II. Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu tại Nhà máy in
5. Tổ chức hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân
5.2. Các hình thức sổ sử dụng liên quan đến hạch toán tổng hợp
vật liệu tại Nhà máy in Quân đội
Theo hình thức sổ Nhật ký chung, hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội sử dụng các loại sổ kế toán sau:
- Sổ Nhật ký chung - Sổ Nhật ký mua hàng
- Sổ Nhật ký chi tiền (mở riêng cho tiền mặt và tiền gửi ngân hàng) - Sổ Cái các TK 152, 331
- Bảng phân bổ vật liệu
Trình tự hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo hính thức Nhật ký chung tại Nhà máy in Quân đội có thể khái quát qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 9: Trình tự ghi sổ kế toán nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội
Chứng từ gốc nhập, xuất NVL Sổ Nhật ký mua
hàng & chi tiền Sổ Nhật kýchung Sổ chi tiết NVL
Sổ Cái TK 152 Bảng tổng hợp N- X-T Bảng cân đối SPS Báo cáo tài chính
5.3. Hạch toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội
Tại Nhà máy in Quân đội, kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu thờng gắn liền với kế toán tiền mặt, kế toán tiền gửi ngân hàng, kế toán thanh toán với ngời bán, Tuỳ theo từng nguồn nhập và hình thức thanh toán mà việc hạch… toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu đợc thực hiện theo các cách khác nhau.
Khi mua nguyên vật liệu, Nhà máy thờng mua của các nhà cung cấp thờng xuyên, cố định và giá thờng nằm trong khung giá do Nhà nớc quy định nên Nhà máy thờng không đợc hởng các khoản chiết khấu, giảm giá.
a) Trờng hợp nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho cha trả tiền cho ngời bán.
Khi nhận đợc các chứng từ (Hóa đơn GTGT của ngời bán, Biên bản kiểm nghiệm vật t và Phiếu nhập kho) do phòng vật t chuyển đến, sau khi kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ, kế toán thanh toán với ngời bán thực hiện việc ghi sổ.
Kế toán thanh toán sử dụng các sổ sau: Sổ Nhật ký mua hàng, Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán.
* Sổ Nhật ký mua hàng (Bảng số 12): Là sổ Nhật ký đặc biệt đợc dùng để ghi chép, theo dõi các nghiệp vụ nhập mua hàng (nguyên vật liệu, hàng hóa,..) theo hình thức trả tiền sau. Trờng hợp trả tiền trớc cho ngời bán thì khi phát sinh nghiệp vụ mua hàng cũng đợc ghi vào sổ này. Do các nhà cung cấp nguyên vật liệu cho Nhà máy đều là các nhà cung cấp thờng xuyên, cố định nên hầu hết các nghiệp vụ mua nguyên vật liệu đều đợc thanh toán sau.
Sổ Nhật ký mua hàng do kế toán thanh toán ghi chép theo đúng mẫu sổ do Bộ tài chính quy định.
Cơ sở số liệu và cách ghi sổ Nhật ký mua hàng nh sau: Khi nguyên vật liệu mua về nhập kho, căn cứ vào Hóa đơn GTGT của ngời bán, Phiếu nhập kho,… kế toán thanh toán tiến hành ghi sổ. Trên Nhật ký mua hàng phản ánh rõ giá trị nhập mua của nguyên vật liệu chính (cột ghi Nợ TK 1521) và nguyên vật liệu phụ (cột ghi Nợ TK 1522). Mỗi một nghiệp vụ mua hàng thanh toán sau đợc ghi một dòng trên sổ Nhật ký mua hàng.
