Sau khi các thiết kế về hệ thống kế toán chi phí hoàn thành, thử nghiệm hệ thống thông qua các dữ liệu thu thập được năm 2008 thu được các kết quả sau :
621.1 154.1 632 132.050.953 622.1 79.230.572 264.101.906 KC 627.1 52.820.381 622.2 154.2 231.005.433 627.2 288.756.791 KC 57.751.358 621.3 154.3 224.818.938 622.3 179.855.150 499.637.875 KC 627.3 44.963.788
Sơđồ 4.4 Quy trình kế toán chi phí năm 2008 của công ty TNHH Hoàn Phú
Sơ đồ 4.4 được thiết lập dựa trên hệ thống chứng từđược lưu giữ năm 2008, kết hợp với các thiết kế tài khoản chi phí được xây dựng từ đầu chương và các cách hạch toán đã được xử lý trước. Sơ đồ 4.4 về cơ bản đã tập hợp đầy đủ các chi phí thực tế phát sinh trong năm 2008, phân bổ chi phí cụ thể cho từng dịch vụ, hoạt động cụ thể thông qua các tài khoản chi phí chi tiết được mở kèm theo các tài khoản tổng hợp.
Các báo cáo chi tiết dự tính thiết lập ban đầu đã phát huy được tính hiệu quả khi sử dụng cho việc tổng hợp các thông tin cần thiết vào cuối mỗi tháng. Một số báo cáo đã được thiết lập để chạy thử hệ thống như : Báo cáo tình hình nhập xuất tồn dầu DO theo tháng, quý đối chiếu giá trị với các sổ theo dõi tình hình nhập xuất dầu DO trong tháng và sổ theo dõi quãng đường xe chạy trong tháng. Từ đó có được giá trị tổng hợp để đối chiếu lại với tài khoản 621.1 “Nguyên vật liệu trực tiếp cho dịch vụ vệ sinh”.
Các báo cáo chi tiết về chi phí nguyên vật liệu được lập cho mỗi công trình vào cuối mỗi tháng giúp xử lý nhanh các thông tin cần thiết về tình hình nhập nguyên vật liệu cho mỗi công trình với chủng loại, số lượng, đơn giá, thành tiền và mức chênh lệch so với dự toán ban đầu. Bên cạnh đó, báo cáo tổng hợp sẽ được lập dựa trên các báo cáo chi tiết này để tổng hợp chi phí kết chuyển giá vốn cho hàng bán.
Ngoài các báo cáo được dự tính ban đầu, hệ thống sổ sách ghi nhận bên ngoài cũng phát huy được tác dụng lưu giữ thông tin, đối chiếu trực tiếp và phân loại chi phí cụ thể cho từng dịch vụ và hoạt động. Và đồng thời giúp cho kế toán có thể lưu giữ an toàn các thông tin cần thiết nếu xảy ra các sự cố không tốt trong hệ thống máy tính.
Các số liệu tổng hợp được trên sơ đồ 4.4 hoàn toàn phù hợp với các kết quả mà bộ phận kế toán của công ty đã tổng hợp được. Tuy nhiên, nếu xét về mặt chi tiết cho từng bộ phận dịch vụ và hoạt động thì có sự khác biệt về giá trị. Nguyên nhân chính là do quan điểm tập hợp chi phí khác nhau, chi phí không được tập hợp theo đúng nguồn gốc phát sinh ra nó hoặc phân bổ chi phí chưa hợp lý cho từng dịch vụ và hoạt động. Cho nên rất khó tách biệt được chi phí, hầu hết đều tập hợp chung tất cả các chi phí ngoài sản xuất và không phân bổ chi phí cho từng hoạt động, dịch vụ cụ thể.
Chi phí sản xuất chung thường rất khó phân định cụ thể, chính vì vậy việc tập hợp và phân bổ rất dễ bị sai lệch, ảnh hưởng đến độ chính xác của chi phí cho từng loại sản phẩm. Chi phí sản xuất chung có thể gây ảnh hưởng lớn nếu các quy trình sản xuất có loại chi phí này chiếm tỷ lệ cao.
Chính vì vậy, hệ thống kế toán chi phí mới với các tài khoản chi phí và các cách hạch toán xử lý sẽ phân bổ chi phí sản xuất chung sao cho phù hợp nhất, phản ánh đúng nhất chi phí thực tế phát sinh, khắc phục điểm yếu lớn nhất hiện nay trong hệ thống kế toán chi phí sản xuất.
