Theo “Kỹthuật kinh doanh xuất nhập khẩu” của GS. TS. Võ Thanh Thu (2011), hoạt động xuất khẩu bao gồm:
1.1.3.1.1 Nghiên cứu thịtrườ ng hàng hóa thế giới:
Nghiên cứu thịtrường hàng hóa phải bao gồm việc nghiên cứu toàn bộquá trình sản xuất của một ngành sản xuất cụthể.
Nghiên cứu thịtrường hàng hóa nhằm đem lại sựhiểu biết vềquy luật vận động của chúng. Mỗi thịtrường hàng hóa cụthểcó quy luật vận động riêng, quy luật đó được thểhiện qua những biến đổi nhu cầu, cung cấp và giá cảhàng hóa trên thị trường, nắm chắt các quy luật đểgiải quyết hàng loạt các vấn đềthực tiễn liên quan như thái độtiếp thu của người tiêu dùng, yêu cầu của thịtrường đối với hàng hóa, các hình thức và biện pháp thâm nhập thịtrường.
Muốn kinh doanh xuất khẩu thành công, ta phải xác định các vấn đềsau: + Thịtrường cần mặt hàng gi?
+ Tình hình tiêu dùng mặt hàng đó như thếnào? + Tình hình sản xuất mặt hàng đó như thếnào? + Tỷsuất ngoại tệcủa mặt hàng đó?
1.1.3.1.2 D ung lượng thịtrườ ng vá các yếu tố ảnh hưởng
Dung lượng thịtrường là khối lượng hàng hóa được giao dịch trên một phạm vi thịtrường nhất định. Nhưng nó không xác định mà thay đổi tình hình theo những nhân tốtổng hợp theo những giai đoạn nhất định.
1.1.3.1.3 Lựa chọn đối tác bán buôn
Mụcđích của hoạt động này là lựa chọn bạn hàng sao cho công tác kinh doanh an toàn và có lợi, bao gồm:
+ Quan điểm kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh của họ + Khảnăng vốn và cơ sởvật chất của họ
Có thểnói, việc lựa chọn đối tác giao dịch có căn cứkhoa học là điều kiện quan trọng đểthực hiện thắng lợi của hoạt động mua bán trong thương mại quốc tế.
1.1.3.1.4 Nghiên cứu giá cả hàng hóa trên thịtrườ ng thế giới
Giá cảlà biểu hiện bằng tiền của giá trịhàng hóa, đồng thời biểu hiện một cách tổng hợp các hoạt động kinh tế, các mối quan hệkinh tếnhư: quan hệcung cầu hàng hóa, tích lũy tiêu dùng,…giá cảluôn gắn liền với thịtrường và chịu tác động của nhiều yếu tố. Đểthíchứng sựbiến động của thịtrường, các nhà kinh doanh tốt nhất là thực hiện định giá linh hoạt phù hợp với mục đích cơ bản của doanh nghiệp
Ngoài ra, các doanh nghiệp còn phải xem xét đến chính phủnước chủnhà và nước xuất khẩu đểcó thể định giá sản phẩm đápứng đòi hởi của quy định này.
1.1.3.1.5 Thanh toán trong thương mại quốc tế
Thanh toán quốc tếlà một khâu rất quan trọng trong kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hóa. Hiệu quảkinh tếtrong kinh daonh xuất khẩu phần nhiều nhờvào sựlựa chọn phương thức thanh toán. Thanh toán là bước đảm bảo cho người xuất khẩu thu được tiền và người nhập khẩu nhận được hàng.
