III. NHỮNG NGUYÊN TẮC CƠ BẢN KHI ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH QUỐC TẾ:
2. Giai đoạn tiếp xúc:
Trong các giai đoạn trước, chúng ta đã tìm hiểu đối tác đàm phán của mình thông qua các kênh gián tiếp. Giai đoạn tiếp xúc chính là cơ hội để chúng ta tìm hiểu đối tác một cách trực tiếp.
a. Tạo không khí tiếp xúc
Tùy đối tác mà trước khi bước vào cuộc đàm phán, chúng ta có thể dành ra một ít thời gian nói về những vấn đề không liên quan gì đến đàm phán khiến đôi bên cảm thấy hứng thú như: về thời tiết, về thể thao, phim ảnh, tin tức trong ngày, v.v…
b. Tạo niềm tin cho đối tác
Chu đáo, tận tình đối với các công việc của đối tác và cả những quan hệ cá nhân đều khiến họ tin cậy mình. Nhiều khi chỉ vì một câu nói không đúng chỗ, một động tác không hợp lễ nghi, một lần sắp đặt không suy tính chu đáo mà ảnh hưởng đến niềm tin của họ đối với mình. Điều đó cần phải coi trọng hơn đối với những đối tác mà mình mới có quan hệ làm ăn lần đầu tiên.
c. Thể hiện những thiện chí của chúng ta
- Khi đàm phán với những đối tác mới, việc tỏ rõ thiện chí của mình đối với họ là việc làm hết sức cần thiết. Để thể hiện thiện chí của mình, có thể lợi dụng những trường hợp không chính thức nào đó, kể cho họ nghe thí dụ về sự lấy lòng thành đãi người trong những cuộc giao dịch cùng loại trước đây. Cũng có thể trước khi đàm phán bắt
đầu, cần phải sắp xếp một số hoạt động có lợi cho việc xây dựng tình cảm tin cậy giữa đôi bên, khiến đối tác nhận thấy mình có thiện chí.
- Cần chú ý làm đối tác tin cậy mình là ở hành động chứ không phải ở lời nói. Nên thực hiện những việc đã hứa, đến đúng thời gian như giao ước vì có khi chỉ cần một lần thất hứa thì sự tin cậy giữa hai bên cũng giảm bớt khó lòng mà lấy lại.
- Khi đối tác hỏi phải kịp thời trả lời, không kể trả lời khẳng định hay phủ định, nhưng cần nói cho họ biết. Đối với những việc mà mình không thể làm được, nên thành thật giải thích thêm để đối tác thông cảm và chấp nhận.
d. Thăm dò đối tác
Cần phải thăm dò lại xem đối tác có đáng tin cậy hay không, có tuân thủ lời hứa hay không, họ có thành ý hợp tác đến mức nào. Phải đánh giá về kinh nghiệm thương lượng, tác phong của đối tác, những điểm mạnh, điểm yếu của họ. Phải thăm dò nguyên tắc mà đối tác phải tuân theo và trên vấn đề nào có thể nhượng bộ.
Muốn thực hiện việc thăm dò có hiệu quả, bạn có thể quan sát qua hành vi, cử chỉ, lời nói của họ trên cơ sở thận trọng và tế nhị.
e. Thay đổi kế hoạch nếu cần
- Tiến hành phân tích kỹ lưỡng về những thông tin đó, chính xác hoá những nhận định ban đầu để thẩm tra lại những vấn đề nào đó mà trước đây chưa rõ.
- Phải thay đổi kế hoạch phù hợp với tình hình mới để tranh thủ quyền chủ động trong thương lượng, bảo đảm lợi ích của mình, mà cũng là lợi ích của hai bên. Tiếp tục tìm hiểu, phân tích kỹ để điều chỉnh kịp thời sách lược thương lượng.
- Như vậy, rõ ràng hiểu biết lẫn nhau là cơ sở để đàm phán thành công. Nếu chúng ta che giấu thông tin của mình thì đối phương cũng e dè cung cấp thông tin của họ. Những câu hỏi vòng vo, gián tiếp cũng khiến đối tác cảnh giác. Vì vậy việc chia sẻ phải làm sao để tạo ra sự tin cậy giữa các bên. Lắng nghe và ghi nhận những nhu cầu của đối tác sẽ thể hiện tinh thần hợp tác của chúng ta. Không chỉ trích hoặc trâm trích đối tác và thường xuyên tóm tắt lại những thông tin thu thập được.