I. Những đặc điểm chung của Công ty có ảnh hởng đến hạch toán chi phí sản
4. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán, công tác kế toán ở Công ty Thiết bị
bị lạnh Long Biên:
4.1.Tổ chức bộ máy kế toán:
Để phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh và tiêu thụ sản phẩm, Công ty Thiết bị lạnh Long Biên tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung. Cụ thể là mỗi công việc của kế toán từ hạch toán chi tiết đến hạch toán tổng hợp đều đợc tập trung tại phòng kế toán dới sự điều hành của kế toán trởng.
Bộ máy kế toán của Công ty có chức năng thu thập, xử lý, cung cấp các thông tin kinh tế phục vụ cho công tác quản lý, qua đó kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch, giám đốc bằng tiền việc sử dụng vật t, lao động, tiền vốn và mọi hoạt động sản xuất kinh doanh trong Công ty, thúc đẩy thực hiện tốt chế độ hạch toán kinh tế, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Sơ đồ3: Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty
Phòng kế toán của Công ty gồm 5 ngời, phụ trách các phần công việc khác nhau, cụ thể:
Một kế toán trởng: phụ trách, điều hành chung công tác kế toán của phòng, có nhiệm vụ tham mu cho giám đốc, báo cáo số liệu cụ thể về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty cho giám đốc; chịu trách nhiệm thực thi, h- ớng dẫn thi hành chính sách, chế độ tài chính cũng nh chịu trách nhiệm trớc các quan hệ tài chính với cơ quan tài chính nhà nớc.
Kế toán trưởng Kế toán thanh toán (lương, BHXH, tiền mặt, TGNH, công nợ) Kế toán vật liệu, công cụ, dụng cụ, bán hàng Kế toán tổng hợp (TSCĐ, chi phí sản xuất và tính giá thành, tiêu thụ) Thủ quỹ
Một kế toán thanh toán: chịu trách nhiệm về mọi nghiệp vụ thanh toán trong và ngoài Công ty. Cụ thể là ghi chép theo dõi về tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, theo dõi công nợ với khách hàng, tính lơng, hạch toán lơng và các khoản trích theo lơng cho công nhân viên.
Một kế toán vật t: có trách nhiệm theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn vật t trong kỳ đồng thời theo dõi việc bán hàng.
Một thủ quỹ: có nhiệm vụ quản lý số tiền hiện có của Công ty, chịu trách nhiệm trớc chủ tài khoản và kế toán trởng về khoản tiền do mình quản lý cất giữ, theo dõi các quỹ của Công ty.
Một kế toán tổng hợp: tổng hợp các Bảng kê, Nhật ký chứng từ của các phần hành để vào Sổ cái và lập các báo cáo tài chính. Kế toán tổng hợp cũng có nhiệm vụ tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, hạch toán quá trình tiêu thụ sản phẩm, xác định kết quả kinh doanh, theo dõi tình hình tăng giảm tài sản cố định theo quy định của nhà nớc.
4.2. Hệ thống chứng từ và tài khoản kế toán
Về chứng từ kế toán, Công ty sử dụng hầu hết các chứng từ theo quy định bắt buộc của chế độ, chứng từ kế toán bao gồm:
- Chứng từ lao động tiền lơng: bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lơng, phiếu nghỉ hởng BHXH.
- Chứng từ hàng tồn kho: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thẻ kho, biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm, hàng hoá.
- Chứng từ bán hàng: hoá đơn bán hàng, hoá đơn giá trị gia tăng, hoá đơn
tiền điện, hoá đơn tiền nớc, hoá đơn cho thuê nhà, phiếu mua hàng…
- Chứng từ tiền tệ: phiếu thu, phiếu chi, giấy thanh toán tiền tạm ứng, bảng kiểm kê quỹ.
- Chứng từ TSCĐ: biên bản giao nhận TSCĐ, thẻ TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ.
Ngoài ra, Công ty cũng sử dụng một số chứng từ mang tính chất hớng dẫn ( giấy đề nghị tạm ứng, biên lai thu tiền )
Về tài khoản kế toán, hiện nay Công ty sử dụng các tài khoản cấp 1 và cấp 2 trong hệ thống tài khoản theo qui định của chế độ kế toán. Ngoài ra, do đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, một số tài khoản đợc chi tiết để phù hợp với việc hạch toán.