Thanh toán quốc tếcó thểhiểu đó là việc chi trảnhững khoản ngoại tệ, tín dụng có liên quan đến việc xuất nhập khẩu hàng hóa đãđược thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế. Trong xuất khẩu hàng hóa việc thanh toán phải xem xét các vấn đề:
+ Tiện tệtrong thanh toán quốc tế + Địa điểm thanh toán
+ Thời gian thanh toán + Thời hạn thanh toán
+Phương thức thanh toán: Việc lựa chọn phương thức xuất phát từyêu cầu của người bán là thu tiền nhanh, đầy đủ, đúng và yêu cầu của người nhập hàng là có đúng sốlượng, chất lượng, đúng hạn. Các phương thức thanh toán thường được dùng trong ngoại thương gồm:
•Phương thức chuyển tiền: là phương thức trong đó khách hàng yêu cầu ngân hàng của mình chuyển một sốtiền nhất định cho một người khác (người hưởng lợi)ở một địa điểm nhất định bằng phương tiện chuyển tiền do khách hàng yêu cầu
•Phương thức ghi sổ: Người bán mởmột tài khoản đểghi nợngười mua sau khi người bán đã hoàn thành giao hàng hay dịch vụ, đến từng định kỳngười mua trảtiền cho người bán
•Phương thức nhờthu: Người bán sau khi hoàn thành nghĩa vụgiao hàng cho khách hàng thíủy thác cho ngân hàng của mình thu hộsốtiềnởngười mua trên cơ sở hối phiếu của người bán lập ra
•Phương thức tín dụng chứng từ: là một sựthỏa thuận, trong đó một ngân hàng (ngân hàng mởthư tín dụng) theo yêu cầu của khách hàng ( người yêu cầu mởthư tín dụng) sẽtrảmột sốtiền nhất địng cho người hưởng lợi sốtiền của thư tín dụng
•Phương thức thư ủy thác mua (A/P)
•Thư đảm bảo trảtiền (L/G)
•Thanh toán qua tài khoản treoởnước ngoài
1.1.3.2 Lập phương án kinh doanh
Trên cơ sởnhững kết quảthu được trong quá trình nghiên cứu thịtrường, đơn vị kinh doanh lập phương án kinh doanh cho mình. Phương án này là kếhoạch hoạt động của doanh nghiệp nhằm đạt tới những mục tiêu xác định trong kinh doanh. Việc xây dựng phương án này bao gồm:
-Đánh giá tình hình thịtrường và thương nhân, phác họa bức tranh tổng quát về hoạt động kinh doanh và những thuận lợi khó khăn
- Lựa chọn mặt hàng, thời cơ, điều kiện và phương thức kinnh doanh. Sựlựa chọn này phải có tình thuyết phục trên cơ sởphân tích tình hình có liên quan
-Đềra mục tiêu cụthể: khối lượng, giá bán, thịtrường xuất khẩu. Đềra và thực hiện các biện pháp để đạt được mục tiêu đó. Những biện pháp này bao gồm: ký kết hợp đồng kinh tế, quảng cáo,…
- Sơ bộ đánh giá hiệu qảu kinh tếcủa việc kinh doanh thông qua các chỉtiêu chủ yếu như: Tỷsuất ngoại tệ, thời gian hoàn vốn, tỷsuất doanh lợi, điểm hòa vốn,…
1.1.3.3 Nguồn hàng cho xuất khẩu
Nguồn hàng xuất khẩu là toàn bộhàng hóa của công ty hoặc một địa phương, vùng hoặc toàn bộ đất nước có khảnăng và bảo đảm điều kiện xuất khẩu được. Một nguồn hàng xuất khẩu mạnh rất quan trọng đối với doanh nghiệp kinh doanh xuất khẩu
vì nó góp phần đápứng kịp thời, chính xác nhu cầu thịtrường, thực hiện đúng hợp đồng với chất lượng tốt.