4.3.2 Một số báo cáo được trích lập B ảng 4.1 Báo cáo tình hình nhập - xuất - tồn dầu DO cuối tháng 12/2008 ĐVT : - Số lượng: lít - Đơn giá: đồng Tồn đầu kỳ Nhập TK Xuất TK Tồn cuối kỳ S T T
Tên vật tư Đơgiá n
SL ĐG SL ĐG SL ĐG SL ĐG 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 1 Dầu DO xe 5301 13.364 47 628.146 47 628.146 2 Dxe 5564 ầu DO 11.601 58 672.862 58 672.862 3 Dxe 5537 ầu DO 13.356 98 1.401.709 260 3.380.000 88 1.175.392 270 3.606.317 4 Dxe 6637 ầu DO 12.424 135 1.935.084 490 5.830.000 277 3.441.485 348 4.323.599 TC 338 4.637.801 750 9.210.000 365 4.616.877 723 9.230.924
Báo cáo tình hình nhập - xuất - tồn dầu DO là báo cáo mang tính linh động, khá đơn giản nhưng mang lại hiệu quả cao. Như phần trình bày ở trên, nhà quản lý có thế nắm được phần lớn chi phí chủ yếu trong tháng của hoạt động kinh doanh dịch vụ vệ sinh và mức độ hoạt động của loại dịch vụ này thông qua quá trình nhập xuất dầu trong tháng. Bên cạnh đó, báo cáo còn thể hiện chi tiết hoạt động của từng xe rút hầm cầu trong tháng, từ đó nhà quản trị có thể quản lý được về khả năng làm việc của nhân viên phụ trách theo từng xe.
Báo cáo có thểđược lập theo từng tháng, dựa trên các hoá đơn nhập dầu DO trong tháng, kế toán phân loại hóa đơn theo địa chỉ nhập dầu (theo xe đã nhập dầu) và sổ theo dõi các tuyến đường xe chạy trong tháng được công nhân trực tiếp ghi nhận hàng ngày. Từđó kế toán nhập các dữ liệu cần thiết cho máy tính và có được các thông số vềđơn giá xuất dầu, số lượng dầu đã sử dụng hoặc thông tin cần thiết cung cấp cho nhà quản trị.
Ngoài mục đích phục vụ cho yêu cầu quản lý của nhà quản trị, kế toán có thể sử dụng báo cáo này để hạch toán chi phí nguyên vật liệu cho dịch vụ vệ sinh trong tháng, kiểm soát mức độ biến động giá cả của loại nguyên vật liệu này nếu thấy cần thiết trong giai đoạn.
Bảng 4.2 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh dịch vụ năm 2008 ĐVT : đồng
Chỉ tiêu DV Vệ sinh DV TVTK-GS HĐ Xây lắp Tổng cộng
Nguyên vật liệu 132.050.953 224.818.938 356.869.891 Nhân công 79.230.572 231.005.433 179.855.150 490.091.155 CP SX chung 52.820.381 57.751.358 44.963.788 155.535.527 Tổng chi phí 264.101.906 288.756.791 449.637.876 1.002.496.573 Doanh thu 297.687.749 694.344.115 416.903.183 1.408.935.047 Lợi nhuận 33.585.843 405.587.324 (32.734.693) 406.438.474
Báo cáo trên cho thấy các kết quả kinh doanh cuối cùng của từng loại dịch vụ, đối với dịch vụ vệ sinh tuy doanh thu không cao như các dịch vụ và hoạt động khác nhưng đây là nguồn lợi nhuận khá ổn định qua các năm hoạt động. Bên cạnh đó, hoạt động dịch vụ vệ sinh còn giải quyết được việc làm cho người lao động giản đơn. Chính vì vậy, hướng phát triển trong tương lai cho loại dịch vụ này cần thay đổi về giá bán mang tính cạnh tranh hơn.
Đối với dịch vụ tư vấn thiết kế - giám sát, đây là dịch vụ mang lại lợi nhuận cao do chi phí bỏ ra không nhiều, chủ yếu là chi phí nhân công, thuê mướn lao động có trình độ để làm việc. Chính vì vậy, trong quá trình thực hiện công việc, kế toán cần rà soát lại các hợp đồng và thiết lập các hợp đồng công việc để có thểđưa vào các chi phí hợp lý, tránh các trường hợp bỏ sót các chi phí đã phát sinh trong quá trình thực hiện, hình thành nên lợi nhuận ảo.
Đối với hoạt động xây lắp, tuy lợi nhuận không mang về trên báo cáo nhưng không có nghĩa là hoạt động này không mang lại hiệu quả, cần định hướng lại trong tương lai. Do tính chất đặc thù của ngành xây dựng là sản phẩm được sản xuất trong thời gian tương đối dài, trải qua nhiều giai đoạn nghiệm thu hoàn thành, rất phức tạp và khó khăn trong quản lý. Chính vì vậy, có những công trình về mặt cơ bản đã hoàn thành nhưng phải qua kiểm định, nghiệm thu và các thủ tục về mặt pháp lý nên không thể quyết toán đúng hạn. Do đó, trên báo cáo tồn tại lợi nhuận âm.
