Đối chiếu, kiểm tra
Trên đây là những lý luận cơ bản về kế toán bán hàng và xác định kết quả trong doanh nghiệp kinh doanh thơng mại, theo chế độ kế toán hiện hành.
Phần sau đây em sẽ trình bầy thực tế về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty Xuất nhập khẩu tổng hợp và Chuyển giao công nghệ Việt Nam (VINAGIMEX).
bảng tổng hợp chi tiết sổ cái
phần ii
thực trạng tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả tại công ty xuất nhập khẩu tổng hợp và chuyển giao
công nghệ việt nam (vinagimex)
II.1 Giới thiệu về hoạt động kinh doanh và tổ chức quản lý của Công ty XNK tổng hợp và chuyển giao công nghệ Việt Nam (VINAGIMEX):
II.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển:
Công ty XNK Tổng hợp và chuyển giao công nghệ Việt Nam (VINAGIMEX) tiền thân là Công ty kinh doanh tổng hợp - Hợp tác xã Việt Nam (VINACOOPS), đợc thành lập ngày 29 tháng 12 năm 1994 theo Quyết định thành lập số: 4285/QĐUB của UBND thành phố Hà Nội, đặt trụ sở tại 62 Giảng Võ - Đống Đa - Hà Nội. Để phù hợp với sự đổi mới của nhà nớc và yêu cầu của cơ chế thị trờng, Công ty đợc bổ sung thêm một số chức năng, nhiệm vụ và đổi tên theo quyết định số 1942/QĐUB của UBND thành phố Hà Nội ngày 19 tháng 05 năm 1997 thành Công ty Xuất nhập khẩu Tổng hợp và chuyển giao công nghệ Việt Nam với tên giao dịch là VINAGIMEX.
VINAGIMEX là một doanh nghiệp nhà nớc đã từng hoạt động trong giai đoạn nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung. Các hoạt động sản xuất, kinh doanh của Công ty đều có sự chỉ đạo, điều tiết của cơ quan cấp trên, vốn và phơng án kinh doanh do nhà nớc cấp. Từ khi đất nớc chuyển sang nền kinh tế thị trờng, trong sự chuyển biến chung của cả nớc về mặt kinh tế các doanh nghiệp nói chung cũng nh VINAGIMEX nói riêng đã phải tự hạch toán độc lập, cân đối thu chi, tự tìm các đối tác kinh doanh. Công ty VINAGIMEX đã không ngừng phát triển, thị trờng của Công ty ngày càng mở rộng và có nhiều đối tác ở nhiều nớc trên thế giới nh: Trung Quốc, Nhật Bản, Singapor,
Thái Lan, Pháp, Đức,... Công ty ngày càng đợc các bạn hàng tín nhiệm. Để đáp ứng các hoạt động kinh doanh của mình, hiện nay Công ty đã mở các chi nhánh kinh doanh ở một số địa phơng nh: Chi nhánh Gia Lâm - Hà Nội, chi nhánh Bắc Ninh, Lạng Sơn.
Qua các năm hoạt động trong cơ chế thị trờng, Công ty VINAGIMEX đã nhanh chóng hoà nhập với nền kinh tế nhiều thành phần, đa phơng hoá, đa dạng hoá hoạt động kinh doanh để đảm bảo sự ổn định và phát triển.
Trong những năm hoạt động vừa qua, Công ty VINAGIMEX đã đạt đ- ợc những thành tựu đáng kể, điều đó đợc thể hiện qua một số chỉ tiêu đánh giá kết quả kinh doanh. Cụ thể kết quả hoạt động kinh doanh qua các năm 2003 - 2004 - 2005.
Bảng đánh giá kết quả kinh doanh
( ĐVT : 1000đ)
Chỉ tiêu 2003 2004 2005
Tiền % Tiền % Tiền %
Doanh thu bán hàng 104.710.287.021 100 151.996.310.033 100 225.392.567.318 100 Giá vốn hàng bán 101.780.821.491 97.2 148.044.405.912 97.4 220.433.930.867 97.8 Lợi nhuận gộp 2.929.465.530 2.8 3.951.904.121 2.6 4.958.636.451 2.2 Chi phí BH và QLDN 2.744.967.215 2.6 3.649.431.287 2.4 4.476.297.857 1.98 Lợi nhuận thuần 188.478.315 0.18 302.472.834 0.2 482.338.594 0.21
Tỷ suất (LN/D.Thu) 0.18 0.2 0.21
Có đợc kết quả nh vậy là cả một sự cố gắng, nỗ lực của toàn thể cán bộ công nhân viên trong Công ty, đặc biệt là Ban giám đốc, những ngời trực tiếp điều hành quản lý đề ra các phơng án kinh doanh có hiệu quả.