Đểtạo nguồn hàng cho xuất khẩu, các doannh nghiệp có thể đầu tư trực tiếp hoặc gián tiếp cho sản xuất, có thểthu gom hoặc ký kết hợp đồng mua với các chân hàng. Công tác thu mua nguồn hàng cho xuất khẩu bao gồm:
- Nghiên cứu nguồn hàng xuất khẩu
- Tổchức hệthống thu mua hàng cho xuất khẩu
- Ký kết hợp đồng
1.1.3.4 Đàm phán ký kết và thực hiện hợp đồng
Theo “Đàm phán trong kinh doanh quốc tế” của GS.TS Đoàn ThịHồng Vân (2009)
1.1.3.4.1 Các hình thức đàm phán
Đàm phán là việc bàn bạc trao đổi với nhau vềcác điều kiện mua bán giữa các nhà doanh nghiệp xuất nhập khẩu để đi đến ký kết hợp đồng
-Đàm phán qua thư tín: ngày nay việc sửdụng hình thức này vẫn là phổbiến để giao dịch giữa các nhà điều kiện xuất khẩu. Những cuộc tiếp xúc ban đầu thường qua thư tín. Ngay cảsau này khi cảhai bên đã cóđiều kiện gặp gỡtrực tiếp thì việc duy trì quan hệcũng phải qau thư tín. Sửdụng thư tín đểgiao dịch đàm phán phải luôn nhớ rằng thư là sứgiảcủa mìnhđến khách hàng bởi vậy, gửi thư cần lịch sử, chuẩn các, khẩn trương
-Đàm phán qua điện thoại: Bằng hình thức này sẽgiảm bớt thời gian, giúp cho các nhà kinh dianh tiến hành đàm phán khẩn trường, kịp thời cơ. Nhưng trao đổi qua điện thoại không có gì làm bằng chứng cho những thỏa thuận, quyết định nên sau khi trao đổi bầng diện thoại cần có thủtục các nhạn nội dung đãđàm phán
-Đàm phán bằng cách gặp gỡtrực tiếp: Đây là hình thức cẩn thận, có tác dụng đẩy nhanh tốc độgiải quyết các vấn đềmà các bên cùng quan tâm tuy nhiên phương pháp này rất tốn kém
- Bước 1: Chào hàng là lời đềnghịký kết hợp đồng từphía người bán đưa ra. Trong buôn bán thì chào hàng là việc người xuất khẩu thểhiện ý định bán hàng của mình. Tùy vàođơn chào hàng nào mà chúng có tính chất pháp lý khác nhau
- Bước 2: Hoàn giá là một lời đềnghịmới do bên nhận chào hàng đưa ra sau khi đã nhận được đơn chào hàng của ben kia nhưng không chấp nhận hoàn toàn giá chào hàng. Khi hoàn giá thì coi như chào hàng trước đó bịhủy bỏ. Trong kinh doanh quốc tế, mỗi lần giao dịch thường phải qua nhiều lần hoàn giá mới đi đến kết thúc
- Bước 3: Chấp nhận là sự đồng ý hoàn toàn tất cảmọi điều kiện chào hàng mà phía bên kia đưa ra, khi đó tiến hành ký kết hợp đồng
- Bước 4: Xác nhận sau khi hai bên đã thỏa thuận cới nhau về điều kiện giao dịch thì ghi lại tất cảnhững đã thỏa thuận gửi cho bên kia. Đó là văn bản có chữký của cảhai bên
1.1.3.4.2 Hợp đồng kinh tế về xuất khẩu hàng hóa
Sau khi các bên mua và bán tiến hàng giao dịch, đàm phán có kết quảthìđi đến lập và ký kết hợp đồng. Hợp đồng có quy định rõ ràng vàđầy đủquyền hạn và nghĩa vụcủa các bên tham gia.
Hợp đồng thểhiện bằng văn bản là hình thức bắt buộc đối với các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu của nước ta. Đây là hình thức tốt nhất đểbảo vệquyền lợi của cảhai bên và tránh được những biểu hiện không đồng nhất trong ngôn từhay quan niệm vì cácđối tác tham gia thuộc các quốc tịch khác nhau.
