Chứng từ kế toán vừa là một bằng chứng chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, vừa là phơng tiện thông tin về kết quả nghiệp vụ kinh tế đó. Là doanh nghiệp thơng mại có nhiều đặc điểm, yêu cầu khác nhau song đều nằm trong hệ thống thống nhất của trao đổi hàng hoá. Vì vậy, để đảm bảo yêu cầu quản lí, nhất là trong quan hệ về ngoại thơng, quan hệ thanh toán với ngân hàng, ngân sách, các nghiệp vụ về trao đổi hàng hoá Công ty sử dụng hệ thống chứng từ rất đa dạng. Bên cạnh các chứng từ đợc áp dụng phổ biến trong cả nớc theo quy định của Nhà nớc, Công ty còn căn cứ vào đó ban hành các chứng từ chuyên dùng cho hoạt động kinh doanh của mình. Hai loại chứng từ đó là hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc và hệ thống chứng từ kế toán hớng dẫn. Tuỳ thuộc vào từng phần hành kế toán cụ thể thì kế toán sẽ sử dụng các chứng từ kế toán cho phù hợp để phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đó.
Với hàng tồn kho:
1. Phiếu nhập kho : Mẫu của công ty 2. Phiếu xuất kho : Mẫu của công ty 3. Thẻ kho : Mẫu của công ty
Với phần hành kế toán lao động tiền lơng
1. Bảng chấm công: Mẫu số 01 - LĐTL
2. Bảng thanh toán tiền lơng và thởng: Mẫu số 02 - LĐTL
Với phần hành kế toán tiền tệ
1. Phiếu thu: Mẫu của công ty 2. Phiếu chi: Mẫu của công ty 3. Giấy đề nghị tạm ứng:
4. Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng: 5. Thống kê tồn quỹ: Mẫu của công ty 6. Uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu, séc
Phần hành kế toán tài sản cố định
1. Biên bản bàn giao TSCĐ: Mẫu số 01 - TSCĐ 2. Thẻ TSCĐ: Mẫu số 02 - TSCĐ
3. Biên bản thanh lí TSCĐ: Mẫu số 03 - TSCĐ 4. Biên bản sửa chữa TSCĐ: Mẫu số 04 - TSCĐ 5. Biên bản đánh giá lại TSCĐ: Mẫu số 05 - TSCĐ 6. Bảng tính và phân bổ khấu hao
Phần hành kế toán bán hàng:
1. Hoá đơn giá trị gia tăng: Mẫu số 01 GTKT - 3LL 2. Phiếu xuất kho: Mẫu của công ty
Trong đó: Phiếu Nhập, Xuất, Thu, Chi,Thống kê tồn quỹ, Thống kê công nợ,Thống kê hàng tồn kho, đợc lập và in ra từ phần mềm AT- Soft của công ty.
Các chứng từ này đợc luân chuyển theo một trình tự nh sau: Các chứng từ bên ngoài đợc tập hợp từ các phòng ban sau khi đợc Giám đốc Công ty kiểm tra và kí duyệt sẽ đợc chuyển lên cho các kế toán phần hành kiểm tra và xin chữ kí của Kế toán trởng rồi từ đó lập các chứng từ đặc trng cho từng phần hành kế toán của mình. Và từ đó làm căn cứ để ghi vào chứng từ ghi sổ và các sổ sách tổng hợp liên quan. Có thể khái quát quy trình luân chuyển chung của Công ty theo sơ đồ sau đây:
Sơ đồ 2.3 Quy trình luân chuyển chứng từ chung–