Ví dụ: Căn cứ vào Hóa đơn GTGT số 019939 ngày 15/03/2004 (mẫu bảng số 4) của Công ty Đông Đô và Phiếu nhập kho số 54 ngày 19/03/2004 về số giấy mua ngoài nhập kho có tổng giá thanh toán là 109.694.750 đồng (trong đó thuế GTGT là 9.972.250 đồng), kế toán định khoản và ghi vào sổ Nhật ký mua hàng nh sau: Nợ TK 1521: 99.722.500 Nợ TK 133: 9.972.250 Có TK 331: 109.694.750 Bảng số 12: Sổ nhật ký mua hàng Tháng 03/2004 Đơn vị tính: Đồng Chứng từ
Diễn giải Ghi Có TK 331 Ghi Nợ các TK SH NT 1521 1522 133 ... 20 15/03/04 Mua giấy DN LT 177.793.733 161.630.667 16.163.066 21 15/03/04 Mua mựcCTSPM 45.865.600 41.696.000 4.169.600 54 19/03/04 Mua giấy CTĐĐ 109.694.750 99.722.500 9.972.250 55 19/03/04 Mua giấy CT LT 165.004.142 150.003.766 15.000.376 62 22/03/04 Mua cao su 179.525.506 163.205.000 16.320.500 … Cộng 2.130.756.476 1.570.389.114 208.406.338 177.697.614 ... Ngày 31 tháng 03 năm 2004
Kế toán trởng Kế toán ghi sổ
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Hàng ngày, sau khi các nghiệp vụ mua nguyên vật liệu thanh toán sau đợc kế toán thanh toán ghi vào sổ Nhật ký mua hàng, số liệu trên sổ Nhật ký mua hàng lại đợc kế toán tổng hợp ghi tiếp vào sổ Nhật ký chung (Bảng số 18 trang 52). Nh vậy, một nghiệp vụ nhập mua hàng thanh toán sau tại Nhà máy đợc phản ánh đồng thời vào cả hai sổ Nhật ký mua hàng và sổ Nhật ký chung. Sau đó, căn cứ vào số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung, kế toán tổng hợp sẽ ghi tiếp vào sổ Cái TK 1521 và 1522.
Sổ Nhật ký mua hàng cũng là cơ sở để kế toán thanh toán theo dõi các khoản thanh toán cho ngời bán. Ngoài ra, số phát sinh bên Nợ TK 133 trên sổ Nhật ký mua hàng còn là cơ sở để lập báo cáo thuế.
* Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán (Bảng số 13 trang 43): Sổ này dùng để theo dõi các khoản công nợ phải trả cho từng ngời bán cũng nh tình hình thanh toán nợ với từng ngời bán. Với những nhà cung cấp thờng xuyên thì mỗi ngời bán đợc Nhà máy theo dõi trên một cuốn sổ riêng. Còn với những nhà cung cấp không thờng xuyên thì đợc theo dõi chung trên một sổ, mỗi ngời bán đợc theo dõi trên một trang sổ. Ngoài ra, các khoản đã thanh toán cho ngời bán còn đợc phản ánh vào sổ Nhật ký chi tiền.
Cơ sở để ghi Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán là Hóa đơn mua hàng, các chứng từ thanh toán nh Phiếu chi, Giấy báo nợ của ngân hàng,.. Các khoản phải trả cho ngời bán đợc phản ánh vào bên Có, còn các khoản đã thanh toán hoặc ứng trớc tiền cho ngời bán đợc phản ánh vào bên Nợ. Cuối tháng, kế toán cộng sổ, tính ra số phát sinh và số d cuối kỳ phải trả cho từng ngời bán, lấy số tổng cộng để lập Bảng tổng hợp phải trả ngời bán.
Ví dụ: Theo nh ví dụ trên và căn cứ vào Phiếu chi tiền mặt số 115 ngày 29/03/2004 đã trả nợ tiền hàng cho cho Công ty Đông Đô 109.694.750 đồng, kế toán định khoản và ghi vào Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán (chi tiết cho Công ty Đông Đô) nh sau:
Nợ TK 331: 109.694.750
Có TK 111: 109.694.750
* Bảng tổng hợp phải trả cho ngời bán (Bảng số 14 trang 43): Bảng này dùng để theo dõi tình hình công nợ và thanh toán với các nhà cung cấp theo số tổng cộng.
Cơ sở để ghi bảng này là số tổng cộng từ các Sổ chi tiết thanh toán với ng- ời bán. Mỗi ngời bán đợc ghi một dòng trên Bảng tổng hợp phải trả cho ngời bán.
Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán
Tháng 03 năm 2004 Đối tợng: Công ty Đông Đô
Đơn vị tính: Đồng
Chứng từ
Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Số d
SH NT Nợ Có Nợ Có Số d đầu kỳ 1.910.737 89 17/03/04 TToán HĐ 19935 111 224.410.351 54 19/03/04 Mua giấy HĐ 19939, VAT 10% 1521 133 99.722.500 9.972.250 115 29/03/04 TToán HĐ 19939 111 109.694.750 … Cộng SPS 701.774.716 947.304.813 Số d cuối kỳ 247.440.834 Ngày 31 tháng 03 năm 2004
Kế toán trởng Kế toán ghi sổ
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Bảng số 14:
Bảng tổng hợp phảI trả cho ngời bán
Tháng 03 năm 2004
Đơn vị tính: Đồng
S
T Tên ng-ời bán
D đầu kỳ Phát sinh trong kỳ D cuối kỳ
Nợ Có Nợ Có Nợ Có 1 Cty 3C 15.554.133 15.554.133 2 Cty SPM 45.865.600 96.239.550 50.373.950 3 Cty ĐĐô 1.910.737 701.774.716 947.304.813 247.440.834 … Cộng 4.515.613.723 2.388.089.440 2.130.756.476 4.258.280.759 Ngày 31 tháng 03 năm 2004
Kế toán trởng Kế toán ghi sổ
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Bảng tổng hợp phải trả cho ngời bán đợc ghi vào cuối tháng sau khi kế toán cộng các Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán. Số liệu của bảng này đợc dùng để đối chiếu với số liệu trên sổ Cái tài khoản 331.
