tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia – Tập đoàn Điện lực Việt Nam
Thứ nhất, nâng cao trình độ nghiệp vụ và kỹ năng tin học của nhân viên kế
tốn thuế nói riêng, nhân viên kế tốn nói chung
Việc áp dụng hệ thống thuế điện tử góp phần tích cực vào việc tiết kiệm nhân lực, vật lực của Trung tâm và mang lại hiệu quả cao. Tuy nhiên, trình độ kỹ năng khai thác phần mềm của nhân viên kế tốn thuế tại Trung tâm cịn hạn chế đã làm ảnh hưởng đến hiệu quả của hệ thống thuế điện tử.
Trong điều kiện các ứng dụng về kê khai và nộp thuế qua mạng ngày càng được hồn thiện và ln cập nhật, để phát huy tối đa hiệu quả của việc ứng dụng hệ thống thuế điện tử, Trung tâm nên tăng cường công các đào tạo kiến thức tin học, kỹ năng vận dụng các quy trình nghiệp vụ kê khai và nộp thuế để phát huy tính chủ động của nhân viên kế toán thuế; làm giảm thiểu các thời gian và thiệt hại trong quá trình; đồng thời tiết kiệm chi phí cho Trung tâm.
Trung tâm cần lên kế hoạch đào tạo về kỹ năng ứng dụng CNTT cho tồn bộ nhân viên phịng kế tốn.
Tổ chức các lớp tập huấn kiến thức cơ bản về cấu tạo máy tính, hệ điều hành, mạng và các ứng dụng văn phòng khác cho nhân viên kế tốn để tăng tính chủ động
trong xử lý cơng việc, khắc phục sự cố và khai thác tốt nhất hệ thống thuế điện tử tại Trung tâm cũng như các ứng dụng văn phịng khác phục vụ cơng tác chun mơn.
Ngoài những kỹ năng về công nghệ thông tin, phần mềm HTKK, iHTKK… trong cơng việc của kế tốn thuế; yêu cầu đối với trình độ nghiệp vụ, kiến thức về Luật thuế cũng cần phải thường xuyên có sự bổ sung. Khi Tổng cục thuế có các lớp tập huấn về sự thay đổi trong chính sách thuế thì nhân viên cần đi tham gia đầy đủ. Để hoạt động đào tạo có hiệu quả, Trung tâm cần kèm theo đánh giá kết quả một cách nghiêm khắc và có các chế độ khen thưởng xứng đáng để kích thích người lao động như trao thưởng giải “kế toán nghiệp vụ giỏi”, “kế tốn cơng nghệ nhanh”…
Thứ hai, phân chia các nhóm ứng dụng cho nhân viên kỹ thuật tin học
Đối với các nhân viên kỹ thuật tin học cần có sự phân chia các nhóm ứng dụng cho từng nhân viên. Hiện tại, ở Trung tâm các phịng ban đều có phần mềm hỗ trợ cơng việc riêng. Phịng CNTT và CADA tại Trung tâm hiện nay có 30 người, riêng lĩnh vực CNTT có 16 người. Với số lượng nhân viên phịng CNTT của Trung tâm có thể phân cơng quản lý ứng dụng nhằm chun mơn hóa để mang lại hiệu quả cao. Nhân viên kỹ thuật tin học nào được phân cơng quản lý ứng dụng nào thì phải nắm bắt được đầy đủ các nguyên tắc vận hành của ứng dụng đó, có khả năng xử lý các sự cố xảy ra trong quá trình sử dụng, đồng thời phải có kiến thức cơ bản về lĩnh vực chun mơn mà ứng dụng đó đang phục vụ.
Thứ ba, nâng cao chất lượng cơ sở hạ tầng kỹ thuật
Hiện nay, các cơng việc của phịng kế tốn cũng như kế toán thuế đều được thực hiện trên máy tính, trên các phần mềm kế tốn, phần mềm HTKK, iHTKK… Các máy tính ở tại Trung tâm đều đã cũ gây ảnh hưởng đến tốc độ xử lý dữ liệu, làm mất thời gian của kế toán viên. Trung tâm cần từng bước nâng cấp và thay đổi hệ thống máy tính mới cho nhân viên kế toán, đặc biệt nhân viên kế tốn thuế trước. Bởi tính kịp thời trong cơng việc của kế tốn thuế rất quan trọng, các tờ khai và nộp thuế cho Nhà nước ln có hạn nộp nên khơng thể chậm trễ.
Trung tâm cũng cần quan tâm hơn nữa về hạ tầng kỹ thuật, đường truyền mạng để phục vụ cho việc áp dụng hệ thống thuế điện tử được hiệu quả.
