- Kế toán bán hàng nội bộ
3.3 một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng tạI côngty xuất nhập khẩu nông sản thực phẩm Hà Nộ
Qua thời gian thực tập tại công ty, sau khi tìm hiểu và nắm bắt thực tế em thấy tổ chức nghiệp vụ kế toán bán hàng nhìn chung được thực hiện nghiêm túc nhưng bên cạnh đó vẫn còn tồn tại một số hạn chế nhất định.Trên cơ sở lý luận đã được học ở trường kết hợp với thực tế nghiệp vụ kế toán bán hàng ở công ty, em xin đưa ra một số đề xuất nhỏ mong muốn góp phần hoàn thiện hơn nữa tổ chức kế toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty.
ý kiến thứ nhất :
Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán buôn vận chuyển thẳng.
Trong quá trình hoạt động, công ty chủ yếu áp dụng phương thức bán buôn trong nghiệp vụ bán hàng nội địa với 2 hình thức : bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp tại kho và bán buôn vận chuyển thẳng.
Theo hình thức bán buôn qua kho giao hàng trực tiếp tại kho, kế toán công ty đã sử dụng TK 156 “ hàng hoá ” để phản ánh tình hình xuất nhập kho các loạI hàng hoá là đúng đắn với quy định của chế độ kế toán hiện hành.
Tuy nhiên, theo hình thức bán buôn vận chuyển thẳng : đây là hình thức công ty mua hàng và chuyển bán thẳng cho khách hàng không qua kho của công ty. Như vậy về nguyên tắc kế toán công ty phải hạch toán nghiệp vụ này vào TK 157 “ hàng gửi bán ”. Nhưng ở công ty khi phát sinh nghiệp vụ này, kế toán lại hạch toán như hàng nhập kho và xuất kho, sử dụng TK 156 “ hàng hoá ”. Chứng tỏ rằng kế toán công ty hạch toán chưa chính xác vì TK 156 chỉ dùng để phản ánh hàng hoá đã nhập kho. Việc hạch toán như vậy là
chưa hợp lý, không phù hợp với chế độ kế toán quy định, chưa hoàn thành nhiệm vụ của kế toán là phản ánh đúng nội dung kinh tế của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Mặc dù tổ chức nghiệp vụ kế toán bán hàng ở công ty nhìn chung được thực hiện nghiêm túc nhưng đây là một hạn chế nhất định. Có
thể là do quan niệm của kế toán viên cho rằng hạch toán nghiệp vụ bán buôn vận chuyển thẳng phản ánh vào TK 156 để tiện cho việc theo dõi và kiểm tra. Như vậy, kế toán công ty nên hạch toán riêng hình thức bán buôn vận chuyển thẳng vào TK 157 thay vì chỉ sử dụng TK 156 phản ánh cả hai hình thức bán buôn để cho kế toán bán buôn vận chuyển thẳng được thực hiện tốt hơn.
Khi phát sinh nghiệp vụ này, kế toán công ty phải hạch toán như sau : - Khi mua hàng nếu gửi bán thẳng kế toán hạch toán :
Nợ 15612 Giá mua hàng hoá cộng thuế nhập khẩu
Có 111, 112, 3312 Phải trả người bán hàng nhập khẩu Có 33331 Thuế nhập khẩu
- Đồng thời phản ánh thuế GTGT của hàng nhập khẩu phải nộp Ngân sách Nhà nước :
Nợ 13312 Thuế GTGT được khấu trừ Có 33312 Thuế GTGT hàng nhập khẩu
- Phản ánh doanh thu kế toán ghi :
Nợ 111, 1112 Khách hàng thanh toán một phần Nợ 1312 Khách hàng nhận nợ
Có 5512 Doanh thu bán hàng theo giá chưa có thuế GTGT Có 33312 Thuế GTGT đầu ra
- Đồng thời kết chuyển trị giá vốn :
Nợ 632 Kết chuyển trị giá vốn hàng bán Có 157
ý kiến thứ hai :
Từ trước đến nay, công ty vẫn chưa phát sinh khoản chiết khấu bán hàng cho khách hàng. Đặc biệt trong nền kinh tế thị trường hiện nay, hoạt động kinh doanh với buôn bán với bên ngoài có thể nói là “làm dâu trăm họ”. Vì vậy, ban lãnh đạo giám đốc phải vạch ra những chiến lược lâu dài có tính khả thi cao nhằm thúc đẩy nhanh quá trình thanh toán, thu hút thêm nhiều khách hàng, mở rộng thị trường tiêu thụ, tăng nhanh vòng quay vốn.
