động kiểm toán chi phí sản xuất kinh doanh trong kiểm toán Báo cáo tài chính do kiểm toán nội bộ thực hiện tại Tổng công ty Thành An
Kiểm toán nội bộ của TCT ra đời trong hoàn cảnh mà kiểm toán vẫn là một ngành mới mẻ ở Việt Nam. Tại TCT lớn, KTNB đang dần đợc hình thành và đi vào hoạt động. Tuy nhiên, hệ thống văn bản pháp lý hớng dẫn cho hoạt động này còn cha hoàn chỉnh. Điều này gây khó khăn cho hoạt động KTNB.
Kiểm toán nội bộ tại TCT Thành An ra đời trong hoàn cảnh đó nên trong quá trình hoạt động của mình, các cán bộ phòng KTNB đã không ngừng cố gắng, tích cực học hỏi và nghiên cứu thêm nhằm tiến hành công tác kiểm toán với thời gian nhanh nhất, chi phí rẻ nhất mà vẫn đảm bảo chất lợng cuộc kiểm toán.
Qua thời gian thực tập tại TCT, em đã đợc tìm hiểu thực tế hoạt động kiểm toán, so sánh với lý thuyết đã học trên ghế nhà trờng, rút ra những kinh nghiệm về công tác kiểm toán tại Tổng Công ty.
1. Về tổ chức nhân sự kiểm toán
Các nhân viên trong biên chế của phòng kiểm toán nội bộ đều là các kế toán viên có kinh nghiệm, đã làm việc lâu năm tại TCT do Tổng Giám đốc điều lên. Vì thế, các cán bộ này đều là những ngời thành thạo về nghiệp vụ kế toán và hiểu rất rõ về đặc điểm hoạt động cũng nh các Quy chế của TCT. Đây là
thuận lợi rất lớn cho việc tạo dựng nên một phòng KTNB hoạt động có hiệu quả.
Tuy nhiên, do quy mô TCT lớn nên khối lợng công việc kiểm toán là rất lớn. Vì thế, phòng thờng phải phối hợp với phòng kế toán tài chính của TCT, nếu cần có thể còn có thêm cán bộ phòng kế hoạch, hoặc chuyên gia về xây dựng. Việc tổ chức nhân sự này tuy giảm đợc khối lợng công việc, đảm bảo hoàn thành số lợng công việc đợc giao nhng lại làm giảm tính độc lập của KTNB. Đây là một hạn chế cần đợc các cấp lãnh đạo TCT khắc phục, có thể bằng cách bổ sung thêm nhân sự cho phòng KTNB.
Từ những phân tích đó, chúng ta có thể thấy: Tuy KTNB ở TCT vẫn trong giai đoạn vừa làm vừa rút kinh nghiệm nhng các cán bộ phòng KTNB vẫn cố gắng vợt qua mọi khó khăn, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ đợc giao. Song trong quá trình hoạt động vẫn không thể tránh khỏi những thiếu sót cần phải khắc phục.
2. Về tổ chức hệ thống giấy tờ làm việc
Tổ chức hệ thống Giấy tờ làm việc của KTV là một phần quan trọng không thể thiếu trong công tác kiểm toán vì nó không những ghi chép lại kết quả của các quá trình làm việc của KTV, kết quả kiểm toán giữa các khoản mục khác nhau, khắc phục tối đa những hạn chế của kiểm toán khoản mục. Tại TCT, hệ thống giấy tờ làm việc của KTV bao gồm:
Ghi chép những thông tin cần thu thập về đơn vị đợc kiểm toán và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ.
Ghi chép kết quả kiểm tra, đối chiếu báo cáo sổ sách từ các chứng từ kế toán.
Ghi chép nội dung kiểm tra chi tiết chứng từ
Ghi chép các bút toán điều chỉnh
Việc phân định rõ ràng trong hệ thống giấy tờ tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi, đối chiếu và soát xét quá trình thực hiện kiểm toán.
Mặc dù vậy, hệ thống giấy tờ làm việc này cũng có những hạn chế nhất định. Cụ thể, KTNB cha xây dựng đợc một hệ thống ký hiệu tham chiếu cho các giấy tờ làm việc gây khó khăn trong việc hệ thống hoá và liên kết các phần hành.