II.1.2 Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty:
Công ty VINAGIMEX là một doanh nghiệp nhà nớc hạch toán độc lập, có t cách pháp nhân, đợc mở tài khoản tại ngân hàng ( kể cả tài khoản
ngoại tệ), tự chịu trách nhiệm trớc pháp luật về toàn bộ hoạt động kinh doanh trong số vốn nhà nớc cấp.
Công ty VINAGIMEX hoạt động trong các lĩnh vực sau:
- Xuất khẩu: Rau quả, nông lâm, hải sản, hàng thủ công mỹ nghệ, công nghệ phẩm, tinh dầu, hàng may mặc, lao động.
- Nhập khẩu: Vật t, máy móc phục vụ cho nông- lâm - công nghiệp, vật t xây dựng, phơng tiện vận chuyển, hàng tiêu dùng thiết yếu.
- Kinh doanh: Bán buôn, bán lẻ, đại lý nguyên vật liệu, vật t, hàng hoá, vật liệu xây dựng và thiết bị máy móc, kinh doanh cây giống phục vụ nông nghiệp, tổ chức các dịch vụ xuất nhập khẩu và ăn uống giải khát.
- Liên doanh , liên kết với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nớc để tổ
chức sản xuất, kinh doanh sản phẩm phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng trong nớc và xuất khẩu.
Việc tổ chức kinh doanh theo hai chiều có có xuất khẩu và nhập khẩu, đã tạo điều kiện cho Công ty ngày càng nâng cao đợc sức cạnh tranh của mình, có điều kiện và khả năng thâm nhập vào những thị trờng lớn còn bỏ ngỏ. Mà trên thực tế hàng Việt Nam có thể đáp ứng đợc những nhu cầu của họ. Bên cạnh đó, việc nhập khẩu những mặt hàng mà trong nớc cha sản xuất đợc hay sản xuất còn hạn chế sẽ là động lực thúc đẩy hàng trong nớc phát triển, tạo nên thế cân bằng trong kinh doanh thơng mại.
Để đứng vững và tồn tại đợc trong cơ chế kinh tế hiện nay, Công ty đã xác định cho mình một hớng đi đúng đắn đó là khai thác triệt để nhiều mặt hàng thuộc thế mạnh trong nớc để xuất khẩu nh: hàng thủ công mỹ nghệ, công nghệ phẩm, hàng may mặc,... và nhập khẩu những mặt hàng trong nớc đang có nhu cầu nh: máy móc thiết bị, nguyên vật liệu phục vụ công nghiệp, xây dựng,... Vì vậy, Công ty luôn đáp ứng kịp thời đợc nhu cầu của khách hàng và đợc các đối tác tin cậy.
Với địa bàn kinh doanh rộng lớn và cơ cấu mặt hàng phong phú, đa dạng với những đặc điểm khác nhau. Do vậy, bộ máy tổ chức, quản lý của Công ty đợc tổ chức theo dạng trực tiếp kết hợp với sự phân cấp cụ thể, đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ kịp thời, thích ứng với cơ chế thị trờng và đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty. Bộ phận đứng đầu Công ty là Ban Giám đốc, cùng với Ban Giám đốc là các phòng ban: Phòng Tổ chức hành chính, Phòng kế toán tài chính, Phòng kinh doanh 1, Phòng kinh doanh 2, Phòng kinh doanh 3, Phòng dịch vụ du lịch, Trung tâm hợp tác lao động Quốc tế. Ngoài ra, Công ty còn có các chi nhánh tại Gia Lâm, Lạng Sơn, Bắc Ninh, và các cửa hàng kinh doanh trực thuộc Công ty.
Sơ đồ bộ máy tổ chức- quản lý của công ty
phòng kế toán tài chính phòng kinh doanh và xnk1 phòng kinh doanh và xnk2 ban giám đốc phòng tổ chức hành chính phòng kinh doanh và xnk3 phòng dịch vụ và du lịch trung tâm hợp tác lao động quốc tế
Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban:
Ban Giám đốc: Gồm Giám đốc và Phó Giám đốc
- Giám đốc: Là ngời đại diện duy nhất về t cách pháp nhân của Công ty trớc pháp luật về hoạt động kinh doanh của Công ty, Giám đốc có nhiệm vụ giao dịch, xem xét, ký kết các hợp đồng và điều hành hoạt động của Công ty theo chế độ một thủ trởng.
- Phó Giám đốc: Là ngời giúp đỡ Phó Giám đốc, chịu trách nhiệm trớc Giám đốc, đồng thời đợc sự uỷ quyền của Giám đốc khi Giám đốc đi vắng.