Do đó, công ty có thể đưa ra thời hạn chiết khấu thanh toán. Chiết khấu thanh toán nghĩa là nếu khách hàng thanh toán tiền mua hàng trước thời hạn trong hợp đồng thì sẽ được hưởng một khoản tiền chiết khấu trên số tiền thanh toán đó. Nếu không thanh toán trong thời gian được hưởng chiết khấu thì không được hưởng khoản chiết khấu đáng lẽ được hưởng.
Theo cơ chế tài chính hiện hành, số tiền chiết khấu dành cho bên mua được tính theo tỉ lệ % tổng số công nợ ( tổng số tiền thu ) và ghi vào chi phí hoạt động. Công ty có thể đưa ra thời hạn chiết khấu 5 hoặc 7 ngày kể từ ngày giao hàng với tỉ lệ chiết khấu 0,5%.
Để hạch toán khoản chiết khấu này, công ty nên đưa vào sử dụng TK 811 : Chi phí hoạt động tài chính.
- Khi phát sinh các khoản chiết khấu dành cho bên mua kế toán hạch toán như sau :
Nợ 811 Chiết khấu bán hàng dành cho bên mua Nợ 111, 112 Số tiền thực thu
Có 1312 Tổng giá thanh toán phải thu ở người mua.
ý kiến thứ ba :
Hoàn thiện kế toán các khoản giảm trừ doanh thu.
Theo chuẩn mực kế toán số 14: Doanh thu và thu nhập khác do Bộ trưởng Bộ Tài Chính ban hành và công bố theo Quyết định số 149/2001/QĐ- BTC ngày 31/12/2001 quy định các khoản giảm trừ doanh thu gồm có: doanh thu hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán và chiết khấu thương mại.
Theo chế độ kế toán hiện hành quy định, nếu phát sinh hàng bán bị trả lại, kế toán phản ánh doanh thu hàng bị trả lại vào TK 531 “Hàng bán bị trả lại”. Trị giá hàng bán bị trả lại được phản ánh trên tài khoản này do các nguyên nhân như vi phạm cam kết, vi phạm hợp đồng kinh tế; hàng bị mất, kém phẩm chất; không đúng chủng loại, quy cách. Còn giảm giá hàng bán và
chiết khấu thương mại đều được quy định hạch toán vào TK 532 “ Giảm giá hàng bán ”. Trong đó, giảm giá hàng bán là khoản giảm trừ được người bán chấp thuận trên giá đã thoả thuận cho số hàng hoá đã bán vì hàng hoá sai quy cách phẩm chất không đúng hợp đồng hay doanh nghiệp vi phạm các điều khoản đã ký kết trong hợp đồng. Chiết khấu thương mại là khoản doanh nghiệp bán giảm giá niêm yết cho khách hàng mua hàng với khối lượng lớn.
Nhận thấy rằng, hai nội dung giảm giá hàng bán và chiết khấu thương mại được hạch toán vào chung một tài khoản 532 là khác nhau hoàn toàn về bản chất kinh tế. Giảm giá hàng bán phản ánh vì một lý do sai phạm về hàng hoá hay các điều khoản trong hợp đồng nên dẫn đến doanh nghiệp phải giảm giá cho người mua. Nhưng chiết khấu thương mại lại phản ánh theo một chiều hướng khác, đó là giảm giá do người mua mua nhiều trong hợp đồng. Tuy rằng hai nội dung này đều có cùng mục đích là giảm giá nhằm thúc đẩy khối lượng hàng hoá bán ra nhưng xét về mặt bản chất kinh tế lại hoàn toàn khác nhau. Do đó, việc hạch toán chung trên cùng một tài khoản sẽ không tiện cho việc theo dõi chi tiết tình hình hàng hoá bán ra của doanh nghiệp mà
còn chưa thể hiện được lý do cụ thể các khoản giảm trừ doanh thu. Vì vậy, nên hạch toán khoản giảm giá hàng bán và chiết khấu thương mại một cách riêng rẽ.
Em xin đề xuất 2 phương pháp hạch toán các khoản giảm giá hàng bán và chiết khấu thương mại sau:
Chỉ sử dụng TK 532 để phản ánh số tiền giảm giá đã chấp thuận với người mua và sử dụng một TK khác để phản ánh nội dung chiết khấu thương mại. Để phản ánh riêng nội dung chiết khấu thương mại có thể khôi phục lại TK 521 và lấy tên là “ Chiết khấu thương mại ”.
Kết cấu và nội dung TK 521 521
- Số tiền chiết khấu thương - Kết chuyển số tiền chiết khấu mại cho khách hàng mua hàng thương mại sang TK 511 để xác với khối lượng lớn định doanh thu thuần.
TK 521 không có số dư.