Ngoài ra, việc sử dụng hệ thống giấy tờ làm việc đúng chức năng cha thực sự đợc chú ý. Không những thế, việc ghi chép đầy đủ các yếu tố trên giấy tờ làm việc cũng không đợc thực hiện thờng xuyên. Đó là một số KTV đã bỏ qua việc ghi chép tên đơn vị đợc kiểm toán, ngày tháng thực hiện…
3. Về quy trình kiểm toán chi phí sản xuất kinh doanh
3.1. Giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán chiến lợc
Tại TCT, kế hoạch kiểm toán thờng đợc lập chi tiết về mặt thời gian, tạo điều kiện cho các đơn vị trong TCT có thể chủ động phối hợp với Đoàn kiểm toán. Cụ thể, nhờ có sự chuẩn bị trớc đơn vị sẽ không bị bất ngờ gây nên xáo trộn trong hoạt động của đơn vị đồng thời đơn vị có thể chuẩn bị sẵn sàng các tài liệu cần thiết phục vụ cho hoạt động kiểm toán, khiến công tác kiểm toán tiến hành với thời gian hợp lý và hiệu quả kiểm toán là cao nhất.
Tuy nhiên, kế hoạch kiểm toán chiến lợc mới chỉ dừng lại ở việc bố trí thời gian chứ cha chi tiết bố trí nhân sự vì thế có thể làm KTV bị động ảnh hởng đến hiệu quả công việc.
Phòng kiểm toán cũng cha thiết kế đợc một chơng trình kiểm toán cho đơn vị mình đồng thời cha có đề cơng kiểm toán chi tiết. Điều này sẽ gây khó khăn cho công tác kiểm toán, làm giảm hiệu quả công tác kiểm toán.
3.2. Giai đoạn chuẩn bị kiểm toán
Tại TCT, công tác chuẩn bị kiểm toán đợc thực hiện khá kỹ lỡng. Điều này đã tạo ra tiền đề cho những công việc kiểm toán ở các giai đoạn tiếp theo.
Để tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ, KTV đã lập riêng cho mỗi đơn vị một giấy tờ làm việc trong đó có các thông tin thu thập đợc về đơn vị đợc kiểm toán. Từ đó, làm cơ sở cho KTV trong quá trình kiểm toán, giúp KTV tiết kiệm thời gian kiểm toán.
Mặc dù vậy, việc tìm hiểu này còn cha thật đầy đủ. Biểu hiện nh: các thông tin về hoạt động kiểm toán tại đơn vị cha thật đầy đủ, việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ mới chỉ dừng lại ở trao đổi với các nhân viên và lãnh đạo Công ty. Còn rất nhiều công cụ hữu hiệu khác cha đợc KTV sử dụng nh Bảng câu hỏi hay Bảng mô tả về hệ thống kiểm soát nội bộ.
Trong khâu này, kế hoạch chi tiết mới chỉ dừng lại ở bố trí thời gian kiểm toán mà cha có sự phân công nhân sự. Công việc này chỉ đợc thực hiện khi đã đến đơn vị đợc kiểm toán làm giảm sự phối hợp giữa các KTV.
3.3. Giai đoạn thực hiện kiểm toán
Do nhân sự của phòng KTNB đều là các kế toán nhiều kinh nghiệm nên trong quá trình kiểm toán, KTV đã có nhiều phơng pháp kiểm toán có hiệu quả để phát hiện sai phạm, đóng góp cho đơn vị nhiều ý kiến hữu ích để nâng cao hiệu quả công tác quản lý tài chính kế toán, nâng cao hiệu lực của hệ thống kiểm soát nội bộ.
KTV đã thiết kế đợc một hệ thống các thủ tục kiểm toán khá chi tiết bao gồm đối chiếu tổng quát giữa sổ sách và các báo biểu kế toán nh: tiến hành kiểm tra chi tiết việc tính toán, tập hợp và phân bổ CPSXKD, đối chiếu với các phần hành có liên quan và tiến hành các thủ tục kiểm tra chi tiết thông qua việc chọn mẫu. Nhng việc chọn mẫu còn bị chi phối bởi phán đoán nghề nghiệp của KTV mà cha có một phơng pháp chung nào đợc nghiên cứu kỹ lỡng.
