III. TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HOA VIỆT
c. Thủ tục trích BHXH, BHYT phải trả CNV.
Quỹ BHXH là khoản tiền đóng góp của người sử dụng lao động và người lao động cho tổ chức xã hội đã để trợ cấp trong cả trường hợp họ mất đi khả năng lao động như ốm đau, thai sản, mất sức….
Theo chế độ hiện hành BHXH được hình thành bằng cách tính theo tỷ lệ 20% trên tổng lương cấp bậc và các khoản phụ cấp thường xuyên của người lao động thực tế trong kỳ hạch toán. Những khoản trợ cấp thực tế cho người lao động tại doanh nghiệp trong các trường hợp họ bị ốm, tai nạn, nghỉ đẻ… Được tính toán trên cơ sở mức lương ngày của họ và thời gian nghỉ (có chứng từ hợp lệ) và tỷ lệ trợ cấp BHXH. Khi người lao động nghỉ hưởng BHXH, kế toán phải lập phiếu nghỉ BHXH cho từng người và từ các phiếu nghỉ BHXH kế toán lập bảng thanh toán BHXH. BHXH trích được trong kỳ sau khi trừ đi các khoản phụ cấp cho người lao động tại doanh nghiệp phần còn lại phải nộp vào quỹ BHXH.
Theo quyết định số 1141 ngày 1/11/1994 của Bộ tài chính chứng từ kế toán BHXH gồm:
- Biên bản xác nhận tai nạn lao động… - Thanh toán trợ cấp BHXH…
….
Căn cứ vào các chứng từ tính BHXH theo chế độ quy định kế toán tập hợp thanh toán trợ cấp BHXH cho từng công nhân viên theo từng mức lương và tỷ lệ % trợ cấp BHXH được hưởng.
Quy định về mức hưởng BHXH ở công ty như sau:
* Đối với trợ cấp ốm đau: Khi có xác nhận của y tế vì lý do ốm đau của người lao động:
- Quy định về thời gian hưởng trợ cấp ốm đau trong 1 năm như sau:
Tại các phòng ban: Nếu người lao động đóng BHXH dưới 15 năm thì được nghỉ 30ngày/năm. Nếu đóng BHXH trên 15 năm thì được nghỉ 45 ngày/năm.
Tại các phân xưởng công trường sản xuất nặng nhọc thì nghỉ 40 ngày nếu người lao động đóng BHXH dưới 15 năm. Còn nghỉ 60 ngày/năm nếu đóng BHXH trên 15 năm.
Mức trợ cấp trong khoảng thời gian trên là 75% lương cơ bản.
Mức trợ cấp = Lương cơ bản26 x Số ngày nghỉ x 75% - Về thời gian nghỉ: nghỉ 15 ngày đối với con dưới 36 tháng tuổi, nghỉ 12 ngày đối với con trên 36 tháng tuổi. Mức trợ cấp 75% lương cơ bản.
* Chế độ trợ cấp thai sản đối với lao động nữ sinh con thứ nhất, thứ 2. - Thời gian nghỉ: nghỉ khám thai 3 lần, mỗi lân 1 ngày. Trường hợp đặc biệt nghỉ 60 ngày, nếu thai trên 3 tháng nếu sinh đôi nghỉ 120 ngày, đối với khối phòng ban. Còn nghỉ 150 ngày đối với các đội sản xuất. Nếu sinh 1 lần nhiều con thì từ con thứ 2 người mẹ được nghỉ thêm 39 ngày.
Mức trợ cấp 100% lương cơ bản.
Người lao động nếu có 20 năm đến 30 năm đóng BHXH được cấp 1 tháng lương, nếu đóng BHXH từ 30 đến 50 năm được hưởng trợ cấp 2 tháng lương, nếu BHXH trên 35 năm được hưởng trợ cấp 3 tháng lương.
- Mức trợ cấp được hưởng mỗi tháng là 55% trên lương đóng BHXH bình quân năm. Cứ thêm 1 năm đóng BHXH được cộng thêm 2% và tối đa là bằng 75% lương đóng BHXH bình quân.
