn đầu tư. Khi thanh toán cần có giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư; bảng kê chứng từ chi phí quản lý dự án; giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có); giấy rút vốn đầu tư. Thời gian và trình tự luân chuyển hồ sơ giữa các bộ phận theo quy trình kiểm soát thanh toán vốn đầu tư hiện hành.
Trường hợp có hưởng lương, bao gồm cả lương theo hợp đồng, phụ cấp kiêm nhiệm từ kinh phí quản lý dự án phải gửi kèm bảng tính lương năm; các khoản thanh toán mua sắm trang thiết bị phục vụ quản lý dự án có hợp đồng thì gửi hợp đồng đã ký, trường hợp có đoàn ra thì gửi quyết định của cấp có thẩm quyền cử cá nhân đi công tác nước ngoài kèm dự toán chi phí được duyệt. Chủ đầu tư, ban quản lý dự án chịu trách nhiệm về các khoản chi đề nghị thanh toán, nên không gửi hóa đơn, chứng từ chi đến KBNN.
Sau khi nhận đủ hồ sơ, cán bộ kiểm soát chi đầu tư XDCB thực hiện kiểm soát theo dự toán chi phí quản lý dự án của chủ đầu tư và của ban quản lý dự án (trường hợp lập dự toán chi phí quản lý dự án) hoặc theo đề nghị của
chủ đầu tư, ban quản lý dự án và trong phạm vi định mức chi phí quản lý dự án được duyệt trong dự án, dự toán công trình được duyệt (trường hợp chủ đầu tư, ban quản lý dự án quản lý một dự án có tổng mức đầu tư bằng hoặc dưới 7 tỷ đồng không phải lập dự toán chi phí quản lý dự án) và làm thủ tục tạm ứng, thanh toán cho chủ đầu tư, ban quản lý dự án.Thời gian và trình tự luân chuyển hồ sơ giữa các bộ phận theo quy trình kiểm soát thanh toán vốn đầu tư hiện hành.
3.2.2.4. Kiểm soát thanh toán khi dự án, công trình đã được duyệt quyết toán
Khi dự án, công trình được người có thẩm quyền duyệt quyết toán dự án, công trình hoàn thành, chủ đầu tư gửi đến KBNN quyết định phê duyệt quyết toán dự án, công trình hoàn thành. Cán bộ thanh toán căn cứ vào số vốn đã thanh toán cho dự án, công trình và quyết định phê duyệt quyết toán vốn dự án, công trình hoàn thành, tiến hành như sau:
- Trường hợp quyết toán được duyệt lớn hơn số vốn đã thanh toán: chủ đầu tư gửi đến KBNN giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư, giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có thanh toán tạm ứng), giấy rút vốn đầu tư. Cán bộ thanh toán thực hiện thanh toán tiếp phần chênh lệch giữa số được phê duyệt quyết toán và số đã thanh toán. Trình tự luân chuyển hồ sơ chứng từ theo quy trình.
- Trường hợp quyết toán được duyệt nhỏ hơn số vốn đã thanh toán: cán bộ thanh toán phải có trách nhiệm phối hợp với chủ đầu tư thu hồi số vốn đã chi trả lớn hơn so với số phê duyệt quyết toán, nộp NSNN (theo cấp ngân sách phù hợp với cấp ngân sách đã thanh toán) và hạch toán giảm cấp phát cho dự án.
Trong giai đoạn 2017-2019, KBNN huyện Định Hóa luôn đảm bảo mọi khoản chi đầu tư xây dựng cơ bản đều được kiểm tra, kiểm soát chi một cách chặt chẽ theo nội dung, yêu cầu của Luật Ngân sách Nhà nước, các nghị định, thông tư, công văn hướng dẫn của Bộ Tài chính, Kho bạc Nhà nước Trung
ương, đảm bảo vừa đáp ứng được nhu cầu chi đầu tư xây dựng cơ bản theo đúng quy định, vừa không gây ách tắc trong điều hành ngân sách. Hoạt động kiểm soát chi được thực hiện tốt đã cắt giảm được những khoản chi sai mục đích, sai chế độ mà Nhà nước đã quy định, phát huy hiệu lực của “Chính sách tiết kiệm, chống lãng phí các khoản chi tiêu Ngân sách Nhà nước” mà Đảng và Nhà nước đã đề ra. Bên cạnh những khoản chi ngân sách được duyệt và