Phòng tổ chức hành chính: Gồm 4 ngời có nhiệm vụ quản lý các công văn, giấy tờ hồ sơ của Công ty, tổ chức các cuộc họp, hội nghị cũng nh tiếp khách. Phòng tổ chức hành chính chịu trách nhiệm trớc Giám đốc về việc tổ chức, quản lý cán bộ, nhân viên; thực hiện công tác về các chính sách chế độ cho cán bộ, nhân viên trong toàn Công ty.
Phòng kế toán tài chính: Gồm 5 ngời, thực hiện các báo cáo kế toán theo chế độ ban hành của nhà nớc; thực hiện và chấp hành tốt các quy định
các cửa hàng kinh doanh chi nhánh gia lâm chi nhánh bắc ninh chi nhánh lạng sơn
về sổ sách kế toán, hạch toán thu chi; xác định kết quả kinh doanh của Công ty; lập kế hoạch tài chính ngắn hạn, dài hạn và phối hợp thực hiện kế hoạch.
Các phòng kinh doanh: Gồm 19 ngời, có nhiệm vụ lập kế hoạch kinh doanh, lu chuyển hàng hoá nội địa, ký kết thực hiện các hợp đồng xuất nhập khẩu.
Phòng dịch vụ và du lịch: Gồm 6 ngời, có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch về du lịch và thực hiện các dịch vụ du lịch, tổ chức các tour du lịch nội địa và quốc tế.
Trung tâm hợp tác lao động quốc tế: Gồm 10 ngời, có nhiệm vụ tuyển dụng, đào tạo lao động, cung ứng lao động cho các nớc theo hợp đồng cung ứng lao động mà Công ty đã ký.
Chi nhánh Gia Lâm - Hà Nội: Gồm 8 ngời, có nhiệm vụ kinh doanh thép, vật liệu xây dựng.
Chi nhánh Bắc Ninh: Gồm 4 ngời, có nhiệm vụ thu mua, xuất khẩu hàng nông lâm hải sản, đồ thủ công mỹ nghệ.
Chi nhánh Lạng Sơn: Gồm 3 ngời, có nhiệm vụ thực hiện các hoạt động xuất nhập khẩu hàng hoá của Công ty sang Trung Quốc và nhập khẩu các hàng hoá từ Trung Quốc về Việt Nam.
II.1.4 Bộ máy tổ chức kế toán và công tác kế toán của Công ty:
II.1.4.1 Bộ máy tổ chức kế toán:
Công ty VINAGIMEX là một đơn vị kinh tế hạch toán độc lập, Phòng kế toán tài chính của Công ty có trách nhiệm tổ chức quản lý hoạt động tài chính kế toán của Công ty. Phòng kế toán gồm 5 đợc phân công phụ trách các phần việc khác nhau tạo thành một hệ thống thống nhất, gồm có: Kế toán trởng, kế toán vốn bằng tiền, kế toán hàng hoá, kế toán công nợ, kế toán chi
phí. ở mỗi chi nhánh nh : Gia Lâm, Lạng Sơn, Bắc Ninh, Trung tâm hợp tác
lao động Quốc tế đều có một kế toán viên thực hiện việc ghi chép sổ sách và báo cáo thờng xuyên về Công ty.
Sơ đồ bộ máy tổ chức công tác kế toán của công ty
Phần công việc cụ thể của từng kế toán viên.
Kế toán trởng: Là ngời lãnh đạo phòng kế toán tài chính, đôn đốc chỉ đạo các kế toán viên chấp hành quy định về chế độ kế toán do nhà nớc ban hành. Kế toán trởng là ngời tổng hợp số liệu từ các bộ phận kế toán để lập báo cáo cuối kỳ, đồng thời là ngời trực tiếp báo cáo các thông tin kế toán tài chính cho Giám đốc và các cơ quan có thẩm quyền, là ngời chịu trách nhiệm về các thông tin và các số liệu báo cáo.
kế toán trởng kế toán vốn bằng tiền kế toán hàng hoá kế toán công nợ kế toán chi phí
kế toán ở ttht lao động quốc tế, các chi nhánh ở các tỉnh thành và các cửa hàng kinh doanh trực
Kế toán vốn bằng tiền: Theo dõi, mở sổ thu chi tiền mặt vào sổ các nghiệp vụ phát sinh trong ngày, theo dõi hạch toán các khoản tăng giảm tiền gửi ngân hàng ở các ngân hàng và chịu trách nhiệm mở th tín dụng (L/C).
Kế toán hàng hoá: Có nhiệm vụ tổng hợp các chứng từ mua bán, xuất nhập và tồn kho. Cuối niên độ có nhiệm vụ kết chuyển giá vốn, các khoản chi phí để xác định kết quả kinh doanh và tính các khoản thuế phải nộp.