Thứ tư, áp dụng hệ thống dịch vụ thuế điện tử (eTax) thay thế cho hệ thống
khai thuế, nộp thuế điện tử (iHTKK, NTĐT).
Với mục tiêu tạo điều kiện tốt nhất để người nộp thuế thực hiện tốt chính sách pháp luật thuế, Tổng cục thuế đã triển khai mở rộng hệ thống dịch vụ thuế điện tử eTax thay thế cho hệ thống khai thuế điện tử (iHTKK), nộp thuế điện tử (NTĐT) đang cung cấp cho các doanh nghiệp tại 30 tỉnh, thành phố. Hiện nay, Tổng cục thuế đã hoàn thành nâng cấp ứng dụng, bổ sung phân hệ đăng ký thuế điện tử và chuẩn bị các điều kiện sẵn dàng cho việc mở rộng hệ thống eTax.
Theo đó, bắt đầu từ ngày 6/5/2019, cục thuế Hà Nội sẽ chính thức triển khai hệ thống dịch vụ thuế điện tử eTax (thuedientu.gdt.gov.vn) thay thế hệ thống iHTKK (nhantokhai.gdt.gov.vn), nộp thuế điện tử (nopthue.gdt.gov.vn) đang cung cấp cho các doanh nghiệp trên địa bàn Hà Nội.
Hệ thống dịch vụ thuế điện tử eTax khơng chỉ đáp ứng hồn toàn các chức năng của hệ thống khai thuế và nộp thuế điện tử cũ, hệ thống eTax còn bổ sung thêm một số tính năng mới thuận tiện hơn cho người nộp thuế như: Sử dụng hệ thống eTax, người nộp thuế có thể tiếp cận và quản lý tất cả các dịch vụ hệ eTax trên một hệ thống duy nhất thay vì phải đăng nhập vào nhiều ứng dụng khác nhau như trước đây. Điều này sẽ giúp người nộp thuế dễ dàng thực hiện đầy đủ các bước trong các quy trình kê khai thuế, nộp thuế, hồn thuế, tra cứu thơng tin hồ sơ, nghĩa vụ thuế.
Khi sử dụng hệ thống eTax, người nộp thuế có thể tra cứu các hồ sơ thuế đã gửi đến cơ quan thuế, các thông báo xử lý kết quả của các hồ sơ thuế, tra cứu thông tin nghĩa vụ thuế. Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp có quy mơ lớn, ngồi tài khoản chính của một mã số thuế, doanh nghiệp có thể tạo thêm các tài khoản cho các chức danh khác nhau trong doanh nghiệp như giám đốc, kế toán trưởng, kế toán viên,... giúp cho việc kiểm soát trách nhiệm các thành viên một cách đảm bảo, linh hoạt.
Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia cũng là một đơn vị do cục thuế Hà Nội quản lý. Vì vậy việc áp dụng hệ thống dịch vụ thuế điện tử eTax là cần thiết theo lộ trình phát triển và yêu cầu của cục thuế cũng như hỗ trợ quá trình kê khai thuế, nộp thuế, hồn thuế, tra cứu thơng tin hồ sơ, nghĩa vụ thuế được hiệu quả, nhanh chóng và chính xác hơn.
Các chức năng của hệ thống eTax bao gồm:
- Khai thuế điện tử: Cho phép người nộp thuế (NNT) lập và gửi hồ sơ khai thuế, giấy đề nghị hoàn thuế đến Cơ quan thuế, nhận các thông tin phản hồi về trạng thái xử lý hồ sơ từ Cơ quan thuế (tương tự như hệ thống khai thuế qua mạng).
- Nộp thuế điện tử: Cho phép NNT lập và gửi giấy nộp tiền (GNT) thuế đến Cơ quan thuế (tương tự như hệ thống nộ thuế điện tử). Ngoài ra, bổ sung chức năng Phê duyệt giấy nộp tiền, cho phép NNT phân quyền chức năng lập và phê duyệt GNT cho các tài khoản khác nhau đảm bảo tính kiểm sốt chặt chẽ việc nộp thuế trong nộ bộ quản lý của doanh nghiệp.
- Quản lý tài khoản doanh nghiệp: Cho phép NNT (doanh nghiệp) tự tạo và phân quyền cho các tài khoản con (Subaccount) để quản lý bên trong doanh nghiệp (Tài khoản chính: MST + Mật khẩu như hiện tại, Tài khoản con: MST + hậu tố “S_số tự tăng”).