b) Trờng hợp nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho thanh toán ngay cho ngời bán bằng tiền mặt và tiền gửi ngân hàng
* Mua nguyên vật liệu thanh toán ngay bằng tiền mặt
Đối với các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tiền mặt thì đều cần phải có các chứng từ hợp pháp, hợp lệ. Khi các nghiệp vụ nhập mua nguyên vật liệu thanh toán ngay cho ngời bán bằng tiền mặt phát sinh, kế toán tiền mặt căn cứ vào Báo cáo quỹ kèm theo các chứng từ khác nh Phiếu chi tiền mặt, Hóa đơn GTGT, Phiếu nhập kho, để ghi vào sổ Nhật ký chi tiền đ… ợc mở riêng cho chi tiền mặt (Bảng số 15 trang 45).
Sổ Nhật ký chi tiền mở cho chi tiền mặt là sổ Nhật ký đặc biệt, đợc Nhà máy mở để ghi chép và theo dõi các nghiệp vụ chi tiền mặt của Nhà máy, cụ thể là sổ Nhật ký chi tiền mở cho tiền mặt theo dõi tình hình mua nguyên vật liệu, hàng hóa thanh toán ngay bằng tiền mặt và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho ngời bán.
Kết cấu và phơng pháp ghi sổ Nhật ký chi tiền tơng tự nh kết cấu và phơng pháp ghi sổ Nhật ký mua hàng. Mỗi nghiệp vụ mua nguyên vật liệu thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc thanh toán các khoản còn nợ ngời bán đợc kế toán ghi một dòng trên sổ Nhật ký chi tiền. Trên Nhật ký chi tiền cũng phản ánh rõ giá trị nhập mua của nguyên vật liệu chính và nguyên vật liệu phụ (cột ghi Nợ TK 1521 và cột ghi Nợ TK 1522).
Ví dụ: Căn cứ vào Hóa đơn GTGT số 11247, Phiếu chi tiền mặt số 99 ngày 19/03/2004, Phiếu nhập kho số 55 về số giấy đề can mua của Công ty Thanh Hoàng, số tiền là 6.105.000 đồng (trong đó thuế GTGT là 555.000), kế toán định khoản và ghi vào sổ Nhật ký chi tiền mở cho chi tiền mặt nh sau:
Nợ TK 1521: 5.550.000 Nợ TK 133: 555.000 Có TK 111: 6.105.000 Bảng số 15: Sổ nhật ký chi tiền Tháng 03 năm 2004
TK: 111
Đơn vị tính: Đồng
Chứng từ
Diễn giải Ghi Có TK 111
Ghi Nợ các TK
SH NT 1521 1522 331 133 …
78 05/03/04 TToán tiền v.t 15.354.000 15.354.000 89 17/03/04 TTCTĐĐ(19935) 224.410.351 224.410.351 99 19/03/04 Mua giấy đề can 6.105.000 5.550.00
0 555.00 0 155 29/03/04 TTCTĐĐ(19939) 109.694.750 109.694.750 … Cộng 1.502.776.391 5.550.000 1.067.358.491 555.000 … Ngày 31 tháng 03 năm 2004
Kế toán trởng Kế toán ghi sổ
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Cũng giống nh sổ Nhật ký mua hàng, hàng ngày, sau khi các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến tiền mặt phát sinh đợc kế toán tiền mặt ghi vào sổ Nhật ký chi tiền, số liệu trên sổ Nhật ký chi tiền lại đợc kế toán tổng hợp ghi tiếp vào sổ Nhật ký chung (Bảng số 18 trang 52). Nh vậy, mỗi nghiệp vụ mua nguyên vật liệu thanh toán ngay bằng tiền mặt và nghiệp vụ thanh toán các khoản còn nợ ngời bán cũng đợc phản ánh trên cả hai sổ Nhật ký chi tiền và sổ Nhật ký chung. Sau đó, kế toán tổng hợp căn cứ vào số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ Cái TK 1521 và TK 1522.