Do Công ty áp dụng phơng pháp KKTX để hạch toán hàng tồn kho, tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ nên hệ thống tài khoản của Công ty bao gồm:
+ TK loại 1: TK 111, TK 112, TK 131, TK 133, TK 138, TK 141, TK 142, TK 144, TK 151, TK 152, TK 153, TK154, TK155, TK 157. + TK loại 2: TK 211, TK 213, TK 214, TK 222, TK 241, TK 244. + TK loại 3: TK 311, TK 315, TK 331, TK 333, TK 334, TK 338, TK 341, TK 342. + TK loại 4: TK 411, TK 415, TK 421, TK 431, TK 441. + TK loại 5: TK 511, TK 512, TK 521, TK 531, TK 532. + TK loại 6: TK 621, TK 622, TK 627, TK 641, TK 642. + TK loại 7: TK 711, TK 721. + TK loại 8: TK 811, TK 821. + TK loại 9: TK 911.
+ TK ngoài bảng cân đối kế toán: TK 009.
4.3. Hệ thống sổ kế toán áp dụng
Hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức sổ kế toán là hình thức Nhật ký chứng từ, đợc thực hiện trên cả hai phơng tiện là kế toán tay và kế toán máy. Các sổ kế toán tổng hợp và chi tiết theo quy định của hình thức sổ Nhật ký chứng từ đợc Công ty sử dụng phục vụ cho công tác kế toán bao gồm:
- Sổ kế toán tổng hợp:
+ Các Nhật ký chứng từ số: 1,2,5,7,8,10. + Sổ cái các tài khoản.
- Sổ kế toán chi tiết: Sổ kế toán chi tiết TSCĐ, vật liệu, thành phẩm, sổ chi tiết thanh toán với ngời mua, ngời bán...
- Bảng phân bổ số: 1,2,3.
Việc Công ty áp dụng hình thức Nhật ký chứng từ đã làm giảm bớt khối l- ợng ghi chép hàng ngày, dễ chuyên môn hoá lao động kế toán, rút ngắn thời gian hoàn thành quyết toán, nhng hình thức này không thuận tiện cho kế toán trên máy vi tính.
Do kết cấu sổ phức tạp nên đòi hỏi trình độ nghiệp vụ kế toán phải cao, không thích hợp với đơn vị có quy mô nhỏ, khối lợng nghiệp vụ phát sinh ít.
Trình tự ghi sổ kế toán:
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc nhận đợc kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký chứng từ, các Bảng kê, các Sổ chi tiết có liên quan.
Đối với các Nhật ký chứng từ đợc ghi căn cứ vào các Bảng kê, sổ chi tiết thì hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán vào Bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng phải chuyển số liệu tổng cộng của Bảng kê, sổ chi tiết vào Nhật ký chứng từ.
Đối với các loại CPSX kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trớc hết đợc tập hợp và phân loại trong các Bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của Bảng phân bổ ghi vào các Bảng kê và Nhật ký chứng từ có liên quan.
Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký chứng từ với các sổ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ cái.
Đối với chứng từ có liên quan đến các sổ và thẻ kế toán chi tiết thì đợc ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan. Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết lập các Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với Sổ cái.
Số liệu tổng cộng ở Sổ cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký chứng từ, Bảng kê và các bảng tổng hợp chi tiết đợc dùng để lập Báo cáo tài chính.
Có thể khái quát trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ bằng sơ đồ sau:
Sơ đồ 4: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ
Hệ thống báo cáo kế toán của Công ty bao gồm: báo cáo kế toán theo định kỳ theo quy định của nhà nớc và báo cáo kế toán phục vụ cho việc quản trị nội bộ của Công ty. Báo cáo kế toán theo định kỳ theo quy định của nhà nớc bao gồm 4 loại:
- Bảng cân đối kế toán, mẫu số B01-DN
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, mẫu số B02-DN - Báo cáo lu chuyển tiền tệ, mẫu số B03-DN - Thuyết minh báo cáo tài chính, mẫu số B09-DN
Các báo cáo này đợc lập theo định kỳ hàng quý. Thời hạn lập và gửi chậm nhất là sau 15 ngày kể từ ngày kết thúc quý và sau 30 ngày kể từ ngày kết thúc
Chứng từ gốc và các bảng phân bổ
Thẻ và sổ kế toán chi tiết Bảng kê
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái
Báo cáo tài chính Nhật ký chứng từ
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu
niên độ kế toán. Nơi nhận báo cáo tài chính là: Cục Thuế Hà Nội, Chi cục Tài chính doanh nghiệp, Sở công nghiệp Hà Nội.