Công tác hoạch định nguồn nhân lực đóng vai trò quan trọng, nó giúp Công ty thấy rõ được phương hướng, cách thức quản trị nguồn nhân lực của mình, bảo đảm có được đúng người cho đúng việc, vào đúng thời điểm cần thiết và linh hoạt đối phó với những thay đổi trên thị trường.
Hàng năm, dựa vào kế hoạch phát triển sản xuất kinh doanh và chiến lược phát triển của công ty, Phòng Hành chính – Nhân sự sẽ tổng hợp nguồn nhân lực trong năm tiếp theo của các phòng. Công ty tổ chức họp đánh giá 1 lần/ năm. Các phòng ban nghiệp vụ, các phòng dựa trên khối lượng công việc cần thực hiện để từ đó đánh giá số lượng người của phòng mình. Sau khi cân đối, sẽ gửi lại Phòng Hành chính – Nhân sự để tổng hợp và bố trí, sắp xếp lại cho phù hợp với yêu cầu thực tế của từng phòng. Như vậy, việc rà soát số lượng lao động tại các phòng chưa dựa trên cơ sở định mức khoa học, vì thế sẽ xảy ra tình trạng có nơi thừa, có nơi thiếu lao động.
Công tác phân tích hiện trạng nguồn nhân lực tại Công ty được tiến hành theo một trong hai hình thức sau:
Thứ nhất, phụ trách các phòng báo cáo về tình hình nhân lực hiện có, nhu cầu cần bổ sung hoặc số nhân lực dôi dư cho Phòng Hành chính – Nhân sự. Trên cơ sở kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty kết hợp với báo cáo của các phòng sẽ đánh giá, lên kế hoạch điều phối, bố trí nguồn nhân lực phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận.
Thứ hai, các bộ phận tự kiểm tra, rà soát tình hình nhân lực của đơn vị mình, chủ yếu về số lượng, báo cáo để Công ty xây dựng kế hoạch nhân lực hàng năm.
Bảng 2.6: Bảng cân đối nhân lực năm 2018
TT Tên phòng ban
Tổng số nhân sự Cân đối
Ghi chú Số nhân
sự hiện có
Số nhân sự
theo yêu cầu Thừa Thiếu
I Tổng giám đốc 01 01 0 0 II Phó tổng giám đốc 02 02 0 0 III Các phòng ban 3.1 Văn phòng dự án 43 45 0 2 3.2 P. Thiết kế 20 22 0 2 3.3 P. Hành chính – Nhân sự 19 24 0 5 3.4 P. Kế toán 4 5 0 1 3.5 P. An toàn 5 07 0 2 3.6 P. Phát triển kinh doanh 2 4 0 2 Tổng số 96 0 14
(Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự của Công ty)
Hàng quý, phòng Hành chính – Nhân sự sẽ dựa trên số liệu thực tế của các phòng để lập Bảng cân đối nhân lực.
Dựa trên Bảng cân đối này, Ban Giám đốc và Phòng Hành chính – Nhân sự của Công ty sẽ có kế hoạch đối với số lượng nhân sự dư thừa của các phòng, có thể
cho đi đào tạo để chuyển sang làm công việc mới hoặc sắp xếp những vị trí làm việc phù hợp ở những bộ phận đang thiếu. Nếu không thể bố trí sắp xếp sẽ thực hiện chấm dứt hợp đồng với người lao động theo đúng quy định của Luật Lao động.
Đối với số lượng nhân viên còn thiếu, Công ty sẽ lên kế hoạch tuyển dụng để kịp thời đáp ứng yêu cầu của công việc. Chính sách nhân sự như vậy là đúng song về thực chất, việc này chỉ chủ yếu quan tâm đến số lượng lao động thừa thiếu, chưa có sự đánh giá đội ngũ lao động về trình độ, khả năng hoàn thành nhiệm vụ, khả năng đáp ứng sự thay đổi trong tương lai. Việc rà soát về số lượng nhân viên tạo các bộ phận chưa dựa trên định mức lao động khoa học, vì vậy hiện tượng có nơi thừa, nơi thiếu lao động.
Phòng Hành chính – Nhân sự chỉ máy móc dựa trên báo cáo nhân sự của các bộ phận nên không tránh khỏi sự chủ quan duy ý chí của bản thân lãnh đạo các bộ phận. Đây chính là điểm cần phải khắc phục trong công tác quản lý nguồn nhân lực của Công ty. Công tác hoạch định nguồn nhân lực trong Công ty cần phải được thực hiện bài bản và chi tiết hơn để Công ty có được một chiến lược nhân sự rõ ràng để có thể ứng phó với những thay đổi trong thời gian tới. Công tác hoạch định nguồn nhân lực của Công ty còn yếu kém, chưa có các chiến lược, dự báo lâu dài cho nguồn nhân lực của Công ty. Công ty cần phải đầu tư nhiều trong công tác hoạch định nguồn nhân lực để xây dựng chiến lược nhân sự thật bài bản và cụ thể cho kế hoạch lâu dài.