Thực chất của hoạt động NKTT là thực hiện hợp đồng mua (hợp đồng ngoại) và hợp đồng bán (hợp đồng nội). Trên cơ sở hợp đồng nội đã ký kết với khách hàng trong nớc, dựa vào các thông tin về hàng hoá, thị trờng nớc ngoài, công ty tiến hành giao dịch, đàm phán ký kết hợp đồng ngoại. Hoạt động nhập khẩu của công ty diễn ra thờng xuyên và là hoạt động mạnh nhất của công ty hiện nay.
Quá trình luân chuyển chứng từ:
Sơ đồ 2.1: Quá trình luân chuyển chứng từ (NKTT).
Chú thích:
(1): Ký hợp đồng nội, lập phơng án kinh doanh. (2): Xem xét giá cả, chi phí liên quan.
Phòng kinh doanh XNK Giám đốc Phòng kinh doanh XNK Phòng kế toán Tiến hành giao hàng Ngân hàng bên bán, công ty Ngân hàng Kế toán trưởng (1) (2) (3) (7) (4) (6) (5)
(3): Duyệt phơng án. (4): Ký hợp đồng ngoại. (5): Chỉ đạo mở L/C.
(6): Mở L/C, gửi cho mỗi bên một bản. (7): Nhận L/C,nếu chấp nhận.
Ngay sau khi giao hàng, bên bán gửi cho công ty một bộ chứng từ, thông thờng bộ chứng từ này bao gồm:
- Hoá đơn thơng mại (Commecial invoice) - Vận đơn (Bill of lading)
- Chứng từ bảo hiểm (Insurance policy) - Phiếu đóng gói (Packing list)
- Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of origin) - Giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate of quality)
- Giấy chứng nhận số lợng, trọng lợng (Certificate of quantily, weight) Bộ chứng từ này đợc qui định rõ về số lợng, chủng loại trong L/C. Công ty xem xét bộ chứng từ nếu chấp nhận thì báo cho ngân hàng mở L/C biết, ngân hàng sẽ thực hiện thanh toán đồng thời chấp nhận uỷ quyền cho công ty đi lấy hàng.
Khi nhận đợc giấy báo hàng về, phòng kinh doanh xuất nhập khẩu mang bộ chứng từ nhập khẩu đến địa điểm nhận hàng, xuất trình cho ngời chuyên chở hàng hoá và làm các thủ tục về bốc dỡ kiểm nhận hàng, các thủ tục về hải quan, thuế…
Các chứng từ trong khâu này bao gồm: + Bảng kê tính thuế.
+ Các chứng từ về phí vận chuyển bốc dỡ…
Hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá trực tiếp:
Công ty sử dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên để hạch toán hàng nhập khẩu. Giá mua hàng nhập khẩu ở công ty phần lớn là giá CIF. Tuy nhiên cũng có một số trờng hợp công ty mua theo giá FOB. Khi nhập khẩu, công ty sử dụng tỷ giá bán ngoại tệ thực tế do ngân hàng ngoại thơng công bố tại thời điểm mở L/C. Đồng thời ghi nhận doanh thu theo tỷ giá thực tế tại thời điểm khách hàng ứng trớc tiền nhằm hạn chế tối đa việc điều chỉnh tỷ giá.
Nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp đợc công ty tiến hành nh sau:
* Nếu thanh toán bằng L/C:
- Khi mua ngoại tệ để mở L/C, căn cứ giấy báo có của ngân hàngkế toán ghi bút toán: theo tỷ giá mua ngoại tệ thực tế của ngân hàng ngoại thơng.
Nợ TK 1122
Có TK 1111, 1121.
- Khi chuyển tiền ký quĩ mở L/C, căn cứ giấy báo nợ của ngân hàng kế toán ghi: theo tỷ giá mua ngoại tệ thực tế của ngân hàngngoại thơng
Nợ TK 144
Có TK 1122.
- Nếu ký quĩ toàn bộ giá trị L/C, khi chuyển tiền mua hàng, căn cứ sổ phụ của ngân hàng kế toán ghi: theo tỷ giá mua ngoại tệ thực tế của ngân hàng ngoại thơng.
Nợ TK 151 Có TK 144.
- Nếu ký quĩ theo tỷ lệ % đối với giá trị L/C, khi chuyển tiền mua hàng, căn cứ sổ phụ của ngân hàng kế toán ghi: theo tỷ giá mua ngoại tệ thực tế.
Có TK 144 : Phần ký quĩ
Có TK 3311: Phần còn nợ lại cha trả. Hoặc: Có TK 1122: Phần trả nốt bằng TGNH.
- Khi thanh toán tiền hàng, căn cứ giấy báo nợ của ngân hàng kế toán ghi: Nợ TK 3311 : Tỷ giá ghi nhận nợ.
Nợ/Có TK 413 : Phần chênh lệch
Có TK 1122 :Tỷ giá mua ngoại tệ thực tế.
* Nếu thanh toán bằng phơng thức T/T: công ty thờng trả toàn bộ giá trị hợp đồng trớc khi nhận hàng.
- Khi chuyển tiền cho ngời bán, căn cứ vào giấy báo nợ của ngân hàng kế toán ghi: theo tỷ giá mua ngoại tệ thực tế.
Nợ TK 151
Có TK 1122.
- Hàng về đã làm xong thủ tục hải quan, căn cứ tờ khai hải quan kế toán ghi: theo tỷ giá mua ngoại tệ thực tế.