Các điểm cần lưu ý khi ký kết hợp đồng:
- Hợp đồng cần trình bày rõ ràng, sáng sủa, nội dung phải phánảnhđúng và đầy đủcác vấn đề đã thỏa thuận
- Ngôn ngữdùng trong hợp đồng là thứngôn ngữphổbiến mà hai bên cùng thông thạo
- Chủthếký kết hợp đồng phải là người có đủthẩm quyền ký kết
- Hợp đồng nên đềcập đầy đủcác vấn đềvầkhiếu nại, trọng tài đềgiải quyết tranh chấp nếu có tránh tình trạng tranh chấp kiện tụng kéo dài
Ký kết HĐXK Kiểm traL/C Xin giáp phép XK Chuẩn bị hàng Làm thủtục hải
quan Kiểm nghiệmhàng hóa Ủy thác thuê tàu
Giao hàng
lên tàu Mua bảohiểm Làm thủtụcthanh toán Giải quyết Theo Giáo trình Nghiệp vụthương mại quốc tế-Đại học Huếcủa Nguyễn Thị Diệu Linh (2008). Sau khi hợp đãđược ký kết thìđơn vịsản xuất kinh doanh xuất khẩu phải thực hiện cho các quy định đã ký kết trong hợp đồng, tiến hành sắp xếp những việc phải làm, ghi thành bảng theo dõi tiến độthực hiện hợp đồng, ghi lại những diễn biến kịp thời, những văn bản phát đi và nhận được đểxửlý và giải quyết cụthể.Đồng thời phai đảm bảo được quyền lợi quốc gia và lợi ích kinh doanh của doanh nghiệp
Hình1.1: Sơ đồ trình tự thực hiện hợp đồng xuất khẩu
- Xin giấy phép xuất khẩu:
Giấy phép xuất khẩu là một biện pháp quan trọng đểNhà nước quản lý hoạt động xuất nhập khẩu. Vì thế, trước khi xuất khẩu hàng hóa, doanh nghiệp phải xin phép xuất khẩu hàng hóa đó. Quyền kinh doanh xuất nhập khẩu và thủtục xuất nhập khẩu được quy định 12/2006/NĐ- CP, ngày 23/01/2006
- Kiểm tra L/C
Bên nhập khẩu có trách nhiệm mởL/C và bên xuất khẩu cần kiểm tra L/C có phù hợp với hợp đồng ký kết hay không trước khi tiến hành giao hàng
Công việc này phải thực hiện đúng theo quy định của hợp đồng và đảm bảo tiến độcho công tác giao hàng. Chuẩn bịhàng hóa bao gồm nhiều công việc từthu gom tập trung thành lô hàng xuất khẩu đến việc đóng gói bao bì, ký mã hiệu
Trước khi xuất khẩu, các nhà xuất khẩu phải có nghĩa vụkiểm tra vềphẩm chất, sốlượng, trọng lượng, bao bì.
- Kiểm tra hàng hóa xuất khẩu
Kiểm tra chất lượng hàng xuất khẩu sẽngăn chặn kịp thời những hậu quảxấu và đảm bảo uy tín cho nhà sản xuất cũng như tổchức xuất khẩu trong quan hệmua bán
- Làm thủtục hải quan
Thủtục hải quan là một cách thức đểNhà nước quản lý hoạt động xuất nhập khẩu. Không những thế đây còn là kiểm tra, giám sát hải quan, trong đó quy định khi làm thủtục hải quan, người khai hải quan phải khai báo hải quan, đưa hàng đến địa điểm quy định cụthể, làm nghĩa vụnộp thuế
- Thuê phương tiện vận tải
Thuê phương tiện chởhàng dựa vào căn cứ: Những điều khoản hợp đồng mua bán, đặc điểm hàng hóa mua bán, điều kiện vận tải, thông thường trong nhiều trường hợp, đơn vịkinh doanh xuất khẩu thườngủy thác việc phương tiện vận tải cho một công ty vận tải
- Giao hàng cho người vận tải
Doanh nghiệp xuất khẩu phải tiến hành theo các bước sau:
+ Căn cứvào chi tiết hàng hóa xuất khẩu, lập bảng kê hàng hó chuyên chởcho người vận tải để đổi lấy hồsơ xếp hàng
+ Trao đổi với cơ quan điều độcảng đểnắm vững kếhoạch giao hàng + Lập kếhoạch và vận chuyển hàng vào cảng
+ Bốc hàng lên tàu
+ Sau khi giao nhận hàng xong lấy biên lai thuyền phó
+ Trên cơ sởhóa đơn thuyền phó đổi lấy vận đơn đường biển, điều quan trọng là phải lấy được hàng vận đơn đường biển hoàn hảo