Phương pháp hạch toán:
- Khi phát sinh chiết khấu thương mại cho khách hàng, kế toán sẽ hạch toán:
Nợ 521 Số tiền chiết khấu thương mại
Nợ 33312 Thuế GTGT tính theo số tiền chiết khấu Có 111 Tiền mặt
Có 112 Tiền gửi ngân hàng
Có 1312 Số tiền phải thu của khách hàng - Khi phát sinh giảm giá hàng bán, kế toán ghi:
Nợ 532 Giảm giá hàng bán
Nợ 33312 Thuế GTGT tính theo số tiền giảm giá. Có 111 Tiền mặt.
Có 112 Tiền gửi ngân hàng.
Có 1312 Số tiền phải thu của khách hàng.
- Cuối kỳ, kết chuyển số tiền giảm giá và chiết khấu thương mại sang tài khoản 511 để xác định doanh thu thuần.
Nợ 5112 Số tiền giảm giá. Có 532
Phương pháp 2:
Mở TK 532 thành hai tài khoản cấp 2. TK 5321 Giảm giá hàng bán . TK 5322 Chiết khấu thương mại. Kết cấu và nội dung TK 532
532
- Số tiền giảm giá đã chấp thuận - Kết chuyển số tiền giảm giá
với người mua và chiết khấu thương mại sang - Số tiền chiết khấu thương mại TK 511 đểm xác định doanh
cho khách hàng mua hàng với thu thuần. khối lượng lớn.
TK 532 không có số dư.
- Khi phát sinh giảm giá hàng bán cho khách hàng, kế toán sẽ hạch toán: Nợ 5321 Giảm giá hàng bán
Nợ 33312 Thuế GTGT tính theo số tiền chiết khấu Có 111 Tiền mặt
Có 112 Tiền gửi ngân hàng
Có 1312 Số tiền phải thu của khách hàng - Khi phát sinh chiết khấu thương mại, kế toán ghi:
Nợ 5322 Chiết khấu thương mại
Nợ 33312 Thuế GTGT tính theo số tiền giảm giá. Có 111 Tiền mặt.
Có 112 Tiền gửi ngân hàng.
- Cuối kỳ, kết chuyển số tiền giảm giá và chiết khấu thương mại sang tài khoản 511 để xác định doanh thu thuần.
Nợ 511 Số tiền giảm trừ doanh thu. Có 5321 Số tiền giảm giá.
Có 5322 Số tiền chiết khấu thương mại.
Cả 2 phương pháp này đều phản ánh rõ ràng hoạt động kinh tế phát sinh của việc giảm giá hàng bán và chiết khấu thương mại. Nhưng đối với phương pháp 1, việc khôi phục lại TK 521 sẽ làm tăng TK trong hệ thống TK Kế toán mà đIều này là không cần thiết. Phương pháp 2 đơn giản, phù hợp với phương châm của hệ thống kế toán mới là dễ làm, dễ hiểu, minh bạch, công khai, dễ kiểm tra, dễ kiểm soát. Với cách bố trí, sắp xếp như phương pháp 2, thông tin do kế toán cung cấp cho phép đánh giá hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
kịp thời ở mọi thời điểm. Theo em nên chọn phương pháp 2 là tối ưu.
ý kiến thứ tư:
Xây dựng mô hình kế toán quản trị bán hàng
Đứng trước xu thế khu vực hoá và toàn cầu hoá đang diễn ra mạnh mẽ trên thế giới, đặt Việt Nam trước thách thức phải mở cửa cho nước ngoài đầu tư vào cạnh tranh. Hiện nay, thị trường tiêu thụ hàng hoá trong nước đang diễn ra một cách đa dạng và phức tạp buộc các doanh nghiệp thương mại không ngừng phải củng cố, nâng cao sức cạnh tranh của mình. Để tồn tại và phát triển trong một thị trường có sự cạnh tranh, giải pháp quan trọng đối với các doanh nghiệp thương mại là hàng hoá bán ra phải được thị trường và người tiêu dùng chấp nhận đòi hỏi các doanh nghiệp
thương mại phải nắm bắt kịp thời, đầy đủ mọi dữ liệu đầu vào cụ thể về thông tin thị trường. Hệ thống thông tin kế toán đã biến đổi thông tin thị trường thành thông tin ở các dạng báo cáo quản trị và báo cáo tài chính. Vì vậy, yêu cầu quản lý đòi hỏi cần thiết phải xây dựng mô hình kế toán quản trị bán hàng để vận dụng vào các doanh nghiệp thương mại. Nội dung của kế toán quản trị bán hàng gồm nhiều vấn đề khác nhau tuỳ theo yêu cầu cụ thể và đặc điểm hoạt động kinh doanh. Nhưng xây dựng mô hình kế toán quản trị bán hàng phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Mô hình kế toán quản trị bán hàng phải đảm bảo phù hợp với đặc điểm tổ chức và quản lý kinh doanh của doanh nghiệp. Vì bản chất của kế toán quản trị là bộ phận cấu thành của hệ thống kế toán, là công cụ phục vụ cho quản lý hoạt động. Kế toán quản trị bán hàng không chỉ thu nhận, xử lý và cung cấp các thông tin hiện tại về bán hàng mà còn xử lý và cung cấp thông tin hướng về tương lai phục vụ cho các nhà quản trị ra quyết định. Đặc điểm của kế toán quản trị là linh hoạt và mang tính chất nội bộ rất cao. Vì thế, việc nghiên cứu để xây dựng mô hình tổ chức kế toán quản trị bán hàng phù hợp phải dựa trên những đặc điểm riêng của doanh nghiệp.