Nợ TK 1561 Có TK 151.
- Nếu mua theo giá FOB, căn cứ vào phiếu chi, kế toán phản ánh cớc I & F phải trả:
Nợ TK1561
Có TK 1111,1121.
- Khi nộp thuế nhập khẩu và thuế GTGT của hàng nhập khẩu, căn cứ vào giấy báo nợ của ngân hàng kế toán ghi: theo tỷ giá thực tế cơ quan Hải quan sử dụng để tính thuế.
Nợ TK 33332 Nợ TK 33312
Có TK 1121.
- Khi phát sinh chi phí vận chuyển, bốc dỡ hàng nhập khẩu, căn cứ vào phiếu chi kế toán ghi:
Nợ TK 641 Nợ TK 133
Có TK 111,112,3311.
- Căn cứ vào phiếu chi kế toán phản ánh phí ngân hàng phải trả: Nợ TK 642
Nợ TK 133
Có TK 111,112.
- Căn cứ tờ khai hải quan, hợp đồng nội, ngoại, kế toán phản ánh giá vốn hàng nhập khẩu:
Nợ TK 632
Có TK 1561.
Sơ đồ 2.2:Hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp. 111,112 (1) (2a) 144 151 1561 632 (2b1) 3311 (2b2) (2b) (3a) (7) (2b) (2c) (3b) 33332 (5a) (4a) 33312 1331 (5b) (4b) 641 (6c) (6a) 642 (6b) (6)
Chú thích:
(1) : Ký quĩ mở L/C.
(2a) : Chuyển tiền mua hàng(Ký quĩ 100% giá trị L/C).
(2b) : Chuyển tiền mua hàng(Ký quĩ theo tỷ lệ % giá trị L/C). (2b1): Phần ký quĩ tỷ lệ % giá trị L/C.
(2b2): Phần còn lại phải trả.
(2c) : Chuyển tiền mua hàng (theo phơng thức T/T). (3a) : Hàng nhập khẩu sau khi làm thủ tục hải quan. (3b) : Cớc I & F (nếu mua theo giá FOB).
(4a) : Tính thuế nhập khẩu.
(4b) : Thuế GTGT của hàng nhập khẩu đợc khấu trừ. (5a) : Nộp thuế nhập khẩu.
(5b) : Nộp thuế GTGT của hàng nhập khẩu. (6) : Các chi phí nhập khẩu phát sinh:
(6a) : Chi phí vận chuyển,bốc dỡ hàng nhập khẩu. (6b) : Phí giao dịch mở L/C.
(6c) : Thuế GTGT đợc khấu trừ. (7) : Xác định giá vốn.
Ví dụ: Công ty nhập khẩu thiết bị thí nghiệm của công ty SCHMIDT.
- Ngày 23/10/2004, công ty ký hợp đồng ngoại thơng với công ty SCHMIDT để nhập khẩu thiết bị thí nghiệm. Tổng giá trị hợp đồng là 149.000 DEM theo giá CIF Nội Bài.
- Ngày 24/10/2004, công ty nhận đợc giấy báo của ngân hàng ngoại thơng về việc bán cho công ty 149.000 DEM bằng chuyển khoản tiền Việt Nam của công ty. Tỷ giá bán thực tế : 1DEM = 7065 VNĐ.
- Ngày 25/10/2004, công ty mở L/C bằng số ngoại tệ mới mua, đã nhận đợc giấy báo của ngân hàng ngoại thuơng. Tỷ giá thực tế: 1DEM = 7065 VNĐ.
- Ngày 19/12/2004, công ty nhận đợc bbộ chứng từ do bên bán gửi. Sau khi kiểm tra, yêu cầu ngân hàng ngoại thơng thanh toán tiền.
- Ngày 05/1/2005, Công ty nhận đợc giấy báo nợ của ngân hàng về việc chuyển tiền cho ngân hàng phục vụ bên bán.
- Ngày 10/1/2005, công ty nhận đợc thông báo hàng về đến cửa khẩu, đã làm xong thủ tục hải quan. Thông báo thuế của hải quan trong đó thuế suất VAT = 5%, đợc miễn thuế nhập khẩu. Tỷ giá thực tế tính thuế: 1DEM = 7084 VNĐ. Chi phí bốc dỡ, vận chuyển đã trả bằng tiền mặt (có cả thuế VAT) = 825.000 VNĐ.
Các nghiệp vụ trên đợc định khoản nh sau: (đơn vị: đồng). - Ngày 24/10/2004: Nợ TK 1122 : 149.000 * 7065 = 1.052.685.000. Có TK 1121 : 149.000 * 7065 = 1.052.685.000. - Ngày 25/10/2004: Nợ TK 144 : 1.052.685.000. Có TK 1122 : 1.052.685.000. - Ngày 05/1/2005 : Nợ TK 151 : 1.052.685.000. Có TK 144 : 1.052.685.000. - Ngày 10/1/2005 : Nợ TK 1561 : 1.052.685.000. Có TK 151 : 1.052.685.000. Nợ TK 33312 : 149.000 * 7084 = 52.776.000. Có TK 1121 : 149.000 * 7084 = 52.776.000. Nợ TK 133 : 52.776.000. Có TK 33312: 52.776.000. Nợ TK 641 : 750.000. Nợ TK 133 : 75.000. Có TK 1111 : 825.000. Nợ TK 632 : 1.052.685.000.
Có TK 1561 : 1.052.685.000.