- Tra cứu thông tin về thuế: Cho phép NNT tra cứu một số thông tin: nghĩa vụ kê khai theo đăng ký; Số thuế phải nộp, số nộp thừa, số khấu trừ chuyển kỳ sau; Số thuế phát sinh theo tờ khai, số thuế phát sinh theo chứng từ nộp thuế, số thuế phát sinh theo các quyết định ấn định từ Cơ quan Thuế.
Cách đăng nhập và sử dụng dịch vụ trên hệ thống eTax như sau:
+ Trường hợp người sử dụng đã có mật khẩu của hệ thống Nộp thuế điện tử đã sử dụng trước đó (ví dụ mật khẩu là: 123456) tại website nopthue.gdt.gov.vn, người sử dụng đăng nhập vào eTax bằng tài khoản: MST-QL (ví dụ: 0100231226-QL), nhập mật khẩu (là mật khẩu đăng nhập vào hệ thống Nộp thuế điện tử đã có: 123456) để sử dụng tất cả các dịch vụ: Khai thuế, Hoàn thuế, Nộp thuế, Tra cứu, Quản lý và phân quyền tài khoản, Hỏi đáp.
Từ tài khoản này, tùy theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, người sử dụng có thể tạo, phân quyền cho các tài khoản phụ (phân quyền cho cán bộ quản lý theo chức năng).
+ Trường hợp người sử dụng có mật khẩu của hệ thống Khai thuế điện tử đã sử dụng trước đó tại website nhantokhai.gdt.gov.vn (ví dụ mật khẩu là: 567890), người
sử dụng đăng nhập vào eTax bằng tài khoản: MST (ví dụ: 0100231226), nhập mật khẩu (là mật khẩu đăng nhập vào hệ thống Khai thuế điện tử đã có là: 567890) để sử dụng dịch vụ: Khai thuế, Hoàn thuế, Tra cứu, Hỏi đáp.
+ Đối với doanh nghiệp lần đầu tiên đăng ký giao dịch điện tử với Cơ quan thuế, thực hiện đăng ký sử dụng dịch vụ trên hệ thống eTax tại chức năng Đăng ký.
Ứng dụng hệ thống dịch vụ thuế điện tử eTax sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho Trung tâm trong chức năng quản trị nội bộ, từ một tài khoản quản trị hệ thống thuế điện tử sẽ hỗ trợ Trung tâm có thể tạo thêm các tài khoản con cho các chức danh như giám đốc, kế toán trưởng, kế toán viên để giúp cho Trung tâm kiểm soát trách nhiệm của các thành viên đảm bảo chặt chẽ linh hoạt. Do những ưu điểm của hệ thống dịch vụ thuế điện tử, nên khi triển khai áp dụng sẽ mang lại nhiều thuận lợi hơn cho Trung tâm cho phép thực hiện toàn bộ quy trình dự thảo, phê duyệt và ký điện tử hồ sơ thuế trên hệ thống, không cần các bước in, ký trên giấy trước khi ký điện tử.
Hệ thống dịch vụ thuế điện tử đã thừa kế các dịch vụ thuế hiện tại của hệ thống khai thuế qua mạng, nộp thuế điện tử; đồng thời cung cấp thêm một số tính năng mới, gồm: Các dịch vụ thuế điện tử hỗ trợ người nộp thuế là cá nhân như khai thuế cho thuê tài sản; các dịch vụ tra cứu, hỗ trợ người nộp thuế tra cứu các tờ khai, thông báo, tra cứu nghĩa vụ thuế, số thuế phát sinh, số thuế còn phải nộp…người nộp thuế không cần phải đến cơ quan thuế để biết các thơng tin này.
Ngồi ra, hệ thống thuế điện tử cịn có thêm các dịch vụ hỏi đáp về thuế hỗ trợ người nộp thuế có thể gửi các vướng mắc, ý kiến trên cổng thông tin của ngành thuế, sau đó sẽ được chuyển đến cơ quan thuế quản lý và được phân công cán bộ thuế trả lời câu hỏi theo quy trình.
Thứ năm, triển khai ứng dụng hệ thống hóa đơn điện tử
Theo nghị định 119/2018/NĐ-CP, thì đến 1/11/2020, tất cả các doanh nghiệp đều phải sử dụng hóa đơn điện tử. Với hạ tầng hiện tại của Trung tâm, chữ ký số và tài khoản ngân hàng đều có, việc ứng dụng hóa đơn điện tử sẽ góp ích khơng nhỏ trong việc kê khai thuế được hiệu quả và chính xác.