Giấy tờ làm việc của KTV đợc ghi chép khá chi tiết nên tạo ra cơ sở đánh giá cho ý kiến đánh giá của KTV.
Do TCT áp dụng hình thức kiểm toán theo khoản mục chứ không phải là theo quy trình nên tạo ra sự thuận lợi hơn cho các KTV trong quá trình thực hiện, công việc kiểm toán cũng đợc xác định cụ thể hơn.Mặc dù vậy, kiểm toán theo khoản mục cũng có những hạn chế nhất định. Đó là làm cho việc liên kết giữa các khoản mục gặp nhiều khó khăn, làm tăng khối lợng kiểm toán. Thêm vào đó, kiểm toán theo khoản mục ít chú ý đến đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ. Mỗi khi thủ tục kiểm soát đợc tăng cờng thì các số lợng các thủ tục kiểm tra chi tiết giảm xuống, tiết kiệm thời gian và chi phí kiểm toán. Các thủ tục kiểm tra chi tiết trong kiểm toán theo khoản mục thờng tiến hành theo các TK nên tính lô gic cha cao.
Việc áp dụng các thủ tục phân tích cũng cha đợc chú trọng. Đây là một hạn chế rất lớn trong việc tổ chức thực hiện kiểm toán báo tài chính. Bởi vì, việc thực hiện các thủ tục phân tích sẽ giúp KTV có những nhìn nhận khái quát về tình hình CPSXKD rại TCT nói riêng và tình hình kinh doanh, tài chính nói chung.Việc thực hiện các thủ tục phân tích sẽ định hớng hoạt động kiểm toán,
xác định hớng các sai phạm, hạn chế việc kiểm tra chi tiết đối với các mẫu không cần thiết.
Việc kiểm tra chi tiết đợc thực hiện trên mẫu chọn. Phần nhiều các mẫu đợc chọn dựa trên phán đoán nghề nghiệp của KTV. Nó có u điểm là thông qua việc đọc lớt để xác định các bút toán lạ, các nghiệp vụ bất thờng đã hạn chế đợc tối đa rủi ro kiểm toán, đồng thời chọn đợc những mẫu mang tính đại diện cao.Tuy nhiên, việc áp dụng phơng pháp này chỉ phù hợp với tổng thể không quá lớn. Nếu số lợng nghiệp vụ phát sinh quá nhiều sẽ ảnh hởng đến việc rà soát, phát hiện ra nghiệp vụ lạ, có thể dẫn đến việc bỏ sót các nghiệp vụ bất th- ờng, giảm hiệu quả của phơng pháp chọn mẫu.
3.4 Giai đoạn kết thúc kiểm toán
Biên bản kiểm toán đợc lập trong giai đoạn này đã nêu đợc hầu hết nội dung cần thiết, đảm bảo đánh giá công việc của KTV cũng nh hớng dẫn cho đơn vị cải tiến hoạt động của mình. Biên bản kiểm toán là tài liệu quan trọng lý giải các thông tin kế toán với cả các đối tợng bên trong và bên ngoài Công ty.
Công việc theo dõi sau kiểm toán cũng đợc thực hiện rất tốt tại Công ty. Đoàn kiểm toán không những luôn chú trọng đến việc điều chỉnh Biên bản kiểm toán mà còn trao đổi với lãnh đạo đơn vị nhằm hỗ trợ công tác theo dõi sau kiểm toán. Mỗi khi tiến hành kiểm toán kỳ tiếp theo, KTV tiến hành kiểm tra việc thực hiện kiến nghị của kiểm toán kỳ trớc, những điểm đợc và cha đợc cần giải quyết tiếp trong kỳ này.
Hồ sơ kiểm toán cũng đợc lu giữ rất đầy đủ, đúng Quy chế bảo mật của TCT, khoa học về thời gian và nội dung kiểm toán tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu khi cần.