* Mua nguyên vật liệu thanh toán ngay bằng tiền gửi ngân hàng
Khi các nghiệp vụ nhập mua nguyên vật liệu thanh toán ngay cho ngời bán bằng tiền gửi ngân hàng phát sinh, căn cứ vào các chứng từ nh Hóa đơn GTGT, Phiếu nhập kho, Giấy báo Nợ của ngân hàng, kế toán tiền gửi ngân hàng thực hiện việc ghi sổ Nhật ký chi tiền mở riêng cho chi tiền gửi ngân hàng (Bảng số 16 trang 46).
Sổ Nhật ký chi tiền mở cho chi tiền gửi ngân hàng là sổ Nhật ký đặc biệt, đợc Nhà máy mở để theo dõi tất cả các nghiệp vụ mua nguyên vật liệu thanh toán ngay cho ngời bán và các khoản đã trả cho ngời bán bằng tiền gửi ngân hàng. Mỗi một nghiệp vụ này đợc kế toán ghi một dòng trên sổ Nhật ký chi tiền.
Ví dụ: Theo Giấy báo Nợ số 16 ngày 05/03/2004 của ngân hàng về số tiền đã thanh toán tiền mua dầu là 6.160.000 đồng (trong đó thuế GTGT là 560.000 đồng), kèm theo Hóa đơn GTGT số 0670, Phiếu nhập kho số 15, kế toán định khoản và ghi vào sổ Nhật ký chi tiền nh sau:
Nợ TK 1521: 5.600.000 Nợ TK 133: 560.000 Có TK 112: 6.160.000 Bảng số 16: Sổ nhật ký chi tiền Tháng 03 năm 2004 TK: 112 Đơn vị tính: Đồng Chứng từ
Diễn giải Ghi Có TK 112 Ghi Nợ các TK SH NT 1521 1522 331 133 … 14 03/03/04 TT giấy TMai 251.258.706 251.258.706 16 05/03/04 Mua dầu 6.160.000 5.600.00 0 560.00 0 20 15/03/04 TT DN LT 177.793.733 177.793.733 22 15/03/04 TT CTy SPM 45.865.600 45.865.600 … Cộng 3.824.432.414 5.600.000 1.302.730.949 560.000 … Ngày 31 tháng 03 năm 2004
Kế toán trởng Kế toán ghi sổ
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Hàng ngày, số liệu trên sổ Nhật ký chi tiền mở cho tiền gửi ngân hàng đợc kế toán tổng hợp ghi tiếp vào sổ Nhật ký chung (Bảng số 18 trang 52). Sau đó, số liệu trên sổ Nhật ký chung lại đợc ghi tiếp vào sổ Cái TK 1521 và 1522. Nh vậy, một nghiệp vụ chi tiền gửi ngân hàng đợc phản ánh trên cả hai sổ Nhật ký chi tiền và sổ Nhật ký chung.
c) Trờng hợp Nhà máy tạm ứng cho nhân viên đi mua nguyên vật liệu
Đối với một số nguyên vật phụ nh chỉ khâu, keo dán, ghim, thép đóng sách, th… ờng đợc Nhà máy tạm ứng cho nhân viên đi mua. Đối tợng đợc tạm ứng đi mua nguyên vật liệu là các nhân viên của phòng vật t. Trên cơ sở kế hoạh
sản xuất trong kỳ do phòng kế hoạch sản xuất lập, nhân viên phòng vật t viết Giấy đề nghị tạm ứng. Sau khi đợc giám đốc và kế toán trởng ký duyệt, nhân viên vật t sẽ tiến hành đi mua nguyên vật liệu. Sau khi nguyên vật liệu về nhập kho, ngời nhận tạm ứng sẽ viết Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng. Căn cứ vào các chứng từ nh Phiếu chi, Hóa đơn của ngời bán, Phiếu nhập kho, kế toán viết Giấy thanh toán tiền tạm ứng ghi vào sổ Nhật ký chung.
Ví dụ: Căn cứ vào Phiếu chi số 75 tạm ứng cho ông Cờng phòng vật t số tiền là 1.000.000 đồng, Hóa đơn GTGT số 1524 của Công ty Dệt 8/3, Phiếu nhập kho số 23, ông Cờng thanh toán tạm ứng tiền mua vải cho Nhà máy hết 952.000 đồng (trong đó chi phí vận chuyển, bốc dỡ là 50.000, thuế GTGT là 82.000), kế toán định khoản và ghi vào sổ Nhật ký chung (Bảng số 18 trang 52) nh sau:
Nợ TK 1521: 870.000 Nợ TK 133: 82.000
Có TK 141: 952.000