Bảng 4.3 Bảng giá mới cho dịch vụ vệ sinh Đơn vị tính : 1 địa điểm/ 1 hầm cầu/ 1 bồn xe/ 1 chuyến xe
Khu vực Đơn giá
Nội ô thành phố Mỹ Thới-Mỹ Thạnh Thốt Nốt Cái Dầu Thoại Sơn Chợ Mới Lấp Vò Cần Đăng An Châu Bình Hoà Tân Châu Phú Tân Tri Tôn Ba Chúc-Tức Dụp Nhà Bàn (Tịnh Biên)
Chợ Xuân Tô (Tịnh Biên)
420.000 450.000 600.000 600.000 520.000 600.000 550.000 550.000 470.000 500.000 1.000.000 800.000 900.000 1.100.000 1.000.000 1.100.000
Bảng giá mới được thiết lập dựa trên các cơ sở: sau khi tiến hành tập hợp các chi phí phát sinh cụ thể cho dịch vụ vệ sinh và các chi phí khác phân bổ cho dịch vụ vệ sinh trong tháng, xác định giá thành cho sản phẩm bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho công tác rút hầm cầu, chi phí nhân công trả cho công nhân trực tiếp thực hiện công việc cho khách hàng, tài xế, phụ việc và lợi nhuận thu về cho chủ doanh nghiệp, bảng giá mới cho dịch vụ vệ sinh được tổng hợp như trên.
Bảng giá mới trên thỏa mãn một số yêu cầu mới của nhà quản lý như sau : trước hết phải đảm bảo được tính cạnh tranh đối với các cơ sở khác đang hoạt động trong cùng lĩnh vực. Hiện nay, tại TP.Long Xuyên – An Giang chỉ có Công ty công trình công cộng đang hoạt động trong cùng lĩnh vực và có khả năng cạnh tranh mạnh. Tuy nhiên mức giá mới như trên hoàn toàn có khả năng cạnh tranh trên thị trường và mang lại lợi nhuận cho chủ doanh nghiệp. Yêu cầu quan trọng thứ hai là mức giá mới phải thực sự thu hút được khách hàng bởi tính hợp lý của nó, điều đó đòi hỏi phải có cách tính toán hợp lý từ khâu quản lý chi phí đến khi định giá chính thức cho sản phẩm.
Hiện nay, bảng giá mới đã được đưa vào hoạt động chính thức, bước đầu thu được các kết quả dự tính ban đầu. Trong quá trình thực hiện sẽ tiếp tục thiết lập các bảng giá cho dịch vụ khác.
Bảng 4.4 Báo cáo chênh lệch chi phí ĐVT: đồng
Công trình xây dựng chợ Kiến Bình-
BQL DA ĐTXD Chợ Mới Công trình xây dBQL DA ĐTXD Chựng chợợ Cái Xoài- Mới Chỉ
tiêu
Thực tế Tiêu chuẩn Chênh lệch Thực tế Tiêu chuẩn Chênh Lệch Nguyên vật liệu 110.584.386 106.647.600 3.936.786 81.208.363 70.486.800 10.721.563 Nhân công 53.200.381 53.323.800 (123.419) 42.101.888 35.243.400 6.858.488 CPSX chung 16.986.727 17.774.600 (787.873) 9.477.141 11.747.800 (2.270.659) TC 180.771.494 177.746.000 3.025.494 132.787.392 117.478.000 15.309.392 Báo cáo chênh lệch chi phí rất cần thiết đối với hoạt động xây lắp, nhà quản lý có thể dựa trên báo cáo chênh lệch chi phí để ra nhiều quyết định kịp thời, phù hợp. Nếu chi phí thực tế phát sinh cao hơn so với các dự toán đã được phê duyệt lúc ban đầu thì công trình phải được kiểm tra và thẩm định lại các nguyên nhân dẫn đến phát sinh cao hơn so với dự kiến Chính vì vậy, nhà quản lý cần có các thông tin về chi phí thường xuyên và liên tục để có thểđiều chỉnh hoặc bổ sung hợp lý theo từng giai đoạn.
Báo cáo chênh lệch phí đòi hỏi kế toán phải kết hợp đồng bộ giữa quản lý chi phí hiện tại và dự toán. Nếu quản lý được các chi phí phát sinh theo từng giai đoạn phù hợp với các dự toán được thiết kế ban đầu sẽ giúp cho doanh nghiệp quản lý được rủi ro trong kinh doanh. Chi phí vượt định mức luôn là vấn đề quan tâm hàng đầu của nhà quản lý, chính vì vậy kế toán phải xây dựng hệ thống quản lý chi phí sao cho thuận lợi, nhanh chóng và hiệu quả trong công tác báo cáo và truy xuất các dữ liệu cần thiết.