Kế toán công nợ: Có nhiệm vụ theo dõi các khoản công nợ, theo dõi cập nhật các chứng từ thu chi ngoại tệ, kiểm tra các hợp đồng ngoại.
Kế toán chi phí: Theo dõi tập hợp và tính toán các chi phí nh : Chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và các khoản chi phí khác; tính tiền lơng phải trả cán bộ, nhân viên, các khoản bảo hiểm, kinh phí công đoàn, theo dõi tình hình sử dụng TSCĐ của Công ty.
Kế toán ở các chi nhánh: Theo dõi các khoản thu, chi về tài chính, vật t, hàng hoá, tập hợp các chứng từ, lập báo cáo cuối tháng gửi về phòng kế toán của Công ty.
II.1.4.2 Hệ thống sổ sách chứng từ kế toán:
Công ty tổ chức kế toán theo mô hình kế toán tập trung, lựa chọn hình thức nhật ký chứng từ để hạch toán các nghiệp vụ phát sinh. Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.
Các loại sổ dùng trong hình thức Nhật ký chứng từ đợc Công ty sử dụng nh:
- Nhật ký chứng từ. - Bảng kê.
- Sổ cái
- Sổ hoặc thẻ kê toán chi tiết.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ tại Công ty.
: Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra
II.2 Thực tế tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty VINAGIMEX:
II.2.1 Tình hình quản lý và hạch toán hàng hoá:
Hàng hoá là một bộ phận của tài sản lu động, để xác định tình hình luân chuyển vốn lu động cần phải xác định đúng giá trị của chúng. Công ty đã sử dụng giá thực tế của hàng hoá mua về để hạch toán.
+ Giá thực tế hàng hoá nhập kho: Đối với hàng mua trong nớc thì giá thực tế của hàng nhập kho là giá mua ghi trên hoá đơn mua hàng. Đối với hàng nhập khẩu thì giá thực tế của hàng nhập kho chính là giá CIF cộng với thuế nhập khẩu của lô hàng đó.
nhật ký chứng từ
bảng kê, bảng phân bổ
thẻ và sổ kế toán chi tiết
sổ cái bảng tổng hợp chi tiết
+ Giá thực tế hàng hoá xuất kho: Do chủng loại hàng hoá khác nhau, giá nhập hàng hoá của mỗi lần khác nhau, để quản lý đợc chính xác giá thực tế của hàng hoá xuất kho, tồn kho, kế toán đơn vị đã sử dụng phơng pháp thực tế đích danh.
Để quản lý và hạch toán hàng hoá Công ty sử dụng thẻ kho và sổ chi tiết hàng hoá đến từng loại hàng kinh doanh. Mỗi thẻ kho và sổ chi tiết của mộ loại hàng hoá đợc đánh số thứ tự. Công ty lập bảng kê các mặt hàng kinh doanh và số thứ tự của chúng. Khi có nghiệp vụ nhập hàng, xuất hàng phát sinh liên quan cụ thể đến mặt hàng nào, kế toán Công ty dựa vào bảng kê xác định nhanh chóng thứ tự, vị trí của thẻ kho, sổ chi tiết mặt hàng đó. Số thứ tự này cũng đợc gắn với tên hàng hoá trong bảng Tổng hợp Nhập Xuất Tồn. Khi lập tên mặt hàng trên bảng kê, các mặt hàng mới kinh doanh đợc mang số thứ tự sau. Công ty không phản ánh việc phân hàng hoá thành từng nhóm hàng, ngành hàng khác nhau.
Các mặt hàng chủ yếu của Công ty là: Gạch gốm kim loại chịu lửa Silic, hạt nhựa, thép, xe gắn máy Trung Quốc hiệu VECSTAR và POMUSOPACYAN,...
II.2.1.1 Chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ:
Sau khi lô hàng nhập khẩu về đến sân bay, cửa khẩu đờng bộ hoặc bến cảng đợc cơ quan hải quan kiểm tra, xác nhận hay hàng mua trong nớc đợc cán bộ nghiệp vụ của Công ty kiểm tra, xem xét tính đúng đắn so với hợp đồng ký kết, cán bộ nghiệp vụ ký vào biên bản giao nhận hàng hoá, hoá đơn bán hàng,... Khi đó hàng thuộc quyền sở hữu của Công ty. Nếu hàng đa về nhập kho thì cán bộ nghiệp vụ (Ngời trực tiếp nhận hàng) có trách nhiệm mang hàng về kho của Công ty, lập biên bản bàn giao hàng hoá cho thủ kho ký nhận dới sự giám sát của kế toán hàng hoá. Kế toán hàng hoá căn cứ vào biên bản giao hàng và các chứng từ khác: Hoá đơn bán hàng, Invoice, tờ khai nhập khẩu,... lập phiếu nhập kho. Thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho để ghi