- Xây dựng mô hình kế toán quản trị bán hàng phải căn cứ vào những đặc điểm và yêu cầu của nền kinh tế thị trường trong việc tiêu thụ hàng hoá để xác định nội dung của kế toán quản trị bán hàng của doanh nghiệp. Kế toán quản trị ra đời trong đIều kiện kinh tế thị trường. Vì vậy, khi xác định nội dung kế toán quản trị bán hàng phải căn cứ vào đặc điểm và yêu cầu của nền kinh tế thị trường đối với hoạt động bán hàng cho phù hợp.
- Xây dựng mô hình kế toán quản trị bán hàng ở doanh nghiệp phải phù hợp với yêu cầu và trình độ quản lý của doanh nghiệp. Ngược lại doanh nghiệp cũng phải thường xuyên nâng cao trình độ quản lý, đổi mới, cải tiến phương thức, biện pháp quản lý.
- Phải đảm bảo cung cấp thông tin một cách nhanh chóng kịp thời với yêu cầu ra quyết định kinh doanh đúng thời cơ cũng như điều chỉnh kịp thời những biện pháp quản lý, kiểm soát hoạt động bán hàng.
Đó là những yêu cầu cần thiết khi xây dựng mô hình tổ chức kế toán quản trị bán hàng ở doanh nghiệp. Các yêu cầu đó sẽ chi phối đến các doanh nghiệp thương mại trong việc tổ chức và xây dựng mô hình kế toán quản trị bán hàng.
Cán bộ quản lý và cán bộ kế toán cần nhận thức được ý nghĩa thiết thực của kế toán quản trị bán hàng trong công tác quản trị doanh nghiệp, xây dựng hệ thống chỉ tiêu cho quản trị doanh nghiệp phù hợp, tạo mối quan hệ khăng khít giữa các bộ phận trong doanh nghiệp, xây dựng bộ máy thông tin thu thập thông tin cả về con người và điều kiện kỹ thuật để thu thập thông tin nhanh chóng, linh hoạt giúp cho nhà quản lý ra quyết định kịp thời nắm lấy cơ hội kinh doanh từng bước chiếm lĩnh thị trường.
ý kiến thứ năm:
Hoàn thiện ứng dụng công nghệ tin học vào tổ chức kế toán
Hiện nay công ty đã ứng dụng máy vi tính vào tổ chức kế toán giúp cho việc tính toán, phản ánh số liệu một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ. Việc trang bị máy vi tính cho công tác kế toán và áp dụng phần mềm kế toán là hết sức khoa học và hợp lý nhưng công ty chưa phát huy hết năng suất và
các tính năng của nó. Yêu cầu hoàn chỉnh toàn diện đồng bộ ứng dụng hệ thống máy vi tính cho công tác tổ chức kế toán mà đặc biệt là kế toán bán hàng rất cần thiết trong điều kiện vi tính hoá hiện nay. Qua đó, tổ chức kế toán nói chung và kế toán bán hàng nói riêng ngày càng gọn nhẹ, thông tin kế toán sẽ được xử lý nhanh chóng giúp cho kế toán quản trị được thực hiện dễ dàng hơn, kế toán tài chính thực hiện nhanh chóng, kịp thời. Trong thời đại khoa học kỹ thuật tiên tiến hiện nay, việc khai thác sử dụng một cách triệt để công dụng và tính năng của máy vi tính vào tổ chức kế toán sẽ góp
phần hoàn thiện việc ứng dụng công nghệ tin học vào tổ chức kế toán. Đây là một xu thế tất yếu trong cơ chế kinh tế thị trường luôn đòi hỏi phải cung cấp thông tin chính xác kịp thời về tình hình hoạt động kinh doanh của công