Căn cứvào điều kiện cơ sởgiao hàng, căn cứvào hàng hóa vận chuyển, điều kiện vận chuyển đểlựa chọn mua bảo hiểm thích hợp cho hàng hóa. Hợp đồng bảo hiểm thường được chia thánh hai loại: Hợp đồng bảo hiểm bao và hợp đồng bảo hiểm chuyến
- Lập bộchứng từthanh toán
Sau khi giao hàng, nhà sản xuất nhanh chóng lập bộchứng từthanh toán trình ngân hàng để đòi tiền nhà nhập khẩu. Bộchứng từnày phải chính xác và phù hợp với yêu cầu của L/C vềcảnội dung và hình thức. Bộchứng từbao gồm: hóa đơn thương mại, vận đơn (đường biển, đường sắt, đường hàng không), chứng từbảo hiểm, bảng kê chi tiết, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận sốlượng, chất lượng, giấy chứng nhận xuất xứvà giấy chứng nhận vệsinh
- Giải quyết tranh chấp (nếu có)
Người mua khiếu nại người bán: giao hàng không đúng vềsốlượng, trọng lượng, quy cách, phẩm chất, nguồn gốc như trong hợp đồng quy định, bao bì, kí mã hiệu sai quy cách, không phù hợp với điều kiện vận chuyển
Người bán khiếu nại người mua: trong các trường hợp như trảtiền chậm so với quy định
Người bán hoặc người mua khiếu nại người chuyên chởvà bải hiểm: khi người chuyên chởvi phạm hợp đồng chuyên chởnhư đưa tàu đến cảng không đúng quy định, bịmất thất lạc trong quá trình chuyên chở.
Nhìn chung, những doanh nghiệp tham gia hoạt động xuất khẩu cần nắm vững từng nội dung của hoạt động này, nắm được công việc cụthểcủa từng nội dung, nghiên cứu kỹ đểthực hiện tốt được hoạt động này. Ngoài ra, trong quy trình thực hiện tổchức hợp đồng, trình tựcác bước không nhất thiết phải đúng theo trình tự, mà tùy vào từng điều kiện của doanh nghiệp, từng hợp đồng mà áp dụng. Để đưa ra những chính sách chiến lược thâm nhập phù hợp, doanh nghiệp còn phải nghiên cứu các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động xuất khẩu.
1.1.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động xuất khẩu
Theo “Giáo trình quản trịdoanh nghiệp” của Nguyễn Khắc Hoàn (2002), các nhân tố ảnh hưởng đến hiệu quảhoạt động kinh doanh xuất khẩu
Mục tiêu của phân tích bên ngoài là nhận thức các cơ hội cũng như các thách thức từmôi trường vĩ mô và vi mô thường được xem xét các nhân tốnhư: xã hội, chính trị, chính phủpháp lý, công nghệcó thểtác động đến tổchức. Môi trường vi mô bao gồm các yếu tố ảnh hưởng đến doanh nghiệp như đối thủcạnh tranh trong ngành, đối thủtiềmẩn, các sản ohaarm thay thế, nhà cung cấp và khách hàng.
1.1.4.2 Môi trường vĩ mô
1.1.4.2.1 Tình hình kinh tế
Tình hình phát triển kinh tếcủa thịtrường xuất khẩu cóảnh hưởng tới nhu cầu và khảnăng thanh toán của khách hàng, do đó cóảnh hưởng đến hoạt động xuất khẩu của doanh nghiệp. Các nhân tố ảnh hưởng tới sựphát triển kinh tếcủa thịtrường xuất khẩu là tổng sản phẩm quốc nội (GDP) thu nhập dân cư, tình hình lạm phát, tình hình lãi suất.
1.1.4.2.2 M ôi trường Chính trị- pháp luật
Yếu tốchính trịlà nhân tốkhuyến khích hoạc hạn chếquá trình quốc tếhóa hoạt động kinh doanh. Chính sách của chính phủcó thểlàm tăng sựliên kết các thịtrường và thúc đẩy tốc độtăng trưởng hoạt động xuất khẩu bằng việc dỡbỏcác hàng rào thuế quan, phi thuếquan, thiết lập mối quan hệtrong cơ sởhạtầng của thịtrường. Khi khôngổn định vềchính trịsẽcản trởsựphát triển kinh tếcủa Đất nước và tạo ra tâm
lý không tốt cho các nhà kinh doanh.
Các yếu tốChính trị- pháp luậtảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động xuất khẩu. Các công ty kinh doanh xuất khẩu đều phải tuân thủcác quy định mà chính phủtham gia vào