Chức năng:
Công ty XNK Khoáng Sản có chức năng XNK hàng hoá. Mặt hàng kinh doanh và phạm vi hoạt động của Công ty tuân theo điều lệ đã đợc Bộ Thơng Mại duyệt.
Nhiệm vụ:
Mục đích hoạt động của Công ty là thông qua hoạt động XNK (trực tiếp đẩy mạnh sản xuất hàng hoá), kinh doanh Thơng Mại, hợp tác đầu t, liên doanh, liên kết với các thành phần kinh tế trong và ngoài nớc theo luật pháp Việt Nam để phát triển hàng hoá nhằm đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của Xã hội, tạo nguồn hàng xuất khẩu góp phần phát triển nền kinh tế Quốc gia.
Công ty có nhiệm vụ xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch dài hạn, ngắn hạn về kinh doanh xuất nhập khẩu... theo đúng luật pháp hiện hành của Nhà nớc và hớng dẫn của bộ Thơng Mại. Ngoài ra Công ty còn có nhiệm vụ xây dựng các phơng án kinh doanh theo kế hoạch và mục tiêu chiến lợc của Công ty. Trong
những năm gần đây nhờ sự năng động và thích ứng nhanh chóng với cơ chế thị tr- ờng, Công ty MINEXPORT đã đứng vững và ngày càng phát triển nâng cao hiệu quả kinh doanh .
1.4.Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty:
Công ty Xuất nhập khẩu Khoáng Sản là Doanh nghiệp Nhà nớc có t cách pháp nhân, hạch toán kinh tế độc lập, có tài khoản và có con dấu riêng. Công ty XNK Khoáng Sản là đơn vị hoạt động với quy mô lớn, tiến hành tổ chức bộ máy quản lý theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán.
* Công ty có: 120 nhân viên
Trong đó nhân viên quản lý : 50 ngời
Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý công ty XNK Khoáng Sản
* Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy quản lý: - Ban Giám đốc: Gồm 3 ngời
+ Giám đốc: Là ngời đứng đầu Công ty do Bộ Thơng Mại bổ nhiệm có nhiệm vụ tổ chức, điều hành mọi hoạt động quản lý, bảo toàn và phát triển vốn của Công ty.
Ban GĐ
Khối XNK Khối QL Chi nhánh
BĐD phòng XNK 1-6 hàngCửa Phòng kế hoạch Phòng KT-TV nhánh Chi HCM Đại diện Hải Phòng Phòng TC-HC Phòng TT vận tảiPhòng
+ Giúp việc trực tiếp cho Giám đốc là 2 Phó giám đốc:
Phó giám đốc ở Hồ Chí Minh: Có trách nhiệm quản lý và điều hành mọi hoạt động kinh doanh của chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh.
Phó giám đốc ở Hà Nội: Do Giám đốc đề nghị và đợc Bộ Thơng Mại bổ nhiệm, chịu trách nhiệm trớc Giám đốc về các hoạt động kinh doanh của Công ty, đợc uỷ quyền của Giám đốc để ký kết các hợp đồng XNK, uỷ thác với các đối tác trong n- ớc và nớc ngoài.
- Khối Xuất Nhập Khẩu :
Tổ chức hoạt động kinh doanh theo phơng án đợc phê duyệt. Đề xuất, xây dựng phơng án kinh doanh XNK những ngành hàng đợc Giám đốc phân công. Tham mu cho Giám đốc về thị trờng, giá cả, xu hớng phát triển của ngành đối với thị trờng trong nớc và nớc ngoài, lập phơng án kinh doanh trình Giám đốc.
- Các phòng Quản lý:
+ Phòng Kế hoạch : Hàng năm có nhiệm vụ phối hợp các phòng kinh doanh XNK và đối ngoại để xây dựng kế hoạch chi tiết cho từng phòng kinh doanh XNK. Phối hợp với phòng Kế toán-Tài vụ và các phòng kinh doanh XNK tham mu cho Giám đốc chỉ đạo các phòng thực hiện hoặc điều chỉnh kế hoạch và xây dựng cơ chế quản lý chung của Công ty.
+ Phòng Kế toán-Tài vụ : Quản lý vốn, đảm bảo đủ vốn cho các phòng kinh doanh, quản lý thu chi theo đúng chế độ của Nhà nớc, tham mu cho Giám đốc các phơng thức sử dụng vốn có hiệu quả và tạo điều kiện hỗ chợ cho các phòng kinh doanh hoạt động có hiệu quả.
