Để phù hợp với tổ chức bộ máy kế toán, Công ty Cổ phần XNK Khoáng sản áp dụng ghi chép sổ sách kế toán theo hình thức Nhật ký- chứng từ. Để thuận tiện cho việc lập báo cáo kế toán, cung cấp số liệu kịp thời cho yêu cầu quản lý, đồng thời giảm bớt khối lượng công việc ghi chép hàng ngày, Công ty sử dụng phần mềm kế toán thương mại Việt Nam (FAST 2000) để ghi sổ kế toán.
Căn cứ vào chứng từ hàng hoá, giấy thông báo thuế của Hải quan, kế toán phản ánh trị giá mua của hàng nhập khẩu vào Bảng kê ghi Nợ TK 156, phản ánh thuế nhập khẩu vào Bảng kê TK 3333, thuế GTGT được khấu trừ của hàng nhập khẩu vào Bảng kê TK 1331.
Với nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu, căn cứ vào Hợp đồng đã được ký kết, kế toán lập Hoá đơn GTGT, phản ánh giá vốn hàng bán cũng như doanh thu bán hàng trên Bảng kê bán hàng, phản ánh thuế GTGT hàng nhập khẩu trên Bảng kê TK 33312 và theo dõi tình hình thanh toán với khách hàng trên Sổ chi tiết TK 131.
Để theo dõi tổng hợp tình hình tăng giảm hàng hoá, tình hình thanh toán các khoản phải thu, phải trả, kế toán sử dụng Bảng kê nhập- xuất- tồn kho hàng hoá, NKCT số 5, NKCT số 8, Bảng kê số 11. Cuối tháng, căn cứ vào các NKCT và các Bảng kê có liên quan, kế toán phản ánh vào Sổ Cái các TK 156, 131, 331, 511, 632…
Sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết, kế toán tiến hành tổng hợp số liệu và lập Báo cáo kế toán theo quy định của Công ty.
Cuối quý kế toán làm tương tự như tổng hợp số liệu tháng và kết chuyển doanh thu. Sau khi số liệu quý đã được tổng hợp và kết chuyển, kế toán thực hiện in ra các Báo cáo kế toán theo yêu cầu.
Trình tự ghi sổ nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu tại Công ty Cổ phần XNK Khoáng sản có thể được khái quát qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu tại Công ty Cổ phần XNK Khoáng sản