Kết luận chương 4
Thiết kế hệ thống kế toán chi phí phải chặt chẽ và đầy đủ để có thể phản ánh toàn bộ các chi phí phù hợp với nguồn gốc phát sinh ra nó, là căn cứđể tập hợp chi phí xác định giá vốn cho từng loại sản phẩm, hoàn thiện hệ thống định mức chi phí. Bên cạnh đó có thể liên kết các thông tin trong cùng hệ thống để lập các báo cáo cần thiết. Chính vì thế hệ thống kế toán chi phí phải được xây dựng phù hợp với các yêu cầu thực tế đặt ra. Và quan trọng nhất là hệ thống phải được ứng dụng vào thực tế và mang lại một số kết quả nhất định cho người sử dụng, hay nói khác đi là cách vận hành hệ thống này như thế nào để phát huy ưu điểm của hệ thống như mục tiêu đặt ra của thiết kế. Vì vậy, chương 4 thiết kế một số các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thường xuyên trong doanh nghiệp và cách hạch toán phù hợp nhất cho hệ thống đã được thiết kế, xử lý thông qua sự hỗ trợ của Excel, bước đầu thử nghiệm hiệu quả của thiết kế.
Chương V : Kết luận
Mục đích chương 5
Chương 5 ghi nhận các kết quả đạt được từứng dụng hệ thống kế toán chi phí xác định giá vốn và định giá sản phẩm. Dưới sự hỗ trợ của phần mềm Excel - thiết kế trên sơ đồ hiện thực hoá thông qua các bảng biểu báo cáo và số liệu phát sinh năm 2008.
5.1 Kết quảứng dụng hệ thống kế toán chi phí
Từ các thiết kế ban đầu về hệ thống kế toán chi phí, thiết lập các bảng biểu trên Excel thay thế cho các sổ theo dõi chi tiết, thiết kế các công thức tính toán phù hợp với yêu cầu và liên kết các bảng biểu trên máy tính. Kết hợp với các dữ liệu được lưu lại từ năm 2008, tiến hành thử nghiệm xử lý dữ liệu và lập các báo cáo sơ bộ về chi phí chi tiết từng công trình, chi phí tổng hợp từng tháng và báo cáo chi phí năm cho tất cả các công trình, thấy được các kết quả sau :
- Hệ thống kế toán chi phí cung cấp thông tin về chi phí sản xuất từ chi tiết đến tổng hợp, từđó hoàn thiện hệ thống định mức chi phí, cụ thể như sau : chi tiết chi phí đã phát sinh cho mỗi loại dịch vụ tại các sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh, được mở cho từng loại dịch vụ, liên kết giữa các bảng biểu, tổng hợp chi phí các công trình vào sổ theo dõi chi phí tổng hợp. Dựa vào bảng tổng hợp chi phí chung cho mỗi loại dịch vụ trong năm 2008-lập bảng báo giá cho dịch vụ vệ sinh.
- Hệ thống kế toán chi phí cung cấp thông tin chi phí để kiểm soát chi phí bảo đảm tính tiết kiệm, hiệu quả và gia tăng năng lực cạnh tranh, cụ thể như sau : thông qua các sổ theo dõi chi tiết chi phí cho mỗi loại dịch vụ, đối chiếu các dự toán đã được phê chuẩn, lập các báo cáo chênh lệch chi phí giữa dự toán và thực tế phát sinh, đối với các chênh lệch trọng yếu phải dự trù phát sinh tăng cân bằng mức hoà vốn.
- Hệ thống kế toán chi phí cung cấp thông tin chi phí để phục vụ cho việc xác định giá thành sản phẩm, giá vốn, giá bán, lợi nhuận và các quyết định quản trị sản xuất, định hướng kinh doanh, thương lượng với khách hàng, điều chỉnh tình hình sản xuất theo thị trường, cụ thể như sau : Lập các báo cáo kết quả kinh doanh bộ phận thông qua các số liệu được tổng hợp tại sổ tổng hợp chi phí phản ánh cụ thể doanh thu, các biến phí và số dưđảm phí cần thiết phải thực hiện, để bù đắp mức định phí cụ thể phân bổ cho bộ phận, giúp nhà quản lý hoạch định giá bán cho từng sản phẩm, quyết định lợi nhuận thu được và báo giá cho khách hàng.
- Hệ thống kế toán chi phí cung cấp thông tin về chi phí sản xuất, giá thành nhanh chóng cho kế toán quản trị phục vụ các quyết định quản trị trong nội bộ doanh nghiệp, cụ thể như sau : khi hệ thống được thiết lập hoàn chỉnh và có các số liệu