+ Phòng Vận tải :
Chịu trách nhiệm giao nhận hàng hoá, xuất khẩu, nhập khẩu quản lý hàng hoá trong kho.
+ Phòng Thị trờng : Phản ánh sự biến động của giá cả thị trờng một cách chính xác, kịp thời giúp cho Công ty nắm bắt đợc thời điểm kinh doanh thích hợp, đẩy mạnh hiệu quả hoạt động kinh doanh .
+ Phòng Tổ chức-Hành chính quản trị : Đề xuất, xây dựng phơng án tổ chức bộ máy quản lý phù hợp với điều kiện, yêu cầu quản lý của Công ty. Quản lý hồ sơ
trong sự giải quyết các thủ tục về tuyển dụng, nghỉ hu. Thực hiện các chế độ chính sách với ngời lao động, quản lý sử dụng con dấu theo đúng yêu cầu.
- Chi nhánh và Ban đại diện:
+ Chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh : Chịu sự điều hành của ban Giám đốc và tiến hành hạch toán kinh tế phụ thuộc. Hoạt động theo sự phân cấp quản lý của Công ty và hạch toán theo hình thức báo sổ.
+ Đại diện ban giao nhận Hải Phòng: Chủ yếu làm giao nhận hàng tại cảng Hải Phòng và báo cáo trực tiếp cho Giám đốc.
Nhìn chung, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty XNK Khoáng Sản phù hợp với điều kiện của nền kinh tế đổi mới nớc ta. Có thể nói, đó chính là một trong những yếu tố quan trọng nhất tác động tới sự thành công của Công ty trong thời gian qua.
1.5.Tổ chức bộ máy kế toán Công ty XNK Khoáng Sản:
Với qui mô hiện nay, Công ty XNK Khoáng Sản vận dụng hình thức tổ chức kế toán vừa tập trung vừa phân tán. Các nhân viên kế toán tại phòng Kế toán-Tài vụ và tại các chi nhánh, ban đại diện có chức năng giúp giám đốc về lĩnh vực Kế toán -Tài chính, theo dõi tình hình kinh doanh và thực hiện các chế độ chính sách về quản lý Kinh tế-Tài chính.
Các chi nhánh ở Hồ Chí Minh và ban giao nhận ở Hải Phòng không có tổ chức kế toán riêng mà chỉ có nhân viên hạch toán ban đầu, định kỳ chuyển chứng từ ban đầu về phòng kế toán Công ty để ghi sổ. Phòng kế toán phải mở sổ chi tiết phù hợp với yêu cầu phân cấp quản lý trong nội bộ Doanh nghiệp.
Bộ máy kế toán của Công ty Xuất Nhập Khẩu Khoáng Sản
Phòng Kế toán-Tài vụ gồm 4 ngời:
- Kế toán trởng : Chịu trách nhiệm trớc ban Giám đốc Công ty về tổ chức và thực hiện công tác kế toán chỉ đạo chung công tác kế toán của phòng Kế toán- Tài vụ Công ty.
- Phó phòng kế toán : Giải quyết các công việc tổng hợp, quyết toán công việc của Công ty, kiểm tra đối chiếu, lập các báo cáo kế toán đồng thời theo dõi tình hình sử dụng TSCĐ của Công ty.
- Kế toán hàng hoá tiền mặt : Hạch toán giá vốn, lợng hàng mua vào bán ra của Công ty. Kế toán này làm nhiệm vụ thu chi, đi ngân hàng và nộp báo cáo.
- Kế toán TGNH, các khoản phải thu phải trả: Chịu trách nhiệm thực hiện phần hành kế toán qua Ngân hàng đồng thời theo dõi, quản lý các khoản phải thu, phải trả, khoản thanh toán với ngời mua-ngời bán
* Hình thức sổ kế toán và nguyên tắc kế toán: Kế toán trư ởng Phó phòng (kế toán tổng hợp TSCĐ,phí lư u thông ) Kế toán tiền mặt-Hạch toán hàng hoá Kế toán TGNH Các khoản phải thu, phải trả Nhân viên kế toán chi nhánh, BĐD
Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký Chứng từ. Hình thức này mang tính chuyên môn hoá cao, cung cấp kịp thời các thông tin Tài chính-Kế toán.
Sơ đồ hình thức Nhật ký chứng từ
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Kiểm tra đối chiếu số liệu
2. Tình hình thực tế về tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàngở Công ty XNK Khoáng Sản