Để thanh toán tiền lương và tiền công hàng tháng kế toán phải lập các bảng trừ vào lương của người lao động toàn Công ty. Khi người lao động nghỉ ốm hay nghỉ đẻ, ban y tế cơ quan thấy cần thiết cho nghỉ để điều trị thì lập Giấy chứng nhận nghỉ hưởng BHXH để làm căn cứ xác định số ngày được nghỉ của người lao động để tính trợ cấp BHXH trả thay lương theo chế độ quy định.
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lập – Tự do – Hạnh phúc Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Bộ y tế Số: KB/BA GIẤY CHỨNG NHẬN NGHỈ ỐM HƯỞNG BHXH
Họ và tên: Bùi Đức Cường Tuổi: 52 Đơn vị công tác: Phó giám đốc kỹ thuật
Lý do nghỉ việc: ốm Số ngày nghỉ: 2 ngày (từ 02/2 đến 04/2/2003) Xác nhận của phụ trách đơn vị Số ngày thực nghỉ 2 ngày (ký, họ tên, đóng dấu) Ngày 28 tháng 2 năm 2002 Bác sĩ (ký tên, đóng dấu)
Phần sau trang giấy là phần thanh toán do kế toán thực hiện khi phiếu gửi kèm theo bảng chấm công của tổ có người nghỉ BHXH.
PHIẾU THANH TOÁN TRỢ CẤP BHXH.
Mã số:
Họ và tên: Bùi Đức Cường Tuổi: 52 Nghề nghiệp, chức vụ: Phó Giám đốc
Đơn vị công tác: Công ty CPHV Thời gian đóng BHXH : 7 năm Tiền lương đóng BHXH : 1.160.000đ Số ngày nghỉ: 2 ngày
Mức trợ cấp: 44.615 x 2 ngày x 75% = 66.923đ
Viết bằng chữ: (Sáu mươi sáu nghìn, chín trăm hai ba đồng).
Việc tính mức trợ cấp nghỉ ốm của bác Cường được tính như sau: - Mức lương ngày = 26 0 . 4 x 000 . 290 = 44.615(đ/ngày) - Do nghỉ ốm bác được hưởng 75% lương.
- 44615 x 75% = 33461,25đ
- Nghỉ 2 ngày: 33.461,25 x 2 = 44615đ
Vậy mức trợ cấp nghỉ ốm của bác Cường là: 44.615đ/2ngày
Trợ cấp ốm đau thai sản khi người ốm đau thai sản nghỉ việc thanh toán trợ cấp giữa người lao động gián tiếp hay trực tiếp theo quy định của BHXH.
Trường hợp thanh toán cho chị Hưng nhân viên phòng hành hcính của công ty Cổ phần Hoa Việt nghỉ việc do thai sản sẽ được thực hiện như sau:
PHIẾU NGHỈ HƯỞNG BHXH Họ tên: Nguyễn Thị Hưng Tuổi: 25
Tên cơ quan ytế Ngày đến khám Lý do Số ngày nghỉ Xác nhận y tế Y tế bộ phận Từ Đến Tổng số
Bệnh viện nhi 30/3/03 Sinh con
2/4/03 2/8/03 4tháng
Phần trợ cấp BHXH
Họ và tên: Nguyễn Thị Hưng Nghề nghiệp: nhân viên
Tiền lương đóng BHXH : 423.400đ Số ngày nghỉ: 3tháng
Mức trợ cấp: 100%
Tổng số tiền trợ cấp: 423.400 x 4 = 1.693.600đ
Bằng chữ: (Một triệu sáu trăm chín mươi ba nghìn sáu trăm đồng)
Người lĩnh tiền
Kế toán
Ngày …. tháng …. năm
Cuối tháng kế toán tập hợp chi phí các phiếu hưởng BHXH lên phòng kế toán và tiến hành lập bảng tổng hợp ngày nghỉ và trợ cấp BHXH để thanh toán BHXH cho người lao động.
Quá trình hạch toán tổng hợp các khoản trích theo lương ngoài TK334 còn có TK338 và các tài khoản chi tiết của TK này.
Căn cứ vào bảng thanh toán lương kế toán tiến hành ghi vào chứng từ ghi sổ để dựa vào chứng từ ghi sổ lập sổ cái TK334 và TK338.
CÔNG TY CỔ PHẦN HOA VIỆT Mẫu số: S03 – SKT/DNN Ban hành theo quyết định số