5) Thời gian nghiên cứu
2.1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
Xuất phát từđặc điểm hoạt động của Trung tâm mà hình thành nên cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến, chức năng, bao gồm các bộ phận như sau:
- Giám đốc: là người đứng đầu Trung tâm, có chức năng cao nhất về quản lý điều hành, có quyền quyết định, bao quát chung mọi hoạt động của Trung tâm, thường xuyên khảo sát tình hình thực hiện của các bộ phận trong Trung tâm. Giám đốc có nhiệm vụ thường xuyên phối hợp với phó giám đốc vạch ra các mục tiêu, chiến lược kinh doanh, tổ chức hoạt động quản lý Trung tâm, đềra các quy định, điều lệ Trung tâm, đôn đốc kiểm tra chất lượng dịch vụ, thường xuyên theo dõi sự biến động của thị trường để bắt kịp với cơ chế thị trường. Giám đốc chịu trách nhiệm chung với mọi hoạt động kinh doanh của Trung tâm trước toàn bộ cán bộ công nhân viên trong Trung tâm và trước pháp luật. Giám đốc là người hiểu biết rộng về kinh doanh, ứng phó tốt với mọi tình huống.
- Phó giám đốc: có trách nhiệm phối hợp với giám đốc trong việc đề ra các quy định cho các bộ phận của mình, các kế hoạch đềra. Ngoài ra, phó giám đốc có nhiệm vụ thường xuyên kiểm tra đôn đốc và chỉ đạo các bộ phận thực hiện các công việc được giao. Chịu trách về kết quả thực hiện công việc của các nhân viên cấp dưới trước giám đốc.
- Bộ phận kế toán: đứng đầu bộ phận là trưởng phòng kế toán, chuyên thực hiện các công việc như tiền lương, chứng từ, sổ sách kế toán, thống kê các khoản chi trong Trung tâm, thuế phải nộp,… chuẩn bị diễn giải báo cáo tài chính cung cấp cho quản lý các bộ phận, báo cáo định kỳ tình hình tài chính của Trung tâm, cung cấp thông tin và số liệu một cách nhanh chóng, kịp thời, chính xác khi cấp trên cần. Theo dõi, thanh lý các hợp đồng kinh tế.
- Bộ phận kĩ thuật: có nhiệm vụ thiết kế, trang trí theo yêu cầu của khách hàng khi có tiệc, đảm bảo, sử dụng trang thiết bị âm thanh ánh sáng, sửa chữa, bảo dưỡng các trang thiết bị trong Trung tâm và thực hiện chương trình bảo dưỡng thường xuyên hệ thống để phòng ngừa rắc rối có thể sảy ra với các
- Bộ phận kinh doanh:
1. Bộ phận Marketing: có chức năng nghiên cứu thị trường, điều tra tìm hiểu thị trường, khách hàng thông qua hoạt động quảng cáo khuếch trương để giới thiệu sản phẩm của Trung tâmnhằm thu hút khách hàng. Ngoài ra trợ giúp giám đốc trong việc xây dựng chiến lược kinh doanh.
2.Bộ phận Nhận đặt tiệc: nhiệm vụ của này là làm về công việc bán hàng, nhận đặt tiệc, tư vấn cho khách hàng lựa chọn sử dụng sản phẩm của Trung tâm, đưa ra các chỉ định tiệc, yêu cầu đặc biệt của khách hàng đến từng bộ phận, giám sát tiệc, xử lý các sự cố phát sinh trong suốt quátrình tiệc diễn ra.
3.Bộ phận Lễ tân: nhiệm của bộ phận lễ tân là đón tiếp khách tại sảnh, hướng dẫn khách lên phòng tiệc, mời khách dùng nước tại bàn chờ, ngoài ra bộ phận lễ tân làm thêm công việc làm lễ cho tiệc cưới như: bê nhẫn, thắp nến, bê rượu cho cô dâu chú rể,…
4.Bộ phận Nhà Hàng:
Bộ phận kho: nhập xuất các thực phẩm, dụng cụ liên quan đến tiệc. kho luôn sẵn sàng và đầy đủ để cung cấp cho các bộ phận liên quan khi có tiệc to hay nhỏ.
Bộ phận bếp: đây là bộ phận có chức năng chế biến các món ăn phục vụ theo nhu cầu ăn uống của khách hàng, bữa ăn của nhân viên và làm theo chỉ định tiệc được đặt sẵn của khách hàng thông qua bộ phận nhận đặt tiệc.
Bộ phận bàn: đây là bộ phận quan trọng của Trung tâm, phục vụ tiệc, sắp xếp bố trí bày các dụng cụ liên quan chuẩn bị cho trước tiệc và dọn dẹp sau tiệc. Hỗ trợ và xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình diễn ra tiệc.
xử lý các hiện tượng, trông xe cho nhân viên và khách hàng. Ngoài ra, bộ phận bảo vệcòn có trách nhiệm khác là chấm công cho nhân viên.